Il tuo comunicato stampa è finalmente finito.
Hai passato ore a cercare di renderlo perfetto.
E ora è pronto.
Ma il tuo lavoro non è finito!
Ora hai il difficile compito di inviare i comunicati stampa ai giornalisti.
In questo articolo, ti aiuterò a creare l’email perfetta per il tuo comunicato stampa. Ti darò anche alcuni modelli di email utili per darti un vantaggio.
Prima di iniziare, do per scontato che tu abbia pronto il tuo comunicato stampa e la tua lista di contatti per i media.
Non puoi inviare un’email per un comunicato stampa senza un comunicato stampa e contatti per i media a cui inviarlo, giusto?
Se non ce l’hai, controlla il mio articolo “Come scrivere un comunicato stampa” e il mio articolo “Journalist Outreach”. Hanno tutto il necessario per creare un grande comunicato stampa e trovare i giusti contatti con i media.
Una volta fatto questo, puoi iniziare a scrivere la tua email.
Come scrivere un comunicato stampa
Ecco un esempio di email di comunicato stampa:
Soggetto: USS Enterprise o Starship Galactica: Qual è l’astronave più veloce?
Ciao Dmitry,
Se hai intenzione di viaggiare dalla Terra ad Alpha Centauri, sarebbe più veloce prendere la Galactica piuttosto che la USS Enterprise.
Questo è ciò che rivela la nostra infografica sui ‘Viaggi immaginari più veloci’.
Abbiamo usato una scala logaritmica per confrontare il tempo che impiegherebbe un supereroe o un’astronave di fantasia per percorrere distanze reali.
Siccome lei scrive regolarmente di innovazioni hi-tech e fantascienza, sapevo che sarebbe stato incuriosito dalle nostre scoperte.
Il comunicato stampa con l’infografica è copiato qui sotto.
La prego di farmi sapere se ha qualche domanda e la richiamerò immediatamente.
Grazie,
Henry Cavill
666-888-999
[email protected]
Nota: Questo esempio di comunicato stampa è tratto da un’infografica realizzata da TravelMath.com
TravelMath opera nel settore dei viaggi.
Per questa campagna, TravelMath insieme a Fractl ha creato un’infografica che confrontava le velocità relative dei supereroi e delle astronavi quando intraprendono un viaggio interplanetario.
L’obiettivo era quello di fare appello alla cultura pop e agli appassionati di fantascienza pur rimanendo rilevanti per l’industria dei viaggi. Questa campagna li ha aiutati ad assicurarsi la copertura in grandi siti come Yahoo! News, Space.com, e Fast Company.
L’email di comunicato stampa qui sopra è un esempio fittizio di email che Travelmath potrebbe aver inviato ai giornalisti per lanciare l’infografica.
Ora scomponiamo ogni parte di questa email di comunicato stampa.
Questo ti darà un’idea migliore del perché sono importanti e di come affrontare ogni parte.
Linea dell’oggetto
La tua linea dell’oggetto è la parte più importante della tua email di comunicato stampa.
Non posso esagerare.
Un giornalista aprirà la tua email basandosi sulla tua linea dell’oggetto.
Supera questo e avrai la possibilità di ottenere una buona copertura mediatica. Sbaglia e la tua email va dritta nella cartella del cestino. E’ l’email marketing 101.
Il problema con l’oggetto del comunicato stampa è che è difficile da padroneggiare.
Perché?
Perché la maggior parte dei comunicati stampa non hanno titoli molto accattivanti.
Utilizzare il titolo del tuo comunicato stampa come oggetto della tua email ha senso, ma non ti porterà molto lontano.
Pensaci –
Nessun giornalista aprirà una email con il titolo – “Comunicato stampa: Brand X Partners With Brand Y To Release New App To Help Customers Book Movie Tickets.”
Ecco perché questo titolo non funziona –
- Tutto ciò che un giornalista vedrà è Brand X e Brand Y e andrà avanti. Non gli interessa nessuna delle due aziende. Non è rilevante per loro, i loro editori o i loro lettori.
