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Wenn Ihr Job mit Geschäftskorrespondenz zu tun hat, dann schreiben Sie sicherlich Bittbriefe, gelegentlich oder regelmäßig. Dabei kann es sich um eine Anfrage für eine Stelle, eine Beförderung oder ein Treffen, eine Bitte um Informationen oder eine Empfehlung, ein Gefälligkeitsschreiben oder eine Charakterreferenz handeln. Solche Briefe sind schwierig zu schreiben und noch schwieriger ist es, sie so zu verfassen, dass der Empfänger bereitwillig und begeistert antwortet.

Was Bittbriefe um Geld, alle Arten von Sponsoring-, Spenden- oder Fundraising-Anfragen betrifft, werden Sie mir zustimmen, dass es oft ein Wunder braucht, um eine Antwort zu erhalten : ) Natürlich kann ich Ihnen nicht garantieren, dass unsere Tipps und Briefmuster das Wunder bewirken, aber sie werden Ihnen auf jeden Fall etwas Zeit ersparen und Ihre Schreibarbeit weniger mühsam machen.

Zeitsparender Tipp! Wenn Sie per E-Mail kommunizieren, dann können Sie noch mehr Zeit sparen, indem Sie alle diese Muster-Geschäftsbriefe direkt in Ihr Outlook einfügen. Und dann können Sie jedes Muster mit einem Mausklick in die Nachricht einfügen, die Sie gerade verfassen oder beantworten!

Alles, was Sie brauchen, ist das Outlook Template Phrases Plug-in, das Sie im Screenshot rechts sehen können. Sobald Sie es installiert haben, müssen Sie nicht mehr die gleichen Phrasen immer wieder eintippen.

Doppelklicken Sie einfach auf die Vorlage im Bereich des Plug-ins und schon ist der Text im Nachrichtentext eingefügt. Alle Ihre Formatierungen, Hyperlinks, Bilder und Signaturen werden an Ort und Stelle sein!

Zögern Sie nicht, es gleich auszuprobieren; eine voll funktionsfähige 15-Tage-Testversion steht zum Download bereit.

Nun zurück zum Schreiben von Geschäftsbriefen, weiter im Artikel finden Sie:

• Geschäftsbriefformat
• Tipps zum Schreiben von überzeugenden Bewerbungsbriefen
• Muster für Bewerbungsbriefe

Geschäftsbriefformat

Ein Geschäftsbrief ist eine formelle Art der Kommunikation und benötigt deshalb ein spezielles Format. Wenn Sie eine E-Mail versenden, ist Ihnen das Briefformat vielleicht nicht so wichtig, aber wenn Sie einen traditionellen Geschäftsbrief auf Papier schreiben, können die folgenden Empfehlungen hilfreich sein. Es gilt als gute Praxis, einen Geschäftsbrief auf weißem Standardpapier im Format 8,5″ x 11″ (215,9 mm x 279,4 mm) auszudrucken.

1. Absenderadresse. Normalerweise beginnt man mit der eigenen Adresse. Im britischen Englisch steht die Absenderadresse meist in der oberen rechten Ecke des Briefes. Im amerikanischen Englisch steht die Absenderadresse in der linken oberen Ecke.

   Sie brauchen den Namen oder Titel des Absenders nicht zu schreiben, da er im Schluss des Briefes enthalten ist. Geben Sie nur die Straße, den Ort und die Postleitzahl und optional die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse ein.

   Wenn Sie auf Briefpapier mit einem Briefkopf schreiben, dann überspringen Sie dies.

2. Datum. Schreiben Sie das Datum ein paar Zeilen unterhalb des Briefkopfes oder der Absenderadresse. Der Standard sind 2-3 Zeilen (eine bis vier Zeilen sind akzeptabel).
3. Referenzzeile (optional). Wenn sich Ihr Brief auf eine bestimmte Information bezieht, z. B. eine Auftragsreferenz oder eine Rechnungsnummer, fügen Sie diese unter dem Datum ein. Wenn Sie auf einen Brief antworten, beziehen Sie sich auf diesen. Zum Beispiel,
   • Re: Invoice # 000987
   • Re: Ihr Schreiben vom 4.1.2014
4. Nachlieferungsvermerke (optional). Wenn Sie einen Vermerk über private oder vertrauliche Korrespondenz einfügen möchten, schreiben Sie ihn unterhalb der Referenzzeile in Großbuchstaben, falls zutreffend. Zum Beispiel: PERSÖNLICH oder VERTRAULICH.
5. Innere Adresse. Dies ist die Adresse des Empfängers Ihres Geschäftsbriefs, einer Privatperson oder einer Firma. Es ist immer am besten, an eine bestimmte Person in der Firma zu schreiben, an die Sie schreiben.

