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Es probable que, si alguna vez ha tenido un trabajo, haya experimentado alguna forma de incorporación de empleados. Desde el momento en que entra en una oficina en su primer día, hay un montón de caras nuevas que conocer, procesos que aprender y tecnología que configurar, por no mencionar la tediosa tarea de rellenar una montaña de papeleo inicial. Todas estas actividades forman parte del onboarding de los empleados en cualquier empresa.

¿Pero qué es exactamente el onboarding de los empleados?

Según la Sociedad para el Desarrollo de los Recursos Humanos (SHRM), el onboarding de los empleados (también conocido como socialización organizacional) es el «proceso de ayudar a los nuevos contratados a ajustarse a los aspectos sociales y de rendimiento de sus nuevos puestos de trabajo de forma rápida y sin problemas, y a aprender las actitudes, los conocimientos, las habilidades y los comportamientos necesarios para funcionar eficazmente dentro de una organización.»

En resumen, la incorporación de los empleados implica los procesos que le ayudan a garantizar que sus nuevas contrataciones comiencen con el pie derecho. Estos procesos pueden desglosarse en dos categorías:

• El onboarding formal abarca las tareas y procedimientos organizados que ayudan a un nuevo empleado a adaptarse a su nuevo puesto. En el marco del onboarding formal, las nuevas contrataciones suelen estar separadas de los empleados existentes para experimentar actividades coordinadas de orientación, formación en el aula y socialización.
• El onboarding informal se refiere a las actividades ad hoc y semiorganizadas mediante las cuales un nuevo empleado aprende sobre su nuevo trabajo. La incorporación informal puede incluir el seguimiento del trabajo y la formación individual improvisada o las reuniones con la dirección y los nuevos compañeros, así como las minucias de la incorporación a la empresa, como la recepción de insignias y equipos.

Independientemente de si una organización opta por la incorporación formal, la informal o una mezcla de ambas, poner al día a los nuevos empleados es una tarea costosa. Según los consultores de gestión Mark Stein y Lilith Christiansen en su libro Successful Onboarding, las empresas gastan hasta el 30% del salario anual de un nuevo empleado durante el proceso de incorporación.

Aunque el gasto de la incorporación de nuevos empleados puede ser desalentador, es un dinero bien gastado: un proceso centralizado y con los recursos adecuados para dar la bienvenida a los nuevos empleados puede evitar la rotación temprana de hasta 1 de cada 4 nuevas contrataciones. Y cuanto más rápido se sientan acogidos y se adapten a sus nuevas funciones, más rápido podrán empezar a aportar valor a su empresa.

Dado el gasto que supone la incorporación de nuevos empleados, ¿cómo pueden las grandes empresas crear una formación sensible al tiempo en un conjunto diverso de funciones, e impartirla a los nuevos empleados que pueden estar ubicados remotamente en todo el país o incluso en todo el mundo?

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Muchas empresas con visión de futuro han comenzado a abordar el problema de la incorporación asequible a escala a través del vídeo.

A través del uso del vídeo, las organizaciones de RRHH han sido capaces de mejorar la incorporación de los empleados de las siguientes maneras:

• • Reducir los costes del programa de formación. Al sustituir las formaciones presenciales y los eventos más pequeños por el vídeo, empresas como IBM y Microsoft han podido ahorrar millones de dólares sólo en viajes y alojamiento.
  • Mejorar la retención de conocimientos. Se ha demostrado que el uso del vídeo mejora la capacidad de las personas para recordar conceptos y detalles, con efectos que realmente aumentan con el tiempo. Además, las plataformas de vídeo empresarial permiten a las personas buscar en toda una biblioteca de vídeos de formación, así como buscar dentro de cada vídeo, cualquier palabra que se haya pronunciado o haya aparecido en la pantalla. Esta capacidad de búsqueda proporciona a los empleados un recurso de búsqueda que les permite encontrar la información que necesitan a la carta.
  • Asegurar la coherencia de los materiales de formación. Para las organizaciones más grandes o las empresas que están dispersas geográficamente, tener varios instructores puede introducir desafíos para proporcionar una experiencia de incorporación consistente para todos los nuevos empleados. El vídeo resuelve este problema garantizando que las empresas mantengan un estándar de mensajería consistente y de alta calidad independientemente de quién realice la formación.
  • Ayudar a los empleados a sentirse más comprometidos y conectados. Establecer redes y relaciones interpersonales sólidas es uno de los aspectos más olvidados de la incorporación de los empleados. El vídeo puede ayudar a ampliar el alcance de sus programas de incorporación en todo el mundo mediante el uso de presentaciones de la empresa y del equipo que pueden ayudar a sus nuevos empleados a poner caras y personalidades a los nombres que verán en los directorios de la empresa y en las bandejas de entrada de los correos electrónicos.