- Non è conciso. Un sacco di giornalisti accedono alle email sui loro telefoni. Non si prenderanno la briga di aprire un’email solo per leggere il titolo.
Quando si scrive l’oggetto dell’email, si vuole arrivare al nocciolo del comunicato stampa. Vuoi dire qualcosa che invogli il giornalista. In questo caso, volete che l’app sia al centro della scena.
Scrivere una linea come – “New App Promises To Make Movie Bookings Easier Than Ever” è una scelta più intelligente.
Ecco perché –
- È più interessante. Il giornalista vorrà sapere come rende le prenotazioni più facili
- È conciso. Hai trasmesso il messaggio in dodici parole!
- È più rilevante per loro, i loro editori e i loro lettori (supponendo che tu stia raggiungendo il giornalista con il giusto ritmo). Tutti vorremmo un processo di prenotazione più facile.
Queste sono alcune buone linee di oggetto per i comunicati stampa:
- Comunicato stampa: Il primo evento mondiale sul cibo sostenibile mette in mostra il futuro del cibo
- PR: Perché la finanza alimentata dall’intelligenza artificiale scuoterà il mercato
- USS Enterprise o Starship Galactica: Qual è l’astronave più veloce?
(Dal nostro esempio di email sopra. Per qualsiasi giornalista che si occupa di fantascienza o di industria tecnologica, questo è un titolo accattivante, sicuro di incitare la curiosità)
Saluto
Il saluto dell’email è una parte trascurata dell’email marketing.
Di solito è solo una parola, giusto? Perché dovrebbe essere un grosso problema?
È un grosso problema.
Perché stabilisce il tono per il resto del tuo documento.
Non usare saluti troppo familiari se non hai mai interagito con il giornalista prima. Un semplice “Ciao (nome)” è una buona opzione professionale.
La parte “(nome)” è importante. Includere il nome del destinatario può migliorare il tasso di apertura del 20%!
Mostra al giornalista che hai creato questa email per lui. Non è un lavoro di copia-incolla che hai prodotto in massa.
Per esempio, nell’email sopra, ho usato “Hi Dmitry”.
Introduzione
La tua introduzione farà sì che un giornalista –
- si penta di averti dato attenzione e di aver aperto la tua email.
- Sarà più interessato a chi sei e a cosa stai offrendo.
La chiave per assicurarsi che scelga la seconda opzione è distinguersi nel tuo settore. I giornalisti ricevono un sacco di proposte ogni giorno.
Cosa distingue la tua azienda?
Mentre ti piace pensare che la tua azienda o il tuo evento siano speciali, è probabile che ci siano un sacco di persone nel settore che cercano di inviare la stessa cosa.
Come puoi ottenere l’attenzione di un giornalista?
Come creare una connessione con loro. Fai loro dei complimenti per il loro lavoro. Mostra loro che apprezzi quello che fanno. Dite loro perché la vostra azienda li ha scelti come pubblico.
O, come nel nostro esempio di email qui sopra – dite qualcosa che fa alzare il giornalista e prendere nota.
Ecco la nostra introduzione dall’esempio di email qui sopra:
Se state pensando di viaggiare dalla Terra ad Alpha Centauri, sarebbe più veloce prendere la Galactica piuttosto che la USS Enterprise.
Questo è ciò che rivela la nostra infografica sui ‘Viaggi più veloci della fiction’.
Qualunque giornalista che si occupa di fantascienza o di innovazioni hi-tech sarà sicuramente entusiasta di leggere questa email.
Ecco un altro esempio di una buona introduzione:
Seguo i tuoi articoli da un po’ e ho adorato il tuo recente pezzo su <<inserire il titolo dell’articolo>>.
Era un pezzo ben studiato.
Il giornalista vedrà questo e –
- Si sentirà apprezzato; il che è di buon auspicio per il tuo pitch in quanto è in uno stato mentale più ricettivo.
- Sapere che sei genuino. Non sei qualcuno che inoltra centinaia di e-mail ogni giorno. Hai creato questa email personalmente.