   Der Standard sind zwei Zeilen unter dem vorherigen Punkt, den Sie getippt haben, eine bis sechs Zeilen sind akzeptabel.

6. Aufmerksamkeitszeile (optional). Schreiben Sie den Namen der Person, die Sie erreichen wollen. Wenn Sie den Namen der Person in die Innere Adresse geschrieben haben, überspringen Sie die Aufmerksamkeitszeile.
7. Anrede. Verwenden Sie denselben Namen wie in der Inneren Adresse, einschließlich der Anrede. Wenn Sie die Person, an die Sie schreiben, kennen und sie normalerweise mit dem Vornamen ansprechen, können Sie den Vornamen in die Anrede schreiben, z. B.: Liebe Jane. In allen anderen Fällen ist es üblich, eine Person mit dem persönlichen Titel und dem Nachnamen, gefolgt von einem Komma oder Doppelpunkt, anzusprechen, zum Beispiel:
   • Mr. Brown:
   • Liebe Dr. Brown:
   • Liebe Ms. Smith,

   Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen oder sich nicht sicher sind, wie er geschrieben wird, verwenden Sie eine der folgenden Anreden:

   • Ladies
   • Gentlemen
   • Dear Sir
   • Dear Sir or Madam
   • To Whom it May Concern
8. Betreffzeile (optional): Lassen Sie zwei oder drei Leerzeilen nach der Anrede und schreiben Sie den Kern Ihres Briefes in Großbuchstaben, entweder linksbündig oder zentriert. Wenn Sie die Betreffzeile (3) hinzugefügt haben, kann die Betreffzeile überflüssig sein. Hier sind ein paar Beispiele:
   • BRIEFBEZEICHNUNG
   • BRIEFANFRAGE
   • ANFRAGE NACH PRODUKTEN
   • JOBANFRAGE
9. Hauptteil. Dies ist der Hauptteil Ihres Briefes, der normalerweise aus 2 – 5 Absätzen besteht, mit einer Leerzeile zwischen jedem Absatz. Schreiben Sie im ersten Absatz eine freundliche Einleitung und nennen Sie dann Ihr Hauptanliegen. In den nächsten Absätzen liefern Sie Hintergrundinformationen und unterstützende Details. Schreiben Sie schließlich den Schlussabsatz, in dem Sie den Zweck des Briefes noch einmal formulieren und ggf. zu einer Handlung auffordern. Siehe Tipps zum Schreiben überzeugender Geschäftsbriefe für weitere Details.
10. Schluss. Wie Sie wissen, gibt es ein paar allgemein akzeptierte, ergänzende Schlussformeln. Welchen Sie wählen, hängt vom Ton Ihres Briefes ab. Zum Beispiel:
    • Mit freundlichen Grüßen (sehr förmlich)
    • Mit freundlichen Grüßen oder Mit freundlichen Grüßen oder Mit freundlichen Grüßen (die gebräuchlichsten Abschlüsse in Geschäftsbriefen)
    • Mit freundlichen Grüßen, Mit freundlichen Grüßen (etwas persönlicher und freundlicher)

    Der Abschluss wird typischerweise an der gleichen vertikalen Stelle wie das Datum und eine Zeile nach dem letzten Hauptabsatz geschrieben. Schreiben Sie nur das erste Wort groß und lassen Sie drei oder vier Zeilen zwischen dem Schlusswort und dem Unterschriftenblock. Wenn auf die Anrede ein Doppelpunkt folgt, fügen Sie nach dem Schluss ein Komma ein; andernfalls ist keine Interpunktion nach dem Schluss erforderlich.

