Pregunta: «¿Cuál es la mejor manera de organizar los papeles y las facturas?» -Mamá de Boston
Pregunta: «Necesitamos estrategias para organizar y procesar papeles de todo tipo. Facturas, solicitudes de caridad, documentos de seguros, papeles financieros…» -Margo
Pregunta: «Cada semana, una pila de papeles y otros artículos de unos quince centímetros de altura se acumula en la mesa de mi cocina. Soy una ocupada madre de cuatro hijos con dos perros, estoy en la escuela de posgrado y enseño en un programa extraescolar un día a la semana. Tengo dos hijos (9 & 13) con TDAH y yo misma fui diagnosticada recientemente. Hago muchas cosas bien, como clasificar el correo en la papelera de reciclaje, pagar las facturas enseguida y editar y regalar cosas. Llevo un diario de viñetas, que es una herramienta increíble para mantener mis horarios y los de toda la familia organizados. Así que sobre esta pila… Si no la guardo para el final de la semana, se traslada al suelo del salón y de ahí, si no se guarda, suele acabar en una bolsa metida en algún sitio cuando llega la compañía. Somos seis personas viviendo en una casa de 1.600 pies cuadrados que está organizada, pero llena. He probado con clasificadores, folios, cajas, cestas… nada de esto ha funcionado para domar el montón. Es terrible necesitar encontrar algo y no saber dónde está. Tiene que haber una forma mejor». -Bklynebeth
P: «Necesito buenos sistemas para lidiar con (1) el papeleo (2) las listas de tareas y (3) un horario diario y semanal para mí y mis hijos.» -SDTwinMom
Hola Boston Mom, Margo, Bklynebeth y SDTwinMom:
Ah, el temido papeleo. No para de acumularse, ¿verdad? Parece que necesitas un chaleco salvavidas para no ahogarte. ¡Agárrate! Estoy aquí para rescatarte.
La clave para estar al día con el papeleo es crear sistemas fáciles y eficientes que funcionen para cerebros con déficit de atención (TDAH o ADD). Cómo saber lo que funciona? Empieza haciéndote las siguientes preguntas:
- ¿Soy un archivador o un apilador?
- ¿Revelador o disimulador?
- ¿Necesito ver las cosas para recordar que existen?
- ¿Me gustan las cosas codificadas por colores?
- ¿Dónde tengo un espacio amplio para guardar archivos y papeles?
- ¿Necesito que los demás tengan acceso a estos papeles?
- El PASADO representa los papeles que necesita conservar pero a los que no necesita acceder regularmente. Piense en los impuestos, las pólizas de seguro, los documentos antiguos del seguro médico. Estos pueden guardarse en archivadores, cajas o incluso carpetas, y colocarse en un almacén.
- PRESENTE es lo que necesita y utiliza AHORA. Las facturas actuales, la información médica, los planes de viaje entrarían en esta categoría. Estos artículos tienen que estar en su «propiedad principal». Archivos de escritorio en el escritorio de su oficina en casa, cestas en la encimera de la cocina o incluso un carro rodante que pueda mover de una habitación a otra.
- El FUTURO consiste en papeles a los que eventualmente tendrá acceso pero no ahora mismo (planes de viaje futuros, planes de renovación de la casa, etc.). Guárdelos donde sean fácilmente accesibles. Me gusta crear carpetas con fundas de plástico transparentes para guardar mis materiales futuros.
Al hacer estas preguntas, los sistemas se formarán de forma natural. Y el mejor método es el que usted puede establecer, mantener y acceder cómodamente. He aquí algunas estrategias para empezar:
1. Piense en el pasado/presente/futuro cuando organice y archive los papeles.
2. Utiliza tu espacio aéreo.
Es literalmente mi forma favorita de organizar los papeles. Cuelga revisteros o archivos de alambre en la pared para organizar el correo y otros documentos de manera eficiente. Usar tu espacio aéreo ayuda a mantener los papeles importantes visibles y a la vista. Etiquete las carpetas colgantes para que la organización sea rápida y sencilla. O utilice su espacio en la pared para crear un centro de mensajes. Utiliza pizarras magnéticas, de corcho, de borrado en seco, para sujetar papeles a los que necesites acceder rápidamente, mantén las listas de tareas a la vista y los horarios de la familia fácilmente accesibles.
3. Ante la duda, tíralo.
Yo soy un poco fría de corazón cuando se trata de esto. Pero antes de que CUALQUIER papel entre en mi casa, se clasifica sobre la papelera de reciclaje o la trituradora. La mayoría del papel no es personal, así que no lo trates como tal. Haz recortes duros y deshazte de lo que no necesitas antes de que ocupe espacio en tu casa.
4. Despreocúpate del papel todo lo que puedas.
Paga tus facturas online, escanea los recibos y apúntate a un programa de aplicación móvil que almacene todos tus historiales médicos. Crea carpetas en tu ordenador de la misma manera que lo harías con tu archivador. Cualquier cosa que se te ocurra para reducir el papel que entra te quitará el estrés y el agobio.
5. Uno que entra, uno que sale.
Esta regla se aplica a TODO lo que poseemos (sí, incluso el papel), especialmente si vivimos en espacios pequeños. Blynebeth, mencionaste un detallado montón de cosas que van de tu cocina a la sala de estar y a una bolsa de papel. Una mujer sabia dijo una vez que el desorden es un retraso en la toma de decisiones. Me gusta ir un paso más allá y preguntarte si tienes espacio para todo lo que quieres conservar. Y si es así, ¿tiene todo un hogar específico para saber dónde va cada cosa? Una vez que designamos hogares para todas nuestras cosas, el mantenimiento de nuestros sistemas de organización sigue naturalmente.
* BOSTONMOM, también preguntaste sobre ideas para crear sistemas de tareas para tu hijo de 5º grado. Revisa la columna que escribí sobre este mismo tema aquí. Y si quieres aún más información, visita mi sitio web en orderoochaos.com.
La gurú de la organización Leslie Josel, de Order Out of Chaos, responderá a las preguntas de los lectores de ADDitude sobre todo, desde el desorden de papeles hasta los dormitorios en zona de desastre, y desde el dominio de las listas de tareas hasta llegar siempre a tiempo.
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Actualizado el 4 de mayo de 2020