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Wenn Sie kurz vor dem Abschluss einer HR-Untersuchung stehen, spüren Sie vielleicht ein Gefühl der Erleichterung

Nach Wochen oder Monaten anstrengender Interviews und akribischer Detailerfassung ist nun ein Ende in Sicht.

Mit dem Ende der Untersuchungsphase beginnt jedoch die letzte und wohl wichtigste Phase des Prozesses. Jetzt ist es an der Zeit, dass die Personalabteilung und die Unternehmensleitung den Grundstein dafür legen, dass alle Mitarbeiter wieder gut miteinander arbeiten können.

Wenn diese letzte Phase nicht mit Bedacht angegangen wird, hat die Untersuchung das Potenzial, mehr zu schaden als zu nützen.

Was passiert nach einer Arbeitsplatzuntersuchung? Hier erfahren Sie, wie die besten Arbeitgeber mit Problemen umgehen, die durch interne HR-Untersuchungen aufgedeckt werden, damit alle wieder reibungslos an die Arbeit gehen können.

Einen Plan zur Lösung des Problems erstellen

In den meisten HR-Untersuchungen werden am Ende keine ernsthaften disziplinarischen Maßnahmen gefordert. Es braucht in der Regel eine Menge handfester Beweise, um so etwas wie eine sofortige Kündigung oder Degradierung zu bewirken.

Aber selbst wenn schlechtes Verhalten nicht offiziell nachgewiesen werden kann oder nicht als offizieller Verstoß gilt, gibt es in der Regel immer noch ernsthafte Probleme am Arbeitsplatz, die angegangen werden müssen. Schließlich zögern die meisten Mitarbeiter, eine offizielle Personalbeschwerde einzureichen. Sie tun dies in der Regel erst, wenn ein Problem begonnen hat, ihre Arbeit oder Lebensqualität erheblich zu beeinträchtigen.

So kann man davon ausgehen, dass, wenn ein zwischenmenschliches Problem schlimm genug geworden ist, um offiziell gemeldet zu werden, es bereits die Produktivität mindestens eines Mitarbeiters – und wahrscheinlich den Arbeitsplatz als Ganzes – ernsthaft beeinträchtigt hat.

Diese Vorfälle existieren nicht in einem Vakuum. Es ist wahrscheinlich, dass andere Mitarbeiter das schlechte Verhalten miterleben mussten oder sogar selbst davon betroffen waren. Deshalb ist es für die Arbeitsmoral so wichtig, Maßnahmen zu ergreifen, auch wenn es nach der HR-Untersuchung keine offiziellen „Strafen“ zu verteilen gibt.

Die besten HR-Profis verlassen sich auf einen tiefen Werkzeugkasten von Trainingsoptionen und Weiterbildungsmöglichkeiten, um Mitarbeitern zu helfen, sich zu verbessern. Vielleicht hat Ihre HR-Untersuchung ergeben, dass das Verhalten eines Managers technisch gesehen keine Belästigung war, aber es war z.B. unhöflich und unwillkommen. Ein Höflichkeitstrainingsprogramm für Führungskräfte könnte ein guter Anfang sein. Indem sie Maßnahmen ergreifen und nachfassen, können Führungskräfte zeigen, dass sie das Problem ernst nehmen.

Nachfassen bei den Mitarbeitern

Wenn Sie einen Plan haben, ist es an der Zeit, diesen Plan (zusammen mit den übrigen Untersuchungsergebnissen) so zu kommunizieren, dass die Betroffenen zufrieden sind – ohne das Unternehmen zu gefährden.

Der Beschwerdeführer

Die größte Hürde bei der Unterrichtung des Beschwerdeführers über die Ergebnisse einer Untersuchung besteht darin, dies unter Wahrung der Vertraulichkeit des Täters zu tun.

