Decidir entre la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo puede ser una decisión difícil cuando estás empezando tu negocio. Cada una ofrece diferentes puntos de vista sobre el bienestar financiero de su empresa.
Muchas empresas pueden elegir qué método quieren utilizar en función de las necesidades de su negocio. La verdadera diferencia entre ambos es el momento en que su empresa contabiliza sus gastos e ingresos obtenidos. Vamos a discutir lo que cada uno ofrece a un negocio.
¿Qué es el método de contabilidad de base de efectivo?
La contabilidad de base de efectivo se basa en la actividad de efectivo de su empresa. Hace un seguimiento de cuándo entra y cuándo sale el efectivo. Puede pensar en la contabilidad basada en el efectivo de manera similar al registro de su chequera: al final del mes, usted hace un balance de todo para ver cuánto efectivo tiene en el banco.
La contabilidad de caja es la forma más simple de contabilidad y no tiene que adherirse a las directrices de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP). Usted registra los ingresos cuando recibe el efectivo real de los clientes y los gastos se registran cuando realmente paga a los proveedores y a los empleados.
Es posible que su negocio no necesite que alguien con vasta experiencia en contabilidad esté a cargo de sus libros, pero la base de efectivo no le dará una visión completa de cómo está funcionando realmente su negocio.
¿Qué es el método de contabilidad por devengo?
La contabilidad por devengo aplica el principio de correspondencia: hacer coincidir los ingresos con los gastos en el período de tiempo en el que se obtuvieron los ingresos y se produjeron realmente los gastos. Esto es más complejo que la contabilidad de caja, pero proporciona una visión significativamente mejor de lo que está sucediendo en su empresa.
Con la contabilidad de devengo, las entradas se hacen antes de cerrar las finanzas para el mes, de esta manera los ingresos se identifican en el período correcto y se contabilizan las provisiones para cualquier gasto que se produjo durante ese período que podría no haber sido pagado todavía.
De esta manera se pueden poner los ingresos en el período correcto y se devengan los gastos ocurridos en ese período que podrían no haber sido pagados.
Este método permite un análisis de tendencias más preciso de cómo va su negocio en lugar de las fluctuaciones que ocurren con la contabilidad de base de efectivo.
¿Su negocio necesita una contabilidad de base de efectivo o de base de devengo para propósitos de reporte de impuestos?
La elección de qué tipo de contabilidad para su negocio depende de muchos factores. Antes de declarar a Hacienda si su empresa será de caja o de devengo, debe entender sus planes estratégicos para poder tomar una decisión informada.
La base de efectivo es ideal para las startups porque la contabilidad es más sencilla y la dirección puede centrar su tiempo en la planificación estratégica.
Sin embargo, las startups o pequeñas empresas deben hacerse algunas preguntas básicas antes de elegir entre el criterio de caja y el de devengo.
- ¿Se auditarán los libros?
- ¿Venderá la empresa en un futuro próximo?
- ¿Necesita obtener financiación bancaria?
- ¿Va a salir la empresa a bolsa?
Si alguna de estas preguntas es afirmativa, la contabilidad por devengo podría ser la mejor para su empresa. Los inversores y las partes externas necesitan informes más complejos que muestren cómo está funcionando el negocio.
Dado que el IRS requiere que la mayoría de las organizaciones sin ánimo de lucro presenten una declaración informativa 990, la contabilidad de base de acumulación es preferible porque permite el cumplimiento de los PCGA. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro luchan con el control de su efectivo, por lo que podrían mirar los informes de base de efectivo o las proyecciones de efectivo sobre una base mensual.
Las empresas medianas y grandes, cuyas ventas superan los 5 millones de promedio durante un período de tres años, están obligadas a hacer la contabilidad de base de acumulación.
Tomando la decisión sobre la contabilidad de base de efectivo frente a la contabilidad de base de acumulación para su negocio
Decidir entre el efectivo y el devengo realmente depende del negocio. Tenemos clientes que utilizan el criterio de caja o el de devengo y otros que utilizan ambos.
Ejemplos:
Uno de nuestros clientes utilizaba la contabilidad de caja y comenzó a experimentar un rápido crecimiento. La base de efectivo no les estaba dando una imagen clara del rendimiento general de la empresa y el flujo de caja era un gran problema para ellos.
Convertimos sus libros a la contabilidad basada en el devengo para que pudieran sacar indicadores clave de rendimiento (KPI) y ver una tendencia general de su situación financiera. El efectivo era escaso, así que creamos un KPI de días de ventas pendientes (DSO) para ayudarles con las proyecciones de efectivo, porque incluso con el rápido crecimiento, había poco dinero en el banco. Esto les permitió ver dónde había problemas y cuánto dinero tenían en el banco en cualquier momento.
Otro cliente se mantuvo en el criterio de caja porque tiene una actividad estacional. No querían complicar la contabilidad en los periodos en los que no ganan tanto dinero. Al ser un negocio más pequeño y estacional, con picos y valles, la contabilidad de caja les funciona bien.
Informar con la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo
La contabilidad de caja y la de devengo son sólo una parte del cuadro y es realmente importante mirar a ambos para entender lo que realmente está pasando con su empresa.
El devengo ofrece una mejor visión de su rentabilidad. Puede ver un análisis de tendencias porque reconoce los ingresos y los gastos en el período en el que se obtuvieron los ingresos y se produjeron los gastos.
Puede ver una previsión de su tasa de desgaste mensual para los gastos de funcionamiento y tener una idea de lo que necesita su beneficio bruto para cubrir estos gastos.
La contabilidad de caja puede mostrar mayores fluctuaciones porque un mes puede ser realmente rentable y el siguiente no lo es debido al calendario de ingresos y salidas de dinero. Eso no suele reflejar los verdaderos beneficios de un trabajo o proyecto. Si usted quiere ver lo bien que están sus operaciones en general, la base de devengo le dará una mejor visión.
Resumen
Decidir entre la contabilidad de caja o la de devengo realmente depende del estado de su negocio. A efectos de presentación de informes, el principio de devengo suele proporcionar una mejor información financiera sobre el verdadero estado de su negocio.
GrowthForce proporciona informes detallados para su negocio respaldados por una contabilidad en la que puede confiar. Tenemos clientes que utilizan tanto la contabilidad de caja como la de devengo y podemos proporcionar los informes necesarios para impulsar la rentabilidad de su empresa.
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