La matriz de Eisenhower o de gestión del tiempo mejora la productividad al enseñarte a priorizar mejor. Esta técnica te ayuda a aprender qué actividades merecen tu tiempo y esfuerzo, y cuáles no.
Y en un mundo en el que todos nos apresuramos para cumplir con nuestras agendas, es una habilidad que no tiene precio.
Aquí encontrarás una explicación de lo que es la matriz de gestión del tiempo, cómo utilizarla y cómo pensar en cuadrantes.
¿Qué es la matriz de gestión del tiempo?
La matriz de gestión del tiempo, también conocida como matriz de Eisenhower, es un método que tiene como objetivo mejorar tu forma de priorizar las tareas. Aprendes a reconocer tus mayores prioridades y a diferenciar las que tienen un impacto a largo plazo de las que no lo tienen.
En la práctica, la matriz de gestión del tiempo tiene este aspecto:
La matriz sirve como herramienta de priorización, más que de programación. Por lo tanto, aquí no verás ningún calendario o plazo. Así es como funciona la matriz como herramienta de gestión del tiempo, sin especificaciones de tiempo ni calendarios.
Los elementos de la matriz Eisenhower – explicados
¿Qué son los cuatro cuadrantes de tiempo?
Cuando se utiliza la matriz de gestión del tiempo, se clasifican las tareas de la lista de tareas pendientes en cuatro grupos. Estos grupos se llaman cuadrantes porque están dispuestos en una cuadrícula. Tenemos:
- El 1er cuadrante – tareas urgentes importantes
- El 2º cuadrante – tareas no urgentes importantes
- El 3er cuadrante – tareas urgentes no importantes
- El 4º cuadrante – tareas no urgentes no importantes
- Escribe tus valores fundamentales, tus ideales y tus objetivos vitales;
- Piensa en los hitos que necesitas alcanzar: lo más probable es que consistan en actividades que serán importantes.
- Observa tus acciones diarias e identifica las actividades y tareas que te hacen comportarte de forma reactiva.
- Emergencias, asuntos urgentes
- Una fecha límite muy cercana
- Obligaciones de última hora
- Metas de salud a largo plazo
- Metas profesionales
- Metas personales
- Asuntos menores
- Obligaciones domésticas
- Perdedores de tiempo
- Sólo actividades agradables
- Las que estaban en naranja las dejó para más adelante
- Las que estaban en verde las delegó
- Las que estaban en rojo las eliminó
- No consiguió llegar a los correos electrónicos por la mañana, ya que la reunión de pie reveló algunos problemas en el departamento de control de calidad. La lluvia de ideas para encontrar una solución era más importante que los correos electrónicos, así que los etiquetó como algo con lo que debía ponerse al día mañana;
- El cliente con el que debía reunirse a mediodía llegó media hora antes porque tenía ciertas preguntas que quería hacerle a Julie. Ella sabía que la excursión de su hijo estaba lo suficientemente lejos como para no necesitar la información necesaria de inmediato. Podía llamar a la profesora para tratar el tema más tarde durante el día. Como no quería hacer esperar a su cliente, trasladó la reunión a las 11:30 de la mañana, y la llamada telefónica a cuando llegara a casa más tarde;
- Alrededor de las 16:00, estaba claro que ciertas cosas del proyecto requerían atención inmediata. Sin embargo, el hijo de Julie ha estado enfermo durante la última semana y necesita ir al médico para una revisión. Como la salud de su hijo es lo primero, delega la tarea de dirigir la reunión en su compañera de trabajo de mayor confianza. Puede pedirle que le haga un seguimiento al día siguiente;
- A pesar de tener cita, la consulta del médico estaba llena, así que Jamey y Julie tuvieron que esperar un poco más para la revisión. Para estar segura, Julie le pide a su marido que haga la compra, porque puede que no lleguen a tiempo;
- Julie quiere mejorar su salud física, así que intenta hacer ejercicio tres veces a la semana. Pero al llegar a casa, una compañera de trabajo la llama para informarle de la reunión que han tenido antes. Necesitaban la aprobación de algunas decisiones. Julie decidió reprogramar su entrenamiento para chatear por vídeo con algunos de los empleados que se quedaron después del trabajo. Ayudarles a terminar para que pudieran irse a casa era más importante y urgente que su ejercicio de hoy;
- A las 21:30, Julie estaba agotada de la gente, las reuniones, la consulta del médico y las actividades de los niños. Lo único que quería era dormir. Sabiendo que le vendría mucho mejor que la televisión en ese momento, decidió no ver el programa e irse a la cama inmediatamente.