Viele Arbeitgeber sind so besorgt um die Vertraulichkeit und mögliche Verleumdungsklagen, dass sie dem Beschwerdeführer kaum mehr mitteilen als die Tatsache, dass das Problem gelöst wurde.

Wie wir jedoch in unserem Beitrag Vertraulichkeit hat ihre Grenzen geschrieben haben, konzentriert sich dieser „traditionelle“ Ansatz nur auf ein Risiko, während andere ignoriert werden.

Zum einen sind Vergeltungsklagen häufig und sehr teuer. Wenn der Beschwerdeführer das Meeting mit dem Gefühl verlässt, dass nichts unternommen wurde oder sein Anliegen nicht ernst genommen wurde, könnte das sehr wohl den Weg für eine Vergeltungsklage ebnen.

Und wenn seine Beschwerden schließlich öffentlich gemacht werden, leidet der Ruf der gesamten Organisation.

Deshalb glauben wir, dass es sich lohnt, dem Beschwerdeführer so viele Informationen wie möglich zu geben und gleichzeitig fair gegenüber dem beschuldigten Mitarbeiter zu sein.

Bevor Sie sich mit dem Ankläger treffen, sollten Sie Folgendes tun:

• Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass der Beschwerdeführer die Angelegenheit vertraulich behandeln und die Ergebnisse nicht an Kollegen oder andere weitergeben wird. Die Information dient nur dazu, dem Beschwerdeführer zu versichern, dass eine Untersuchung durchgeführt und angemessene Maßnahmen ergriffen wurden. Natürlich kann der Beschwerdeführer diese Informationen an seinen Anwalt weitergeben, aber das ist ein Risiko, das die Organisation auf sich nehmen kann. Der Anwalt des Beschwerdeführers kann ebenfalls besorgt sein, wenn es den Anschein hat, dass keine oder nur unbedeutende Korrekturmaßnahmen ergriffen wurden.
• Bereiten Sie mit dem Anwalt ein Dokument vor.
• Fassen Sie kurze, spezifische, faktische Feststellungen zusammen, während Sie rechtliche Schlussfolgerungen vermeiden.

Tun Sie während des Treffens Folgendes:

• Bedanken Sie sich bei dem Beschwerdeführer dafür, dass er die Probleme angesprochen hat. Erinnern Sie ihn daran, dass es sein gutes Recht war, eine Beschwerde einzureichen.
• Ermutigen Sie den Beschwerdeführer, sich zu melden, wenn es weitere Fälle von Fehlverhalten gibt, und versichern Sie ihm, dass Vergeltungsmaßnahmen nicht toleriert werden.

Nach dem Meeting sollten Sie sich regelmäßig beim Beschwerdeführer melden, um sicherzustellen, dass die Probleme wirklich gelöst wurden.

Der beschuldigte / beleidigte Mitarbeiter

Wenn es darum geht, den mutmaßlichen Täter über die Untersuchungsergebnisse zu informieren, sollten Sie zwei Ziele verfolgen:

1. Machen Sie dem Mitarbeiter das Gefühl, dass er seine Karriere in Ihrem Unternehmen fortsetzen kann (wenn das überhaupt möglich ist).
2. Lassen Sie den Mitarbeiter wissen, dass Vergeltungsmaßnahmen jeglicher Art inakzeptabel sind.

Wenn die Untersuchungsergebnisse eine gesunde Karriere beim Arbeitgeber im Wesentlichen unmöglich gemacht haben, ist es wahrscheinlich ratsam, dem beschuldigten Mitarbeiter zu kündigen. Einen Mitarbeiter an Bord zu behalten, der wie ein Ausgestoßener behandelt wird oder dem künftige Beförderungsmöglichkeiten verwehrt werden, ist für niemanden gesund.

Wenn Sie diesem Mitarbeiter jedoch tatsächlich eine echte Chance auf Wiedergutmachung bieten wollen, müssen Sie sicherstellen, dass er die Möglichkeit hat, die Dinge richtig zu machen.

