Formas de pago más sencillas
El tópico de que el mundo no se dirige a tu puerta parece ser doblemente cierto cuando se trata de personas que te deben dinero. La realidad es que, si usted no hace un seguimiento del pago de un servicio o producto, lo más probable es que sus clientes no se apresuren a desembolsarlo por su cuenta. Esto es especialmente cierto en el caso de los propietarios de pequeñas empresas o los operadores autónomos. Por suerte, las grandes soluciones de facturación pueden eliminar muchas de las molestias del proceso de facturación, ofreciéndole más opciones para recibir pagos y agilizando sus tareas. Este tipo de software le ayuda a añadir más canales de pago electrónico y redes de pago por móvil que pueden hacer que el pago sea más rápido y fácil para sus clientes. Otros productos se especializan en ayudarle a mantenerse al día en las tareas de facturación.
El tipo de negocio que dirige, así como los clientes que tiene, serán factores que influirán en la elección de la solución de facturación. Las operaciones minoristas viven de los pagos en efectivo y a crédito, mientras que los negocios basados en servicios y los autónomos tienen necesidades particulares y pueden trabajar con soluciones de pago online. Para las pequeñas y medianas empresas (PYMES), la capacidad de articular los servicios prestados, así como las opciones de pago y los plazos de forma profesional, es fundamental para recibir los pagos más rápidamente. Ser capaz de hacer malabares con la información fiscal, crear recibos, cuentas de gastos, así como automatizar los avisos de seguimiento, son características valiosas para las PYMES.
Aquí es donde entra en juego el software de facturación y cobro. Este software le da los medios para rastrear sus ventas o servicios prestados, a quién se le facturó, las tarifas o cargos aplicados y cuándo se recibió el pago (o cuándo se suponía que se iba a recibir pero no se hizo). También le ofrece una ruta de datos para registrar todos esos datos en sus otros sistemas de contabilidad y teneduría de libros. En términos contables, este flujo de trabajo forma parte de las cuentas por cobrar. Y aunque muchas pequeñas empresas todavía mantienen este tipo de registros y preparan las facturas utilizando una hoja de cálculo o una aplicación de procesamiento de textos, hay muchas aplicaciones de software especializadas que le permiten realizar la tarea más rápidamente, más fácilmente y con mucho menos esfuerzo. Lo mejor de todo es que muchas de ellas son baratas o incluso gratuitas.
En nuestras revisiones, examinamos los sistemas de facturación independientes. También profundizamos en las capacidades de facturación de algunos sistemas de contabilidad más completos en los que el proceso de facturación es sólo una parte. Estos sistemas también incluyen los datos para las compras de la empresa, la gestión del inventario y la contabilidad general. Todos los sistemas de facturación y contabilidad que hemos revisado se entregan como aplicaciones de software como servicio (SaaS) que se encuentran en la nube en lugar de instalarse localmente. Por lo tanto, todo lo que necesita es un navegador web y está en el negocio.
Más que enviar una factura
Muchos de los sistemas de facturación que revisamos le permiten introducir y registrar la transacción de venta inicial, que es un buen lugar para comenzar el proceso de facturación. En términos contables, esto se llama «Entrada de órdenes de venta» o simplemente Entrada de órdenes. Incluso si sólo está buscando enviar una factura y recibir el pago, todavía tiene que mirar la parte de Entrada de Órdenes del sistema y determinar cómo va a funcionar con el tipo de negocio que está operando.
La mayoría de los sistemas de contabilidad completos y un número de sistemas de facturación tienen una parte frontal de «Entrada de Órdenes de Ventas» donde puede introducir los artículos o servicios por los que desea facturar. En la mayoría de los casos, estos artículos o servicios deben ser definidos antes de poder utilizar el frente de ventas. En la mayoría de los sistemas de contabilidad, Ventas se integra con el Inventario, de modo que será el punto en el que se definan los artículos y los precios. Con un sistema de facturación más sencillo, tendrá que crear estos artículos, descripciones y precios como un proceso separado. Los impuestos, como el impuesto sobre las ventas o el impuesto sobre el valor añadido (IVA), es otro punto en el que los sistemas orientados a la facturación difieren de los sistemas de contabilidad más robustos. Muchos sistemas de contabilidad proporcionan tablas de impuestos que calcularán automáticamente el impuesto sobre las ventas requerido, o se integrarán con una aplicación de servicio de impuestos como AvaTax de Avalara. Sin embargo, muchos sistemas de facturación se saltan estas sutilezas y requieren que se introduzca el tipo de impuesto sobre las ventas en cada transacción de venta individual.
