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Nota dell’editore: Questo post è stato originariamente pubblicato nell’ottobre 2019. È stato aggiornato con nuove informazioni.

I datori di lavoro dovrebbero essere consapevoli dei diversi tipi di controllo dei precedenti e di quanto indietro ogni tipo specifico di controllo può estendersi, in modo da poter prendere decisioni informate su chi stai assumendo, per confermare che sia qualificato per la posizione e per ridurre il rischio per altri dipendenti, volontari, clienti o la reputazione della tua azienda.

Perché i diversi controlli sul background possono variare nella quantità di storia del candidato che può essere controllata legalmente e utilizzata in modo conforme, è importante capire le aree che possono influenzare la lunghezza della storia che viene controllata nel background di un candidato.

Per esempio, le norme di conformità in alcuni stati e città possono influire su quanto indietro si può guardare. Avrete anche bisogno di sapere cosa è incluso in specifici controlli sul background, come i controlli sul credito all’occupazione, i controlli del casellario giudiziale e i controlli generali pre-assunzione. Continua a leggere per saperne di più.

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Quanto vanno indietro i controlli sul passato?

Diversi tipi di controllo dei precedenti cercano risultati diversi e coprono diverse lunghezze di tempo nella storia personale di un candidato. In generale, i controlli dei precedenti in genere coprono sette anni di precedenti penali e giudiziari, ma possono andare più indietro a seconda delle leggi di conformità e di ciò che viene cercato.

Tenete a mente che il luogo in cui assumete gioca nelle regole, nei regolamenti e nella conformità dei diversi tipi di controlli che influenzano quanto indietro nella storia di una persona viene guardato e cosa può essere controllato.

Ecco una rapida immagine di quanto indietro può andare ogni tipo di controllo:

Tipo di Controllo	Lunghezza del tempo
	Controlli precontrolli precedenti all’assunzione	I controlli precedenti all’assunzione sono comunemente usati dai datori di lavoro quando fanno una valutazione e tipicamente coprono 7 anni di fedina penale e giudiziaria, ma possono andare più indietro a seconda delle leggi di conformità e di ciò che viene cercato
	Controlli fallimentari	I fallimenti possono andare indietro fino a 10 anni
Controlli della storia del credito	I controlli del credito per l’impiego vanno indietro di 7 anni, o 10 anni a seconda del salario previsto del candidato e delle leggi statali specifiche. Alcune leggi statali possono limitare ulteriormente quali tipi specifici di dati di credito possono essere riportati e per quanto tempo
	Felitti penali	I reati possono essere riportati indefinitamente, o limitati a 7 o 10 anni, a seconda dello stato in cui il candidato vive o lavora
I reati minori e le infrazioni minori	I reati minori possono essere segnalati a tempo indeterminato, o limitati a 5, 7 o 10 anni, a seconda dello stato in cui il candidato vive o lavora
Controllo dei precedenti di guida	I precedenti di guida possono risalire da 3 a 10 anni, a seconda dello stato
Storia educativa	Può essere verificata per tutta la vita
Storia lavorativa	Può essere verificata per tutta la vita
Verifica licenza professionale	Può essere verificata per tutta la vita

Regolamenti e restrizioni

Anche se i team HR hanno molte scelte quando si tratta di strumenti di screening, i datori di lavoro devono seguire i regolamenti federali di conformità e aderire alle leggi locali quando usano i controlli dei precedenti per prendere decisioni sull’impiego.

Regolamenti FCRA

Secondo le linee guida federali FCRA, ci sono linee guida specifiche su quanto indietro ogni specifico controllo dei precedenti può cercare nella storia di un dipendente o candidato. Le agenzie di segnalazione dei consumatori (CRA) non possono riportare nessuna delle seguenti informazioni in un rapporto del consumatore, o controllo dei precedenti:

• Titolo 11 o bancarotte che sono più vecchie di 10 anni dalla data del rapporto
• Casi civili, sentenze civili, e registrazioni di arresto che sono più vecchie di 7 anni
• Eventuali pegni fiscali pagati più vecchi di 7 anni dalla data del rapporto
• Collezioni che sono più vecchie di 7 anni dalla data del rapporto
• Informazioni negative (al di fuori delle condanne penali) che sono più vecchie di 7 anni dalla data del rapporto

Altri regolamenti (leggi statali)

Per complicare le cose, può essere difficile conoscere, capire e tenere aggiornati i dettagli specifici che si applicano solo alle giurisdizioni in cui i tuoi candidati vivono e lavorano, che possono limitare ulteriormente quanto indietro puoi controllare la storia di un candidato.

