Así que ha llegado el momento de redactar la política de gastos de tu empresa. Y, o bien no tienes ni idea de por dónde empezar, o bien ya lo has hecho antes y sólo quieres asegurarte de que tocas todos los puntos importantes.
En cualquier caso, le tenemos cubierto. Hemos reunido un puñado de plantillas útiles que puedes copiar directamente. Y quizá sean más útiles las siete políticas de gastos reales de empresas e instituciones de las que has oído hablar.
Vea cómo cada una de ellas enfoca sus requisitos de viajes y gastos de forma diferente, y lo que cada una espera de los empleados. A continuación, utilice estos conocimientos para redactar una política exitosa que los miembros del equipo realmente utilicen.
Comencemos con una colección de plantillas listas para copiar que le ayudarán a crear la política de gastos de su empresa.
Descargo de responsabilidad: Los ejemplos de políticas de gastos reales que aparecen a continuación se encontraron fácilmente en Internet y no fueron proporcionados por las propias empresas. Deben utilizarse con fines de comparación e inspiración, y Spendesk los eliminará con gusto de este post si se le solicita.
Muestras de políticas de gastos de viajes reales &
En breve compartiremos plantillas de políticas prácticas y listas para usar. Pero quizá sea más valioso ver las políticas de viajes y gastos reales que utilizan las empresas de éxito.
A continuación hemos sacado los aspectos más destacables de cada una, y puedes hacer clic en los enlaces para verlas al completo. Lee algunas y decide qué enfoque de la empresa se ajusta mejor a tu propia filosofía. Siempre es bueno saber que hay instituciones prósperas y famosas que piensan como tú.
Netflix
No necesitas un enlace para ver la política de gastos de Netflix al completo: sólo contiene cinco palabras:
«Actúa en el mejor interés de Netflix»
Por razones obvias, esto se ha hecho famoso. Y coincide con el código de cultura general de Netflix, que incluye una sección completa sobre Libertad y responsabilidad. Es un documento fascinante, que incluye algunos puntos destacados:
- Nuestra política de vacaciones es «tomar vacaciones». No tenemos reglas ni formularios sobre cuántas semanas al año. Nuestros líderes se aseguran de dar buen ejemplo tomando vacaciones, a menudo regresando con ideas frescas, y animan al resto del equipo a hacer lo mismo.
- Nuestra política de permiso parental es: «cuida de tu bebé y de ti mismo». Los nuevos padres generalmente se toman de 4 a 8 meses.
- Cada empleado elige cada año qué parte de su compensación quiere en salario frente a opciones sobre acciones. Pueden elegir todo en efectivo, todas las opciones, o cualquier combinación que les convenga.
- Los empleados reciben una asignación de 100 dólares al mes para masajes.
- También reciben 100 dólares al mes para su gimnasio, estudio de yoga o actividad física de su elección.
- Los empleados pueden trabajar desde cualquier parte del mundo. «Muévete de ciudad, mantén tu trabajo»
- La BBC tiene una política de viajes sostenibles por escrito, y exige explícitamente al personal que utilice el transporte público siempre que sea posible.
- Existen normas específicas que regulan el «transporte nocturno y matutino» (LNEMT), lo que tiene sentido dado el horario de funcionamiento de sus canales de radio y televisión.
- Los empleados pueden reclamar los intereses devengados por las tarjetas de crédito personales si el reembolso de la BBC se retrasó y éste fue el motivo de los intereses.
- La primera página de la política establece explícitamente que el «despido» es una posibilidad si los empleados no siguen la política. Lo cual tiene sentido, pero no siempre se detalla en un simple documento de política.
- Los informes de gastos deben presentarse semanalmente o por viaje. Esto último es bastante estándar, pero presentar informes semanalmente puede suponer fácilmente una enorme carga tanto para los empleados que viajan como para los equipos de finanzas.
- Se espera que los miembros del equipo guarden todos sus recibos durante 12 meses. Es probable que esto se haya actualizado con más empresas que utilizan recibos electrónicos en estos días. Si no es así, es una orden bastante alta.
- Los vicepresidentes y superiores pueden viajar en primera clase, mientras que los demás empleados deben volar en clase turista (económica). Para los vuelos de más de seis horas, se puede permitir la clase ejecutiva.
- El principio de value-for-money (valor por dinero): dado que el banco es responsable ante el Parlamento y el público, tiene que cuidar bien el gasto.