Para algunos, clasificar las tareas será fácil y quizás obvio desde el principio. Sin embargo, muchas veces las personas mezclan estos cuatro cuadrantes o les resulta difícil distinguir dónde debe ir una tarea. Además, las prioridades difieren de una persona a otra. Mientras que el crecimiento de la carrera puede ser crucial para A, B podría encontrar que formar una familia es más importante.
Para aplicar correctamente las reglas de la matriz, y minimizar las posibilidades de cometer errores, sugerimos encarecidamente mirar la siguiente sección.
La diferencia entre IMPORTANTE y URGENTE
«Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante».
– Dwight D. Eisenhower
Una vez que aprendas a hacer la mencionada distinción, toda la matriz será pan comido.
Las tareas urgentes deben ser atendidas lo antes posible. Son sensibles al tiempo y, a veces, estresantes, ya que necesitan nuestra atención inmediata.
Piensa en estudiar para un examen que has olvidado, o en intentar llevar a un amigo herido a un hospital.
Por otro lado, las tareas importantes te permiten dar un paso atrás, analizar tu situación y planificar tu próximo movimiento. No son sensibles al tiempo, por lo que no hay presión que afecte a tu juicio.
Las tareas importantes son aquellas que tienen que ver con tus objetivos vitales, valores fundamentales, etc. Formar una familia, por ejemplo, planificar un viaje, o una rutina de ejercicios para estar más sano.
¿Cuántas veces has escuchado que alguien no puede terminar su trabajo porque sigue «apagando pequeños incendios»? Si nos centramos sólo en las tareas urgentes, no veremos más allá de lo que hay mañana.
Esto también nos lleva a preguntarnos:
¿Cómo sé lo que es urgente y lo que es importante para mí?
No hay una fórmula universal que todos podamos seguir. Para saber qué tareas son importantes y cuáles son urgentes para ti, lo mejor es hacer una lista. Puedes encontrar muchas plantillas de listas de tareas en nuestra página de recursos de Clockify, una de las cuales debería ser perfecta para ti.
Pueden ser una forma de reconocer y recordarte a ti mismo para qué estás trabajando. Ya sea dinero, seguridad, promoción profesional, experiencia, contactos, mantener a la familia…
Normalmente serán tareas urgentes. Llamadas de teléfono de la familia o del jefe, descuentos en tu tienda favorita, averías en casa,…
Cómo colocar las tareas en los cuatro cuadrantes
Ahora que hemos explicado la distinción de urgente e importante, vamos a ver cómo se aplican a las tareas y actividades. Utilizaremos algunos ejemplos comunes y cotidianos.
Cuadrante 1, «Hacer» – Elementos que son importantes y urgentes.
Estas son las tareas que tienen un límite de tiempo estricto y muy cercano. Por ejemplo, un examen de matemáticas es una tarea urgente para un estudiante, y la mayoría de las demás cosas pasarán a ser secundarias.
Otros ejemplos:
Un pequeño incendio que hay que apagar, una tubería rota, una lesión.
Algo que has estado posponiendo y ahora tienes prisa por terminar.
Obligaciones familiares o laborales, visitas no anunciadas, etc.
Cuadrante 2 , «Decidir» – Elementos que son importantes, pero no urgentes.
El segundo cuadrante es para elementos que te aportan un beneficio a largo plazo, pero que tienen la ventaja de no ser urgentes. Piensa en decisiones como querer perder peso, leer más, apuntarse a un curso, etc. Son importantes para tu bienestar, pero no son críticas, por lo que suelen dejarse de lado en favor de las tareas urgentes.
