Sara Korolevich
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en octubre de 2019. Ha sido actualizado con nueva información.
Los empleadores deben conocer los diferentes tipos de comprobaciones de antecedentes -y hasta dónde se puede remontar cada tipo específico de comprobación- para poder tomar decisiones informadas sobre quiénes contratan, para confirmar que están cualificados para el puesto y para reducir el riesgo para otros empleados, voluntarios, clientes o la reputación de su empresa.
Debido a que las diferentes comprobaciones de antecedentes pueden variar en cuanto a la cantidad de historial del candidato que puede comprobarse legalmente y utilizarse de forma conforme, es importante entender las áreas que pueden afectar a la longitud del historial que se comprueba en los antecedentes de un candidato.
Por ejemplo, las regulaciones de cumplimiento en ciertos estados y ciudades pueden impactar en la cantidad de tiempo que se puede revisar. También tendrá que saber qué se incluye en las comprobaciones de antecedentes específicas, como las comprobaciones de crédito laboral, las comprobaciones de antecedentes penales y las comprobaciones generales previas a la contratación. Siga leyendo para obtener más información.
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¿Hasta dónde llegan las comprobaciones de antecedentes?
Los diferentes tipos de verificación de antecedentes buscan diferentes resultados y cubren diferentes períodos de tiempo en el historial personal de un candidato. En general, las verificaciones de antecedentes suelen cubrir siete años de registros penales y judiciales, pero pueden ir más atrás dependiendo de las leyes de cumplimiento y de lo que se está buscando.
Tenga en cuenta que el lugar donde se contrata juega con las reglas, regulaciones y el cumplimiento de los diferentes tipos de verificaciones que afectan a lo lejos que se mira el historial de una persona y lo que se puede comprobar.
Aquí hay una rápida visualización de hasta dónde puede llegar cada tipo de comprobación:
| Tipo de Comprobación | Duración |
|---|---|
| Comprobación de antecedentes preempleo | Las comprobaciones de antecedentes previas al empleo son comúnmente utilizadas por los empleadores cuando hacen una evaluación y suelen cubrir 7 años de antecedentes penales y judiciales, pero pueden remontarse más allá dependiendo de las leyes de cumplimiento y de lo que se busque |
| Comprobaciones de quiebra | Las quiebras pueden remontarse hasta 10 años |
| Comprobaciones del historial crediticio | Las comprobaciones del crédito para el empleo se remontan a 7 años, o a 10 años dependiendo del salario previsto del candidato y de las leyes estatales específicas. Algunas leyes estatales pueden restringir aún más los tipos específicos de datos crediticios que se pueden reportar y por cuánto tiempo |
| Delitos penales | Los delitos pueden ser reportados indefinidamente, o restringidos a 7 o 10 años, dependiendo del estado en el que viva o trabaje el candidato |
| Las faltas penales y las infracciones leves | Las faltas pueden ser reportadas indefinidamente, o restringidas a 5, 7 o 10 años, dependiendo del estado en el que viva o trabaje el candidato |
| Comprobación de antecedentes de conducción | Los antecedentes de conducción pueden remontarse entre 3 y 10 años, dependiendo del estado |
| Historia educativa | Puede ser verificada a lo largo de su vida |
| Historia laboral | Puede ser verificada a lo largo de su vida | Verificación de licencia profesional | Puede verificarse a lo largo de su vida |
Regulaciones y restricciones
Aunque los equipos de RRHH tienen muchas opciones cuando se trata de herramientas de selección, los empleadores deben seguir las regulaciones federales de cumplimiento y adherirse a las leyes locales cuando utilizan las verificaciones de antecedentes para tomar decisiones sobre el empleo.
Reglamentos de la FCRA
De acuerdo con las directrices federales de la FCRA, hay directrices específicas en torno a cuánto tiempo atrás puede buscar cualquier verificación de antecedentes específica en el historial de un empleado o candidato. Las agencias de informes del consumidor (CRA) no pueden reportar ninguna de las siguientes informaciones en un informe del consumidor, o verificación de antecedentes:
- Títulos 11 o quiebras que tengan más de 10 años desde la fecha del informe
- Demandas civiles, sentencias civiles, y registros de arresto que tengan más de 7 años
- Cualquier gravamen fiscal pagado que tenga más de 7 años desde la fecha del informe
- Cobros que tengan más de 7 años desde la fecha del informe
- Información adversa (fuera de condenas penales) que tenga más de 7 años desde la fecha del informe
Otras regulaciones (leyes estatales)
Para complicar las cosas, puede ser difícil conocer, entender y mantener al día los detalles específicos que sólo se aplican a las jurisdicciones en las que viven y trabajan sus candidatos, lo que puede restringir adicionalmente hasta dónde puede comprobar el historial de un candidato.