Per esempio, alcune leggi statali e locali in materia di assunzione equa e di divieto di accesso limitano l’estensione di un controllo dei precedenti penali. Diversi stati hanno anche restrizioni su come i datori di lavoro possono usare i controlli del credito nell’assunzione. Queste informazioni saranno trattate nelle sezioni successive di questo articolo.

Un fornitore di controlli dei precedenti penali conforme al FCRA può aiutarti a capire e seguire le leggi che si applicano alla tua azienda. Scopri come GoodHire può aiutarti.

Quanto indietro vanno i controlli del credito?

Un controllo del credito lavorativo copre in genere sette anni. Casi finanziari più gravi come le bancarotte possono essere riportati fino a 10 anni. E se il candidato sta facendo domanda per un ruolo con uno stipendio di 75.000 dollari o superiore, fino a 10 anni di storia finanziaria possono essere visualizzati su un controllo del credito d’impiego, dove la legge statale lo permette.

Alcuni stati, tra cui California, Colorado, Connecticut, Hawaii, Illinois, Maryland, Nevada, Oregon, Vermont e Washington, insieme ad alcune città, come New York City, Washington DC, Philadelphia e Chicago, hanno restrizioni su come i datori di lavoro possono utilizzare i controlli del credito d’impiego nelle assunzioni. GoodHire fornisce una risorsa dettagliata per aiutarvi a capire meglio le leggi locali e statali.

I datori di lavoro, soprattutto nell’arena dei servizi finanziari, eseguono controlli di credito sui candidati per segnalare il potenziale per futuri problemi legali o occupazionali causati da frode o appropriazione indebita. In alcune giurisdizioni, l’uso della storia di credito può essere proibito a meno che il datore di lavoro o il dipendente non rientri in una di queste categorie speciali:

• Gestire grandi quantità di denaro
• Lavorare in una capacità manageriale
• Avere accesso a segreti commerciali
• Lavorare in un campo (come i servizi finanziari) in cui i regolamenti richiedono rapporti di credito

Il FCRA regola i controlli di credito e richiede che il richiedente o il dipendente dia il permesso scritto affinché il richiedente possa ottenere il rapporto di credito. Inoltre, è necessario seguire il processo di azione avversa se si decide di non assumere un potenziale candidato basato in parte sui risultati del rapporto sulla storia di credito. Importante da notare, inoltre, è il requisito in alcuni stati e giurisdizioni di rivelare al candidato la disposizione della legge applicabile sulla storia di credito che permette al datore di lavoro di ottenere e utilizzare la storia di credito nella sua decisione di assunzione.

Quanto indietro vanno i controlli dei precedenti penali?

Le condanne penali possono essere riportate a tempo indeterminato, indipendentemente dal livello di stipendio, a meno che le leggi statali e locali in materia di assunzione equa e di divieto della casella nello stato in cui risiede il candidato limitino la divulgazione di condanne più vecchie di sette anni (vedi tabella per i dettagli).

A livello statale e di contea, i precedenti penali per reati minori sono in genere riportati per gli ultimi sette anni, ma possono andare più indietro se i registri sono disponibili e facilmente accessibili (per esempio, se i registri della giurisdizione sono digitalizzati) e l’uso dei registri penali non è limitato dalle leggi locali. I registri minorili e altri documenti sigillati dal tribunale di solito non appaiono in una ricerca di precedenti penali.

La seguente tabella fornisce una panoramica delle restrizioni dei registri delle condanne statali.

Regolamenti statali riguardanti le restrizioni sul controllo dei precedenti penali

Stato	Lunghezza del tempo
California	Restretta a 7 anni, e gli indulti concessi o gli arresti che non portano a una condanna non possono essere riportati
	Hawaii	Restretta a 7 anni per i reati, e 5 anni per reati minori/infrazioni*
Kansas	Ristretto a 7 anni, a meno che lo stipendio annuale previsto del candidato sia uguale o superiore a $20,000
Kentucky	Restricted to report only convictions, no time restrictions
Maryland	Restricted to 7 years, unless the candidate’s expected annual salary will equal or greater than $20,000
Massachusetts	Ristretto a 7 anni
Montana	Ristretto a 7 anni
New Hampshire	Ristretto a 7 anni, a meno che lo stipendio annuale previsto del candidato sia uguale o superiore a $20,000
New Mexico	Restretta a 7 anni, e qualsiasi reato che non ha portato alla condanna può non essere riportato
New York	Restretta a 7 anni, a meno che lo stipendio annuo previsto del candidato sia pari o superiore a $25.000
Washington	Restretta a 7 anni, a meno che lo stipendio annuo previsto del candidato sia pari o superiore a $20,000

* Le Hawaii hanno modificato la loro legge “ban-the-box” il 15 settembre 2020, per rafforzare ulteriormente la protezione delle persone con precedenti penali.

