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Cuando preguntamos a los propietarios de pequeñas empresas en qué tipo de software de contabilidad confían, esperábamos una variedad de respuestas. En cambio, en los cientos de respuestas que recibimos, QuickBooks fue el único software de contabilidad mencionado. Dicho esto, diferentes empresarios tenían opiniones firmes sobre qué versión de QuickBooks es la mejor.

Comparar las diferentes versiones de QuickBooks puede ser desalentador, especialmente si nunca has utilizado un software de contabilidad. Por lo tanto, profundizamos en los detalles de cada versión de QuickBooks y creamos esta guía.

¿Debo obtener QuickBooks Online o QuickBooks Pro?

QuickBooks viene en una versión en línea y otra de escritorio. No incluimos descripciones del software de escritorio de QuickBooks en esta guía, porque es más caro y no tiene ninguna funcionalidad añadida. Incluso Intuit está presionando a sus clientes empresariales para que se alejen de los productos de escritorio y se acerquen a las versiones en línea, afirmando en el sitio web de QuickBooks que «3 de cada 4 clientes hacen más trabajo con QuickBooks Online frente a QuickBooks Pro.»

En la comparación lado a lado en el sitio, también verá los costos adicionales asociados con el software de escritorio de QuickBooks. Esto refleja una tendencia mayor en el software empresarial hacia el software basado en la nube y lejos del software descargado que vive en su computadora. Debido a esta tendencia y a la diferencia de costes, recomendamos las versiones en línea de los productos en lugar de las versiones de escritorio, a menos que se encuentre en una industria con estrictos requisitos de cumplimiento o seguridad que le impidan utilizar el software en línea.

Nota del editor: ¿Busca el software de contabilidad adecuado para su negocio? Rellene el siguiente cuestionario para que nuestros socios proveedores se pongan en contacto con usted sobre sus necesidades.

Planes de software basados en la nube de QuickBooks

Los planes de QuickBooks Online fueron abrumadoramente más populares entre los empresarios con los que hablamos que las versiones de escritorio del producto. La popularidad de QuickBooks Online se debe probablemente a que es menos costoso que la versión de escritorio, se puede utilizar en dispositivos móviles y no tiene contrato, lo que da a los empresarios la libertad de actualizar o bajar de categoría a voluntad. Otra ventaja del software basado en la nube de QuickBooks es su escaso mantenimiento: Cuando se utiliza el software basado en la nube, la empresa suele desplegar las actualizaciones de forma automática, lo que significa que no tiene que ejecutar las actualizaciones internamente.

¿Qué versión de QuickBooks Self-Employed debo obtener?

Actualmente hay tres versiones de QuickBooks Self-Employed. Aquí hay un desglose de cada producto.

QuickBooks Self-Employed

La versión menos costosa de QuickBooks Self-Employed comienza en $7 al mes y ofrece bastante funcionalidad para el bajo precio. Siempre puede actualizar a una versión de mayor precio en el futuro, por lo que si es completamente nuevo en el uso de un programa como QuickBooks, no es un mal lugar para comenzar.

Autoempleado le da la capacidad de rastrear los gastos comerciales y personales por separado, rastrear el kilometraje automáticamente, enviar facturas desde cualquier lugar, estimar sus impuestos sobre una base trimestral, y maximizar sus deducciones del Anexo C.

QuickBooks Self-Employed Tax Bundle

Al igual que otro software en la nube por niveles, QuickBooks agrega más funcionalidad con cada nivel sin dejar de incluir todas las características de los niveles inferiores. En el Self-Employed Tax Bundle, que comienza en $12 al mes, obtienes todo lo del paquete Self-Employed más una cuenta para TurboTax Self-Employed, que te permite transferir sin problemas tu información fiscal de QuickBooks a TurboTax. El complemento de TurboTax incluye las tarifas de una declaración federal y otra estatal. Si usted planea presentar sus impuestos con TurboTax de todos modos, usted también podría primavera para esta versión de gama media de QuickBooks.

QuickBooks Self-Employed Live Tax Bundle

A partir de $ 17 al mes, QuickBooks Self-Employed Live Tax Bundle es el más caro de las versiones de QuickBooks para autónomos. Incluye el acceso de los niveles inferiores y estas características adicionales de ayuda para la presentación de impuestos:

• Ayuda y asesoramiento ilimitado durante todo el año de un CPA cualificado
• Acceso a un CPA que hará una revisión final de su declaración de impuestos antes de presentarla

Aunque estas pueden ser características valiosas, no las hemos probado personalmente y no podemos responder por la eficacia de los profesionales de impuestos a los que tendrá acceso o la facilidad de uso de la interfaz.

Además, muchos propietarios de pequeñas empresas ya subcontratan la presentación de sus impuestos a contables de confianza o a tiendas de presentación de impuestos de la calle. Si desea un contador dedicado, probablemente sea mejor contratar a alguien para trabajar a largo plazo, en lugar de confiar en un elenco rotativo de contadores remotos empleados por una compañía de software masiva.

¿Qué versión de QuickBooks Online debo obtener?

Como la mayoría de los gigantes del software, Intuit ofrece muchos paquetes de software muy similares con diferentes nombres y términos y características ligeramente diferentes. Además de todos los niveles de QuickBooks Self-Employed, hay niveles de QuickBooks Online, que también se ofrecen en formato SaaS y están disponibles en línea. QuickBooks Online está destinado principalmente a las pequeñas empresas, incluyendo las empresas unipersonales, así como las organizaciones multipersonales.