Otros ejemplos:
Hacer ejercicio o cocinar comidas saludables;
Conseguir un ascenso, cambiar de empresa, planear montar un negocio, terminar la universidad, etc;
Mejorar las relaciones, formar una familia, el ocio, la alimentación saludable.
Importante tener en cuenta: posponer las tareas importantes cada vez que surge algo urgente corre el riesgo de convertirlas en urgentes más adelante. Si una persona pospone comer sano durante años porque otras cosas se interponen, complicaciones de salud como la obesidad o la diabetes lo convertirán de repente en una prioridad urgente.
Cuadrante 3, «Delegar» – Los elementos de este cuadrante son urgentes pero sin importancia.
Normalmente, estas son las tareas que delegas en otros. Por ejemplo, cuando no consigues pagar tus facturas, le pides a tu pareja o a un compañero de piso que lo haga por ti. O pedirle a un compañero de trabajo que tome notas por ti durante una reunión porque tienes algún trabajo urgente.
Otros ejemplos:
Preparar reuniones, programar ciertas citas,
Compras de alimentos, tareas domésticas, pagar las facturas, etc.
Cuadrante 4, «Eliminar» – Los elementos no son importantes y no son urgentes.
El último cuadrante contiene tareas u obligaciones que no son en absoluto importantes. Tienen muy poco o ningún beneficio a largo plazo para su carrera, su vida o su salud. Un ejemplo podría ser navegar por los canales por la tarde, en lugar de trabajar en tu libro, por ejemplo.
Otros ejemplos:
Comprobar (pasar tiempo en) las redes sociales, correos electrónicos sin importancia, etc.
Aunque el descanso es importante, demasiadas actividades divertidas pueden tener un efecto contrario. Algunas de ellas deben eliminarse para dejar espacio a las actividades importantes;
Importante tener en cuenta: las actividades del cuarto cuadrante se consideran interrupciones que se sienten urgentes pero que no tienen forma de contribuir a nuestra vida diaria, ni al futuro.
Cómo sopesar tus prioridades en la matriz
Considera el gráfico de abajo una hoja de trucos de la matriz de gestión del tiempo. Para los tipos más visuales, podría proporcionar una forma más útil de organizar su tarea dentro de los cuatro cuadrantes.
Trama de la matriz de gestión del tiempo
Tenga en cuenta que sólo usted puede saber qué tareas son importantes para usted, y cuáles no. Preguntándote «¿Qué necesito hacer de inmediato?», «¿Qué es un desperdicio y necesita ser eliminado?», y «¿Qué tareas necesito hacer yo, y cuáles puede hacer alguien por mí?»
Tu enfoque durante este proceso debe ser el QUÉ en lugar del CUÁNDO. La programación es más fácil una vez que conoce sus prioridades.
Ahora que sabemos que la matriz de gestión del tiempo es en realidad una herramienta para una mejor comprensión de sus actividades, debemos pasar a su aplicación real.
Un ejemplo de cómo funciona la matriz de gestión del tiempo
La mejor manera de entender cómo funciona la matriz es a través de un ejemplo.
