Gastos varios es un término utilizado para definir y cubrir los costos que normalmente no encajan dentro de categorías fiscales específicas o libros de cuentas. Los gastos regulares, extensos y continuos, como la nómina, el alquiler de la oficina y los suministros de inventario, tendrán su propia cuenta para rastrear y registrar los costos asociados cada mes.
Por otro lado, los gastos diversos son costos para su negocio que no entrarán en una categoría específica. Entonces, ¿qué significa esto para su pequeña empresa y cómo funcionan los gastos varios en la contabilidad?
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Definición de gastos diversos en contabilidad
Los gastos diversos son una serie de pequeñas transacciones que no encajan en las cuentas específicas de los libros de contabilidad. Por lo tanto, deben ser registrados y contabilizados en la cuenta del libro mayor de su negocio. Si estos gastos aumentan en tamaño y uso, entonces el gasto diverso debe recibir su propia cuenta.
Las empresas mantienen varios tipos de diarios y libros contables para fines de contabilidad y mantenimiento de registros financieros. Los tipos específicos de ingresos y gastos justificarán libros de contabilidad específicos, como un libro de ventas y un libro de servicios públicos para los gastos entrantes y salientes.
La categoría de gastos diversos ofrece un método fácil y conciso de registrar esos pequeños gastos que son demasiado insignificantes para justificar su propia cuenta, todos agrupados en una cuenta general. Esta categoría recibe su propia línea agregada en una cuenta de la cuenta de resultados para que la declaración de impuestos sea clara y concisa. Se puede hacer una deducción de impuestos en los gastos diversos que fueron para el uso del negocio.
Ejemplos de gastos varios que se pueden deducir
Los ejemplos de gastos varios deducibles incluyen pequeños costes que podrían cubrir cosas como:
- Ropa o uniformes de trabajo
- Publicidad
- Servicios de suscripción al trabajo
- Cuentas y gastos legales
- Intereses y gastos bancarios
- Herramientas y suministros
- Gastos de búsqueda de empleo
- Material de oficina en casa
Ropa o uniformes de trabajo
Pequeños, gastos periódicos o puntuales de la ropa necesaria para su trabajo, como el uniforme o la ropa de protección, podrían considerarse como deducciones. Sin embargo, estos gastos de ropa errónea sólo pueden ser condonados en determinados casos, según dicta la Agencia Tributaria de Canadá. Se puede deducir la ropa de trabajo necesaria por razones de seguridad, como la ropa de protección. Sin embargo, un nuevo armario de ropa de vestir bonita para un trabajo de oficina no puede.
Publicidad
Para aquellos negocios con un pequeño presupuesto de publicidad, el coste asociado a este servicio puede ser categorizado como misceláneo y es elegible para deducciones.
Sin embargo, tales gastos sólo son deducibles si están asociados con el mercado canadiense. Si se contrata a una empresa fuera del país, entonces esos gastos de publicidad no se pueden reclamar.
Servicios de suscripción para el trabajo
Se pueden hacer deducciones fiscales en los gastos relacionados con el trabajo. Las publicaciones periódicas y los servicios de suscripción, como las revistas de negocios o los cursos relacionados con el sector, entran en esta categoría de gastos varios.
Herramientas y suministros
Los artículos necesarios para el funcionamiento de sus servicios, como los gastos en pequeñas herramientas, pueden clasificarse como gastos varios. Típicamente, las herramientas con una vida útil de un año o que valen menos de 200 dólares entrarían en esta categoría.
Las herramientas necesarias que cuestan más de unos cientos de dólares y duran más de un año generalmente se consideran gastos de capital y deben considerarse para la depreciación en su lugar.
Costes de búsqueda de empleo
Es posible que no pueda reclamar el tiempo que ha pasado buscando al empleado perfecto, pero los costes asociados a la búsqueda y contratación de un nuevo empleado entrarán en la categoría de gastos varios y se pueden considerar para la deducción de impuestos.
Materiales de oficina en casa
Los autónomos y, en ciertos casos, los empleados pueden reclamar el coste de los materiales de oficina en casa en sus declaraciones de la renta. Debido a la pandemia del COVID, las directrices para reclamar los gastos de la oficina en casa han cambiado, ya que cada vez más personas trasladan su espacio de trabajo a su lugar de residencia.