Simple Start

La versión Simple Start de QuickBooks sólo es adecuada para un solo usuario, por lo que si tiene empleados, puede saltar al siguiente nivel. El precio de Simple Start comienza en 12 dólares al mes, que es más que QuickBooks Self-Employed (7 dólares) y la misma tarifa que QuickBooks Self-Employed Tax Bundle (12 dólares).

Esta suscripción básica para pequeñas empresas ofrece la posibilidad de realizar un seguimiento de las ventas y de los impuestos sobre las ventas, hacer un seguimiento de los ingresos y los gastos, facturar y aceptar pagos, almacenar y organizar los recibos y maximizar las deducciones fiscales. Sin embargo, no incluye una suscripción a TurboTax, y si acabas contratando a más empleados que también necesiten acceso, tendrás que pasar a Essentials, si no a una versión superior.

Essentials

A partir de 20 dólares al mes, Essentials da acceso a QuickBooks Online a tres usuarios. Con más informes incorporados y capacidades adicionales para la gestión de las facturas, como el seguimiento de los estados de pago y el pago a varios proveedores al mismo tiempo, es un pequeño impulso desde el paquete Simple Start.

Plus

Según Intuit, Plus es la versión online más popular de QuickBooks. Esta versión del software de contabilidad admite hasta cinco usuarios e incluye las mismas funciones que Essentials y Simple Start, así como la posibilidad de realizar un seguimiento del inventario y de la rentabilidad de los proyectos. Una suscripción Plus comienza en 35 dólares al mes.

Advanced

A partir de 75 dólares al mes, la suscripción de contabilidad Advanced ofrece acceso a hasta 25 usuarios y se inclina más hacia el nivel empresarial en lugar de las pequeñas empresas. Por el aumento del precio, disfrutará de un gestor de cuentas dedicado, análisis de negocios y la capacidad de importar y enviar facturas por lotes, lo que es una verdadera ventaja para las empresas más grandes.

Consejos de compra para las versiones en línea de QuickBooks

Está demasiado ocupado para leer un montón de descripciones de software y averiguar qué versión de QuickBooks tiene sentido para usted – ¡lo entendemos! Estos consejos no son aplicables a todo el mundo, pero son precisos para la mayoría de las pequeñas empresas con necesidades de software de contabilidad estándar.

Empiece con un nivel de suscripción básico.

Recuerde, las empresas de software como Intuit siempre le permitirán actualizar sus servicios en el futuro. Los representantes de software podrían presionarle para que compre más antes, pero no hay absolutamente ninguna razón para firmar un nivel de suscripción más alto de lo que cree que necesita.

Casi siempre es preferible empezar con algo pequeño y aumentar su suscripción según sea necesario en lugar de empezar con un nivel de suscripción alto, descubrir que no utiliza la mayoría de las funciones y luego bajar la categoría de su cuenta.

Si su negocio es de nivel empresarial, los productos para PYMES probablemente no le servirán.

Si dirige un negocio empresarial, no compre productos destinados a pequeñas empresas. A menos que su negocio esté en transición y siga creciendo hacia el nivel empresarial, la mayoría de los productos para pequeñas empresas no se adaptarán a sus propósitos. Intuit y otras empresas de software de contabilidad hacen un montón de productos sólo para los usuarios de la empresa que se adapte mejor a sus necesidades. Puede informarse sobre QuickBooks Enterprise aquí.

Elija un nivel que soporte el número de personas que utilizarán el software.

No intente ahorrar dinero compartiendo una cuenta entre muchos empleados. Las versiones básicas de QuickBooks, como Simple Start (12 dólares) y QuickBooks Self-Employed (7 dólares), sólo admiten un usuario. Es tentador quedarse en ese nivel y simplemente compartir una cuenta entre varios miembros del equipo, pero este es un precedente que lamentará establecer. Los datos de QuickBooks sólo son tan valiosos como precisos; permitir que varias personas utilicen una cuenta elimina la responsabilidad o la transparencia y genera errores.

Considere la posibilidad de contratar a un contador público u otro experto financiero para ayudarle a entender los informes.

Los informes avanzados siempre deben ser interpretados por alguien con experiencia en el análisis de datos. Los datos de QuickBooks pueden complicarse muy rápidamente, y aunque las herramientas de informes son ciertamente útiles, no son un reemplazo viable para un analista de datos educado y experimentado. Los números no mienten, pero sólo mirar ciertos números y valorar algunos tipos de números (como los promedios) más que otros puede ser muy engañoso. Si usted no tiene ninguna formación en matemáticas, análisis estadístico, datos o inteligencia empresarial, las conclusiones que le parecen obvias de sus informes de QuickBooks podrían no ser correctas o matemáticamente sólidas.

Elija un software de contabilidad que funcione con los otros programas que utiliza.

Intuit, la empresa propietaria de QuickBooks, vende muchos programas y aplicaciones. Es prudente mirar todo el ecosistema de productos de una empresa de software antes de adoptar una solución de la misma. A menudo es beneficioso utilizar varios productos de una empresa, porque todos funcionan juntos, así que sea estratégico sobre el sistema que adopte.