Fai questo, e non avrai problemi ad ottenere la loro attenzione!
Corpo dell’email
Se sei riuscito a mantenere l’attenzione di un giornalista fino a questo punto, allora congratulazioni!
La maggior parte dei pitch non arriva a questo stadio.
Ricorda che la tua email riguarda il tuo comunicato stampa. L’obiettivo del tuo corpo è quello di collegare il tuo comunicato stampa con ciò che hai menzionato nella tua introduzione.
Diciamo che il tuo comunicato stampa riguarda un evento di cibo sostenibile e hai trovato un giornalista che scrive di cibo vegano.
Sta al corpo della tua email fare la connessione e mostrare al tuo pubblico (i giornalisti in questo caso) perché questo evento alimentare è un argomento rilevante per loro.
Ecco. Tutto ciò che serve è una frase concisa o due.
Ecco il corpo dell’email (dal nostro esempio sopra):
Abbiamo usato una scala logaritmica per confrontare il tempo che impiegherebbe un supereroe o un’astronave di fantasia per percorrere distanze reali.
Siccome scrivi regolarmente di innovazioni hi-tech e fantascienza, sapevo che saresti stato incuriosito dalle nostre scoperte.
Il comunicato stampa con l’infografica è copiato qui sotto.
Chiusura
Mantieni la tua chiusura semplice e professionale.
Ricorda solo di condividere i tuoi dettagli di contatto come faresti dopo la copia boilerplate di un comunicato stampa. È un modo per loro di connettersi con te per ulteriori dettagli. Forse vogliono un preventivo su qualcosa, forse i loro editori hanno bisogno di qualche chiarimento.
Se non hai fornito loro i tuoi dati di contatto, non possono contattarti e potrebbero non procedere con il tuo comunicato stampa!
Ecco la chiusura del nostro esempio di email di cui sopra-
Per favore fatemi sapere se avete delle domande e vi risponderò immediatamente.
Grazie,
Henry Cavill
666-888-999
[email protected]
Potreste anche dire:
Spero che queste informazioni siano rilevanti. Se hai altre domande, sparami una mail e ti risponderò immediatamente.
Aggiungi i tuoi dettagli di contatto alla fine.
Incolla il tuo comunicato stampa
Una volta che hai finito il testo della tua mail, puoi incollare il tuo documento del comunicato stampa.
Ecco fatto!
Ecco un altro esempio di e-mail di comunicato stampa quando incorpori tutti i passi che abbiamo appena discusso sopra:
Soggetto dell’e-mail – Ho una buona storia per il tuo articolo sull’imprenditorialità
Hey Dmitry,
Ho visto che stai scrivendo contenuti sull’imprenditorialità dai tuoi post sui social media.
Ho una buona storia per te. In realtà ho dormito nella mia auto mentre correvo in giro cercando di lanciare il mio servizio di contenuti per i proprietari di piccole imprese.
Il mio azzardo (e le docce leggermente meno frequenti!) ha pagato. Mi sono assicurato un’ancora di salvezza di 100.000 dollari, dando alla mia azienda una pista sufficiente per il lancio.
Spero che tu possa usare queste poche intuizioni solide su come decidere se un grande sacrificio come questo vale la pena. Ho aggiunto il contenuto nella sua interezza qui sotto.
Fammi sapere se hai bisogno di altre informazioni.
Grazie,
XYZ
[email protected]
+1-000-000-0000
Founder @ xyzentrepreneurship.com
Twitter – @xyzentreprenurship
<pasted press release>
Post-Email Etiquette
Hai inviato il tuo comunicato stampa e-mail. Ora tutto quello che devi fare è aspettare una risposta.
Ricorda che la maggior parte dei giornalisti e dei media sono incredibilmente impegnati. Pensate a loro come ai social media influencer – ricevono tonnellate di messaggi ogni giorno. Dovrai aspettare un po’ prima che rispondano!
Nel caso in cui non abbiano risposto dopo tre giorni, invia loro un breve follow up.
