Jeśli Twoja praca wiąże się z korespondencją biznesową, to z pewnością piszesz listy z prośbą o pomoc, okazjonalnie lub regularnie. Może to być prośba o pracę, awans lub spotkanie, prośba o informację lub skierowanie, list z prośbą o przychylność lub referencje. Takie listy są trudne do napisania, a jeszcze trudniejsze do napisania w taki sposób, aby zachęcić odbiorców do udzielenia odpowiedzi z chęcią i entuzjazmem.
Jeśli chodzi o listy z prośbą o pieniądze, wszelkiego rodzaju prośby o sponsoring, darowizny czy zbiórki pieniędzy, to zgodzisz się, że często uzyskanie odpowiedzi wymaga cudu : ) Oczywiście nie mogę Ci zagwarantować, że nasze wskazówki i wzory listów dokonają cudu, ale na pewno pozwolą Ci zaoszczędzić trochę czasu i sprawią, że Twoja praca przy pisaniu będzie mniej bolesna.
Porada oszczędzająca czas! Jeśli komunikujesz się za pomocą poczty elektronicznej, to możesz zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, dodając wszystkie te przykładowe listy biznesowe bezpośrednio do swojego Outlooka. I wtedy będziesz mógł wstawić dowolną próbkę do wiadomości, którą tworzysz lub na którą odpowiadasz jednym kliknięciem myszy!
Wszystko czego potrzebujesz to wtyczka Outlook Template Phrases, którą możesz zobaczyć na zrzucie ekranu po prawej stronie. Po jej zainstalowaniu nie będziesz już musiał wpisywać w kółko tych samych fraz.
Po prostu kliknij dwukrotnie szablon na panelu wtyczki, a za chwilę znajdziesz tekst wstawiony do treści wiadomości. Wszystkie twoje formatowanie, hiperłącza, obrazy i podpisy będą na miejscu!
Nie wahaj się sprawdzić go już teraz; w pełni funkcjonalna 15-dniowa wersja ewaluacyjna jest dostępna do pobrania.
Wracając do pisania listów biznesowych, w dalszej części artykułu znajdziesz:
- Format listu biznesowego
- Wskazówki dotyczące pisania perswazyjnych listów z prośbą
- Przykładowe listy z prośbą
Format listu biznesowego
List biznesowy jest formalnym sposobem komunikacji i dlatego wymaga specjalnego formatu. Być może nie przywiązujesz zbyt dużej wagi do formatu listu, jeśli wysyłasz e-mail, ale jeśli piszesz tradycyjny papierowy list biznesowy, poniższe zalecenia mogą okazać się pomocne. Za dobrą praktykę uważa się drukowanie listu biznesowego na standardowym białym papierze o wymiarach 8,5″ x 11″ (215,9 mm x 279,4 mm).
- Adres nadawcy. Zazwyczaj zaczynasz od wpisania własnego adresu. W brytyjskim angielskim, adres nadawcy jest zwykle napisany w prawym górnym rogu listu. W amerykańskim języku angielskim adres nadawcy umieszcza się w lewym górnym rogu.
Nie musisz wpisywać imienia i nazwiska nadawcy ani jego tytułu, ponieważ są one zawarte w zakończeniu listu. Wpisz tylko adres, miasto i kod pocztowy oraz opcjonalnie numer telefonu i adres e-mail.
Jeśli piszesz na papierze firmowym, to pomiń tę część.
- Data. Wpisz datę w kilku wierszach poniżej nagłówka listu lub adresu zwrotnego. Standardowo są to 2-3 linie (dopuszczalne są od jednej do czterech linii).
- Linijka referencyjna (opcjonalnie). Jeśli Twój list jest związany z jakąś konkretną informacją, np. numerem referencyjnym pracy lub faktury, dodaj ją poniżej daty. Jeśli odpowiadasz na jakiś list, odnieś się do niego. Na przykład,
- Re: Invoice # 000987
- Re: Your letter dated 4/1/2014
- On-Arrival Notices (opcjonalnie). Jeśli chcesz zamieścić adnotację o korespondencji prywatnej lub poufnej, wpisz ją poniżej linii referencyjnej wielkimi literami, jeśli to właściwe. Na przykład, PERSONAL lub CONFIDENTIAL.
