Ya sea una corporación, asociación o sociedad los estatutos son el documento legal más importante de cualquier organización,
¿Qué son los estatutos?
Los estatutos describen por escrito las reglas del día a día de su organización y proporcionan directrices completas para que todo funcione correctamente.
Si alguien quisiera ver cómo está organizado o las funciones exactas que su organización espera de su Junta Directiva, su mejor opción sería mirar una copia de sus estatutos.
Debido a que describen la estructura de una organización, los estatutos deben ser personalizados para cada situación.
Estatutos vs. Artículos de Incorporación
Muchos empresarios confunden los estatutos de una organización con sus Artículos de Incorporación.
A diferencia de los estatutos, que cubren temas como la forma en que la Junta Directiva y/o los funcionarios son elegidos, cómo se llevan a cabo las reuniones, y los tipos y deberes de los funcionarios, los Artículos de Incorporación establecen el esquema básico de la empresa.
Los Artículos de Incorporación generalmente proporcionan información como el nombre de la persona que organiza la corporación; el número de acciones que la corporación puede emitir, si es aplicable; los nombres de la Junta Directiva de la corporación; y la ubicación de la corporación. Al igual que los estatutos, los artículos de incorporación varían entre las corporaciones, pero no entran en detalles sobre las operaciones o la estructura de la corporación, que se manejan en los estatutos de la empresa.
Los artículos de incorporación se presentan ante el estado y su modificación cuesta dinero; los estatutos pueden ser modificados sin costo alguno por un voto de la Junta.
¿Qué hay en los estatutos?
Cada conjunto de estatutos será específico para cada organización, pero los componentes básicos de los estatutos son los siguientes:
- Nombre de la organización, propósito y ubicación de la(s) oficina(s)
- Miembros
- Junta directiva
- Comités
- Funcionarios
- Reuniones
- Conflicto de intereses
- Modificación de los estatutos
Nombre, Objetivo y ubicación
¿Cuál es el nombre de su organización? Esto debería figurar en los estatutos, al igual que el propósito de su organización. Pregúntese: «¿Cuál es la razón de ser de su organización?». Por último, debe indicar específicamente dónde están ubicadas sus oficinas.
Miembros
Esta sección debe detallar los diversos aspectos de la membresía, incluyendo los diferentes tipos de miembros, el proceso de selección de miembros, los derechos de voto de los miembros y los procedimientos para disciplinar y/o eliminar a los miembros. Si no hay miembros, indíquelo en esta sección.
Junta Directiva
La Junta Directiva es el principal órgano de gobierno de una organización. Esta sección debe discutir la composición de la Junta, que puede ser un número específico de directores o una cantidad máxima o mínima de directores. También se debe discutir cómo se cubren las vacantes, si son cubiertas por la propia Junta o por los miembros. Por último, los estatutos deben especificar las calificaciones para servir como director, los deberes de los directores, la duración del mandato de un director, y las posibles clases en las que son elegidos.
Comités
Detalla cualquier comité especial en esta sección, incluyendo su formación, cómo se nombran, y sus funciones específicas. También deben discutirse las funciones y responsabilidades del «Comité Ejecutivo», que suele hacer recomendaciones a la Junta Directiva. Algunos comités comunes en una organización son el Comité de Auditoría, el Comité de Membresía y el Comité de Nominación.
Funcionarios
Los funcionarios son miembros de la Junta que desempeñan funciones específicas en la misma (es decir, el Presidente, el Vicepresidente, el Secretario y el Tesorero). Esta sección debe discutir cómo se seleccionan los oficiales, así como los deberes, poderes y responsabilidades de cada oficial. También se especifican en los estatutos los procedimientos para destituir a un funcionario y cubrir los puestos vacantes. Por lo general, en esta sección se describe el Comité de Nominaciones, que recomienda los nombramientos a la Junta Directiva. La duración de los mandatos de los directivos también se especifica en esta parte de los estatutos.
Reuniones
Cualquier reunión anual, regular o especial debe ser discutida en los estatutos. Esto incluye la hora y el lugar de las reuniones, los requisitos para notificar a la Junta, a los comités y/o a los miembros, las estipulaciones de asistencia y, lo más importante, cuántos miembros de la Junta son necesarios para el quórum (el número de directores necesarios para votar sobre los asuntos en cuestión).
Conflictos de intereses
Es importante que una organización tenga una disposición sobre conflictos de intereses en sus estatutos. Esto los protege de las sanciones del IRS que pueden ocurrir si el IRS encuentra que la organización está proporcionando beneficios injustos a los directores, miembros u otros. Por ejemplo, no se debe permitir que un director vote sobre un asunto en el que pueda tener un interés financiero directo. Si puede producirse un conflicto, el director debe revelar este conflicto de inmediato para ser retirado de la votación.
Modificación de los estatutos
Los estatutos deben contener normas específicas sobre cómo pueden ser modificados. También debe indicar quién puede recomendar enmiendas y cómo se votarán estas enmiendas. Es importante que los estatutos estén actualizados y representen fielmente a la organización y a sus miembros. Por lo tanto, los estatutos deben ser revisados cada cinco años, con el fin de mantenerse al día con las normas y reglamentos más actualizados.
Todos los miembros, directores y funcionarios deben recibir una copia de los estatutos y deben ser alentados a leerlos y entenderlos. Para obtener más información sobre la estructuración de los estatutos individuales de su organización, consulte a su abogado.