La creación real de la factura es otra consideración. Muchas de las aplicaciones y subsistemas de facturación que examinamos le permiten crear una factura sobre la marcha mediante una aplicación móvil. Esta es una gran característica si quieres ser capaz de crear una factura en el momento de la venta o inmediatamente cuando se presta un servicio mientras estás en la ubicación de un cliente. La capacidad de enviar por correo electrónico esa factura es otra característica deseable para muchos usuarios, al igual que la creación automática de facturas para los cargos recurrentes cada mes o de acuerdo con algún otro período de tiempo regular.
Muchas de las aplicaciones que miramos también incluyen capacidades más avanzadas que podrían aplicarse a su operación particular. Estas incluyen la capacidad de manejar múltiples monedas para aquellos negocios que operan en más de un país, o temporizadores emergentes si usted factura por hora. Tenga en cuenta, sin embargo, que nos fijamos en las aplicaciones de facturación y de cobro, no en el software de seguimiento del tiempo o de los gastos, cada uno de los cuales tiene un público objetivo diferente.
Algo más a tener en cuenta es que, mientras que los términos «factura» y «declaración» se utilizan indistintamente de vez en cuando, en realidad no son la misma cosa. Una factura puede tener múltiples cargos y servicios detallados en ella, pero se refiere a una sola venta. Un extracto, por el contrario, detalla los cargos pendientes, actuales e históricos de la factura y las transacciones de pago. Un extracto da el estado de la cuenta de un cliente al final de un período de facturación o, con algunas aplicaciones de facturación y contabilidad, bajo demanda.
Seguimiento del flujo de caja
Otra área que es importante considerar cuando se selecciona un software de facturación es cómo se le pagará. Durante muchos años, aceptar efectivo o cheques eran sus únicas alternativas, especialmente para las pequeñas empresas. Eso está lejos de ser cierto hoy en día. Especialmente las tarjetas de crédito se consideran una opción de pago imprescindible incluso para las pequeñas empresas. Afortunadamente, las plataformas de facturación incorporan la posibilidad de aceptar tarjetas de crédito. Siempre hay un cargo por ello, que suele ser un porcentaje de la transacción, así como una cuota por transacción o mensual. Tendrá que leer la letra pequeña con atención, ya que este cargo puede sumarse al porcentaje que cobra el procesador de la tarjeta de crédito. Deberá decidir si este tipo de cargo merece la pena. En muchos casos, tener acceso al pago de forma más o menos inmediata merece la pena el cargo, que en cualquier caso es deducible de los ingresos como gasto empresarial. Algunos proveedores de software también pueden proporcionar un portal de clientes donde éstos pueden pagar sus facturas electrónicamente a través de una transferencia bancaria o una transacción de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH). También en este caso, suele haber que pagar una cuota. Pero, al igual que con una tarjeta de crédito, esta tarifa es un gasto empresarial y puede valer la pena para reducir o eliminar las cuentas por cobrar.
Por último, está la presentación de informes. Las buenas capacidades de presentación de informes son siempre algo que debe buscar y el software de facturación no es una excepción. La mayoría de los usuarios, especialmente las empresas más pequeñas, no necesitarán docenas de informes. Pero sí querrán saber qué facturas están vencidas y cuánto tiempo han vencido. También querrá ser capaz de ver su flujo de ingresos en cualquier momento. Querrá tener la capacidad de enviar a los clientes avisos y recordatorios de vencimiento cuando sea necesario. La gestión eficaz de su flujo de caja es una razón principal para utilizar una aplicación de facturación.
Por último, pero no menos importante, y relacionado con la presentación de informes, es la capacidad de integrar su sistema de facturación con su sistema de contabilidad de back-end. Hay mucha competencia a Intuit Quickbooks en estos días, por lo que incluso las pequeñas empresas deben asegurarse de que su sistema de facturación y el sistema de contabilidad pueden hablar efectivamente entre sí. Si no lo hacen, estas empresas podrían terminar haciendo un montón de entradas manuales innecesarias.
Las aplicaciones que probamos pueden proporcionar múltiples opciones para las plantillas de facturas. La personalización viene por medio de la adición de su registro de la empresa, la fuente específica o ilustraciones de identidad de marca, así como la definición de los campos para adaptarse a su empresa y las necesidades de su cliente.