Aquí te explicamos por qué es importante una reunión de inicio de proyecto y cómo organizar una que haga que tu proyecto comience con el pie derecho.
Tienes la tarea de encabezar un proyecto importante para tu equipo: vas a dirigir todo el rediseño y el lanzamiento del nuevo y mejorado sitio web de tu empresa.
Es una empresa bastante grande, ¿verdad?
Hay toneladas de diferentes equipos en juego-el equipo de contenido, el equipo de diseño, el equipo de desarrollo, el equipo de SEO, y un montón de otros.
También hay muchas tareas diferentes y los plazos que están sucediendo al mismo tiempo. El equipo de contenido está trabajando en la copia, mientras que el equipo de diseño está colaborando con los desarrolladores, mientras que el equipo de SEO identifica las palabras clave de destino, todo al mismo tiempo.
¿Tiene la cabeza dando vueltas? Estar a cargo de un proyecto con tantas partes en movimiento puede ser como hacer malabares, con una venda en los ojos y una mano atada a la espalda.
Pero, aquí está la buena noticia: Hay algo que puedes hacer para alinear las expectativas de todos desde el principio y asegurarte de que tu proyecto empiece bien. ¿Cuál es el secreto del éxito? Una reunión de inicio del proyecto.
¿Por qué son importantes las reuniones de lanzamiento?
Una reunión de lanzamiento es exactamente lo que parece: es el punto de partida del proyecto. Es lo que pone en marcha toda la bola de nieve.
Su reunión de lanzamiento es la oportunidad de reunir a todos los actores clave de su proyecto en un momento dado y ponerse de acuerdo sobre lo que es el proyecto, por qué está sucediendo, cómo se hará el trabajo, qué funciones están involucradas y para cuándo se debe realizar.
«Las reuniones de inicio más útiles están diseñadas específicamente para orientar a un nuevo equipo de proyecto sobre las razones empresariales del mismo, y poner en marcha el trabajo del equipo con un entendimiento común de los objetivos y los pasos iniciales», explica un post de ProjectConnections.
En pocas palabras, empezar asegurándose de que todas las expectativas están alineadas hace que sea mucho más fácil abordar metódicamente todo el proyecto.
Una reunión de lanzamiento exitosa significa que nadie se siente a oscuras, y todo el mundo está al tanto de quién está haciendo qué, lo que le ahorra muchos dolores de cabeza y bloqueos una vez que el proyecto está realmente en marcha.
7 pasos para una reunión de lanzamiento exitosa
A pesar del hecho de que las reuniones de lanzamiento son increíblemente importantes, no siempre funcionan de acuerdo con el plan, o no ocurren en absoluto.
O bien las organizaciones las descartan como algo que no es necesario o que sólo ralentiza el progreso del proyecto, o bien organizan reuniones mal gestionadas que hacen perder tiempo o que sólo acaban aumentando la confusión de los miembros del equipo.
Huelga decir que no se obtienen los beneficios de una reunión de inicio de proyecto a menos que esté bien planificada y ejecutada.
¿Cómo puede asegurarse de que eso ocurra? Aquí hay siete pasos clave para organizar una reunión de inicio de proyecto totalmente genial.
Crea un orden del día (y cúmplelo)
Al igual que un briefing creativo ayuda a dirigir la dirección del trabajo creativo, un orden del día es importante para mantener el rumbo de cualquier reunión, y eso es especialmente cierto para una reunión de inicio de proyecto. Antes de la reunión, cree una agenda sencilla y compártala con todas las plataformas de la reunión.
Dado que la reunión de lanzamiento es la oportunidad de reunir a todos los asistentes y ponerlos de acuerdo sobre el proyecto, es tentador entrar en todo tipo de detalles. Sin embargo, en este momento, es mejor mantener un alto nivel. No es el momento de entrar en el meollo de la cuestión.