11. Unterschrift. Eine Unterschrift kommt in der Regel vier Leerzeilen nach der Anrede. Geben Sie Ihren Namen unterhalb der Unterschrift ein und fügen Sie ggf. einen Titel hinzu.
12. Anlagen. In dieser Zeile erfährt der Empfänger, welche weiteren Dokumente, wie z. B. ein Lebenslauf, Ihrem Brief beigefügt sind. Die üblichen Stile folgen unten:
    • Anlage.
    • Anlage.
    • Anlagen: 2
    • Anlagen (2)
13. Typische Initialen (optional). Diese Komponente wird verwendet, um die Person anzugeben, die den Brief für Sie getippt hat. Wenn Sie den Brief selbst getippt haben, lassen Sie dies weg. Normalerweise enthalten die Identifikationsinitialen drei Ihrer Initialen in Großbuchstaben, dann zwei oder drei der Schreibkraft in Kleinbuchstaben. Zum Beispiel: JAM/dmc, JAM:cm. Dieser Bestandteil wird aber heutzutage eher selten verwendet, bei sehr formellen Geschäftsbriefen.

    Unten sehen Sie einen richtig formatierten Musterspendenbrief. Anhand von Beispielen ist es immer einfacher zu verstehen, nicht wahr?

    

10 Tipps, um überzeugende Bittbriefe zu schreiben

Nachfolgend finden Sie 10 Strategien, um Ihre Bittbriefe so zu schreiben, dass sie Ihren Leser überzeugen, zu antworten oder zu handeln.

1. Kennen Sie Ihren Adressaten. Bevor Sie beginnen, Ihren Bittbrief zu verfassen, stellen Sie sich folgende Fragen. Wer ist mein Leser und wie genau kann er mir helfen? Sind sie Entscheidungsträger oder werden sie mein Anliegen nur an einen Vorgesetzten weiterleiten? Sowohl der Stil als auch der Inhalt Ihres Bittbriefs hängen von der Position des Lesers ab.
2. Werden Sie nicht wortreich. Seien Sie klar, kurz und auf den Punkt gebracht. Eine Faustregel lautet: Verwenden Sie nicht zwei Worte, wenn ein Wort ausreichen würde. Denken Sie an das berühmte Zitat von Mark Twain – „Ich hatte keine Zeit, einen kurzen Brief zu schreiben, also schrieb ich stattdessen einen langen“. Eine Person in seiner Position konnte sich das leisten, und… er hat um nichts gebeten : )
3. Machen Sie Ihren Brief leicht lesbar. Wenn Sie einen Bittbrief schreiben, schweifen Sie nicht ab und verwirren Sie Ihren Leser nicht, indem Sie von Ihrem Hauptpunkt abschweifen. Vermeiden Sie lange, vollgestopfte Sätze und Absätze, da sie einschüchternd und schwer verdaulich sind. Verwenden Sie stattdessen einfache, deklarative Sätze und trennen Sie lange Sätze mit Kommas, Doppelpunkten und Semikolons. Beginnen Sie einen neuen Absatz, wenn Sie einen Gedanken oder eine Idee ändern.

   Hier ist ein sehr schlechtes Beispiel für ein Anschreiben:
   „In jeder Hinsicht scheinen meine Qualifikationen mit den Wünschen übereinzustimmen, die in Ihrer Anzeige geäußert wurden, und basierend auf der Stimme Ihres Firmenblogs glaube ich wirklich, dass ich für eine Stelle in Ihrem Unternehmen bestimmt bin.“

   Und dies ist ein gutes:
   „Ich habe gute Fähigkeiten und Erfahrungen in und wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mich für eine geeignete Position in Betracht ziehen würden.“

   Erinnern Sie sich: Wenn Ihr Anschreiben leicht zu lesen ist, hat es eine bessere Chance, gelesen zu werden!

