Cómo responder al teléfono de forma profesional, sonar como un recepcionista, e impresionar a sus llamantes, ¡siempre!
Imagina esto: La gripe ha llegado a la oficina y la mayor parte del equipo está en casa, incluida la recepcionista.
Tú y tus compañeros sanos os enfrentáis al doble de la carga de trabajo habitual y, aunque estás preparado para el reto, una pregunta se cierne sobre ti:
«¿Quién va a contestar el teléfono?»
Te encuentras preguntando… ¿cómo contesta el teléfono una recepcionista, de todos modos? Qué hace falta?
Mientras el jefe murmura algo sobre contratar ese servicio de atención telefónica, sucede: el teléfono suena y, por casualidad, tú estás de pie más cerca de él.
Todos los ojos están puestos en ti. ¿Tienes lo que hay que tener?
¡No temas! Nuestras recepcionistas virtuales en directo te cubren las espaldas. Si eres el pinchador de la oficina, sigue estos cinco pasos para tener un éxito impecable en la atención telefónica:
Saluda amablemente a quien te llama.
«Hola» no es suficiente. Comience con algo agradable como «Gracias por llamar», termine con un «¿En qué puedo ayudarle?» y asegúrese de deslizar el nombre de su empresa en el medio. Por encima de todo, lo que quieres es dejar a los que llaman con una impresión positiva. Nuestras directrices de saludo lo hacen sencillo.
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Mide tus modales.
Puede que seas nuevo en el juego de la recepción, pero si eres amable, nadie lo notará. Pide información en lugar de exigirla, como en «¿Puedo decir quién llama?» y «¿Me dice su nombre?». Añade «por favor» y «gracias» en la medida de lo posible. Recuerda que a todo el mundo le gusta que le traten con respeto y cuanto más contentos estén los que te llaman, más feliz serás tú.
Defiérete con estilo.
He aquí un pequeño secreto que todo gran recepcionista conoce: no se trata de tener la respuesta a todas las preguntas, sino de saber qué decir cuando no lo sabes. «Permítame averiguarlo por usted» y «Permítame ponerle en contacto con la persona más adecuada para ayudarle» son respuestas excelentes, mientras que «no lo sé» no lo es tanto.
Evite los callejones sin salida.
Cuando no pueda contactar con la persona que su interlocutor busca, ofrézcase siempre a tomar un mensaje o a transferir al interlocutor al buzón de voz. Del mismo modo, nunca haga que su interlocutor le pida que deje un mensaje: es incómodo y desagradable. Es tan fácil como esto: «Tim está reunido. ¿Puedo dejar un mensaje?» Siempre hay una manera de dar un giro positivo.
Mantén la calma y sigue adelante.
Errores – todos los hemos cometido. Nuestras expertas recepcionistas virtuales han aprendido que casi cualquier metedura de pata se puede remediar con amabilidad. Ser recepcionista no es un trabajo fácil ni mucho menos, pero al fin y al cabo, eres una persona que se comunica con otra persona. La clave para responder al teléfono de forma impecable es un toque personal. Sé amable, sé cortés y sé tú mismo, y seguro que darás con cualquier bola curva fuera del parque.
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