«Las asignaciones de tareas específicas son menos importantes que establecer la claridad y el entusiasmo entre el equipo del proyecto», explica Amanda Kelly en un post para LiquidPlanner.
Recuerda que tus principales objetivos de la reunión son explicar:
- Qué estás haciendo
- Por qué lo estás haciendo
- Cómo vas a hacer que suceda
- Quiénes son los actores clave
- Nuestro objetivo es tener todo el rediseño del sitio web terminado y lanzado a finales del primer trimestre.
- Tendremos reuniones recurrentes de actualización del estado cada jueves.
- Kerry debería empezar a redactar el primer borrador del texto de la página de inicio del sitio web y de la página de la historia de la empresa.
- Jason y Megan deberían programar una reunión para hablar sobre el aspecto y la experiencia del usuario del nuevo sitio.
- Cree una agenda, compártala con sus asistentes y luego cúmplala
- Toque las funciones y responsabilidades básicas (sin ser demasiado específico)
- Dé una visión general de cómo va a realizar el trabajo, incluyendo cualquier herramienta o plataforma que vayas a utilizar
- Realiza un cronograma sencillo y otras fechas clave
- Deja tiempo suficiente para preguntas, y anime a la gente a mantenerlas en general
- Resuelva la reunión con los próximos pasos y elementos de acción claros
- Envíe un correo electrónico de seguimiento para que tenga documentación escrita de esa reunión
Eso es realmente-en la mayoría de los casos, esas son las cuatro cosas principales que debes explicar para que todos tengan el contexto necesario antes de avanzar con sus piezas individuales.
Una nota más: el «por qué» del proyecto es importante para todos los implicados. Proporcionar esa información de fondo permite que todo el mundo comprenda no sólo lo que se está haciendo, sino por qué es importante para toda la empresa.
Cuando los líderes ejecutivos afirman que la falta de objetivos claros es el factor más común que contribuye al fracaso de los proyectos, tomarse el tiempo para asegurarse de que todo el mundo ve el bosque -y no sólo los árboles- le preparará para un proyecto mucho más suave y exitoso.
Explique los roles y las responsabilidades básicas
De nuevo, este no es un momento en el que quiera adentrarse demasiado en las tareas específicas. Sin embargo, es útil explicar cómo encaja cada persona o equipo en el proyecto para que todo el mundo tenga una comprensión de quién está trabajando en qué.
Mantén la generalidad presentando a todos los que están involucrados en el proyecto y da una explicación muy breve de lo que van a contribuir. Por ejemplo:
«Kerry está elaborando el texto, Jason está creando los gráficos y Megan está elaborando el esquema del sitio web»
Es especialmente útil si puede vincular las responsabilidades con los resultados del proyecto, ya que eso suele tener más sentido para las personas que los propios roles y tareas.
Tomar este tiempo para resaltar quién está haciendo qué evita la trampa común de que los equipos se aíslen y también asegura que los miembros del equipo sepan a quién deben dirigirse con preguntas o comentarios a medida que avanzan en el proyecto.
También es importante que reitere el hecho de que usted es la persona clave para este proyecto y que cualquier pregunta o preocupación puede ser llevada a usted para su resolución.
3. Dé una visión general de cómo va a realizar el trabajo
En este punto, es el momento de ir más allá de lo que va a hacer y proporcionar un poco más de información acerca de cómo va a realizar ese proyecto.
¿Vas a utilizar una determinada plataforma o herramienta de gestión del trabajo para colaborar y comunicarte sobre el proyecto? Debe almacenarse todo en un determinado Google Drive? Colaborarás con algún proveedor o agencia externa para piezas del proyecto?
Por supuesto, algunas cosas tendrás que averiguarlas sobre la marcha. Pero, ahora es un buen momento para poner a todo el mundo al tanto de algunos de los detalles imprescindibles que deben tener antes de comenzar cualquier trabajo (¡y mientras están trazando sus propias cargas de trabajo y calendarios!).
