Heading

Bien, ahora que entiendes el valor de la organización, echemos un vistazo a las áreas clave que todo estudiante necesita organizar. Si puedes organizar los siguientes aspectos de tu vida, entonces tendrás un buen comienzo para el semestre.

Incluso si estás leyendo esto a mitad del semestre, estos consejos seguirán aplicándose – sólo que pueden requerir un poco más de trabajo para implementar ya que estás en medio de tus clases.

Tu Calendario

Si tuviera que dar un solo consejo de productividad para que todos lo implementen, sería «usar un calendario». Me resulta bastante chocante lo desorganizados que están muchos profesionales, y el problema generalmente proviene de no usar (y mantener) un calendario.

Los calendarios liberan mucho espacio en tu cabeza. En lugar de tener que recordar las citas, las clases o las fechas de entrega utilizando notas post-it o trozos de papel en la cartera, puedes tenerlo todo organizado en un formato cómodo y visual. Y si utilizas un calendario digital, puedes recibir automáticamente recordatorios de eventos importantes antes de que se te cuelen.

No importa qué utilices para tu calendario. Somos grandes fans de Google Calendar aquí en College Info Geek, pero también puedes utilizar cualquier otra aplicación de calendario. Incluso puedes ir a la vieja escuela con un planificador de papel, siempre y cuando lo mires con suficiente regularidad.

Una vez que hayas elegido un calendario, el siguiente paso es hacer un gran volcado de cerebro de cada evento importante para el semestre. Estas son algunas de las cosas clave que debes incluir:

• Tus horarios de clase
• Fechas de entrega importantes de tus planes de estudio (exámenes, trabajos trimestrales, etc.)
• Horas de ejercicio (tienes un horario de entrenamiento, ¿verdad?)
• Reuniones con profesores/tutores
• Horas de reuniones de clubes/extracurriculares
• Fechas de entrada y salida de dormitorios/apartamentos
• Su horario de trabajo (si tiene un trabajo a tiempo parcial)
• Fechas de vencimiento de pagos (tarjeta de crédito, alquiler, cualquier otro gasto importante)

Un ejemplo de mi calendario universitario real

Una vez que tengas una lista con todas estas cosas, es el momento de ponerlas en tu calendario.

Aquí tienes un ejemplo de una semana típica de mi calendario durante mi último año de universidad:



Como puedes ver, tengo todas mis clases bloqueadas. Esto no sólo me aseguró que nunca olvidaría una clase, sino que también me aseguró que nunca programaría una reunión u otro evento durante el tiempo de clase.

Nota: Si estás usando un calendario digital, te recomiendo encarecidamente que configures tus clases para que se repitan. De esta manera, nunca te olvidarás de cuándo ocurre una clase. Aquí tienes cómo crear eventos recurrentes en Google Calendar.

También te darás cuenta de que tengo reuniones, ensayos, tiempo para el trabajo freelance y muchos espacios en blanco. No programé mi tiempo de estudio, ya que era bastante bueno para hacer ese trabajo, pero también podrías incluir bloques de estudio para clases particulares si lo deseas.

Por supuesto, tu calendario es sólo una parte de la ecuación.

¿Cómo haces un seguimiento de todas las cosas que tienes que hacer a diario?

¿Cómo llevas la cuenta de los deberes, las tareas en torno a tu espacio vital y otros objetivos que quieres cumplir?

Para ello, necesitas una lista de tareas…

Tu lista de tareas/administrador de tareas

Aunque tener un calendario es lo mínimo para ser organizado, tener una lista de tareas realmente llevará las cosas al siguiente nivel.

Al principio, podrías preguntarte si una lista de tareas es necesaria en absoluto. Después de todo, ¿no puedes simplemente poner todas las cosas que tienes que hacer en tu calendario?

Aunque este método puede funcionar, tiende a desmoronarse si tienes más de un par de cosas que hacer cada día.

Además, mezclar tu calendario y tu lista de tareas pendientes ignora el hecho de que cada herramienta es mejor para diferentes tareas de organización:

• Tu calendario es para hacer un seguimiento de los eventos. Es decir, las cosas que ocurren en un día y / o tiempo específico que generalmente requieren que usted esté físicamente en algún lugar.
• Su lista de tareas, por otro lado, es para realizar un seguimiento de las tareas. Las tareas son cosas que tienes que realizar (a veces en un día concreto), pero generalmente no requieren que estés en un lugar concreto ni que tengas una cita de algún tipo.