Ricorda – giornalisti e influencer non devono leggere la tua email. Fai solo riferimento all’email precedente e chiedi loro se puoi fornire qualcos’altro.
Se ancora non ricevi risposta, allora probabilmente è così.
Il giornalista ha passato il tuo comunicato stampa e non sta funzionando.
Ecco un’altra raccomandazione.
Evita di inviare più di un follow-up. Non è professionale e infastidirà tutti i giornalisti e gli influencer a cui ti sei rivolto.
5 Mantra per il successo di un comunicato stampa via email
Niente allegati
C’è un motivo per cui ti ho detto di incollare il tuo comunicato stampa nell’email invece di allegarlo come link Dropbox. I giornalisti non vogliono aprire una risorsa aggiuntiva per ottenere le informazioni che vogliono.
Il tuo lavoro è quello di rendere le cose il più facile possibile per loro. Pensatela come l’industria del servizio clienti – volete eliminare ogni passo non necessario.
Inoltre, scaricare un documento può essere rischioso. Soprattutto se viene da qualcuno che non conosci. Nessun giornalista rischierà di scaricare un virus per ottenere una notizia.
Evitare le email di massa
Le aziende che vogliono condividere email a tutti nella loro lista di media in una sola volta, usano servizi di distribuzione di comunicati stampa.
Ma questo mostra ai giornalisti che stai inviando loro email di massa e non ti interessa davvero dove ottieni una menzione. Stai solo sperando che qualcuno nella tua lista dei media si occupi della tua storia.
Perché un giornalista dovrebbe interessarsi alla tua storia se l’hai inviata a tonnellate di altre persone nella tua lista dei media?
Non è più un’informazione esclusiva!
Questo è un modo sicuro per farti aggiungere alle liste di spam.
Invece, spendi tempo nel personalizzare le tue email come ho spiegato prima. Facendo riferimento al loro lavoro, dimostri loro che sei effettivamente interessato a lui o a lei. Non sei più un emailer di massa.
E’ la prima cosa che ti insegnano sull’email marketing!
Brevità
Anche il comunicato stampa più nitido sembrerà enorme in una email.
Tieni tutti gli altri testi al minimo. Il tuo comunicato stampa è la star dello spettacolo – tienilo così.
Non divagare nell’introduzione o nel corpo. Vai dritto al punto.
Fai sapere al giornalista:
- Perché gli stai mandando un’email
- Come questo li avvantaggia
- Come possono contattarti se hanno bisogno di ulteriori informazioni
E’ tutto quello che devi rispondere.
Tutto il resto è fluff che deve essere tagliato.
Controlla l’ortografia
Nessun giornalista prenderà sul serio un’email piena di errori di ortografia.
E’ insensibile e mostra loro che non ti importa molto del tuo comunicato stampa.
Fai quello che fanno i blogger e rileggi la tua email di comunicato stampa tre volte. Leggila e rileggila finché non la conosci parola per parola!
Ricorda, bastano un paio di errori di ortografia per perdere un giornalista. Un controllo ortografico di cinque minuti prima di condividere un lancio potrebbe fare miracoli per la tua percentuale di successo.
Mantieni la relazione in corso
La maggior parte delle persone crede che il loro lavoro sia finito una volta che il loro comunicato stampa viene accettato.
Si sbagliano.
Ora hai l’opportunità di costruire una relazione a lungo termine con questo giornalista. Userò di nuovo l’analogia del servizio clienti. Devi farti in quattro per cercare di aiutarli ora. Che si tratti di una citazione, di chiarimenti, di aggiunte – rendilo il più facile possibile per il cliente!
Facendo questo, il giornalista ti vedrà come una fonte utile. Sarai qualcuno con cui vorranno lavorare.
Così la prossima volta che avranno bisogno di approfondimenti o di una citazione, indovina a chi si rivolgeranno?
La persona che li ha aiutati in qualsiasi cosa abbiano bisogno!
Ora hai uno sbocco per la copertura regolare della stampa – stai vivendo il sogno di ogni agente PR!