Digamos que hay una mujer, llamada Julie, que es la directora de proyectos de una empresa de tamaño medio. Delega a mucha gente, se comunica con los clientes, rinde cuentas a sus jefes, tiene un marido y dos hijos y, además, intenta vivir y comer de forma saludable. Parece mucho, y uno podría pensar que Julie no podría hacer muchas de las cosas que planifica. Sin embargo, al aplicar la matriz, ella sabe dónde están sus prioridades y cómo trabajar en torno a los cambios de sus planes
Para empezar, digamos que la agenda de Julie se ve así:
| Jueves, Feb 6th | |
| 8AM – 9AM | Reunión de trabajo + emails |
| 9AM – 11AM | Progreso del proyecto, informes y análisis | 11AM – 11:30AM | Almuerzo | 11:30AM – 11:45AM | Llamar a Kevin Smith para preguntarle sobre la excursión escolar de la próxima semana | 12:00PM – 2:05PM | Reunión con el cliente / poner las bases del nuevo proyecto | 2:05PM – 2:20PM | ¡Pausa para el café + visita a Sarah en su nueva oficina! |
| 2:20PM – 4:00PM | Reunión de personal sobre el proyecto |
| Llevar a Jamey al pediatra para una revisión
(¡crucemos los dedos para que esté recuperado!) |
|
| 5:30PM – 6:30PM | Ejercicio |
| Ducha + cena | 7:30PM – 9:00PM | Pasar tiempo con los niños | 9:30PM – 10:00PM | ¡Nuevo episodio de Anatomía de Gray! |
Por sí solo, parece bastante bien planificado. Sin embargo, Julie sabe que hay posibilidades de que el horario cambie, así que cada mañana se lo recuerda para no estresarse.
Como era de esperar, al final del día, el horario de Julie terminó siendo un poco diferente. Tuvo que hacer varios ajustes en sus tareas aplicando la matriz de gestión del tiempo a sus tareas:
| Jueves, Feb 6th | ||
| 8AM – 9AM | Reunión de trabajo + correos electrónicos | |
| 9AM – 11AM | Progreso del proyecto, informes y análisis | 11AM – 11:30AM | Almuerzo | 11:30AM – 11:45AM | Llamar a Kevin Smith para preguntarle sobre la excursión escolar de la próxima semana | 12:00PM – 2:05PM | Reunión con el cliente / poner las bases del nuevo proyecto | 2:05PM – 2:20PM | ¡Pausa para el café + visita a Sarah en su nueva oficina! |
| 2:20PM – 4:00PM | Reunión de personal sobre el proyecto | |
| Llevar a Jamey al pediatra para una revisión
(¡crucemos los dedos para que esté recuperado!) |
||
| 5:00PM – 5:20PM | Comercio | Hacer ejercicio | 6:30PM – 7:30PM | Ducha + cena | 7:30PM – 9:00PM | Pasar tiempo con los niños | 9:30PM – 10:00PM | ¡Nuevo episodio de Anatomía de Gray! |
La matriz de Eisenhower en el trabajo de ejemplo
Aquí está cómo Julie aplicó la matriz de gestión del tiempo a su proceso de pensamiento:
El ejemplo de la matriz Eisenhower en casa
Como podemos ver en el ejemplo de Julie, la matriz de gestión del tiempo está ahí para enseñarnos a hacer llamadas más fáciles con respecto a nuestros horarios. Ella no pensó demasiado en las tareas ni en las consecuencias de sus acciones, porque era plenamente consciente de ellas de antemano. Ella fue capaz de hacer los cambios necesarios sin problemas, y con el menor estrés posible.
¿Qué hace que la matriz de gestión del tiempo sea diferente de otras técnicas?
Como se mencionó anteriormente, este método no tiene nada que ver con el aprendizaje de nuevas habilidades ingeniosas, y todo lo que tiene que ver con el cambio de su mentalidad para mejor. Te ayudará a entender mejor tus objetivos, qué actividades te hicieron perder el tiempo y cuáles te ayudaron a llegar a donde estás hoy. De esta manera, podrás programar y planificar mejor el futuro.
Después de usarlo durante algún tiempo, te inculcará una transformación positiva. Te darás cuenta de lo mucho más fácil que es programar tu trabajo, y de lo mucho mejor que te has vuelto para manejar las pequeñas crisis y las inevitables fechas de entrega.
Aquí en Clockify, también hemos investigado las mejores técnicas de gestión del tiempo en la actualidad. En el caso de que la matriz no te parezca de tu agrado, hay muchas más entre las que puedes elegir.
Instrucciones sobre cómo utilizar la matriz de gestión del tiempo
Se dice que este método de gestión del tiempo fue utilizado por primera vez por Dwight D. Eisenhower (el 34º presidente de los Estados Unidos). Sólo más tarde se popularizó gracias a Steven Covey, al presentarlo en su libro «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva».