In einem Interview in diesem SHRM-Artikel merkt der Experte für Mitarbeiterbeziehungen Paul Gibson an, dass Mitarbeiter, gegen die am Arbeitsplatz ermittelt wurde, den Arbeitgeber oft aufgrund von Schamgefühlen verlassen. Dieser Verlust kann unnötig sein, wenn die Kränkung „nicht mehr als ein bescheidenes Versagen im Urteilsvermögen oder sogar eine jugendliche Indiskretion war.“

Wenn Arbeitgeber sich nicht besonders bemühen, beleidigte Mitarbeiter wissen zu lassen, dass das Unternehmen sie immer noch unterstützt, wird der Mitarbeiter das Schlimmste annehmen – dass er „angeschwärzt“ wurde.“

Schließlich müssen Arbeitgeber auch sicherstellen, dass beschuldigte Mitarbeiter wissen, wie Vergeltung aussieht, damit sie sie vermeiden können.

In manchen Fällen können sogar gut gemeinte Handlungen (wie der Versuch, dem Ankläger „Freiraum zu geben“ oder den Ankläger umzuplanen, um von dem beleidigenden Mitarbeiter wegzukommen) als Vergeltung wahrgenommen werden.

Für mehr darüber, wie man mit Vergeltungsansprüchen umgeht, lesen Sie unseren vollständigen Artikel zu diesem Thema: Was zu tun ist, wenn ein Mitarbeiter Vergeltungsmaßnahmen geltend macht.

Zeugen

Mitarbeiter, die im Rahmen der Untersuchung befragt wurden, haben vielleicht nicht so viel zu verlieren wie die Ankläger und der Beschuldigte.

Sie sind jedoch durchaus in der Lage, Gerüchte und Klatsch zu verbreiten. Das Gefühl der Ungewissheit, das die Untersuchung umgibt, kann sich auch auf ihre Arbeit oder ihre Einstellung gegenüber ihren Kollegen auswirken.

Deshalb sollten Sie auch in Erwägung ziehen, mit den Zeugen nachzuhaken. Danken Sie ihnen noch einmal für ihre Teilnahme und lassen Sie sie wissen, dass die Angelegenheit geklärt ist. Wenn es notwendig erscheint, können Sie ein paar Einblicke in die Geschehnisse geben, aber nicht bevor Sie sich mit Ihrem Rechtsbeistand beraten haben. Gehen Sie zumindest auf die Fragen ein, die durch die Untersuchung aufgeworfen wurden und wie sie sich auf den Arbeitsplatz auswirken.

Den richtigen Weg finden

Es gibt nur wenige feste Regeln, wie man eine HR-Untersuchung so abschließt, dass ein reibungsloser Übergang zurück an den Arbeitsplatz möglich ist.

Der richtige Weg kann von der Art des Vergehens, der Kultur Ihres Unternehmens und den beteiligten Personen abhängen. Jedes Unternehmen muss die Ratschläge von Führungskräften, Compliance-Vertretern und Anwälten sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens abwägen, um die beste Vorgehensweise zu finden.

Der beste Abschluss einer HR-Untersuchung wird die Ratschläge von Führungskräften, Compliance-Vertretern und Rechtsberatern abwägen.

Wenn Sie einen Partner suchen, der Ihr Unternehmen bei der Bewältigung all dieser Probleme unterstützen kann, sind wir bereit, Ihnen zu helfen.

Das Expertenteam von ELI verfügt über fundierte Rechtskenntnisse und jahrelange Erfahrung im Umgang mit arbeitsrechtlichen Fragen. Wir können Ihnen helfen, eine Arbeitsplatzkultur zu entwickeln, die eine klare, respektvolle Kommunikation schätzt. In diesem Umfeld werden Mitarbeiterkonflikte frühzeitig und friedlich gelöst, was Ihrem Unternehmen unzählige Stunden und Kosten erspart.