- Adres wewnętrzny. Jest to adres odbiorcy Twojego listu biznesowego, osoby fizycznej lub firmy. Najlepiej jest zawsze pisać do konkretnej osoby w firmie, do której piszesz.
Standardowo 2 linie poniżej poprzednio wpisanej pozycji, dopuszczalne jest od jednej do sześciu linii.
- Linia Uwagi (opcjonalnie). Wpisz imię i nazwisko osoby, do której chcesz się zwrócić. Jeśli wpisałeś imię tej osoby w Adresie wewnętrznym, pomiń Linię uwagi.
- Salutacja. Użyj tej samej nazwy, co w adresie wewnętrznym, łącznie z tytułem. Jeśli znasz osobę, do której piszesz i zazwyczaj zwracasz się do niej po imieniu, możesz wpisać imię w pozdrowieniu, na przykład: Dear Jane. We wszystkich innych przypadkach powszechną praktyką jest zwracanie się do danej osoby za pomocą tytułu osobistego i nazwiska, po których następuje przecinek lub dwukropek, na przykład:
- Panie Brown:
- Drogi dr Brown: Smith,
- Dear Ms. Smith,
Jeśli nie znasz nazwiska odbiorcy lub nie jesteś pewien, jak je przeliterować, użyj jednego z poniższych pozdrowień:
- Panie
- Panowie
- Drogi Panie
- Drogi Panie lub Pani
- Do Kogokolwiek
- Temat (opcjonalnie): Pozostaw dwie lub trzy puste linie po pozdrowieniu i wpisz sedno listu wielkimi literami, wyrównane do lewej lub wyśrodkowane. Jeśli dodałeś Linię Referencyjną (3), Linia Tematyczna może być zbędna. Oto kilka przykładów:
- LINIA REFERENCYJNA
- List motywacyjny
- Zapytanie o wymianę produktu
- Zapytanie o pracę
- Treść. Jest to główna część listu, składająca się zazwyczaj z 2 – 5 akapitów, z pustą linią pomiędzy każdym akapitem. W pierwszym akapicie napisz przyjazne otwarcie, a następnie podaj swój główny punkt. W kolejnych paragrafach podaj informacje ogólne i uzupełniające. Na koniec napisz akapit zamykający, w którym powtórzysz cel listu i poprosisz o jakieś działanie, jeśli ma to zastosowanie. Zobacz wskazówki dotyczące pisania perswazyjnych listów biznesowych, aby uzyskać więcej szczegółów.
- Zamknięcie. Jak wiesz, istnieje kilka ogólnie przyjętych uzupełniających zamknięć. To, które z nich wybierzesz, zależy od tonu Twojego listu. Na przykład,
- Respectfully yours (bardzo formalny)
- Sincerely lub Kind regards lub Yours truly (najbardziej użyteczne zamknięcia w listach biznesowych)
- Best regards, Cordially yours (nieco bardziej osobisty i przyjazny)
Zamknięcie jest zwykle wpisywane w tym samym punkcie pionowym co data i jedną linię po ostatnim akapicie ciała. Wielkie litery należy pisać tylko w pierwszym słowie, a pomiędzy zakończeniem a blokiem podpisu należy zostawić trzy lub cztery linie. Jeśli po pozdrowieniu następuje dwukropek, należy dodać przecinek po zakończeniu; w przeciwnym razie, interpunkcja po zakończeniu nie jest wymagana.
- Podpis. Z reguły podpis pojawia się cztery puste linie po Zamknięciu Komplementarnym. Wpisz swoje imię i nazwisko poniżej podpisu i dodaj tytuł, jeśli to konieczne.
- Załączniki. Ta linia mówi odbiorcy, jakie inne dokumenty, takie jak CV, są dołączone do listu. Popularne style są następujące:
- Załącz.