Por ejemplo, algunas leyes estatales y locales de contratación justa y de prohibición de la caja limitan hasta dónde puede llegar una comprobación de antecedentes penales. Varios estados también tienen restricciones sobre cómo los empleadores pueden utilizar las comprobaciones de crédito laboral en la contratación. Esta información se cubrirá en secciones posteriores de este artículo.
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¿Cuánto tiempo atrás llegan las comprobaciones de crédito?
Una comprobación de crédito para el empleo suele abarcar siete años. Los casos financieros más graves, como las quiebras, pueden ser reportados hasta 10 años. Y si el solicitante está aplicando para un papel con un salario de $ 75,000 o más, hasta 10 años de historia financiera se puede ver en una verificación de crédito de empleo, donde la ley estatal permite.
Varios estados, incluyendo California, Colorado, Connecticut, Hawai, Illinois, Maryland, Nevada, Oregon, Vermont y Washington, junto con algunas ciudades, como la ciudad de Nueva York, Washington DC, Filadelfia y Chicago, tienen restricciones sobre cómo los empleadores pueden utilizar las verificaciones de crédito de empleo en la contratación. GoodHire proporciona un recurso detallado para ayudarle a entender mejor sus leyes locales y estatales.
Los empleadores, especialmente en el ámbito de los servicios financieros, realizan comprobaciones de crédito de los solicitantes para señalar la posibilidad de futuros problemas legales o de empleo causados por fraude o malversación. En algunas jurisdicciones, el uso del historial crediticio puede estar prohibido a menos que el empleador o el empleado entren en una de estas categorías especiales:
- Manejar grandes cantidades de dinero
- Trabajar en una capacidad de gestión
- Tener acceso a secretos comerciales
- Trabajar en un campo (como los servicios financieros) en el que las regulaciones requieren informes de crédito
La FCRA regula las comprobaciones de crédito y requiere que el solicitante o empleado dé su permiso por escrito para que el solicitante pueda obtener el informe de crédito. Además, debe seguir el proceso de acción adversa si decide no contratar a un posible candidato basándose en parte en los resultados del informe del historial crediticio. También es importante tener en cuenta el requisito en algunos estados y jurisdicciones de revelar al solicitante la disposición bajo la ley de historial de crédito aplicable que permite al empleador obtener y utilizar el historial de crédito en su decisión de contratación.
¿Hasta dónde se remontan las comprobaciones de antecedentes penales?
Las condenas penales pueden ser informadas indefinidamente, independientemente del nivel salarial, a menos que las leyes estatales y locales de contratación justa y de prohibición de la caja en el estado en el que reside el candidato restrinjan la divulgación de las condenas que tengan más de siete años de antigüedad (ver tabla para más detalles).
A nivel estatal y de condado, los antecedentes penales por delitos menores se suelen notificar para los últimos siete años, pero pueden remontarse más atrás si los registros están disponibles y son fácilmente accesibles (por ejemplo, si los registros de la jurisdicción están digitalizados) y el uso de los antecedentes penales no está restringido por las leyes locales. Los registros de menores y otros documentos sellados por los tribunales no suelen aparecer en una búsqueda de antecedentes penales.
La siguiente tabla le ofrece una visión general de las restricciones de los registros de condenas estatales.
Normas estatales relativas a las restricciones de la búsqueda de antecedentes penales
| Estado | Duración |
|---|---|
| California | Restringido a 7 años, y los indultos concedidos en su totalidad o las detenciones que no conduzcan a una condena no pueden comunicarse |
| Hawaii | Restringido a 7 años para delitos graves y 5 años para delitos menores/infracciones* |
| Kansas | Restringido a 7 años, a menos que el salario anual previsto del candidato sea igual o superior a 20,000 dólares |
| Kentucky | Restringido a informar sólo de las condenas, sin restricciones de tiempo |
| Maryland | Restringido a 7 años, a menos que el salario anual previsto del candidato sea igual o superior a 20,000 dólares |
| Massachusetts | Restringido a 7 años |
| Montana | Restringido a 7 años |
| New Hampshire | Restringido a 7 años, a menos que el salario anual previsto del candidato sea igual o superior a 20,000 |
| Nuevo México | Restringido a 7 años, y cualquier delito que no haya dado lugar a una condena no podrá ser comunicado |
| Nueva York | Restringido a 7 años a menos que el salario anual previsto del candidato sea igual o superior a 25.000 dólares |
| Washington | Restringido a 7 años, a menos que el salario anual previsto del candidato sea igual o superior a 20,000 |
* Hawái enmendó su ley de prohibición de la caja el 15 de septiembre de 2020, para fortalecer aún más las protecciones para las personas con antecedentes penales.
