Tengo un extraño amor por las hojas de cálculo y quiero compartir la plantilla de presupuesto que hice en Google Sheets y que he estado usando y construyendo durante más de cinco años.
Puedes hacer tu propia copia haciendo clic en el siguiente enlace:
Haz una copia: Mi plantilla de presupuesto en Google Sheets
La plantilla está basada en los principios y conceptos del libro de finanzas personales de Ramit Sethi, «Te enseñaré a ser rico». Cubriré todo lo que necesitas saber en este post, pero si quieres aprender más sobre él, puedes leer mi resumen del libro a continuación.
Qué hace que esta plantilla de presupuesto de Google Sheets sea mejor que las demás que hay
Toda la configuración está en una sola página
En una sola pestaña de configuración, rellenarás toda tu información: ingresos, nombres de cuentas, presupuesto, etc. Todas las demás pestañas extraen los datos de esta pestaña de configuración para que nunca tengas que introducir ninguna información dos veces.
Creación guiada incorporada
Abrir una nueva plantilla de presupuesto de Google Sheets con todos estos números y pestañas puede ser desalentador.
Es por eso que quería crear una configuración guiada para que sea súper simple para cualquier persona comenzar. Cuando abras la plantilla, serás recibido con indicaciones fáciles de seguir para que sepas exactamente lo que tienes que hacer a continuación.
Lista de comprobación de la configuración
Después de completar los ajustes de configuración, la lista de comprobación te muestra dónde ir después en la plantilla para introducir tus gastos y saldos de cuentas.
Un tablero para gobernar a todos
Mi plantilla de presupuesto de Google Sheets tiene cuatro pestañas:
- Tablero de mandos – la pestaña principal donde puedes ver tu gasto frente al presupuesto para el mes actual y analizar el gasto de meses anteriores. Todos los datos se extraen de las otras pestañas.
- Gastos – donde introduces todos tus gastos.
- Balance – para registrar tu cuenta bancaria, cuenta de jubilación, saldos de tarjetas de crédito y préstamos, etc. Estos datos se utilizan para ayudar a medir si su patrimonio neto está aumentando o disminuyendo.
- Configuración – como se ha explicado anteriormente, aquí es donde se rellenan los ingresos, se nombran las cuentas y se establecen los presupuestos, que se utilizan en todas las demás pestañas.
La mayor parte del tiempo la pasarás en el Tablero de Control:
Siempre sabrás cuánto te queda de tu presupuesto mensual
Al rellenar tus gastos, hay un «módulo» en el que puedes ver exactamente cuánto de una categoría presupuestaria has utilizado hasta ahora en el mes actual y saber exactamente cuánto te queda.
Si te has excedido en una categoría del presupuesto, la plantilla te permitirá tomar el presupuesto restante de otra categoría para cubrirlo.
Presupuesto y seguimiento de los gastos anuales e irregulares
La plantilla también está construida para dar cabida a los gastos irregulares en los que puede que sólo gastes dinero o tengas que pagar unas pocas veces al año. Una vez que introduzcas una lista de las cosas para las que quieres crear un presupuesto anual, la plantilla calculará cuánto necesitas ahorrar al mes para cubrirlo. Y esa cantidad se deduce antes de configurar tu presupuesto mensual.
Gasta tu dinero sin sentirte culpable
Llamo al presupuesto mensual el «presupuesto sin culpa», que es un concepto tomado del libro «Te enseñaré a ser rico». Dado que la plantilla de presupuesto está construida para ayudarte a apartar dinero para el ahorro antes de crear tu presupuesto mensual, significa que nunca tienes que sentirte culpable por gastar el dinero que te sobra.
Este ha sido un cambio fundamental en mi perspectiva sobre las finanzas personales que Ramit llama pagarte a ti mismo primero.
Construido para impulsar el cambio de comportamiento
La mayoría de mis amigos utilizan una aplicación de presupuesto como Mint y yo también las he probado. Pero estas aplicaciones no me ayudan realmente a gastar menos dinero: sólo me dicen en qué gasto mi dinero y tratan de adivinar (mal) la categoría.
Y por eso me encantan los presupuestos construidos en hojas de cálculo. Puedo personalizarlo exactamente de la forma que necesito para que realmente me ayude a gastar mi dinero de forma más meditada. En menos cosas que me importan poco y más en las que me importan mucho.
