Microsoft Excel es la aplicación ideal para manejar grandes cantidades de datos. Puedes usarlo para hacer una gran cantidad de trabajo en poco tiempo, siempre y cuando sepas qué funciones usar. Pero puede ser difícil de dominar porque hay muchas características y comandos que aprender.
Los errores ocurren fácilmente durante la entrada de datos, y probablemente necesitarás intercambiar filas (o columnas) tarde o temprano. Afortunadamente, esta es una de las cosas más fáciles que puedes hacer en Excel. Sigue leyendo para aprender a intercambiar dos filas de dos maneras diferentes. También puedes utilizar los mismos métodos para intercambiar columnas.
El problema imaginario
Para ilustrar estos métodos, hemos creado un archivo de Excel simulando que somos un servicio de administración de sistemas que lleva la cuenta de los servidores activos. Rellenamos unas cuantas filas para hacernos una idea de cómo funcionan las cosas. Imaginemos que la información del Equipo 7 y del Equipo 5 se ha mezclado y que quieres corregir el error.
Nota que la primera fila de nuestro ejemplo se utiliza para las etiquetas de categoría, por lo que el Equipo 5 y sus datos se colocan en la fila 6, mientras que el Equipo 7 está en la fila 8.
Pasemos a los métodos.
Copiar/Pegar
El primer método se utiliza para muchas operaciones diferentes en Excel. Es sencillo y tarda sólo unos segundos en completarse. Puede utilizarlo para intercambiar filas o columnas enteras a la vez, en lugar de cambiar los datos celda por celda.
Este método simplemente requiere que copie la información de una fila y la pegue en la otra. Pero primero tendrá que crear una fila vacía y colocar allí los datos.
Esto es precisamente lo que tiene que hacer si quiere intercambiar los datos asociados al Ordenador 5 y al Ordenador 7:
- Inserte una nueva fila entre los Ordenadores 4 y 5. Hazlo haciendo clic con el botón derecho en la fila 6 y seleccionando la opción «Insertar». Su fila vacía será la fila 6.
- Al añadir una nueva fila mueve el «Ordenador 7» de la fila 8 a la fila 9. Busque esta fila y recorte la información de las columnas B, C y D. Puede seleccionar las celdas con el ratón o con el botón Shift y, a continuación, pulsar «Ctrl+X» para cortar.
- Haga clic en la celda B6 de la fila 6 recién creada y pulse «Ctrl+V». Los datos del Ordenador 7 se moverán a la fila 6.
- Los datos del Ordenador 5 se movieron una fila más abajo también, lo que significa que quiere seleccionar las celdas B7, C7 y D7 para obtener los datos del Ordenador 5. Pulsa «Ctrl+X» de nuevo.
- Selecciona la celda vacía junto al Ordenador 7 (es decir, la celda B9) y pulsa «Ctrl+V.»
- Copia la celda A7 y pégala en la celda vacía de arriba (en nuestro ejemplo, es la etiqueta «Ordenador 5»).
- Haga clic con el botón derecho del ratón en la fila 7, ahora vacía, y seleccione «Eliminar»
- Selecciona los datos que quieres intercambiar.
- Pulsa y mantén la tecla «Shift» de tu teclado.
- Pasa el ratón por encima del borde entre las dos filas adyacentes hasta que se convierta en un icono de una flecha cruzada.
- Pulsa y mantén el ratón y «Shift» hasta que veas que aparece una línea gris bajo la fila con la que quieres cambiar los datos.
- Suelta el botón del ratón, y los datos cambiarán de lugar. Puedes utilizar el mismo método para intercambiar entre columnas.
Acaba de mover el contenido de una fila a otra con unos pocos clics. Puedes utilizar la misma técnica para intercambiar datos entre columnas. Este método es especialmente útil cuando trabajas en largas listas de Excel con cientos de filas y columnas porque te permite intercambiar todas las celdas de la fila al mismo tiempo. Para seleccionar una fila completa en Excel, pulse Mayúsculas+Espacio.
Intercambiar datos entre filas adyacentes es mucho más fácil porque no tienes que crear una nueva fila. Excel te permite intercambiar los datos entre dos columnas o filas en cuestión de segundos manteniendo pulsada la tecla Shift del teclado. Esto es lo que tienes que hacer:
El camino para convertirte en un profesional de Excel
Si tu trabajo requiere que trabajes en Excel, tendrás que aprender varias formas de hacer las tareas de gestión de datos más rápidas y sencillas. Esto puede parecer desalentador, pero puedes encontrar tutoriales en YouTube que te enseñarán a hacer casi todo lo que quieras.
No te rindas
Aprender a utilizar Excel en toda su extensión puede hacerte insustituible en tu lugar de trabajo. El cambio de datos entre filas y columnas es sólo el primer paso, pero es uno importante sin duda.