Decidere tra contabilità per cassa e contabilità per competenza può essere una decisione difficile quando si inizia la propria attività. Ognuno offre diversi punti di vista sul benessere finanziario della vostra azienda.
Molte aziende possono scegliere quale metodo vogliono usare a seconda delle esigenze del loro business. La vera differenza tra i due è la tempistica di quando la vostra azienda contabilizza le sue spese e le entrate ottenute. Discutiamo ciò che ognuno offre ad un’azienda.
Che cos’è il metodo di contabilità Cash Basis?
La contabilità cash basis si basa sull’attività di cassa della vostra azienda. Tiene traccia di quando il denaro entra e quando esce. Potete pensare alla contabilità per cassa in modo simile al vostro registro degli assegni – alla fine del mese, bilanciate tutto per vedere quanto contante avete in banca.
La contabilità per cassa è la forma più semplice di contabilità e non deve aderire alle linee guida dei Generally Accepted Accounting Principles (GAAP). Le entrate vengono registrate quando si riceve il denaro effettivo dai clienti e le spese vengono registrate quando si pagano effettivamente i fornitori e i dipendenti.
Il vostro business potrebbe non aver bisogno di qualcuno con una grande esperienza nella contabilità per occuparsi dei vostri libri, ma la base di cassa non vi darà una visione completa su come il vostro business sta effettivamente andando.
Che cos’è il metodo di contabilità per competenza?
La contabilità per competenza applica il principio della corrispondenza – facendo corrispondere le entrate alle spese nel periodo di tempo in cui le entrate sono state guadagnate e le spese si sono effettivamente verificate. Questo è più complesso della contabilità per cassa, ma fornisce una visione significativamente migliore di ciò che sta accadendo nella vostra azienda.
Con la contabilità per competenza, le voci sono fatte prima di chiudere la contabilità del mese, in questo modo le entrate sono identificate nel periodo corretto e i ratei per qualsiasi spesa avvenuta durante quel periodo che potrebbe non essere stata ancora pagata sono contabilizzati.
In questo modo è possibile inserire le entrate nel periodo corretto e contabilizzare le spese avvenute in quel periodo che potrebbero non essere state pagate.
Questo metodo permette un’analisi di tendenza più accurata di come sta andando il vostro business piuttosto che le fluttuazioni che si verificano con la contabilità di cassa.
La vostra azienda ha bisogno della contabilità di cassa o di quella per competenza ai fini delle dichiarazioni fiscali?
Scegliere quale tipo di contabilità per la vostra azienda dipende da molti fattori. Prima di dichiarare all’IRS se la vostra azienda sarà per cassa o per competenza, dovreste capire i vostri piani strategici al fine di prendere una decisione informata.
La base di cassa è ideale per le startup perché la contabilità è più facile e la gestione può concentrare il suo tempo sulla pianificazione strategica.
Tuttavia, le startup o le piccole imprese dovrebbero porsi alcune domande di base prima di scegliere tra cassa e competenza.
- I libri contabili saranno controllati?
- Venderà l’azienda nel prossimo futuro?
- Avete bisogno di ottenere un finanziamento bancario?
- L’azienda sarà quotata in borsa?
Se una di queste domande è sì, la contabilità per competenza potrebbe essere la migliore per la vostra azienda. Gli investitori e le parti esterne hanno bisogno di una rendicontazione più complessa che mostri come l’azienda si sta comportando.
Siccome l’IRS richiede alla maggior parte delle organizzazioni non profit di presentare una dichiarazione informativa 990, la contabilità per competenza è preferibile perché permette la conformità ai GAAP. Tuttavia, la maggior parte delle organizzazioni no-profit lottano con il monitoraggio della loro liquidità, quindi potrebbero guardare i rapporti di cassa o le proiezioni di cassa su base mensile.
Le medie e grandi imprese, le cui vendite superano i 5 milioni di media su un periodo di tre anni, sono tenute a fare la contabilità per competenza.
Prendere la decisione sulla contabilità per cassa o per competenza per il vostro business
Decidere tra cassa e competenza dipende davvero dal business. Abbiamo clienti che usano la cassa o la competenza e alcuni che le usano entrambe.
Esempi:
Uno dei nostri clienti stava usando la contabilità per cassa e ha iniziato a sperimentare una rapida crescita. La contabilità per cassa non dava un quadro chiaro della performance complessiva dell’azienda e il flusso di cassa era un grosso problema per loro.
Abbiamo convertito i loro libri contabili alla contabilità per competenza in modo che potessero estrarre gli indicatori chiave di performance (KPI) e vedere un trend generale della loro situazione finanziaria. La liquidità era scarsa, così abbiamo creato un KPI “Days Sales Outstanding” (DSO) per aiutarli con le proiezioni di cassa, perché anche con una rapida crescita, c’erano pochi soldi in banca. Questo ha permesso loro di vedere dove esistevano i problemi e quanti soldi avevano in banca in qualsiasi momento.
Un altro cliente è rimasto sulla base dei contanti perché ha un’attività stagionale. Non volevano rendere la contabilità più difficile per i periodi in cui non fanno tanti soldi. Essendo un’azienda più piccola e stagionale, con picchi e valli, la contabilità per cassa funziona bene per loro.
Rendicontazione con la contabilità per cassa e la contabilità per competenza
La contabilità per cassa e la contabilità per competenza sono solo una parte del quadro ed è veramente importante guardare entrambe per capire cosa sta realmente accadendo nella vostra azienda.
La contabilità per competenza dà una visione migliore della vostra redditività. Si può vedere un’analisi delle tendenze perché si riconoscono le entrate e le spese nel periodo in cui le entrate sono state guadagnate e le spese si sono verificate.
Si può vedere una previsione del vostro tasso di combustione mensile per le spese operative e avere un’idea di ciò di cui avete bisogno per coprire queste spese.
La contabilità per cassa può mostrare maggiori fluttuazioni perché un mese potrebbe essere davvero redditizio e il successivo no a causa della tempistica delle entrate e del denaro che esce. Questo di solito non riflette i veri profitti di un lavoro o di un progetto. Se volete vedere come stanno andando bene le vostre operazioni complessive, la contabilità per competenza vi darà una visione migliore.
Sommario
Decidere tra contabilità per cassa o per competenza dipende davvero dallo stato del vostro business. Ai fini del reporting, la contabilità per competenza fornisce solitamente una migliore informazione finanziaria sul reale stato del vostro business.
GrowthForce fornisce un reporting dettagliato per il vostro business supportato da una contabilità di cui potete fidarvi. Abbiamo clienti che utilizzano sia la contabilità per cassa che quella per competenza e possiamo fornire i rapporti necessari per guidare la redditività della vostra azienda.
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