Soy consciente de que la diferencia entre eventos y tareas a veces puede ser turbia, así que aquí tienes algunos ejemplos:

• Eventos:
  • Una reunión con un profesor
  • Una clase a la que tienes que asistir
  • Un ensayo del conjunto musical
• Tareas:
  • Redactar una redacción para llevar a una reunión con un profesor
  • Completar un problema planteado para una clase
  • Aprender a tocar una pieza musical para un ensayo

Cómo configurar una lista de tareas

Ahora que entiendes la diferencia, ¿cómo se configura realmente una lista de tareas?

De nuevo, tienes una variedad de opciones, y lo que elijas dependerá de si quieres usar un sistema digital o físico.

En el lado digital, recomendamos Todoist. Es gratuito, intuitivo y fácil de configurar.

Si quieres un método físico, el sistema de bullet journal es una gran opción. Incluso puedes crear un sistema híbrido digital-físico, como comenta Thomas en este vídeo:

Pero en última instancia, no importa el sistema que utilices. Puedes usar una pizarra o un cuaderno en blanco si quieres. Lo que importa es que mantengas una lista actualizada de las tareas que tienes que realizar, además de, ya sabes, hacer realmente dichas tareas.
Para hacer tu lista de tareas, primero debes crear un volcado cerebral de todo lo que tienes que hacer de forma habitual. Aquí hay algunas tareas que la mayoría de los estudiantes universitarios necesitan hacer:
• Tareas de los deberes
• Limpiar tu dormitorio/apartamento
• Preparar las comidas
• Tareas del club (sobre todo si eres oficial)
• Cualquier cosa que estés aprendiendo fuera de clase

Luego, tendrás que poner todas estas tareas en tu sistema de lista de tareas. Si utilizas un sistema digital, puedes establecer que ciertas tareas se repitan (piensa en «sacar la basura» o «completar los problemas de cálculo del día»). Y luego, a medida que pienses en nuevas tareas, puedes añadirlas a tu sistema.

Aquí tienes un ejemplo de cómo era mi lista de tareas en la universidad:



Tus apuntes

Tomar buenos apuntes es clave para comprender y retener cualquier clase o presentación que den tus profesores.

Pero tomar apuntes por sí solo no es suficiente: para sacar el máximo provecho de tus apuntes, necesitas mantenerlos organizados.

Para algunas personas, esto podría ser tan simple como tener un cuaderno diferente para cada clase y consultarlo cuando necesites estudiar para un examen.

Aunque esto puede funcionar, no es lo ideal. Esto es particularmente cierto cuando estás estudiando para un parcial o un final y necesitas consultar semanas de apuntes.

Para mantener tus apuntes extra organizados, te recomendamos usar un sistema digital como Evernote. Con Evernote, puedes crear un «Cuaderno» digital diferente para cada clase y escribir allí tus apuntes.

Si prefieres tomar apuntes a mano (lo que algunos estudios indican que puede ayudarte a procesar mejor la información), también puedes digitalizar tus apuntes después. Para que esto sea sencillo, sólo hazlo después de que terminen todas tus clases del día, antes de comenzar con tus tareas.

Cuando uses este sistema, podrás repasar el material mucho más fácilmente. Incluso puedes buscar términos clave y Evernote te ayudará a encontrarlos en tus apuntes, ahorrándote la molestia de volver a hojear un cuaderno físico.

Tus materiales y archivos de clase (digitales y físicos)

Además de tus apuntes, cada una de tus clases tendrá probablemente un programa de estudios, folletos y presentaciones que deberás tener en cuenta. También es probable que tengas tareas que el profesor (o su calificador) te ha devuelto, que pueden ser materiales valiosos para revisar cuando estás estudiando para un examen.

Es clave mantener todos estos materiales organizados. Seguro que puedes conseguir el temario, los folletos y las presentaciones de PowerPoint en línea. Pero eso es un paso más que tienes que hacer cuando llega el momento de estudiar. Además, nunca se sabe cuándo se puede caer Internet o la página web de la escuela.

Para estar seguro, te recomiendo que mantengas todo el material de clase organizado, ya sea en una carpeta física de tres anillas o en algún tipo de sistema digital.

Podrías poner todo el material en Evernote junto con tus apuntes, o podrías tener carpetas de Google Drive dedicadas a cada clase (otras aplicaciones de sincronización en la nube como Dropbox y OneDrive también funcionan aquí, pero Drive ofrece el mejor valor para los estudiantes a menos que necesites específicamente Microsoft Office).

Aquí tienes un ejemplo del sistema de archivos de Google Drive que utilicé para mis clases durante el primer semestre de mi tercer año de carrera:



Para mayor redundancia, también podrías mantener carpetas en tu ordenador con estos materiales en caso de que se caiga internet y no puedas acceder a ellos.

¿Quieres más información sobre cómo mantener tus archivos organizados? Echa un vistazo a esta guía que ha creado Thomas.

Tu mochila

No podíamos hablar de la organización en la universidad sin hablar de algo que casi todos los estudiantes tienen: una mochila.

Aún con un mundo cada vez más digital, sigues necesitando llevar tu ordenador. Y muchas clases seguirán teniendo libros de texto físicos que necesitas llevar, así como tareas que tienes que completar en papel.

Tu mochila (o maletín o bolso o lo que sea que uses) es clave para mantener todos estos materiales organizados y a punto.

Organizar tu mochila no es difícil: el paso clave es recordar llenar tu mochila con las cosas que necesitas para el día.

Después de todo, no hay nada peor que presentarse en clase, sólo para tener esa sensación de hundimiento en el estómago al darse cuenta de que no tienes el libro o el papel que necesitas.

En algunos casos, no tener el material adecuado podría incluso perjudicar tu nota de participación, por lo que organizar tu mochila es algo que no debes pasar por alto.

Para asegurarte de que llevas todo a clase, prepara tu mochila la noche anterior. Este fue el consejo que me dio mi madre cuando estaba en la escuela primaria, y sigue siendo válido en la universidad.

Hacer la maleta la noche anterior te asegura que no te olvides de nada por tener prisa. Y también te permite una noche de sueño para recordar algo que hayas olvidado.

Si realmente tienes problemas para recordar que debes llevar todo lo que necesitas a clase, puedes añadir una tarea a tu lista de tareas que diga algo así como «Preparar la bolsa para las clases». Bajo esta tarea, escribe una lista de las cosas que necesitas llevar. De esta manera, puedes ir tachando los elementos a medida que vas haciendo la maleta.

Aquí tienes un ejemplo de cómo quedaría esto en Todoist:



¿Quieres saber qué debe haber en tu mochila para la universidad? Echa un vistazo a esta lista.

Cómo mantenerte organizado con la planificación y revisión semanal de la productividad

Si pasaste por todos los pasos de la sección anterior, ahora deberías tener un sistema para mantener todos los aspectos de tu vida organizados. Sin embargo, crear el sistema de organización es en realidad la parte fácil.

El reto viene de mantener las cosas organizadas. Así que en esta sección, te mostraré dos hábitos cruciales que te ayudarán a mantener tu sistema organizativo:

1. Planificación semanal
2. Revisión semanal

Estos dos hábitos son complementarios, y requieren 30 minutos a la semana como máximo. Sin embargo, pueden tener un efecto masivo en el hecho de que realmente te mantengas organizado:

Así que pones en marcha tu sistema de organización, y ahora te sientes más motivado que nunca.

Sin embargo, lo que rápidamente te darás cuenta es que la vida real no es tan ordenada y precisa como tu hermosa lista de tareas y tu calendario.

Inevitablemente, surgirán imprevistos que te impedirán completar ciertas tareas o incluso asistir a ciertos eventos.

Es tentador frustrarse cuando las cosas no salen según lo planeado, pero es más efectivo aceptar que esto sucederá y corregir tu sistema en consecuencia.

Una de las mejores maneras de lidiar con los cambios inesperados o los desafíos de tu organización es crear un hábito de revisión semanal de la productividad.

Este proceso de 3 pasos sólo lleva unos minutos:

1. Compara lo que planeaste realizar con lo que realmente lograste.

Comenzamos cada semana con las mejores intenciones, pero luego la vida pasa.

Planificaste pasar una hora cada día practicando cálculo integral, pero sólo lo hiciste 3 días de la semana.

Te apuntaste a una clase de yoga el jueves por la tarde, pero luego terminaste teniendo demasiados deberes para asistir.

Entiendes la idea. El punto es observar la brecha entre lo que planeaste y lo que realmente sucedió.