Un mal sistema de presupuesto sólo te muestra a dónde va tu dinero. Un buen sistema de presupuesto creará un cambio en tu comportamiento.
Si quieres probar mi plantilla de presupuesto de Google Sheets, haz una copia de ella y pruébala.
Hay instrucciones sencillas y claras con notas extra en las celdas que tienen un asterisco(*) – sólo tienes que pasar el ratón por encima de esas celdas para ver la nota.
Si estás atascado y necesitas más información para ponerte en marcha, sigue leyendo para conocer los detalles.
Cómo usar mi plantilla de presupuesto de Google Sheets
Comienza en la pestaña Configuración.
Recuerda que las celdas con un asterisco(*) significan que hay una nota en esa celda con más información. Pasa el ratón por encima para ver lo que dice.
I. Introduce tus ingresos
En la casilla superior izquierda de la pestaña Configuración, introduce tus ingresos. Sigue las celdas de color naranja como pistas para saber qué parte debes rellenar a continuación. Si no contribuyes a un 401k ni sueles recibir ningún ingreso extra mensual, introduce 0€.
Esta plantilla de presupuesto sólo está hecha para dos fuentes de ingresos. Si tienes más de una fuente de ingresos adicional, puedes contarlas juntas e introducir el total como un solo número para tus ingresos mensuales extra.
Todos los ingresos introducidos aquí estarán disponibles para tu presupuesto. Antes de salir de la pestaña Config, podrás elegir qué parte irá a parar a los ahorros, a las cuentas adicionales de jubilación, a los préstamos, etc., pero antes tienes que nombrar tus cuentas.
II. Nombra tus cuentas
Tendrás que poner un apodo a cada tipo de cuenta bancaria, activo y pasivo que tengas. El tipo es muy importante para las fórmulas en las pestañas de Tablero y Balance y no se puede cambiar. Si no tienes una cuenta con el tipo indicado, déjalo en blanco y omítelo.
Si tienes más cuentas de las que tienen los tipos puedes contarlas juntas como una sola. Por ejemplo, si tienes cuatro tarjetas de crédito, puedes contar dos de ellas juntas y darle a la tarjeta de crédito #3 el apodo de Amex & Tarjetas Citi.
III. Crea tu presupuesto anual
La razón por la que creas tu presupuesto de gastos anuales antes que los mensuales es para que te animes a reservar dinero para estar mejor preparado para los gastos irregulares.
Comienza añadiendo las cosas que pagas una vez al año o de forma irregular en la casilla de Presupuesto Anual. Puedes encontrar ejemplos y sugerencias pasando el ratón por encima de la celda de la categoría de presupuesto*.
Después de introducir todos los gastos anuales e irregulares que se te ocurran, la plantilla de presupuesto dividirá el total en una cantidad mensual dentro de la casilla de Gastos mensuales fijos.
IV. Introduce tus gastos mensuales fijos
Los Gastos Mensuales Fijos son gastos mensuales recurrentes que no esperas que cambien mes a mes.
Al principio de la lista está la cantidad mensual que debes reservar para tu presupuesto anual y el segundo elemento es tu cuenta de jubilación después de impuestos. Si tienes una y le diste un apodo en la casilla de Nombres de los Activos, el apodo se utilizará para esta partida.
Si no tienes una o no planeas contribuir a la que tienes, ingresa $0 para ella.
Hay espacio para ocho gastos fijos mensuales adicionales. Hay sugerencias en la nota de la celda de la categoría presupuestaria*. Junto con el presupuesto para los gastos anuales y la jubilación, recomiendo encarecidamente apartar más dinero para un ahorro extra.
Este es el concepto de págate a ti mismo primero descrito en «Te enseñaré a ser rico»
«El objetivo es asegurarse de que primero se ahorran o invierten los ingresos suficientes antes de realizar los gastos mensuales o las compras discrecionales.»
Investopedia
Ahora te queda el total de tu presupuesto libre de culpa, que es lo que te queda para gastos discrecionales.
IV. Crea tu presupuesto mensual libre de culpa
Como se ha explicado anteriormente, se llama tu presupuesto libre de culpa porque es lo que te queda después de apartar el dinero para el ahorro, la jubilación y los futuros gastos anuales. Este es su dinero para gastar como quiera.
En el cuadro de Presupuesto sin culpa, introduzca las categorías de gastos y una cantidad asignada. De nuevo, hay sugerencias en la nota de la celda de la categoría de presupuesto*.
