En otras palabras, se trata de «pagos por adelantado» de una empresa por suministros, alquileres, servicios públicos y otros que aún están por consumir. Por lo tanto, se incluyen en el activo de la empresa.
Debido a que los pagos anticipados aún no se incurren, no se registran como gastos. Por el contrario, se clasifican como activos corrientes, ya que están fácilmente disponibles para su uso.
Los gastos pagados por adelantado pueden necesitar ser ajustados al final del período contable. El asiento de ajuste de los gastos pagados por anticipado depende del asiento realizado cuando se registraron inicialmente.
Hay dos formas de registrar los pagos anticipados: (1) el método de los activos, y (2) el método de los gastos.
Método de los activos
Con el método de los activos, se registra una cuenta de gastos pagados por anticipado (un activo) cuando se paga el importe. Las cuentas de gastos prepagados incluyen: Suministros de oficina, Alquileres prepagados, Seguros prepagados, entre otros.
En una de nuestras ilustraciones anteriores (si has estado siguiendo nuestra ilustración completa para Servicios de Reparación Electrónica Gris), realizamos este asiento para registrar la compra de suministros de servicio:
| Dic | 7 | Suministros de servicio | 1,500.00 | Efectivo |
|---|
Tenga en cuenta que aún no se ha incurrido en el importe, por lo que es adecuado registrarlo como activo.
Suponga que al final del mes se ha utilizado el 60% de los suministros. Por lo tanto, de los 1.500 dólares, se han utilizado 900 dólares de suministros y quedan 600 dólares sin utilizar. Los $900 deben entonces reconocerse como gasto ya que han sido utilizados.
Al preparar el asiento de ajuste, nuestro objetivo es transferir la parte utilizada del activo registrado inicialmente a los gastos – para que lleguemos a los saldos adecuados que se muestran en la ilustración anterior.
El asiento de ajuste incluirá: (1) el reconocimiento del gasto y (2) la disminución del activo inicialmente registrado (puesto que parte del mismo ya ha sido utilizado). El asiento de ajuste sería:
| Dic | 31 | Gastos de suministros de servicios | 900.00 | Suministros de servicio | 900.00 |
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El «Gasto en suministros de servicios» es una cuenta de gasto mientras que «Suministros de servicios» es un activo. Después de hacer el asiento, el saldo de los Suministros de Servicio no utilizados es ahora de $600 ($1,500 de débito y $900 de crédito). El gasto de suministros de servicio tiene ahora un saldo de 900 dólares. Ahora, hemos logrado nuestro objetivo.
Método de gastos
Con el método de gastos, el contador registra inicialmente todo el pago como gasto. Si se utilizara el método de gastos, el asiento habría sido:
| Dic | 7 | Gastos de suministros de servicios | 1,500.00 | Efectivo |
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Tenga en cuenta que la totalidad del importe se gastó inicialmente. Si se utilizó el 60%, entonces el asiento de ajuste a final de mes sería:
| Dic | 31 | Suministros de servicio | 600.00 | Gastos de suministros de servicio | 600.00 |
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Esta vez, Suministros de Servicio se carga por 600 dólares (la parte no utilizada). Y luego, se acredita el Gasto en Suministros de Servicios disminuyendo así su saldo. El Gasto en Suministros de Servicios está ahora en $900 ($1,500 de débito y $600 de crédito).
Note que los saldos resultantes de las cuentas bajo los dos métodos son los mismos (Efectivo pagado: $1,500; Gasto en Suministros de Servicios: $900; y Suministros de Servicios: $600).
Otro ejemplo
La empresa GVG adquirió una cobertura de seguro por seis meses para sus propiedades el 1 de septiembre de 2019 por un total de $6,000.
Según el método del activo, el asiento inicial sería:
| Sep | 1 | Seguro prepagado | 6,000.00 | Dinero en efectivo |
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El 31 de diciembre de 2019, fecha en la que finaliza el periodo contable, parte del seguro prepagado ya ha vencido (por tanto, se produce el gasto). La parte vencida es el seguro de septiembre a diciembre. Por tanto, debemos realizar el siguiente asiento de ajuste:
| Dic | 31 | Gastos de seguro | 4,000.00 | |
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| Seguro prepagado |
Del total del seguro de seis meses que asciende a 6.000 dólares (1.000 dólares al mes), el seguro de 4 meses ya ha vencido. En el asiento anterior, en realidad estamos transfiriendo 4.000 dólares del activo a la cuenta de gastos (es decir, del seguro prepagado al gasto de seguro).
Si la empresa hiciera uso del método de gastos, el asiento inicial sería:
| Sep | 1 | Gastos de seguro | 6,000.00 | Efectivo |
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En este caso, debemos disminuir el Gasto de Seguro en 2.000 dólares porque esa parte aún no se ha producido (no se ha utilizado/no ha caducado). El Gasto de Seguro tendrá entonces un saldo de 4.000 dólares. El importe eliminado del gasto se transferirá a Seguros prepagados. El asiento de ajuste sería:
| Dic | 31 | Seguro prepagado | 2,000.00 | Gastos de seguro | 2.000.00 |
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Conclusión
Lo que en realidad estamos haciendo aquí es asegurarnos de que la parte incurrida (usada/expirada) se incluya en el gasto y la parte no usada en el activo. El asiento de ajuste siempre dependerá del método utilizado cuando se hizo el asiento inicial.
Si te cuesta entender este tema, te sugiero que vuelvas a estudiar la lección. A veces, realmente se necesita un tiempo para entender el concepto. La preparación de asientos de ajuste es uno de los temas desafiantes (pero importantes) para los principiantes.