2. Usa esta información para hacer cambios en tu sistema.

Reconocer la brecha entre tus planes y logros no significa nada si no usas esa información para informar tus planes futuros.

Una vez que hayas identificado lo que no lograste, necesitas examinar por qué. Luego, puedes ajustar lo que planeas para la semana siguiente.

Por ejemplo, si no llegaste a tu hora de práctica de cálculo integral cada día, ¿qué te lo impidió?

Podrías darte cuenta de que fue porque estabas estudiando en el centro de estudiantes y seguías distrayéndote con los amigos que pasaban. Reconociendo esto, podrías planear hacer tu estudio en el sótano de la biblioteca, un lugar sin distracciones excepto algunos mapas de estudio geológico polvorientos.

A medida que conviertas este proceso en un hábito, mejorarás en la planificación de objetivos y horarios realistas. Lo que nos lleva al siguiente hábito…

Planifica tu próxima semana

Una vez que hayas revisado la semana anterior, es el momento de planificar la semana que viene.

Si estás ajustando lo que haces en base a la semana anterior, entonces ya estás en el buen camino. Pero además de revisar la semana anterior, te recomiendo los siguientes pasos de planificación semanal:

1. Limpia tu sistema de gestión de tareas y tu calendario.

Durante el transcurso de la semana, habrá tareas en tu lista de pendientes que o bien te olvides de marcar o simplemente no hagas. Tu calendario también puede acabar con eventos extraviados que ya no son relevantes, o con cosas que necesitas reprogramar para la semana siguiente.

Cuando estés planificando la semana que viene, primero asegúrate de limpiar toda la basura existente en tus sistemas de organización.

Busca nuevas fechas de vencimiento realistas para las tareas que no llegaste a hacer la semana pasada, y anota cualquier evento reprogramado en tu calendario. Esto también podría extenderse a la organización de cualquier carpeta que tengas para la clase, asegurando los papeles sueltos y digitalizando cualquier nota que no hayas llegado a hacer.

2. Planifica la semana que viene.

Una vez que hayas limpiado todo lo de la semana anterior, puedes dirigir tu atención a la semana que viene.

Para empezar, haz una lista de las próximas tareas que se te ocurran. Te recomiendo que mires el programa de cada una de tus clases, así como cualquier sistema online que tus profesores utilicen para publicar las tareas. Luego, transfiere tus tareas a tu sistema de listas de tareas.

Luego, echa un vistazo a tu calendario. Comprueba qué eventos se avecinan para la semana, y añade todo lo que no esté actualmente en tu calendario. Comprueba tu programa de estudios para ver las fechas de entrega inminentes, y revisa tu horario de trabajo para asegurarte de que es preciso.

Por último, asegúrate de que tu mochila está organizada y preparada para el día siguiente. Esto te ayudará a evitar que te olvides de una tarea o de un libro que tengas que llevar a clase.

Este proceso de revisión y planificación semanal puede parecer que lleva mucho tiempo cuando lo lees, pero en realidad no debería llevarte más de treinta minutos.

Y si lo haces cada semana, verás que cada vez te lleva menos tiempo a medida que te organizas mejor. Para asegurarte de que realizas el proceso cada semana, bloquea un tiempo para ello en tu calendario (hombre, eso acaba de convertirse en meta).

Mantenerte organizado te prepara para el éxito

Esta terminó siendo una guía masiva, así que aquí están los puntos clave para una fácil referencia:

• Usa Google Calendar (u otra aplicación de calendario) para mantener tus eventos organizados.
• Organiza tus tareas con un sistema de lista de tareas como Todoist.
• Digitaliza tus notas para una revisión más fácil.
• Mantén organizados tus materiales de clase físicos y digitales utilizando una carpeta de tres anillas y Google Drive.
• Mantén tu mochila limpia y abastecida con los materiales que necesitas llevar a clase.
• Tómate 30 minutos cada semana para repasar la semana anterior y planificar la siguiente.

Y sobre todo, no dejes que tu sistema organizativo se interponga en lo que realmente importa: lograr las cosas que quieres hacer.

El sistema organizativo adecuado te ayudará a hacer las cosas que quieres sin estresarte demasiado. Pero al final del día, todavía tienes que sentarte y hacer el trabajo.

Así que sal ahí fuera este semestre y haz algo épico!

¿Necesitas ayuda para mantenerte organizado mientras tomas clases online? Echa un vistazo a esta guía.