También hay una plantilla de plan de comunicación que puede utilizar para crear su propio plan de comunicación de proyectos.
Beneficios de los planes de comunicación de proyectos
En esencia, los planes de comunicación de proyectos facilitan una comunicación eficaz. Harán que sus proyectos se desarrollen con mayor fluidez y le ayudarán a evitar el fracaso del proyecto. Algunos otros beneficios importantes incluyen el establecimiento y la gestión de las expectativas, una mejor gestión de las partes interesadas y la asistencia en el proceso de planificación del proyecto.
Establecimiento y gestión de las expectativas
La comunicación de los proyectos es una calle de doble sentido. Al igual que la planificación del proyecto, las expectativas deben establecerse y tanto el equipo del proyecto como las partes interesadas del cliente tienen que llevar a cabo sus responsabilidades para que la comunicación se desarrolle sin problemas.
Aunque un proyecto no se iniciaría sin un plan de proyecto, los planes de comunicación del proyecto no se discuten tan fácilmente, pero deberían hacerlo.
Al dejar que el cliente sepa al principio del proceso del proyecto lo que puede esperar, se establece el tono para todo el proyecto. También es útil para ellos saber de antemano lo que necesitará de ellos para que puedan estar preparados cuando llegue el momento.
Gestión de las partes interesadas y del cliente
A lo largo de un proyecto, la comunicación exitosa sobre la alineación de los objetivos y los hitos, y la posterior realineación de estos a medida que los proyectos cambian, son cruciales para la aceptación de las partes interesadas y la transparencia sobre el estado del proyecto.
La comunicación es fundamental para mantener una buena relación con el cliente, y un plan de comunicación del proyecto puede ayudarle a mantener esa comprensión compartida de lo que está sucediendo y lo que debería suceder a lo largo de su proyecto.
Planificación del proyecto
Un plan de comunicación de la gestión del proyecto define cómo se entregará la información crítica a lo largo del proyecto, por quién y con qué frecuencia. Mientras completa la planificación del proyecto, también debe completar la planificación de las comunicaciones.
No todos los proyectos son iguales, y por eso, un plan de comunicación del proyecto es único para su proyecto, por lo que es importante pensar en ello mientras crea su plan de proyecto después del inicio.
Los proyectos grandes tienen diferentes necesidades de comunicación que los proyectos pequeños, y lo mismo ocurre con los proyectos con equipos de partes interesadas frente a un único contacto del proyecto.
Todos los proyectos con diferentes objetivos, presupuestos, plazos e incluso entregables requieren una comunicación adaptada a esas necesidades, y eso es algo que debe tener en cuenta al crear un plan de comunicación del proyecto.
Qué incluir en los planes de comunicación
Si bien los detalles de su plan de comunicación variarán según el tipo y el alcance del proyecto, hay algunos elementos clave que deben incluirse en cada plan de comunicación del proyecto que cree:
Partes interesadas clave: Anote todas las partes interesadas clave, incluido su contacto principal con el cliente. Incluya información de contacto, como números de teléfono y correos electrónicos, para que cualquiera que acceda al plan de comunicación pueda encontrar esta información.
Miembros del equipo: Incluya los principales miembros del equipo de su proyecto junto con sus funciones. Esto es útil para cualquier persona nueva o que no esté familiarizada con el proyecto. Enumere quién de su equipo está involucrado en la comunicación de los entregables, en la dirección de las discusiones estratégicas o en cómo manejará las conversaciones técnicas entre las partes interesadas y su equipo.
Métodos de comunicación: Describa los principales métodos de comunicación y los diferentes canales que utilizará para ponerse en contacto con las partes interesadas, como el correo electrónico, las llamadas telefónicas, las reuniones en persona, las reuniones por vídeo, Slack, las redes sociales o cualquier otro. Incluya notas sobre los canales preferidos por las partes interesadas.
Tipo de comunicación: Incluya los tipos de comunicación, cómo se compartirá esa comunicación, qué se incluirá y con quién será esa comunicación. Por ejemplo, podría proporcionar informes de estado semanales al cliente. Piense en cómo lo proporcionará, a quién se lo proporcionará y qué información debe contener el informe.
Estilo de comunicación: Esto se puede desglosar por parte interesada y método de comunicación. ¿Prefiere una determinada parte interesada sólo una comunicación formal, o puede ser un poco más informal en su tono?
Calendario de reuniones: Aunque puede ajustar esto según sea necesario a lo largo del proyecto, tener una idea inicial de la frecuencia con la que se reunirá con las partes interesadas es útil. Dependiendo del alcance del proyecto, es posible que también quieras describir la frecuencia con la que enviarás correos electrónicos al cliente. Incluya también las reuniones internas del equipo en su calendario de reuniones.
Mensajes clave: Para cada parte interesada, determine el mensaje o la información clave que será necesario comunicarles a lo largo del proyecto. Esto también incluye cualquier información o retroalimentación que necesite de ellos.
Objetivos de comunicación: Un plan de comunicación que incluya los objetivos de comunicación puede ayudar a garantizar que se tomen decisiones basadas en lo que se pretende conseguir.