El propósito principal de una factura es proporcionar a una empresa y a su cliente un registro de la venta. Una factura tiene un propósito importante en la contabilidad de una pequeña empresa: las facturas demuestran la obligación de un cliente de pagarle por sus servicios. Una factura ofrece la verificación, por escrito, del acuerdo de pago entre su empresa y su cliente. Las facturas establecen sus condiciones de pago y le permiten cobrar más rápido por sus servicios.
Para aprender a crear facturas y cobrar más rápido, consulte esta guía paso a paso sobre la facturación para pequeñas empresas.
Estos temas le ayudarán a entender mejor el propósito de una factura para la contabilidad de la pequeña empresa:
¿Cuál es el propósito de una factura?
¿Para qué se utiliza una factura?
¿Por qué se necesita una factura?
¿Cuál es la diferencia entre una factura y una orden de compra?
¿Cuál es el propósito de una factura?
El propósito más básico de una factura es ofrecer un registro de la venta para que un negocio pueda cobrar de sus clientes. Pero las facturas tienen otros propósitos importantes, algunos de los cuales pueden no ser inmediatamente obvios. Los siguientes son los propósitos clave de las facturas:
Contabilidad
Las facturas hacen un registro de todas sus ventas y por lo tanto son útiles para la contabilidad. Las facturas documentan el historial financiero de su empresa. Hacen un seguimiento de todos los ingresos que entran en su negocio a través de las ventas y pueden ayudarle a medir sus beneficios y el flujo de caja.
Registros de impuestos
Sus facturas de ventas proporcionan documentación que ayuda a confirmar la información que usted anota en sus declaraciones de impuestos cada año. El IRS recomienda que todos los propietarios de pequeñas empresas mantengan registros diarios que resuman sus transacciones comerciales, incluyendo las facturas. Visite su sitio web para obtener más detalles sobre las recomendaciones de mantenimiento de registros proporcionadas por el IRS.
Protección legal
Las facturas ayudan a proteger a las pequeñas empresas de demandas falsas, ya que las facturas proporcionan detalles de los servicios que usted proporciona a sus clientes y la línea de tiempo de cuando usted completa el trabajo. Una factura también proporciona un registro de la cantidad que un cliente acordó pagarle por sus servicios y las facturas firmadas pueden servir como acuerdos legalmente vinculantes.
Marketing
Los registros de sus facturas pueden ayudarle a desarrollar estrategias para comercializar su negocio. Puede analizar sus facturas para identificar los momentos de mayor demanda de sus servicios, los servicios más y menos populares que ofrece y otras tendencias de su negocio. Una vez que identifique estas tendencias, puede desarrollar estrategias de marketing inteligentes basadas en los datos para hacer crecer su negocio.
Seguimiento del inventario
Si su negocio mantiene un inventario, las facturas de ventas pueden ayudarle a realizar un seguimiento de la cantidad de inventario que tiene y a predecir la cantidad que necesitará en el futuro, basándose en las ventas anteriores. Existe un software que puede utilizar para realizar un seguimiento automático del inventario basado en sus facturas, o puede desarrollar un sistema de seguimiento manual propio.
¿Para qué se utiliza una factura?
Una factura se utiliza para crear un acuerdo de venta entre una empresa y un cliente. En el caso de las pequeñas empresas, las facturas se utilizan para recibir el pago a tiempo por los servicios que prestan, proporcionando a los clientes un documento que describe la cantidad que se debe, las condiciones de pago, la fecha de vencimiento de la factura y una lista detallada de los servicios prestados.
Las facturas profesionales ayudan a las empresas a recibir el pago más rápidamente por sus servicios.
¿Por qué necesita una factura?
Las empresas necesitan crear facturas para asegurarse de que sus clientes les pagan. Las facturas sirven como acuerdos legalmente ejecutables entre una empresa y sus clientes, ya que proporcionan la documentación de los servicios prestados y el pago adeudado.
Las facturas también ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de sus ventas y a gestionar sus finanzas. Las facturas proporcionan datos valiosos sobre la evolución de sus ventas a lo largo del tiempo y pueden ayudarle a crear previsiones comerciales precisas. Las facturas también pueden ayudarle a determinar el tiempo medio que tarda en recibir el pago de sus clientes, lo que puede ayudarle a gestionar su flujo de caja.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y una orden de compra?
Una factura es un documento que una empresa envía a sus clientes para solicitar el pago de los servicios prestados. Los propietarios de negocios suelen crear facturas después de que un proyecto se haya completado, para proporcionar un registro del trabajo y solicitar el pago.
Una orden de compra es diferente de una factura: una orden de compra es un documento utilizado por un comprador para solicitar bienes o servicios de una empresa. Las órdenes de compra se crean antes de emitir una factura y definen los términos de una futura venta.