Si has presupuestado por encima de lo que tienes disponible en tu presupuesto total para gastos mensuales fijos, este número total se pondrá en rojo y. El número que aparece debajo del número total es lo que te queda de tu presupuesto libre de culpa
¡Ya tienes configurado tu presupuesto mensual y anual! El siguiente paso es configurar el Balance de Situación.
V. Configurar el balance
Antes de adentrarte en el Balance, sólo tienes que introducir tu fecha de inicio en la celda naranja.
La fecha de inicio es el primero de un mes, actual o pasado, escrito como «1/1/2020». Una vez que introduzcas tu fecha de inicio, se reformateará a «Ene ’20» y rellenará el resto del rango por ti.
Aquí hay más cosas que hacer, pero lo lógico es registrar primero los gastos.
V. Cómo registrar los gastos
En la pestaña de Gastos registrarás tus gastos mensuales y anuales – una fila por un gasto.
Una de las mayores desventajas presumibles de hacer tu presupuesto en Google Sheets es que tienes que introducir tus gastos manualmente, pero esto es una bendición disfrazada. Introducir los gastos manualmente tiene un efecto psicológico grande y positivo en tu comportamiento de gasto. Te hace «sentir el dolor» de cada dólar que gastas.
Registrar manualmente tus gastos cada semana te obligará a revisar cada transacción, a sentir el dolor de cada dólar gastado y te hará pensar «¿era realmente necesario?»
Otra ventaja es que puedes dividir fácilmente un gasto en dos categorías presupuestarias diferentes, lo que me ha resultado útil muchas veces.
A través del encabezado, verás tu presupuesto sin culpa y las categorías del presupuesto anual desde la pestaña Config. Cuando introduzcas un gasto, empieza con la fecha en la columna a, el nombre del lugar en el que gastas el dinero en la columna b, y luego salta a la columna con la categoría presupuestaria adecuada para ese gasto.
Adelante, introduce todos tus gastos empezando por la fecha de inicio que introdujiste en el Balance. No introduzcas gastos o traslados que ya hayas contabilizado en la casilla de Gastos Mensuales Fijos de la pestaña Config.
VI. Rellenar el balance
Una vez al principio de cada mes rellenarás la pestaña de Balance del mes anterior. Aquí es donde sumarás todo el dinero que tienes y el que debes en tus cuentas para poder ver si tu riqueza y tu patrimonio neto aumentan o disminuyen.
Antes de continuar, asegúrate de que los tres primeros puntos están marcados como completos en la lista de comprobación de configuración de la pestaña Config.
En la barra lateral del Balance, verás las cuentas que has nombrado en la pestaña Config. Al principio del mes, cuando lo rellene, introducirá los saldos de cada cuenta en la columna del mes anterior. Por ejemplo, si estuviera rellenando esto hoy, el 7 de febrero, introduciría los saldos en la columna de enero de 20. Así que si tu fecha de inicio es el primero de este mes, no tienes que rellenar nada hasta que acabe el mes.
Sólo tienes que introducir los saldos en las filas blancas. Puedes omitir las columnas en gris (no las borres) y no sobrescribir nada con un – en la celda. Los guiones indican un marcador de posición para una fórmula y se rellenará si y cuando tenga sentido.
En la sección de Pasivos, harás lo mismo que con tus cuentas bancarias pero para tu alquiler/hipoteca, préstamos y tarjetas de crédito. Si no tienes una hipoteca, introduce $0 para el alquiler. El alquiler se paga el día 1 del mes, por lo que al final del mes, que es lo que representan estos totales, ya no debes alquiler. Así que en realidad, el alquiler debe ser $0 para cada mes en el Balance.
Si usted paga una hipoteca, entonces usted puede introducir la cantidad de pago de la hipoteca en la fila de la hipoteca. Yo hago lo mismo con mi préstamo de coche. Al rellenar los saldos de las tarjetas de crédito, asegúrese de que cualquier pago pendiente de la tarjeta de crédito ya está reflejado en el saldo de su cuenta bancaria.
Las secciones de Gastos Mensuales y Gastos Anuales suman automáticamente tus gastos de ese mes para cada categoría presupuestaria. Puedes analizarlo más fácilmente en la pestaña del Cuadro de Mando.
