El correo electrónico es una forma extremadamente eficiente de comunicarse con tu profesor, especialmente si tienes que enviar un mensaje rápido y sencillo o hacer una pregunta. En circunstancias ideales, deberías poder conectarte con tu profesor casi de inmediato y, si es necesario, recibir una respuesta oportuna. A primera vista, un correo electrónico a un profesor puede parecer similar a un mensaje de texto que podrías enviar a un amigo, pero no son exactamente lo mismo. Así que aquí tienes una lista de ideas para tener en cuenta antes de empezar.
Asegúrate de que el correo electrónico es realmente necesario. Como puedes imaginar, tu profesor está tratando con numerosos alumnos y probablemente reciba cientos de correos electrónicos a lo largo de una semana. Por lo tanto, no deberías agobiar a tu profesor con un email innecesario sobre la fecha de entrega de un trabajo o una pregunta sobre un procedimiento común. La mayor parte de la información general sobre el curso estará incluida en el programa del curso, o su profesor puede tener un tablero de discusión en línea llamado «Pregunte al profesor», para que pueda ver las respuestas a las preguntas más frecuentes. Asegúrate de comprobar ambas posibilidades antes de enviar un correo electrónico. Después de todo, quieres que tu profesor sepa que eres algo independiente y con recursos.
Usa la dirección de correo electrónico adecuada. Cuando envíes un correo electrónico a un profesor, asegúrate de utilizar la dirección de correo electrónico de la escuela en lugar de tu dirección de correo electrónico personal. Sí, puede que prefieras utilizar tu dirección de correo electrónico personal, y puede que una segunda dirección te resulte molesta, pero al utilizar la dirección de la escuela, estás demostrando a tu profesor que puedes seguir las instrucciones. Al fin y al cabo, es posible que tu profesor sea reacio a abrir un correo electrónico que provenga de «[email protected]». Sin embargo, la dirección de correo electrónico de tu escuela probablemente incluya alguna variación de tu nombre junto con el nombre de la escuela y el sufijo educativo (edu), por lo que tu profesor probablemente abrirá tu correo electrónico rápidamente y con confianza. Ten en cuenta, además, que si no conoces la dirección de correo electrónico de tu profesor, deberías poder encontrarla en el programa de tu curso o en el sitio web de la universidad.
Asegúrate de que tu línea de asunto es simple y directa. Puedes tener la tentación de poner tu pregunta o comentario en el asunto, pero intenta resistir esa tentación. En su lugar, utilice la línea de asunto para indicar, en primer lugar, el título de su clase y sección, y, a continuación, su área general de preocupación antes de utilizar el área del mensaje para transmitir los detalles. Por ejemplo, si tienes que faltar a clase durante un largo periodo de tiempo, puedes escribir «Composición I, Sección 205, Ausencia prolongada» en el asunto y luego explicar el motivo en el propio mensaje. («El equipo de fútbol de nuestra escuela compite en un torneo nacional este fin de semana, así que faltaré a clase tanto el viernes de esta semana como el lunes de la próxima»)
Dirígete a tu lector con respeto. Aunque no lo creas, «Yo, profe» no es el saludo correcto para un correo electrónico dirigido a tu profesor. Ese saludo puede funcionar bien con uno de tus amigos, pero automáticamente mostrará una falta de respeto por tu parte. En general, debes utilizar una forma común como «Sr., Sra., Srta. o Profesor». Si tu profesor te ha indicado que puedes usar un nombre de pila o algún otro saludo, entonces siéntete libre de hacerlo, pero no des por sentado que un saludo casual o informal es apropiado de antemano. Además, debes seguir ese saludo con dos puntos («Profesor Twain:»).
Simplifica el mensaje todo lo posible. Como se ha mencionado anteriormente, la correspondencia por correo electrónico debe ser rápida y eficiente. Por lo tanto, debe limitarse, si es posible, a uno o, como máximo, dos temas. Utilizando el ejemplo de la «Ausencia prolongada» de arriba, podrías explicar primero tu ausencia, y luego hacer una pregunta relacionada. («¿Debo enviarle mi tarea por correo electrónico hoy, o debo llevarla conmigo cuando vuelva a clase la semana que viene?») Si te comunicas con claridad o haces una pregunta directa, es más probable que recibas una respuesta rápida. Tenga en cuenta, también, que si necesita una discusión prolongada con su instructor, realmente debería programar una cita para reunirse en persona en lugar de discutir el asunto a través del correo electrónico.
Si es necesario, explica los archivos adjuntos. Si tu profesor quiere que envíes tu tarea lo antes posible, no te limites a adjuntar el archivo sin una explicación. Asegúrate de proporcionar detalles específicos sobre la tarea que envías y por qué la envías. («Tal y como me pidió, he adjuntado mi ensayo autobiográfico porque no estaré en clase el lunes»). La explicación puede parecerte innecesaria, pero servirá de recordatorio a tu profesor que, como ya se ha dicho, está tratando con numerosos estudiantes y correos electrónicos cada semana.
Cierra con cortesía. Algunas personas podrían argumentar que realmente no necesitas un cierre para tu correo electrónico porque tu nombre ya es evidente en tu dirección de correo electrónico. Sin embargo, un final cortés de su mensaje añade el toque personal junto con el aire de respeto y formalidad que la mayoría de los profesores aprecian. Por ejemplo, puedes terminar escribiendo «Gracias por tu tiempo» o «Espero tu respuesta», antes de añadir «Atentamente» y tu nombre completo. Recuerde también que, si necesita una respuesta, es posible que tenga que esperar hasta 24 horas o más, ya que la mayoría de los profesores sólo miran sus correos electrónicos a cierta hora (u horas) del día.
Lea cuidadosamente. Por último, antes de pulsar el botón «Enviar», debes corregir tu correo electrónico con cuidado y corregir cualquier error de ortografía, gramática, puntuación y mayúsculas. Dado que un mensaje a tu profesor es mucho más formal que un mensaje a un amigo, también debes evitar las abreviaturas, las contracciones, las expresiones de jerga y los emoticonos.