I controlli dei precedenti penali sono tipicamente usati quando c’è bisogno di sapere di attività criminali importanti, come crimini violenti o sessuali, frode, appropriazione indebita o altre condanne penali. Questi controlli rivelano condanne penali per reati minori e minori, casi penali pendenti e la storia di incarcerazione di un candidato come adulto.

Anche gli arresti in attesa di giudizio possono essere riportati, e gli arresti che non hanno portato a condanne possono anche apparire in alcuni controlli dei precedenti, anche se GoodHire li esclude dai suoi rapporti per conformarsi alle linee guida della Equal Employment Opportunity Commission (EEOC).

Cosa rivelerà un controllo dei precedenti pre-impiego?

A seconda della tua giurisdizione, della ricerca che usi e della posizione per cui stai assumendo, i datori di lavoro possono controllare i precedenti penali e/o civili di un candidato, i registri di guida e la storia del credito, oltre a verificare la formazione o le licenze professionali e verificare la storia lavorativa. Per saperne di più su cosa compare in un controllo dei precedenti penali.

In base alle leggi statali e federali, alcune limitazioni temporali possono determinare cosa può risultare da un controllo dei precedenti lavorativi.

Se lo stipendio per la posizione per cui stai assumendo è inferiore a 75.000 dollari, alcune informazioni (come sentenze civili, sanzioni governative e disciplina sulle licenze professionali, per esempio) che sono più vecchie di sette anni non saranno riportate nei risultati del controllo dei precedenti.

Tuttavia, se lo stipendio per la posizione è di 75.000 dollari o più, queste informazioni possono apparire nei risultati, anche se sono più vecchie di sette anni.

Se il ruolo lavorativo richiede l’utilizzo di un veicolo, si può desiderare di controllare i registri automobilistici di un candidato. Un controllo dei registri automobilistici riporterà se la patente di guida del candidato è attiva o meno, la sua classe di guida, se ha condanne per crimini o reati legati alla guida, o qualsiasi violazione, sospensione o restrizione. Poiché la guida in stato di ebbrezza è una condanna penale, può anche essere riportata in un controllo dei precedenti penali, a seconda della giurisdizione.

Alcuni datori di lavoro possono richiedere un test antidroga per lavori che implicano il funzionamento di veicoli a motore, attrezzature pericolose o delicate, o se la descrizione del lavoro include la responsabilità della sicurezza pubblica, compresi i clienti o i colleghi di lavoro. Se sono presenti droghe, i risultati riportati in un test antidroga variano a seconda del tipo di pannello di screening antidroga utilizzato.

Cariche di reato, reati minori, casi penali pendenti e qualsiasi storia di incarcerazione di adulti possono comparire in un controllo dei precedenti penali nazionali pre-assunzione, quindi siate pronti a seguire i regolamenti di conformità e qualsiasi legge applicabile in materia di assunzione equa e di divieto di accesso applicabile alla vostra attività. Anche gli arresti in attesa di giudizio possono comparire in un rapporto. E anche se gli arresti che non hanno portato a condanne potrebbero apparire sui rapporti di controllo dei precedenti di altre agenzie di rating, GoodHire fa un punto di esclusione per conformarsi alle linee guida EEOC.

Quanto indietro dovrebbero guardare i datori di lavoro?

Ci sono alcuni casi in cui si potrebbe voler guardare più indietro di altri, come quando la posizione di lavoro lavora con popolazioni a rischio, il pubblico, o popolazioni vulnerabili e persone che non sono in grado di prendersi cura di se stessi. In queste circostanze, i datori di lavoro possono guardare più indietro durante un controllo dei precedenti rispetto ai periodi di tempo sopra indicati, se consentito dalla legge.

Ma non dimenticate che i controlli dei precedenti sono regolati sia a livello federale che statale, quindi assicuratevi di seguire i regolamenti e le leggi stabilite in materia di divulgazione e autorizzazione FCRA. Inoltre, seguite sempre il processo di azione avversa se i risultati di un controllo dei precedenti personali portano alla decisione di non assumere. Non farlo potrebbe comportare multe salate e potenzialmente mettere la vostra azienda a rischio di cause legali.

Background Checks The Easy Way

Le agenzie di reporting dei consumatori come GoodHire possono aiutarvi a impostare un programma di controllo dei precedenti che funziona per il vostro business. GoodHire è conforme al FCRA e accreditato dalla National Association of Professional Background Screeners (NABPS). Rendiamo i controlli dei precedenti semplici per i datori di lavoro e i candidati automatizzando i processi di conformità comuni, come il consenso del candidato e il nostro processo di azione avversa localizzato, che include un modo integrato per aiutarti a seguire tutte le leggi federali, statali e locali.

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