¿Has oído hablar alguna vez de los términos «factura proforma» y «borrador de factura» pero no estás seguro de lo que realmente significan? No te preocupes, lo cierto es que estos dos tipos de factura pueden generar cierta confusión. En este artículo te explicaré qué son las facturas proforma y los borradores, cómo se utilizan, en qué se diferencian y cómo crearlos.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento que se envía a un cliente antes de que se hayan concretado todos los detalles de la venta. En el documento se indicará «factura proforma» para diferenciarla de una factura completa, sin embargo, normalmente tendrá el mismo formato que una factura completa.
Se enviará una factura proforma a un cliente en lugar de una factura completa en el caso de que el cliente muestre un compromiso de compra pero los detalles finales aún no se hayan confirmado.
Es diferente de un presupuesto, ya que éste se emite cuando el cliente ha presentado una consulta pero aún no se ha comprometido a una compra.
¿Qué es un borrador de factura?
Un borrador de factura es exactamente como suena, un borrador. Es una plantilla de factura que se guarda para que usted pueda hacer futuras modificaciones o convertirla en una factura proforma o completa para enviarla al cliente.
Un borrador de factura no es un documento oficial que se pueda enviar al cliente. Por ejemplo, se crearía si un cliente se ha comprometido a una venta, sin embargo, tendrá que volver a usted con los detalles, como el número de productos que se compran.
¿En qué se diferencian una factura proforma y un borrador de factura?
Una factura proforma es un documento que se emite a un cliente, mientras que un borrador de factura no se puede enviar a un cliente. Una factura proforma es un documento real, mientras que un borrador de factura es un esquema preliminar de la venta sólo para sus registros.
Puedes pensar en un borrador de factura como una venta «en curso», mientras que una factura proforma es una venta «a la espera de ser finalizada». Esencialmente, se crean en diferentes etapas del proceso de venta.
Ejemplos de cuándo enviar facturas proforma o borrador
Aportaré algunos ejemplos relacionables de cuándo emitir una factura proforma y cuándo crear un borrador de factura.
Ejemplo 1 – factura proforma
Sally llama a una pastelería para comprar una tarta de cumpleaños para su hijo. Le dice al pastelero que debe tener una imagen de Spiderman en la parte superior, pero que tendrá que encontrar la imagen correcta y enviarla al pastelero.
El pastelero emite una factura proforma por la tarta pero indica que el coste puede variar ligeramente en función del dibujo que vaya a ir en la tarta.
Ejemplo 2 – proyecto de factura
Tom dirige una empresa de construcción. Uno de sus clientes habituales, Andy, le llama para asegurarse de que tiene disponibilidad la próxima semana para realizar un trabajo. Tom confirma que está disponible y que Andy le llamará para concretar.
Como Andy es un cliente habitual, Tom ya sabe el tipo de trabajo que se va a realizar, así que empieza a crear un borrador de factura para poder enviárselo al instante a Sam cuando vuelva a llamar para confirmar los detalles.
Crear facturas proforma y borradores de facturas con un software de facturación
Utilizar un software de facturación puede ayudarte con todas tus necesidades de facturación. Con Debitoor, puedes crear facturas proforma, borradores de facturas, facturas completas, presupuestos e informes contables.
En unos pocos clics, puedes crear un documento profesional personalizado, enviarlo a tu cliente y hacer que pague a través de varios métodos de pago.
Las facturas completas y las facturas proforma requieren información específica como los datos de su empresa, los datos de su cliente, la fecha de la factura, los productos o servicios que se venden, la cantidad y el precio, el IVA (si procede), la fecha de vencimiento, las condiciones de pago (si procede) y los totales.
Con Debitoor, puedes guardar la información de los productos y de los clientes para poder seleccionar rápidamente la información al crear un documento. También puedes introducir los datos de tu empresa y personalizar tus documentos para que sean únicos para tu negocio. Debitoor se asegurará de que toda la información requerida esté en el documento.
Aquí tienes un ejemplo de factura proforma creada con el software de facturación Debitoor:
Con Debitoor, puedes enviar la factura proforma al cliente, y una vez que haya confirmado la venta, emitir una factura completa para que la pague.
También puede crear fácilmente un borrador de factura para sus registros para completarlo en un momento posterior. Todo lo que tiene que hacer es crear una nueva factura, introducir la información que tiene actualmente, y luego hacer clic en ‘Guardar’. Esto la guardará en su cuenta, pero no la enviará al cliente.
Más tarde puede editar la información y convertirla en una factura proforma o completa para enviarla a su cliente.
Si desea crear una factura proforma o borrador, no dude en probarlo con nuestra prueba gratuita de 7 días.