En el libro, trató la idea de las Cuatro Generaciones de la Gestión del Tiempo, y si nos fijamos en las cuatro, vemos que en realidad son instrucciones sobre cómo emplear correctamente la matriz.
Generación 1: Listas de control y notas
La primera generación representa el paso inicial de tu planificación de la gestión del tiempo. Todas las tareas que hay que realizar se ponen en papel y se revisan. Todo debe organizarse en función de la cantidad de tiempo y energía que requieren.
Generación 2: Calendarios y programación
En la segunda generación, todas las actividades de la lista anterior deben escribirse en un calendario o programarse de otro modo. Es una forma de intentar planificar el futuro lo mejor posible.
Generación 3: Planes semanales
La tercera generación está para acotar el calendario de las actividades. Hay que planificar la semana, los objetivos y metas que se desean alcanzar, y empezar a pensar más seriamente en una programación diaria dentro de esa semana.
Generación 4: Relaciones y resultados
Si bien las tres primeras generaciones tenían que ver con la gestión de las actividades y el tiempo, la cuarta es la que realmente da sentido a todo el proceso.
Con una programación completa y una lista de actividades, se puede empezar a analizar cuáles de esas tareas son importantes o no, urgentes o no. Le ayudará a darse cuenta de qué elementos de su lista es absolutamente necesario hacerlos mañana, y cuáles pueden retrasarse un día si surgen asuntos más urgentes.
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la matriz de gestión del tiempo?
Como toda técnica de gestión del tiempo, la matriz de Covey tiene beneficios e inconvenientes. Lo mejor es tener en cuenta ambos antes de decidir si la utilizas o no. Al fin y al cabo, necesitas un método que sea perfecto para ti.
Ventajas de la matriz de gestión del tiempo:
- Te hace considerar la importancia de tus tareas;
- Ayuda en la reevaluación de lo que es urgente y lo que no;
- Enseña a ser más consciente de uno mismo y te ayuda a practicar el autoanálisis;
- Te vuelves mejor en la toma de decisiones en fracciones de segundo.
Desventajas de la matriz de gestión del tiempo:
- Ordenas las tareas sólo en función de la urgencia y la importancia. No tiene en cuenta los recursos, la complejidad o el nivel de esfuerzo que requiere una tarea;
- Las tareas cortas y urgentes se dejan atrás, aunque su comprobación en la lista ayude a la productividad y a ganar impulso;
- El uso de la matriz a diario puede ser difícil y requerir mucho tiempo;
- La cuadrícula puede ser abrumadora cuando hay demasiadas tareas, por lo que limitarlas a 5 cada una funcionará mejor.
Para aquellos que todavía no están seguros, hay una manera de averiguar si la matriz de Covey es la opción correcta para usted. Pruébala durante una semana. Haz una lista de tus tareas para la semana, clasifícalas dentro de la cuadrícula de cuatro cuadrantes y, a continuación, utiliza un rastreador de tiempo para seguir tu progreso a lo largo de la semana y toma notas de cómo te hicieron sentir ciertas situaciones.
Cuando la prueba llegue a su fin, echa un vistazo a los datos que has acumulado.
¿Te has vuelto más productivo?
¿Ha sido más fácil tomar decisiones?
¿Las cosas que considerabas urgentes eran realmente urgentes? O simplemente te hacían perder el tiempo?
En conclusión
En cierto modo, intentar gestionar el tiempo se ha convertido en algo del pasado. Cada vez más coaches y expertos en productividad aconsejan aprender a gestionar tus prioridades y recursos. Porque no podemos hacer más tiempo. Sólo podemos utilizarlo de forma más inteligente. Así que, en lugar de intentar atiborrar el mayor número posible de tareas en un día, intenta priorizar las que son importantes. Las que contribuyen a tu superación y progreso. La matriz de gestión del tiempo de Covey es un excelente maestro en ese sentido. Y aunque no funcione para todos, es un gran peldaño para encontrar una técnica más personalizada y adecuada.