Las comprobaciones de antecedentes penales suelen utilizarse cuando es necesario conocer una actividad delictiva importante, como delitos violentos o sexuales, fraude, malversación de fondos u otras condenas por delitos graves. Estas comprobaciones revelarán las condenas por delitos graves y menores, los casos penales pendientes y el historial de encarcelamiento de un candidato como adulto.
Los arrestos pendientes de enjuiciamiento también pueden ser reportados, y los arrestos que no condujeron a condenas también pueden aparecer en algunas verificaciones de antecedentes, aunque GoodHire los excluye de sus informes para cumplir con las directrices de la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEOC).
¿Qué revelará una verificación de antecedentes previos al empleo?
Dependiendo de su jurisdicción, de la búsqueda que utilice y del puesto para el que esté contratando, los empleadores pueden comprobar los antecedentes penales y/o civiles de un candidato, su historial de conducción y su historial crediticio, así como verificar la educación o las licencias profesionales y verificar el historial de empleo. Obtenga más información sobre lo que aparece en una verificación de antecedentes.
En función de las leyes estatales y federales, algunas limitaciones de tiempo pueden determinar lo que puede aparecer en una verificación de antecedentes laborales.
Si el salario para el puesto que está contratando es inferior a 75.000 dólares, cierta información (como sentencias civiles, sanciones gubernamentales y disciplina en licencias profesionales, por ejemplo) que tiene más de siete años no se informará en los resultados de la verificación de antecedentes.
Sin embargo, si el salario del puesto es de 75.000 dólares o más, esa información puede aparecer en los resultados, aunque tenga más de siete años.
Si el puesto de trabajo requiere el manejo de un vehículo, es posible que desee comprobar los registros de vehículos de motor de un candidato. Una comprobación de los registros de vehículos de motor informará de si el permiso de conducir del candidato está activo o no, su clase de conducción, si tiene alguna condena por delito grave o menor relacionada con la conducción, o cualquier infracción, suspensión o restricción en movimiento. Dado que las infracciones por conducir bajo los efectos del alcohol son condenas por delitos graves, también pueden ser reportadas en una verificación de antecedentes penales, dependiendo de su jurisdicción.
Algunos empleadores pueden requerir pruebas de drogas en el empleo para trabajos que implican la operación de vehículos de motor, equipos peligrosos o delicados, o si la descripción del trabajo incluye la responsabilidad de la seguridad pública, incluyendo clientes o compañeros de trabajo. Si hay presencia de drogas, los resultados informados en una prueba de drogas variarán dependiendo del tipo de panel de detección de drogas que se utilice.
Los cargos por delitos graves, los cargos por delitos menores, cualquier caso penal pendiente y cualquier historial de encarcelamiento de adultos pueden aparecer en una comprobación de antecedentes penales nacionales previa a la contratación, así que prepárese para seguir las normativas de cumplimiento y cualquier ley de contratación justa y de prohibición de la contratación aplicable a su empresa. Las detenciones pendientes de enjuiciamiento también pueden aparecer en un informe. Y aunque los arrestos que no condujeron a condenas pueden aparecer en los informes de verificación de antecedentes de otras CRA, GoodHire hace un punto de excluirlos para cumplir con las directrices de la EEOC.
¿Cuánto tiempo atrás deben mirar los empleadores?
Hay algunos casos en los que se puede querer mirar más atrás que otros, como cuando el puesto de trabajo trabaja con poblaciones de riesgo, el público o poblaciones vulnerables y personas que no son capaces de cuidar de sí mismas. En estas circunstancias, los empleadores pueden mirar más atrás durante una verificación de antecedentes que los períodos de tiempo mencionados anteriormente, cuando lo permita la ley.
Pero no olvide que las verificaciones de antecedentes están reguladas tanto a nivel federal como estatal, así que asegúrese de seguir las regulaciones y leyes establecidas con respecto a la divulgación y autorización de la FCRA. Además, siga siempre el proceso de acción adversa si los resultados de una verificación de antecedentes provocan una decisión de no contratar. No hacerlo podría resultar en fuertes multas y potencialmente poner a su empresa en riesgo de demandas.
Comprobación de antecedentes de manera fácil
Agencias de informes de consumidores como GoodHire pueden ayudarle a establecer un programa de verificación de antecedentes que funcione para su negocio. GoodHire cumple con la FCRA y está acreditada por la National Association of Professional Background Screeners (NABPS). Hacemos que las verificaciones de antecedentes sean simples para los empleadores y los candidatos mediante la automatización de los procesos de cumplimiento comunes, como el consentimiento del candidato y nuestro proceso de acción adversa localizada, que incluye una forma incorporada para ayudarle a seguir todas las leyes federales, estatales y locales.
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