- Załącz.
- Załączniki: 2
- Załączniki (2)
- Inicjały maszynisty (opcjonalnie). Ten element służy do wskazania osoby, która napisała dla Ciebie list na maszynie. Jeśli list został napisany przez Ciebie samodzielnie, pomiń ten element. Zazwyczaj inicjały identyfikacyjne zawierają trzy Twoje inicjały pisane wielką literą, a następnie dwa lub trzy inicjały maszynisty pisane małą literą. Na przykład: JAM/dmc, JAM:cm. Ale ten element jest dość rzadko używany w dzisiejszych czasach, w bardzo formalnych listach biznesowych.
Poniżej możesz zobaczyć prawidłowo sformatowany przykładowy list z darowizną. Zawsze łatwiej jest zrozumieć na przykładach, prawda?
10 wskazówek, jak pisać perswazyjne listy z prośbą o darowiznę
Poniżej znajdziesz 10 strategii, jak pisać listy z prośbą o darowiznę w taki sposób, aby przekonać czytelnika do odpowiedzi lub działania.
- Znaj swojego adresata. Zanim zaczniesz pisać list z prośbą o pomoc, zadaj sobie następujące pytania. Kim jest mój czytelnik i jak dokładnie może mi pomóc? Czy są to osoby decyzyjne, czy też po prostu przekażą moją prośbę wyższemu urzędnikowi? Zarówno styl, jak i treść Twojego listu z prośbą o pomoc będą zależały od pozycji czytelnika.
- Nie bądź gołosłowny. Bądź jasny, zwięzły i do rzeczy. Zasada kciuka jest taka – nie używaj dwóch słów, kiedy wystarczyłoby jedno. Przypomnij sobie słynny cytat Marka Twaina – „Nie miałem czasu na napisanie krótkiego listu, więc napisałem długi”. Osoba na jego stanowisku mogła sobie na to pozwolić i… o nic nie prosiła : )
- Spraw, aby Twój list był łatwy do czytania. Pisząc list z prośbą o pomoc, nie wdawaj się w dygresje i nie dezorientuj czytelnika, zbaczając z głównego wątku. Unikaj długich, zawiłych zdań i akapitów, ponieważ są one onieśmielające i trudne do strawienia. Używaj prostych zdań oznajmujących, a długie zdania przecinkami, dwukropkami i średnikami. Zacznij nowy akapit, kiedy zmieniasz myśl lub pomysł.
Oto bardzo słaby przykład listu motywacyjnego:
„Pod każdym względem moje kwalifikacje wydają się być zgodne z pragnieniami wyrażonymi w ogłoszeniu i na podstawie głosu z blogów Twojej firmy, naprawdę uważam, że miałem być w Twojej firmie.”A to jest dobry:
„Mam dobre umiejętności i doświadczenie w i byłbym bardzo wdzięczny, gdybyś rozważył mnie na każde odpowiednie stanowisko.”Pamiętaj, jeśli Twój list z prośbą o pracę wygląda na łatwy do przeczytania, ma większą szansę na to, że zostanie przeczytany!
- Dodaj wezwanie do działania. Umieszczaj wezwania do działania w swoich listach z prośbą o pracę wszędzie tam, gdzie jest to możliwe. Najprostszym sposobem jest użycie czasowników akcji i głosu czynnego zamiast biernego.
- Przekonaj, ale nie wymagaj. Nie traktuj swoich adresatów tak, jakby byli Ci coś winni. Zamiast tego przyciągnij uwagę czytelnika, wspominając o wspólnej płaszczyźnie i podkreślając korzyści płynące z działania.
- Nie bądź uciążliwy. Daj czytelnikom wszystkie potrzebne informacje i powiedz, co dokładnie chcesz, aby zrobili. Uprość zadanie osobie, która ma na nie odpowiedzieć – podaj informacje kontaktowe, bezpośredni numer telefonu, podaj linki lub załącz pliki, cokolwiek jest właściwe
- Pisz w przyjazny sposób i odwołaj się do uczuć czytelnika. Choć piszesz list biznesowy, nie bądź zbytnio biznesowy. Przyjazne listy tworzą przyjaciół, więc pisz swoje listy z prośbami w przyjazny sposób, tak jakbyś rozmawiał z prawdziwym przyjacielem lub starym znajomym. Wszyscy jesteśmy ludźmi i może to być dobry pomysł, aby odwołać się do człowieczeństwa, hojności lub sympatii korespondenta.