Revisa las fechas clave
Hablando de calendarios, la reunión de inicio del proyecto es el momento en el que debes hacer que todo el mundo conozca el calendario previsto para el proyecto.
Una vez más, no necesitas profundizar en los plazos de las tareas individuales. Sin embargo, sí necesita dar a todos una idea de cualquier hito y reunión clave, así como cuándo espera tener el proyecto terminado en su totalidad.
Este es un ejemplo de algunas de las cosas que puede destacar durante su reunión de inicio del proyecto:
Si bien esto no es mucho detalle (¡y no debería serlo!), da a todos una idea aproximada de lo que deben planear en términos de la línea de tiempo del proyecto.
Puedes entrar en los detalles de las tareas específicas y los plazos de entrega en las reuniones y la comunicación más directa con los equipos y miembros individuales.
Deje tiempo para preguntas
Su reunión de inicio del proyecto está diseñada, en última instancia, para que usted cubra las tuercas y los pernos de su proyecto para que todos estén operando con la misma información de fondo.
Sin embargo, esta es también una buena oportunidad para abordar cualquier confusión temprana. Por lo tanto, deje algo de tiempo al final de su reunión para que los participantes hagan cualquier pregunta que tengan.
Anime a la gente a no profundizar demasiado en las preguntas específicas de la tarea o del papel que podría abordar fácilmente fuera de esa reunión de grupo. En su lugar, estas preguntas deben aportar claridad a todo el grupo, y no sólo a una persona o equipo.
Cualquier pregunta relacionada con los objetivos, el proceso y el calendario del proyecto, por ejemplo, es justa. Pero, si el equipo de contenido comienza a entrar en detalles sobre los requisitos de la copia, recuérdeles que usted puede abordar esas preguntas en una reunión separada, ya que esas respuestas no pertenecen a todos.
Termine con elementos de acción
Para que una reunión sea realmente productiva, debe terminar con algunos elementos de acción claros. De esta manera, todo el mundo sale de la sala de conferencias con una idea clara de lo que deben hacer exactamente a continuación.
Termine su reunión llamando la atención sobre los elementos de acción específicos para cada equipo o persona que participa en el proyecto. Por ejemplo:
Este es un ejemplo bastante simple, pero se entiende el punto. Todo el mundo debería salir de esa reunión con algo más que conocimiento: deberían salir con próximos pasos explícitos.
Seguir con un correo electrónico
Tengo noticias para usted: Por mucho que quiera que la gente tome notas en su reunión de inicio, no todo el mundo lo hará (sobre todo porque no está entrando en detalles en este punto).
Por esa razón, es inteligente hacer un seguimiento con un correo electrónico recapitulando lo que repasó en la reunión, así como los elementos de acción necesarios.
No sólo reitera todo lo que discutió, sino que también da a los participantes de su proyecto algo concreto que pueden consultar cuando lo necesiten.
Consiga que su proyecto comience correctamente
Su reunión de inicio del proyecto no es una pérdida de tiempo: es una oportunidad para conseguir que los objetivos y las expectativas de todo el mundo estén alineados, así como para establecer el tono de todo el proyecto.
Aunque una reunión de inicio está diseñada para cubrir principalmente los aspectos básicos, eso no significa que organizar una sea una tarea fácil. Implica un poco de reflexión y planificación previa para asegurarse de mantener las cosas a un nivel lo suficientemente alto, pero aún así dar a la gente la información y los próximos pasos que necesitan.
Para organizar una reunión inicial exitosa, asegúrese de que:
Por último, recuerde también que su reunión de inicio de proyecto es un momento en el que puede generar entusiasmo sobre el proyecto. No debe ser una conversación aburrida y tortuosa, sino una reunión que entusiasme a todos sobre lo que van a trabajar juntos.
Ponga en práctica estos consejos y cree un poco de entusiasmo y compromiso, y seguro que consigue que su proyecto empiece con buen pie. ¡Buena suerte!