4. Fügen Sie Handlungsaufforderungen hinzu. Fügen Sie in Ihre Anschreiben Handlungsaufforderungen ein, wo immer es möglich ist. Am einfachsten ist es, wenn Sie Aktionsverben und die aktive Stimme statt des Passivs verwenden.
5. Überzeugen Sie, aber fordern Sie nicht. Behandeln Sie Ihre Adressaten nicht so, als ob sie Ihnen etwas schuldig wären. Fangen Sie stattdessen die Aufmerksamkeit des Lesers, indem Sie Gemeinsamkeiten erwähnen und die Vorteile des Handelns betonen.
6. Seien Sie nicht beschwerlich. Geben Sie dem Leser alle nötigen Informationen und sagen Sie, was genau er tun soll. Vereinfachen Sie die Aufgabe für die Person, die antworten soll – geben Sie Kontaktinformationen, direkte Telefonnummern, geben Sie Links an oder hängen Sie Dateien an, was immer angemessen ist
7. Schreiben Sie auf eine freundliche Art und Weise und appellieren Sie an die Gefühle des Lesers. Obwohl Sie einen Geschäftsbrief schreiben, sollten Sie nicht überflüssig geschäftsmäßig sein. Freundliche Briefe machen Freunde, also schreiben Sie Ihre Bittbriefe in einer freundlichen Art und Weise, als ob Sie mit einem echten Freund oder einem alten Bekannten sprechen würden. Wir sind alle Menschen, und es kann eine gute Idee sein, an die Menschlichkeit, Großzügigkeit oder Sympathie Ihres Korrespondenten zu appellieren.
8. Bleiben Sie höflich und professionell. Auch wenn Sie eine Stornierung einer Bestellung oder einen Beschwerdebrief schreiben, bleiben Sie höflich und zuvorkommend, nennen Sie einfach das/die Problem(e), geben Sie alle relevanten Informationen an und achten Sie darauf, Drohungen und Verleumdungen zu vermeiden.
9. Achten Sie auf Ihre Grammatik! Um ein bekanntes Sprichwort umzuformulieren – „Grammatik zählt für den ersten Eindruck“. Schlechte Grammatik wie schlechte Manieren können alles verderben, daher sollten Sie alle Geschäftsbriefe, die Sie versenden, Korrektur lesen.
10. Überprüfen Sie vor dem Versenden. Wenn Sie den Brief fertig verfasst haben, lesen Sie ihn laut vor. Wenn Ihr Kernpunkt nicht glasklar ist, schreiben Sie ihn noch einmal. Es ist besser, etwas Zeit in das Umschreiben zu investieren und eine Antwort zu erhalten, als es schnell zu machen und Ihren Brief gleich in den Papierkorb zu werfen.

Und schließlich, wenn Sie eine Antwort auf Ihren Anfragebrief erhalten haben oder die gewünschte Aktion durchgeführt wird, vergessen Sie nicht, der Person zu danken. Hier finden Sie Muster-Dankesbriefe für alle Anlässe.

Muster für Bittbriefe

Nachfolgend finden Sie ein paar Beispiele für Bittbriefe für verschiedene Anlässe.

Muster für Bittbriefe

Sehr geehrter Herr Brown:

Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich habe warme Erinnerungen an Ihre bemerkenswerte Führung und Unterstützung für Lehrer während meiner Tätigkeit an der XYZ High School.

Zurzeit bewerbe ich mich beim Schulbezirk XYZ und muss drei Empfehlungsschreiben einreichen. Ich schreibe Ihnen, um Sie zu fragen, ob Sie ein Empfehlungsschreiben in meinem Namen verfassen würden.

Ich möchte Ihnen einige Hintergrundinformationen zur Verfügung stellen, die Ihnen helfen könnten, sollten Sie sich entscheiden, dieses Schreiben zu verfassen <Ihre Hintergrundinformationen>.

Anbei finden Sie eine Kopie meines letzten Lebenslaufs. Sollten Sie weitere Informationen benötigen, können Sie mich gerne kontaktieren. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören, und danke Ihnen im Voraus für Ihre Zeit.

Anfrage nach Informationen

Danke, dass Sie Ihren Lebenslauf als Antwort auf die <Position>, die wir ausgeschrieben haben, eingereicht haben. Zusätzlich zu Ihrem Lebenslauf benötigen wir drei Referenzen und eine Liste der letzten drei Jahre mit Telefonnummern.

Unsere Politik ist es, den Hintergrund jedes Kandidaten gründlich zu überprüfen, um die am besten geeignete Person für diese Stelle auszuwählen.

Danke für Ihre Unterstützung. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.

Anfrage nach Leumundszeugnis

<Bewerber> hat sich bei unserem Unternehmen für eine Stelle in unserer <Abteilung> beworben. Er / sie hat Ihren Namen als Charakterreferenz angegeben. Wären Sie so freundlich, uns Ihre schriftliche Bewertung dieser Person zur Verfügung zu stellen?

Bitte seien Sie versichert, dass Ihre Antwort vertraulich behandelt wird. Vielen Dank im Voraus.