Honorarios de contabilidad y legales
Mantenga un registro de los honorarios que paga por consultores y servicios de profesionales externos que le asesoran en asuntos de negocios, porque esos gastos diversos son deducibles de impuestos.
- Sus deducciones incluyen la contabilidad, los honorarios legales y los honorarios de preparación de impuestos, como los costes de preparación y presentación de sus declaraciones GST/HST y sus declaraciones de impuestos.
- Si paga honorarios de contabilidad o legales para que los profesionales preparen una objeción o apelación de una evaluación del impuesto sobre la renta, las contribuciones del Plan de Pensiones de Quebec o del Plan de Pensiones de Canadá, o las primas del seguro de empleo, cuentan como gastos empresariales diversos.
- Antes de tomar la deducción, asegúrese de reducir el importe total de estos honorarios por cualquier reembolso que reciba.
No puede deducir los honorarios legales y otros relacionados con la compra de una propiedad de capital, pero puede añadir dichos honorarios al coste de la propiedad.
Intereses y gastos bancarios
¿Está pagando un préstamo para ampliar su pequeña empresa? Si es así, la mayoría de los cargos por intereses son deducibles como gastos empresariales diversos, incluyendo los cargos por cualquier propiedad que haya comprado su empresa. Obtienes deducciones por cualquier comisión o penalización que pagues asociada a un préstamo, además de los intereses de la mayoría de los préstamos realizados contra pólizas de seguros.
Investiga tus opciones sobre el tratamiento fiscal de los pagos de intereses, y considera la posibilidad de amortizarlos en cinco años. En algunos casos, puede añadir sus pagos de intereses al coste de la propiedad en cuestión en lugar de tratarlos como gastos empresariales diversos.
Tenga en cuenta que, como propietario de una pequeña empresa, tiene algunas restricciones, como en la cantidad de intereses que son deducibles para las compras de vehículos y terrenos vacíos. Si tiene una oficina en casa, deduzca los intereses de la hipoteca de su vivienda como un gasto relacionado con el uso empresarial de su casa.
Deduzca todos los gastos de gestión y administración que pague por el funcionamiento de su pequeña empresa, incluidos los gastos bancarios. Si su negocio acepta tarjetas de crédito y paga cargos de procesamiento, el seguimiento de estos gastos misceláneos en QuickBooks simplifica su inclusión a la hora de presentar sus declaraciones de impuestos.
Reclamar gastos misceláneos deducibles de impuestos
Se pueden hacer deducciones de impuestos sobre los gastos misceláneos, al igual que cualquier otro gasto operativo de un negocio. Cuando llegue la temporada de impuestos, podrá deducir los gastos varios de la misma manera que reclama los demás gastos de funcionamiento de su negocio en sus declaraciones de impuestos.
Suponga que su negocio se gestiona como una empresa individual o una sociedad. En ese caso, puede reclamar parte del coste de sus gastos empresariales diversos en su declaración de la renta personal. Para ello, tendrá que utilizar el formulario T2125, Declaración de actividades empresariales o profesionales.
En la página 3, parte 4 del formulario de impuestos T2125, observará la lista de gastos empresariales deducibles. Al final de la lista, en la línea 9270 en otros gastos, escriba en gastos diversos con el importe total en el lado derecho. Sume esta cantidad a sus otros gastos relacionados con el negocio dentro del formulario, y calcule el total de gastos a efectos de deducción. Presente este formulario con el resto de sus impuestos sobre la renta.
QuickBooks y el seguimiento de los gastos
Para asegurarse de que ha realizado un seguimiento de todos sus gastos y costes empresariales a lo largo del año fiscal, considere el uso de un software de contabilidad con funciones de seguimiento de gastos. Al usar QuickBooks Online, su negocio puede registrar y categorizar automáticamente sus diversos gastos, personalizando las categorías, como los gastos varios, para asegurar registros financieros precisos y organizados. E incluso puede reclamar deducciones en las tarifas de preparación de impuestos y software como QuickBooks al presentar sus impuestos!
Cuando llegue la temporada de impuestos, será más fácil reclamar deducciones y presentar sus declaraciones gracias a las características de seguimiento de gastos y categorización automática de QuickBooks que hacen el trabajo por usted. ¿Por qué no probarlo gratis hoy mismo?