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Puntos clave a tener en cuenta

Cómo funcionan los presupuestos

Aunque el proceso de presupuestación de las empresas puede llegar a ser complejo, en su aspecto más básico, un presupuesto compara los ingresos de una empresa con sus gastos en un periodo determinado.

Por supuesto, determinar cuánto se va a gastar en diversos gastos y proyectar las ventas es sólo una parte del proceso. Los ejecutivos de la empresa también tienen que lidiar con una miríada de otros factores, incluyendo la proyección de los gastos de capital, que son grandes compras de activos fijos como maquinaria o una nueva fábrica. También deben planificar sus necesidades continuas de tesorería, la escasez de ingresos y el contexto económico. Independientemente del tipo de negocio, la capacidad de medir el rendimiento utilizando los presupuestos es fundamental para la salud financiera general de una empresa.

Tipos de presupuestos

A continuación se presentan algunos de los tipos más comunes de presupuestos que las empresas utilizan para prever con precisión sus números.

Presupuesto maestro

La mayoría de las empresas comenzarán con un presupuesto maestro, que es una proyección para toda la empresa. Los presupuestos maestros suelen prever todo el año fiscal. El presupuesto maestro incluirá proyecciones para las partidas de la cuenta de resultados, el balance y el estado de flujos de efectivo. Estas proyecciones pueden incluir los ingresos, los gastos, los costes de explotación, las ventas y los gastos de capital.

Presupuesto estático

Un presupuesto estático es un presupuesto con cifras basadas en los productos e insumos previstos para cada una de las divisiones de la empresa. Un presupuesto estático suele ser el primer paso de la presupuestación, que determina cuánto tiene una empresa y cuánto gastará. El presupuesto estático contempla los gastos fijos, que no son variables ni dependen de los volúmenes de producción y las ventas. Por ejemplo, el alquiler sería un coste fijo independientemente del volumen de ventas de una empresa.

Algunas industrias, como las sin ánimo de lucro, reciben donaciones y subvenciones que dan lugar a un presupuesto estático del que no pueden excederse. Otras industrias utilizan los presupuestos estáticos como un punto de partida o un número de referencia, similar al presupuesto maestro, y hacen ajustes al final del año fiscal si se necesita más o menos en el presupuesto. Al crear un presupuesto estático, los directivos utilizan métodos de previsión económica para determinar cifras realistas.

Presupuesto de explotación

El presupuesto de explotación incluye los gastos e ingresos generados por las operaciones comerciales diarias de la empresa. El presupuesto de explotación se centra en los gastos de explotación, incluyendo el coste de las mercancías vendidas (COGS) y los ingresos. El COGS es el coste de la mano de obra directa y de los materiales directos vinculados a la producción.

El presupuesto de explotación también representa los gastos generales y administrativos directamente vinculados a la producción de los bienes y servicios. Sin embargo, el presupuesto de explotación no incluye partidas como los gastos de capital y la deuda a largo plazo.

Presupuesto de flujo de caja

Un presupuesto de flujo de caja ayuda a los directivos a determinar la cantidad de efectivo que genera una empresa durante un período específico. Las entradas y salidas de efectivo de una empresa son importantes porque los gastos deben pagarse a tiempo con el efectivo generado. Por ejemplo, el seguimiento del cobro de las cuentas por cobrar, que es el dinero que deben los clientes, puede ayudar a las empresas a prever el efectivo que se debe en un periodo concreto.

Este proceso puede ser un reto si hay demasiados clientes morosos. Para compensar esto, muchas empresas crean algo llamado «provisión para cuentas de dudoso cobro», que estima la cantidad de cuentas por cobrar que se espera que no se puedan cobrar.

Los presupuestos de flujo de caja ayudan a examinar las prácticas pasadas para examinar lo que funciona y lo que no y hacer ajustes. Por ejemplo, una empresa podría solicitar una línea de crédito de capital circulante a corto plazo a un banco para asegurarse el efectivo en caso de que un cliente pague con retraso. Además, las empresas pueden pedir opciones más flexibles para sus cuentas por pagar, que es el dinero que se debe a los proveedores para ayudar con cualquier necesidad de flujo de caja a corto plazo.

Utilización de un presupuesto para evaluar el rendimiento

Una vez finalizado un período, la dirección debe comparar las previsiones del presupuesto estático o maestro con el rendimiento de la empresa. Es en esta fase cuando las empresas calculan si el presupuesto se ajustó a los gastos e ingresos previstos.

Presupuesto flexible

Un presupuesto flexible es un presupuesto que contiene cifras basadas en la producción real. El presupuesto flexible se compara con el presupuesto estático de la empresa para identificar cualquier variación (o diferencia) entre el gasto previsto y el gasto real.

Con un presupuesto flexible, los valores en dólares presupuestados (es decir, los costes o los precios de venta) se multiplican por las unidades reales para determinar qué número concreto se dará a un nivel de producción o de ventas. El cálculo arroja el total de los costes variables de la producción. El segundo componente del presupuesto flexible son los costes fijos. Normalmente, los costes fijos no difieren entre los presupuestos estáticos y los flexibles.

Dado que los presupuestos flexibles utilizan las cifras del periodo actual -ventas, ingresos y gastos- pueden ayudar a crear previsiones basadas en múltiples escenarios. Las empresas pueden calcular varios resultados en función de distintos productos, como las ventas o las unidades producidas. Los presupuestos flexibles o variables ayudan a los gerentes a planificar tanto para una producción baja como para una producción alta para ayudar a prepararse independientemente del resultado.

Variantes presupuestarias

Como se ha dicho anteriormente, pueden surgir desviaciones entre el presupuesto estático y los resultados reales. Las dos desviaciones comunes se denominan desviación del presupuesto flexible y desviación del volumen de ventas.

La desviación del presupuesto flexible compara el presupuesto flexible con los resultados reales para determinar los efectos que los precios o los costes han tenido en las operaciones. En comparación, la desviación del volumen de ventas compara el presupuesto flexible con el presupuesto estático para determinar el efecto que el nivel de actividad de ventas de una empresa tuvo en sus operaciones.

A partir de estos dos presupuestos, una empresa puede desarrollar presupuestos flexibles y estáticos individuales para cualquier elemento de sus operaciones. Las desviaciones se clasifican como favorables o desfavorables.

Si la desviación del volumen de ventas es desfavorable (el presupuesto flexible es menor que el presupuesto estático), las ventas de la empresa (o la producción con una desviación del volumen de producción) resultarán ser menores de lo previsto.

Si, por el contrario, la desviación del presupuesto flexible fuera desfavorable, sería el resultado de los precios o los costes. Al saber dónde la empresa se queda corta o supera la marca, los directivos pueden evaluar el rendimiento de la empresa de forma más eficiente y utilizar los resultados para realizar los cambios necesarios.