Spendenanfrage

Ich sende Ihnen dies als ein Mitglied unserer Gemeinschaft. Ich bin mir sicher, dass Sie es genau wie ich schätzen, in einer so ruhigen und friedlichen Nachbarschaft zu leben.

Sie wissen, dass man manchmal Maßnahmen ergreifen muss, um seine Gemeinde ruhig und friedlich zu halten. Wie Sie vielleicht wissen, hat sich unser lokales Gemeindekomitee in den letzten zwei Monaten getroffen, um Wege zu finden, die Einbruchsrate in unserer Gegend zu reduzieren. Letzte Woche haben sie ihre Empfehlungen veröffentlicht, wie man dieses Problem am besten bekämpfen kann.

Ihre Hauptempfehlung fordert mehr Polizei- und Sicherheitspatrouillen, um das lokale Neighborhood Watch Programm zu ergänzen. Leider ist der benötigte Betrag nicht im diesjährigen Gemeindebudget enthalten.

Als besorgtes Mitglied dieser Gemeinde habe ich daher beschlossen, dass mein Unternehmen für jeden in der Gemeinde gesammelten Dollar spenden wird, um die zusätzlichen Sicherheitskosten zu decken. Ich bitte Sie dringend, sich mir heute anzuschließen und diese würdige Sache für unser Gemeinwohl zu unterstützen.

Um Ihre Spende heute abzugeben, können Sie in einer unserer beiden Filialen vorbeikommen und Ihre Spende in die dafür vorgesehenen Boxen in der Nähe der vorderen Kassen einwerfen. Wenn Sie es nicht in die Filiale schaffen, schicken Sie bitte einen Scheck oder eine Zahlungsanweisung, ausgestellt auf „XYZ“, an die oben genannte Adresse.

Danke im Voraus.

Bitte um einen Gefallen

Ich schreibe Ihnen, um Sie um einen Gefallen zu bitten, den Sie hoffentlich für mich tun können.

In weniger als drei Monaten werde ich die <Prüfung> ablegen, mit der Hoffnung, in die <Universität oder das College> einzutreten, wo sie das beste Graduiertenschulprogramm für den Kurs haben, für den ich mich interessiere.

Die Schule legt extrem viel Wert auf den Erfolg eines Studenten in der Prüfung, weshalb ich mich extrem unter Druck gesetzt fühle, ein überdurchschnittliches Ergebnis bei der Graduate Record Examination zu erzielen.

Da Sie vor kurzem Ihren Abschluss in <Wissenschaften> gemacht haben, sind Sie natürlich die erste Person, an die ich dachte, als ich überlegte, an wen ich mich wenden könnte, um mir zu helfen. Ich bitte Sie nicht um zu viel Zeit, ich würde mich wirklich über jeden Hinweis freuen, den Sie mir geben könnten und ein paar Lektionen zu den <Abschnitten>, die ich als meine schwächsten Punkte empfinde.

Ich hoffe, dass Sie mir eine positive Antwort geben werden. Ich danke Ihnen im Voraus.

Antrag auf Produktrückgabe / Umtausch

Am <Datum> habe ich eine Bestellung für das <Produkt> abgegeben, erhielt es am <Datum>. Ich habe festgestellt, dass das gekaufte Produkt das folgende Problem hat: <add details>

Da das von Ihnen gelieferte Produkt nicht von zufriedenstellender Qualität ist, <ist es nicht für den Zweck geeignet>, Ich bin berechtigt, es <reparieren/ersetzen zu lassen> und ich bitte Sie zu bestätigen, dass Sie dies innerhalb der nächsten sieben Tage tun werden. Ich bitte Sie auch zu bestätigen, ob Sie den <Artikel> abholen lassen oder mir die Kosten für die Rücksendung erstatten werden.

Ich freue mich auf Ihre zufriedenstellenden Vorschläge zur Begleichung meiner Forderung innerhalb von sieben Tagen nach dem Datum dieses Schreibens.

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Und das ist alles für heute. Hoffentlich helfen Ihnen diese Informationen dabei, richtig formatierte Geschäftsbriefe im Allgemeinen und überzeugende Bittbriefe im Besonderen zu verfassen und immer die gewünschte Antwort zu erhalten. Danke fürs Lesen!

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