Come usare i modelli di e-mail per i comunicati stampa
La chiave per qualsiasi e-mail di successo è la personalizzazione. Se invii email generiche che sembrano un lavoro di copia-incolla, nessuna pubblicazione ti accetterà.
Ma non puoi nemmeno permetterti di creare una nuova email stampa da zero per ogni pubblicazione. Ci vorrà troppo tempo e sforzo per ottenere una semplice copertura mediatica.
Come bilanciare le due cose?
Utilizzando in modo creativo i template per i comunicati stampa.
Vuoi che il template serva come base grezza che può essere condita con tocchi personalizzati.
Aggiungi il nome del giornalista, fai riferimento al suo lavoro precedente e sembrerà come se tu avessi creato questa email solo per loro.
Conclusione
Accaparrarsi la copertura dei media con un comunicato stampa via email non è un compito facile.
Ma questo non significa che non si possa fare.
Con il modello giusto e la personalizzazione, è possibile inviare tonnellate di grandi email di comunicati stampa che sono destinati ad ottenere menzioni sui principali media.
Qui ci sono alcuni modelli di email per esempi di comunicati stampa che è possibile utilizzare come linea guida per ottenere menzioni sulla stampa.
Modelli di email per comunicati stampa
Template 1
Soggetto dell’email – Comunicato stampa: <nome del comunicato stampa>
Ciao <nome del giornalista>,
Seguo i tuoi articoli sui < notiziari > da un po’ e ho adorato il tuo recente pezzo su <soggetto> in < nome del media>.
Ho pensato che potresti trovare questo pezzo su < soggetto correlato> interessante.
Fammi sapere se questo è di aiuto.
Se hai bisogno di altre informazioni, per favore lascia una linea e ti risponderò immediatamente.
Molte grazie,
<il tuo nome>
<il tuo contatto>
<incolla il comunicato stampa>
Template 2
Soggetto della mail – Comunicato stampa: Come il nostro prodotto prevede di sostituire il cibo
Hey <nome del giornalista>,
Seguo da un po’ i tuoi articoli sui < giornali > – analisi culturali molto taglienti. Ho amato la tua recente in < pubblicazione > sul mangiare insetti come sostituto delle proteine della carne – penso che tutto ciò di cui ha bisogno è un rifacimento dell’immagine per superare il fattore ick.
Volevo presentarvi un altro sostituto alimentare che stiamo lanciando – sotto forma di una bevanda nutrizionale.
Pensavo che poteste trovare questo contenuto interessante.
Fatemi sapere se volete altre informazioni e sarò felice di aiutarvi!
Grazie,
< il tuo nome>
< il tuo contatti>
<incolla il comunicato stampa>
Template 3
Soggetto dell’e-mail – <nome del comunicato stampa comunicato>
Ciao <nome del giornalista>,
Ho recentemente beccato il tuo notiziario su < media outlet > ed ero incuriosito dalle tue opinioni su <topic>.
Siccome questo è un argomento su cui state lavorando, ho pensato che questo comunicato stampa su <topic> potrebbe essere di vostro interesse.
Fatemi sapere se avete bisogno di chiarimenti o ulteriori aggiornamenti e sarò felice di aiutarvi.
Grazie,
<il tuo nome>
<i tuoi contatti>
<incolla comunicato stampa>
Template 4
Soggetto dell’e-mail – Nuova < innovazione/prodotto/servizio> in <topic>
Ciao < nome del giornalista>,
Sono stato un grande fan dei tuoi articoli su < punti di informazione >. Quello che mi colpisce davvero è la tua ricerca dettagliata su ogni aspetto del <topic>.
Come <topic> è qualcosa che ti interessa, anche se potresti voler sapere che la mia azienda ha recentemente sviluppato una nuova <innovazione/prodotto/servizio> in questo settore.
Il lancio ufficiale della nostra < innovazione/prodotto/servizio> è previsto per la prossima settimana.
Fammi sapere se vuoi altri contenuti su questo.
Grazie mille,
<il tuo nome>
<il tuo contatto dettagli>
<incolla il comunicato stampa>