- El principio de integridad: «no debemos dejarnos influir por la perspectiva de obtener ventajas o beneficios personales. Debemos utilizar los recursos del Banco de forma responsable para el bien público, no para obtener beneficios personales»
- Todos los viajes de la Universidad deben ser en clase económica, con algunas excepciones limitadas. Estas excepciones no están relacionadas con la descripción del trabajo.
- Para las comidas, el kilometraje, las tarifas de estacionamiento y otros gastos de viaje en el camino, la Universidad no establece una cantidad fija cubierta. En su lugar, cubrirá «todos los gastos ordinarios, necesarios y razonables requeridos para que el individuo realice los viajes aprobados por la Universidad».
- La segunda página establece el marco ético sobre el que se ha redactado todo el documento.
- Política de gastos 101: entender lo básico
- Política de gastos de la empresa: a guide for modern businesses
- Guía de gestión de gastos para empresas en crecimiento
Si eso suena como el tipo de empresa que estás construyendo – y estás dispuesto a respaldarlo – entonces tal vez el enfoque de Netflix sea adecuado para ti.
Basecamp
La política de gastos de Basecamp no es tan simple como la de Netflix, pero muestra una ética similar. No tenemos la política completa en sí, sino un conjunto de beneficios clave que se dan a los empleados de Basecamp. Estos fueron compartidos por el CEO Jason Fried en una entrada de blog de 2016.
El aspecto más importante compartido es la «cuenta de negocios sin trámites» de la compañía. Cada empleado recibe su propia tarjeta American Express. No hay necesidad de pedir aprobación para las transacciones – sólo hay que ser razonable.
Lo cual es claramente un enfoque de alta confianza para la gestión de los gastos. Pero si planeas replicar esto, todavía tendrás que asegurarte de tener un proceso claro para documentar las transacciones – de lo contrario tu equipo de finanzas estará siempre en la oscuridad.
Porque este post está lleno de pepitas fascinantes, será mejor que compartamos algunas más:
Hay mucho más que leer ahí. Puede que no sea la política de gastos exacta que utilizan los empleados a la hora de gastar, pero es fascinante igualmente.
BBC
Siempre es interesante leer las políticas internas de instituciones tan famosas y con tanta historia como la BBC. Como entidad financiada por el gobierno, ciertamente no va a poder adoptar el enfoque de Netflix. Así que, ¿cómo podríamos describir su política de viajes y gastos?
En una palabra: clásica. El documento es exhaustivo y contiene todas las categorías de gastos principales y la información clave que se espera encontrar. Es un buen ejemplo de una política más prescriptiva (pero aún así fácil de seguir).
Aquí hay algunos puntos destacados:
Existe una enorme variedad de normas increíblemente específicas en este documento. Lo que hace una lectura muy interesante.
Las asignaciones para cosas como la comida, el alojamiento y el kilometraje siguen las recomendaciones de HMRC, como era de esperar. Lea nuestra explicación detallada de las reglas de gastos de viaje de HMRC.
FedEx
Nota: Este es un documento antiguo – actualizado por última vez en 2015. Así que es posible que ya no esté 100% actualizado. Pero, no obstante, merece la pena echarle un vistazo para ver qué inspiración puedes sacar.
Como empresa internacional enorme, probablemente no sorprenda que la política de FedEd se lea como un documento legal más que como un conjunto de directrices. Es probable que la empresa sienta que no puede permitirse el lujo de no ser clara con sus reglas, y ha sido bastante exhaustiva al establecer lo que está permitido.
Depende de usted si esto coincide con su propia filosofía. En Spendesk, preferimos las directrices generales a las normas prescriptivas. Esto nos conviene más.
Aquí hay algunas secciones notables de la política de viajes y gastos de FedEx:
Dado que esta política de viajes es tan detallada, hay mucho más de interés para explorar.
Banco de Inglaterra
Similar a la de FedEx, la política del Banco de Inglaterra es larga y detallada. Al igual que la BBC, el Banco de Inglaterra es una entidad pública y, por tanto, se toma muy en serio la responsabilidad fiscal.
La política comienza estableciendo dos claros principios de funcionamiento:
Aunque es bastante exhaustiva, esta política parece haber sido redactada por quienes tienen en mente los mejores intereses tanto de los empleados como de la institución. El lenguaje es claro y fácil de entender, y muchas de las ideas se basan en lo que es bueno para el individuo.
Por ejemplo, «el bienestar también es importante. Viajar largas distancias y estar lejos de la familia y los amigos tiene un coste. El Banco quiere que el personal pueda rendir al máximo cuando viaja por trabajo»
Esto demuestra que, aunque sea larga y bastante técnica, una buena política de gastos también puede mostrar el cuidado con el que una empresa trata a su equipo.