- Pozostań uprzejmy i profesjonalny. Nawet jeśli piszesz prośbę o anulowanie zamówienia lub list z zażaleniem, pozostań uprzejmy i uprzejmy, po prostu określ problem(y), podaj wszystkie istotne informacje i upewnij się, że unikasz gróźb i kalumnii.
- Uważaj na gramatykę! Powtarzając znane powiedzenie – „gramatyka liczy się na pierwsze wrażenie”. Zła gramatyka, podobnie jak złe maniery, może wszystko zepsuć, dlatego pamiętaj o korekcie wszystkich listów biznesowych, które wysyłasz.
- Przejrzyj przed wysłaniem. Po zakończeniu komponowania listu, przeczytaj go na głos. Jeśli twój kluczowy punkt nie jest krystalicznie czysty, napisz go ponownie. Lepiej jest zainwestować trochę czasu w ponowne napisanie i uzyskać odpowiedź, niż zrobić to szybko i mieć list wyrzucony do kosza od razu.
I wreszcie, jeśli masz odpowiedź na swój list z prośbą lub pożądane działanie jest podjęte, nie zapomnij podziękować osobie. Tutaj znajdziesz przykładowe listy z podziękowaniami na każdą okazję.
Przykłady listów z prośbą
Poniżej znajdziesz kilka przykładów listów z prośbą na różne okazje.
Przykładowy list z prośbą o rekomendację
Drogi Panie Brown:
Mam nadzieję, że dobrze się Pan miewa. Mam ciepłe wspomnienia związane z Pana niezwykłym przywództwem i wsparciem dla nauczycieli podczas mojego zatrudnienia w XYZ High School.
Obecnie staram się o przyjęcie do okręgu szkolnego XYZ i jestem zobowiązany do przedłożenia trzech listów polecających. Piszę, aby zapytać, czy napisałby Pan list polecający w moim imieniu.
Chciałbym przedstawić Panu kilka informacji, które mogą Panu pomóc, jeśli zdecyduje się Pan napisać ten list <Państwa informacje>.
W załączeniu znajdą Państwo kopię mojego ostatniego życiorysu. Proszę o kontakt, jeśli potrzebujecie Państwo dodatkowych informacji. Czekam na odpowiedź i z góry dziękuję za poświęcony czas.
Poprośba o informacje
Dziękuję za przesłanie CV w odpowiedzi na ogłoszenie < Pozycja>, które zamieściliśmy. Oprócz CV, potrzebujemy również trzech referencji oraz listę poprzednich pracodawców z ostatnich trzech lat, wraz z ich numerami telefonów.
Naszą polityką jest dokładne sprawdzenie przeszłości każdego kandydata w celu wybrania najbardziej odpowiedniej osoby na to stanowisko.
Dziękujemy za pomoc. Z niecierpliwością czekamy na wiadomość od Państwa.
Prośba o referencje charakteru
<Aplikant> złożył w naszej firmie aplikację na stanowisko w naszym <departamencie>. On / ona podał Twoje nazwisko jako referencję charakteru. Czy byłby Pan/Pani uprzejmy/a dostarczyć nam swoją pisemną ocenę tej osoby.
Proszę mieć pewność, że Pana/Pani odpowiedź będzie traktowana z zachowaniem poufności. Dziękuję z góry.
Prośba o darowiznę
Przesyłam to do Ciebie jako członka naszej społeczności. Jestem pewien, że cenisz sobie życie w tak cichej i spokojnej okolicy, tak jak ja.
Wiesz, czasami, aby utrzymać swoją społeczność w ciszy i spokoju, trzeba podjąć działania. Jak być może wiecie, nasz lokalny Komitet Społecznościowy spotykał się przez ostatnie dwa miesiące, aby znaleźć sposoby na zmniejszenie liczby włamań w naszej okolicy. W zeszłym tygodniu opublikowali swoje rekomendacje, jak najlepiej zwalczyć ten problem.
Jego główne zalecenie wzywa do zwiększenia patroli policyjnych i bezpieczeństwa, aby uzupełnić lokalny program Neighborhood Watch. Niestety, potrzebna kwota nie została uwzględniona w tegorocznym budżecie miasta.
W związku z tym, jako zatroskany członek tej społeczności postanowiłem, że moja firma przekaże $ za każdy $ zebrany w społeczności na pokrycie dodatkowych kosztów ochrony. Zachęcam Państwa do przyłączenia się do mnie dzisiaj we wspieraniu tej szczytnej sprawy dla naszego wspólnego dobra.
Aby przekazać darowiznę dzisiaj, mogą Państwo wpaść do jednego z naszych dwóch sklepów i złożyć darowiznę w pudełkach znajdujących się w pobliżu kas przednich. Jeśli nie możesz przyjść do sklepu, wyślij czek lub przekaz pieniężny, wystawiony na firmę „XYZ” i wyślij go na adres podany powyżej.
Z góry dziękuję.
Prosimy o przysługę
Piszę do Ciebie, aby poprosić Cię o przysługę, którą, mam nadzieję, mógłbyś dla mnie zrobić.
Za niecałe trzy miesiące będę przystępował do <Egzaminu>, z nadzieją na dostanie się do <University or College>, gdzie mają najlepszy program dla absolwentów dla kursu, który mnie interesuje.
Szkoła kładzie bardzo duży nacisk na sukces studenta na egzaminie, dlatego też czuję się pod ogromną presją, aby uzyskać ponadprzeciętny wynik na Graduate Record Examination.
Ponieważ niedawno ukończyłeś studia z tytułem naukowym w <science>, jesteś naturalnie pierwszą osobą, o której pomyślałem rozważając, do kogo mógłbym się zwrócić o pomoc. Nie proszę o zbyt wiele czasu, naprawdę byłbym wdzięczny za wszelkie wskazówki, które mógłbyś mi dać i kilka lekcji na < sekcjach>, które czuję, że są moimi najsłabszymi punktami.
Mam nadzieję, że dasz mi pozytywną odpowiedź. Z góry dziękuję.
Wniosek o zwrot produktu / wymianę
W dniu <data> złożyłem zamówienie na <produkt>, otrzymałem go w dniu <date>. Odkryłem, że zakupiony produkt ma następujący problem: <add details>
Ponieważ dostarczony przez Państwa produkt nie jest zadowalającej jakości <nie nadaje się do celu>, przysługuje mi prawo do jego < naprawy/wymiany> i proszę o potwierdzenie, że dokona Pan/Pani tego w ciągu najbliższych 7 dni. Proszę również o potwierdzenie, czy zorganizują Państwo odbiór < przedmiotu> lub zwrócą mi koszty jego odesłania.
Oczekuję na Państwa satysfakcjonujące propozycje rozstrzygnięcia mojego roszczenia w terminie siedmiu dni od daty niniejszego pisma.
*****
I to już wszystko na dzisiaj. Mam nadzieję, że te informacje pomogą Ci skomponować prawidłowo sformatowany list biznesowy w ogóle i perswazyjne listy z prośbą w szczególności, i zawsze uzyskać pożądaną odpowiedź. Dziękuję za przeczytanie!
Możesz być również zainteresowany
- Jak tworzyć i używać szablonów e-mail w Outlooku
- Jak zrobić kopię zapasową e-maili w Outlooku i innych elementów (bezpieczna kopia zapasowa .pst)
- Jak szybko i bezpiecznie usunąć duplikaty e-maili w Outlooku
- Jak archiwizować w Outlooku automatycznie lub ręcznie (e-maile, zadania, kalendarz i inne elementy)
.