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Il software per computer può essere considerato un bene a lungo termine che rientra tra le attività fisse come edifici e terreni. Tuttavia, ci sono momenti in cui il software non dovrebbe essere considerato un bene a lungo termine. In questo articolo, esamineremo i principi contabili che sono in vigore per classificare il software per computer.

Il software come attività

Le attività immateriali sono tipicamente attività non fisiche utilizzate nel lungo termine. I beni immateriali sono spesso beni intellettuali e, di conseguenza, è difficile assegnare loro un valore a causa dell’incertezza dei benefici futuri.

D’altra parte, i beni tangibili sono beni fisici e misurabili che vengono utilizzati nelle operazioni di un’azienda. Attività come immobili, impianti e attrezzature (PP&E) sono attività tangibili.

PP&E si riferisce a beni a lungo termine, come le attrezzature che sono vitali per le operazioni di un’azienda e hanno una componente fisica definita. Nella maggior parte dei casi, il software è classificato come un’attività immateriale a causa della sua natura non fisica. Tuttavia, le regole contabili stabiliscono che ci sono alcune eccezioni che permettono la classificazione del software per computer, come PP&E (property, plant, and equipment).

Di seguito sono riportati i principi contabili che descrivono come e quando il software dovrebbe essere classificato come PP&E:

• Federal Accounting Standards Advisory Board (FASAB) Statement of Federal Financial Accounting Standards (SFFAS) No. 10, Accounting for Internal Use Software.
• Governmental Accounting Standards Board (GASB) Statement No. 51, Accounting and Financial Reporting For Intangible Assets.

What Is PP&E?

È importante che prima definiamo il principio contabile per immobili, impianti, & attrezzature, meglio conosciuto con il suo acronimo: PP&E. Secondo la SFFAS No. 6, le attività materiali sono classificate come PP&E se:

• Hanno una vita utile stimata di 2 anni o più.
• Non sono destinati alla vendita nel corso delle operazioni ordinarie.
• Sono stati acquistati o costruiti con l’intenzione di essere usati o disponibili per l’uso da parte dell’entità.

Criteri per la capitalizzazione come PP&E

Ci sono regole che vengono applicate per determinare se il software deve essere capitalizzato come PP&E o speso. Se il software soddisfa i criteri di immobili, impianti e macchinari come indicato sopra, può essere classificato come PP&E. Secondo la SFFAS No. 10:

“Le entità dovrebbero capitalizzare il costo del software quando tale software soddisfa i criteri di immobili, impianti e macchinari generali (PP&E). PP&E generale è qualsiasi proprietà, impianto e attrezzatura utilizzata nella fornitura di beni e servizi.”

• La gestione ha una certa discrezione in quanto non ci sono soglie di importo in dollari per il costo del software, sia esso interno o nuovo.
• Le soglie di capitalizzazione dovrebbero essere stabilite dalla direzione in conformità con le linee guida PP&E. Per esempio, per gli acquisti di software in blocco, sia il costo in blocco che la vita utile del software dovrebbero essere inclusi nel calcolo. Se si tratta di un software sviluppato da un appaltatore, l’importo pagato al fornitore per lo sviluppo e l’implementazione dovrebbe essere classificato.
• La capitalizzazione del software non include il software che è parte integrante di immobili, impianti e attrezzature. Secondo la SFFAS No. 10 sezione 38 & 39; afferma:

“Per esempio, se il software è una parte di un sistema di armi, non sarebbe capitalizzato ma incluso nel costo di investimento in quel sistema di armi. D’altra parte, il software utilizzato per accumulare il costo di acquisizione di quel sistema d’arma o per gestire e contabilizzare quell’elemento soddisferebbe i criteri per il PP generale&E e dovrebbe essere capitalizzato.”

• La soglia di capitalizzazione non è determinata da un importo ma piuttosto quando la fase di test del software è stata completata. Secondo la SFFAS 10, paragrafo 20:

“I costi sostenuti dopo che il collaudo finale è stato completato con successo dovrebbero essere spesi. Dove il software deve essere installato in più siti, la capitalizzazione dovrebbe cessare in ogni sito dopo che il test è stato completato in quel sito.”

La linea di fondo

È importante rivedere i principi contabili prima di prendere qualsiasi decisione se spendere o capitalizzare il software per computer come PP&E. Questo articolo tocca solo alcuni degli argomenti chiave. Molti altri casi possono avere diversi principi contabili che potrebbero dover essere applicati, come il cloud computing, il software multiuso, il software di sviluppo e il software condiviso tra divisioni.