La última sección es la de Totales, que lo reúne todo para calcular tu saldo neto de la cuenta corriente (dinero en la cuenta corriente menos los saldos actuales de las tarjetas de crédito) y tu patrimonio neto.
En la última fila puedes dejar notas para ti mismo si ha ocurrido algo digno de mención y sobre el que quieras volver. La palabra «Notas» se rellenará automáticamente en cada mes, pero para dejar una nota real, haga clic con el botón derecho en la celda de Notas y seleccione «Insertar nota».
Y eso es todo lo que tienes que hacer en la pestaña de Balance. A medida que utilices esta plantilla de presupuesto de Google Sheets cada mes, se empezarán a poblar más datos en la pestaña del Cuadro de Mando y serán más útiles.
VII. Uso del tablero de instrumentos
Pasemos a la mejor parte: el Tablero de instrumentos. Aquí es donde puedes ver los insights más útiles para tu presupuesto. Salvo una pequeña parte que explicaré a continuación, todo en el Tablero está automatizado y no deberías tener que cambiar nada.
En la parte superior hay un cuadro de Visión General con sólo unos pocos datos para obtener tu salud financiera personal en general. Se actualiza cada vez que se rellena un mes en el Balance, por lo que si tu fecha de inicio es la primera del mes en curso, no verás nada aquí todavía.
A la derecha de tu cuadro de visión general hay un gráfico del crecimiento de tu Patrimonio Neto. Esto está sacando los últimos siete meses de datos del Balance.
La siguiente es mi parte favorita del Tablero de Control, el cuadro de Presupuesto gastado en este mes*. Esto muestra cómo es tu gasto para el mes actual en comparación con tu presupuesto para cada categoría. Como actualizo mi pestaña de Gastos todas las mañanas, puedo ver mi presupuesto actualizado aquí todos los días para saber exactamente cuánto de mi presupuesto me queda para cada categoría.
Si has gastado de más en una categoría, puedes restar el presupuesto restante de otra categoría presupuestaria restando una cantidad de la misma en la columna Recorte restante*.
También existe el mismo módulo para los gastos anuales por debajo del mensual.
Tanto el cuadro mensual como el anual de Presupuesto gastado hasta el momento se actualizarán automáticamente cada mes y año respectivamente.
A continuación se encuentra el cuadro Gastado vs Presupuesto 7 meses anteriores*. Se trata de un gráfico dinámico que compara su gasto con su presupuesto para cada categoría. Utiliza el selector desplegable en la parte superior derecha del cuadro para ver una categoría presupuestaria específica o ver el total.
De nuevo, este gráfico sólo mira los siete meses anteriores completados. No tiene en cuenta el gasto de los meses actuales porque aún no ha terminado.
Por último, en la pestaña Tablero está el cuadro Tabla de gastos de los 7 meses anteriores*. Esto proporciona los mismos datos que el gráfico anterior, pero en un formato de tabla. Los importes se pondrán en rojo si has sobrepasado tu presupuesto en esa categoría ese mes. Esta es una gran manera de ver rápidamente cómo estás haciendo para mantenerte por debajo del presupuesto de un vistazo.
Consejos extra para elaborar un presupuesto
Un presupuesto sólo es bueno si lo actualizas constantemente, lo mantienes preciso y dedicas tiempo a analizar tus gastos. Es por eso que me esforcé en hacer que esta plantilla de presupuesto en Google Sheets se viera bien, fuera fácil de usar y fuera gratificante de usar.
Pero a veces eso todavía no es suficiente. Definitivamente, ha habido veces en las que no lo hago durante unas cuantas semanas y cuanto más esperes, más trabajo tendrás que hacer, y no tendrás ganas de hacerlo. He convertido en un hábito introducir mis gastos todas las mañanas en lugar de una vez a la semana o al mes.
Si crees que un presupuesto te ayudará a tener el control de tus gastos, lee esta guía sobre cómo mantener nuevos hábitos:
Otro consejo es utilizar una tarjeta de crédito para todas las transacciones cuando sea posible. El uso de una tarjeta de crédito hace que sea mucho más fácil hacer un seguimiento de tus gastos y, al mismo tiempo, protege tu cuenta bancaria del fraude, construye tu crédito y puedes ganar puntos y recompensas.
Dime qué piensas de la hoja de cálculo. Si has encontrado algunos lugares en los que he metido la pata o tienes ideas para nuevas funcionalidades, házmelo saber en Twitter.