Dartmouth College
La política de viajes y gastos de Dartmouth es una de las más legales y técnicas que veremos. Está escrita más como una pieza de legislación que como un libro de jugadas «claro y sencillo». Si eso se adapta a su negocio es su propia decisión, pero probablemente hace que sea más difícil de seguir para los empleados.
Por otro lado, es muy completa. Y podríamos imaginar que los empleados de Dartmouth están naturalmente más acostumbrados a la escritura técnica y académica que el empleado medio de la empresa.
De forma similar a otros que hemos visto anteriormente, el documento establece una lista de gastos no permitidos, lo cual es importante si quieres que tu política sea exhaustiva. También establece claramente las posibles sanciones si la política no se sigue correctamente.
También vale la pena examinar la sección de adquisiciones cerca del principio de la política. Si su empresa maneja muchas compras de alto valor, puede interesarle las normas establecidas por Dartmouth.
Universidad Victoria de Wellington
Podemos comparar la política de Dartmouth con la de otro instituto académico: La Universidad de Victoria. Del mismo modo, esta política está formulada como un documento legal, estableciendo muy claramente lo que está permitido y lo que no.
A pesar de esto, es bastante fácil de entender y son sólo 9 páginas reales de texto. Lo cual, comparado con otros, no es demasiado desalentador.
Algunas cosas que vale la pena señalar:
Plantillas de política de gastos
El establecimiento de una política de gastos suele ser un proceso largo y complicado. Se necesita el apoyo de diferentes equipos, gerentes y líderes ejecutivos, para asegurarse de que se han cubierto todas las bases.
Y aún así, no hay garantía de que todo el mundo lea y aprecie su duro trabajo. Las políticas de gastos son regularmente pasadas por alto o ignoradas, y muchos empleados prefieren hacer las cosas a su manera.
Lo cual es frustrante, por supuesto.
Dado esto, no tiene sentido dedicar horas y horas a escribirla desde cero. En lugar de eso, coge una de estas plantillas y adáptala a las necesidades de tu propia empresa.
Funcionable
Se trata de una política de gastos muy clara y fácil de entender, escrita en un inglés sencillo (lo que siempre es importante). Se puede descargar en formato DOC, con espacios para que rellenes los nombres de los gestores, los puntos de contacto y cualquier otra información importante.
Ya sabes, una plantilla.
Y una muy buena. Si simplemente quiere una política de gastos «plug-and-play» que pueda poner en marcha en un momento, este es el lugar perfecto para empezar.
Corporate Traveller
Este PDF de Corporate Traveller no es exactamente una plantilla de copiar/pegar como las dos anteriores. Pero incluye los 10 elementos principales recomendados por la empresa para incluir en su propia política.
Algunos de ellos no figuran en nuestras otras plantillas de la lista, pero pueden ser buenas ideas. Por ejemplo, los «formularios de perfil del viajero», en los que se pide a los viajeros frecuentes información a la empresa que podría ser útil en caso de emergencia. Esto no es ciencia espacial, pero es el tipo de cosas que podría olvidar fácilmente.
Connecteam
Esta plantilla es específicamente para los reembolsos de gastos de los empleados. Siempre aconsejamos evitar las reclamaciones de gastos, pero dado que la mayoría de las empresas todavía dependen de ellas de alguna forma, es una buena idea asegurarse de que las reglas están claramente estipuladas.
Más recursos
Si todo lo anterior no es suficiente información e inspiración para redactar una política de gastos ganadora, aquí hay otros dos excelentes recursos que te dan principios y bases sobre los que construir.
Cree la política de T&E perfecta con ayuda de otros
Como hemos visto, hay mucha inspiración disponible para que los líderes y gerentes de finanzas elaboren una política de viajes y gastos ganadora. No tiene por qué ser una tarea.
Y además de los excelentes ejemplos que hemos compartido, obtenga ayuda de las personas que le rodean. Una buena política de gastos no es simplemente un asunto de arriba hacia abajo. Si los demás miembros del equipo aportan su opinión -no solo el equipo de finanzas- puedes estar seguro de que tu política reflejará lo que es mejor para toda la empresa.
Al final, se trata de escribir algo que la gente realmente siga. La mayoría de las veces, eso significa una política de viajes y gastos sencilla, clara y concisa.
Y aún mejor, puede significar una política que esté integrada en las herramientas que sus equipos utilizan cada día. Así es como funciona aquí en Spendesk, y nos encantaría ayudarte a conseguir el mismo resultado:
