Q: “Qual è il modo migliore per organizzare le carte e le bollette? -Mamma di Boston
Q: “Abbiamo bisogno di strategie per organizzare ed elaborare carta di tutti i tipi. Bollette, richieste di beneficenza, documenti assicurativi, documenti finanziari…” -Margo
Q: “Ogni settimana, una pila di carta e altri oggetti alta circa 15 cm si accumula sul tavolo della mia cucina. Sono una mamma impegnata di quattro figli con due cani, mi sto laureando e insegno in un programma di doposcuola un giorno alla settimana. Ho due figli (9 & 13) con ADHD e mi è stato recentemente diagnosticato. Faccio così tante cose giuste come smistare la posta nel cestino, pagare subito le bollette, editare e regalare le cose. Tengo un bullet journal, che è uno strumento incredibile per tenere organizzati i programmi miei e di tutta la famiglia. Quindi, a proposito di questo mucchio… Se non lo metto via entro la fine della settimana, si sposta sul pavimento del soggiorno e da lì, se non viene messo via, di solito finisce in una borsa infilata da qualche parte quando arriva la compagnia. Siamo sei persone che vivono in una casa di 1.600 piedi quadrati che è organizzata, ma piena. Ho provato con smistatori, foglietti, scatole, cestini – nessuno di questi ha funzionato per domare il mucchio. È terribile aver bisogno di trovare qualcosa e non sapere dov’è. Ci deve essere un modo migliore”. -Bklynebeth
Q: “Ho bisogno di buoni sistemi per gestire (1) le scartoffie (2) le liste di cose da fare e (3) un programma giornaliero e settimanale per me e i miei figli”. -SDTwinMom
Ciao Boston Mom, Margo, Bklynebeth, e SDTwinMom:
Ah, il temuto lavoro d’ufficio. Non smette di accumularsi, vero? Ci si sente come se si avesse bisogno di un giubbotto di salvataggio solo per non affogare. Resisti! Sono qui per salvarti.
La chiave per stare in cima alle scartoffie è creare sistemi facili ed efficienti che funzionino per cervelli con disordine da deficit di attenzione (ADHD o ADD). Come fai a sapere cosa funziona? Iniziate ponendovi le seguenti domande:
- Sono un archivista o un compilatore?
- Svelatore o dissimulatore?
- Ho bisogno di vedere le cose per ricordare che esistono?
- Mi piacciono le cose codificate per colore?
- Dove ho un ampio spazio per archiviare file e documenti?
- Gli altri hanno bisogno di accedere a questi documenti?
Facendo queste domande, i sistemi si formeranno naturalmente. E il metodo migliore è quello che si può comodamente impostare, mantenere e accedere. Ecco alcune strategie per iniziare:
1. Pensate al passato/presente/futuro quando organizzate e archiviate i documenti.
- PAST rappresenta i documenti che dovete conservare ma a cui non avete bisogno di accedere regolarmente. Pensate alle tasse, alle polizze assicurative, ai vecchi documenti dell’assicurazione sanitaria. Questi possono essere conservati in schedari, scatole o anche raccoglitori, e messi in deposito.
- PRESENT è ciò di cui hai bisogno e che usi ORA. Bollette correnti, informazioni mediche, piani di viaggio rientrano in questa categoria. Questi elementi devono essere nel tuo “immobile principale”. File sulla scrivania del tuo ufficio, cestini sul bancone della cucina o anche un carrello che puoi spostare da una stanza all’altra.
- FUTURO consiste in documenti a cui alla fine avrai accesso ma non in questo momento (piani di viaggio futuri, piani di ristrutturazione della casa, ecc). Conservali dove sono facilmente accessibili. Mi piace creare dei raccoglitori con maniche di plastica trasparente per contenere i miei materiali futuri.
2. Usa il tuo spazio aereo.
È letteralmente il mio modo preferito per organizzare le carte. Appendi dei portariviste o delle cartelle metalliche al muro per organizzare la posta e altri documenti in modo efficiente. Usare il proprio spazio aereo aiuta a mantenere i documenti importanti visibili e in primo piano. Etichetta i file appesi per rendere l’organizzazione veloce e semplice. Oppure usa il tuo spazio sulla parete per creare un centro messaggi. Usate lavagne magnetiche, sughero, lavagne a secco, per tenere le carte a cui avete bisogno di accedere rapidamente, tenere le liste di cose da fare in vista, e i programmi di famiglia facilmente accessibili.
3. Nel dubbio, buttatele via.
Sono un po’ a cuore freddo quando si tratta di questo. Ma prima che QUALSIASI carta entri in casa mia, viene smistata nel cestino del riciclaggio o nel trituratore. La maggior parte della carta non è personale, quindi non trattarla come tale. Fate dei tagli netti e sbarazzatevi di ciò che non vi serve prima che occupi spazio in casa vostra.
4. Andate senza carta il più possibile.
Pagate le vostre bollette online, scansionate le ricevute e iscrivetevi a un programma di applicazioni mobili che conservi tutti i vostri dati medici. Crea delle cartelle sul tuo computer come faresti con il tuo schedario. In qualsiasi modo tu possa pensare di ridurre la carta in arrivo, ti toglierà lo stress e la sopraffazione.
5. Uno dentro, uno fuori.
Questa regola si applica a TUTTO ciò che possediamo (sì, anche la carta), specialmente se viviamo in piccoli spazi. Blylynebeth, hai menzionato un mucchio dettagliato di roba che va dalla tua cucina al soggiorno a un sacchetto di carta. Una donna saggia una volta ha detto che il disordine è un processo decisionale ritardato. Mi piace fare un ulteriore passo avanti e chiedere se hai spazio per tutto ciò che vuoi tenere? E se è così, tutto ha una casa specifica in modo da sapere dove tutto va? Una volta che abbiamo designato le case per tutte le nostre cose, il mantenimento dei nostri sistemi di organizzazione segue naturalmente.
* BOSTONMOM, hai anche chiesto idee per la creazione di sistemi di compiti per la tua quinta elementare. Guarda la rubrica che ho scritto su questo esatto argomento qui. E se vuoi ancora più informazioni, visita il mio sito web orderoochaos.com.
Il guru dell’organizzazione Leslie Josel, di Order Out of Chaos, risponderà alle domande dei lettori di ADDitude su tutto, dal disordine della carta alle camere da letto disastrate, dalla padronanza delle to-do list all’arrivare sempre in orario.
Invia le tue domande qui!
Aggiornato il 4 maggio 2020