Los programas informáticos pueden considerarse un activo a largo plazo que entra dentro de los activos fijos como los edificios y los terrenos. Sin embargo, hay ocasiones en las que los programas informáticos no deben considerarse un activo a largo plazo. En este artículo, repasaremos las normas contables que existen para clasificar el software informático.
Las principales conclusiones
- Aunque el software no es físico o tangible en el sentido tradicional, las normas contables permiten a las empresas capitalizar el software como si fuera un activo tangible.
- El software que es adquirido por una empresa que cumple con ciertos criterios puede ser tratado como si fuera propiedad, planta, & equipo (PP&E).
- Al capitalizar el software como un activo, las empresas pueden retrasar el reconocimiento completo del gasto en su balance.
El software como activo
Los activos intangibles suelen ser activos no físicos utilizados a largo plazo. Los activos intangibles suelen ser activos intelectuales y, por ello, es difícil asignarles un valor debido a la incertidumbre de los beneficios futuros.
Por otro lado, los activos tangibles son activos físicos y medibles que se utilizan en las operaciones de una empresa. Activos como el inmovilizado material (PP&E) son activos tangibles.
PP&E se refiere a los activos a largo plazo, como los equipos que son vitales para las operaciones de una empresa y tienen un componente físico definido. En la mayoría de las circunstancias, los programas informáticos se clasifican como activos intangibles debido a su naturaleza no física. Sin embargo, las normas contables establecen que hay ciertas excepciones que permiten la clasificación de los programas informáticos, como PP&E (propiedad, planta y equipo).
A continuación se detallan las normas contables que describen cómo y cuándo los programas informáticos deben clasificarse como PP&E:
- Federal Accounting Standards Advisory Board (FASAB) Statement of Federal Financial Accounting Standards (SFFAS) No. 10, Contabilización del software de uso interno.
- Declaración nº 51 del Consejo de Normas Contables Gubernamentales (GASB), Contabilización e información financiera de los activos intangibles.
¿Qué es el PP&E?
Es importante que primero definamos la norma contable de propiedad, planta, & equipo, más conocida por sus siglas: PP&E. Según la SFFAS nº 6, los activos materiales se clasifican como PP&E si:
- Tienen vidas útiles estimadas de 2 años o más.
- No están destinados a la venta en el curso ordinario de las operaciones.
- Han sido adquiridos o construidos con la intención de ser utilizados o estar disponibles para su uso por la entidad.
- La dirección tiene cierta discreción ya que no hay umbrales de cantidad de dólares para el coste de los programas informáticos ya sean internos o nuevos.
- Los umbrales de capitalización deben ser establecidos por la dirección de acuerdo con las directrices de PP&E. Por ejemplo, en el caso de las compras masivas de software, se debe incluir en el cálculo tanto el coste masivo como la vida útil del software. Si se trata de software desarrollado por un contratista, debe clasificarse el importe pagado al proveedor por el desarrollo y la implementación.
- La capitalización del software no incluye el software que forma parte integral del inmovilizado. Según la SFFAS nº 10 sección 38 & 39; dice:
- El límite de capitalización no se determina por un importe sino cuando se ha completado la fase de pruebas del software. Según la SFFAS 10, párrafo 20:
Criterios de capitalización como PP&E
Hay reglas que se aplican para determinar si el software debe ser capitalizado como PP&E o cargado. Si el software cumple con los criterios de propiedad, planta y equipo como se ha indicado anteriormente, puede ser clasificado como PP&E. Según la SFFAS nº 10:
«Las entidades deben capitalizar el coste de los programas informáticos cuando éstos cumplan los criterios de propiedad, planta y equipo generales (PP&E). PP&E general es cualquier propiedad, planta y equipo utilizado en la provisión de bienes y servicios.»
«Por ejemplo, si el software forma parte de un sistema de armas, no se capitalizaría sino que se incluiría en el coste de la inversión en ese sistema de armas. Por otro lado, el software utilizado para acumular el coste de adquisición de ese sistema de armas o para gestionar y contabilizar ese elemento cumpliría los criterios de PP&E general y debería capitalizarse.»
«Los costes incurridos después de que se hayan completado con éxito las pruebas de aceptación final deben ser contabilizados como gastos. Cuando el software se vaya a instalar en varios sitios, la capitalización debe cesar en cada sitio después de que las pruebas se hayan completado en ese sitio.»
El resultado final
Es importante revisar las normas de contabilidad financiera antes de tomar cualquier decisión sobre si se debe gastar o capitalizar el software informático como PP&E. Este artículo sólo toca algunos de los temas clave. Muchos otros casos pueden tener diferentes normas de contabilidad que podrían necesitar ser aplicadas, como la computación en la nube, el software multiuso, el software de desarrollo y el software compartido entre divisiones.