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Cómo usar la Plantilla de Excel de la Calculadora de PTO
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Ingrese los datos en la hoja de PTO del empleado
Calculadora de PTO de acumulación mensual – Datos de entrada en la plantilla - Revisar la política de PTO y los detalles de la primera ventana de acumulación
Calculadora de PTO de acumulación mensual – Revisar la política de PTO - Corregir si hay errores de validación de datos
- Cuando el empleado toma PTO, introduzca la información del PTO
Ingrese las tarifas de vacaciones en la calculadora de PTO -
Ver el saldo del PTO y la tendencia del saldo
Ver el saldo de PTO calculado por la Plantilla - Se anima a los empleados a tomar tiempo libre con regularidad para mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.
- Las empresas pueden considerar el saldo de PTO restante como dinero en efectivo que debe ser pagado al empleado si éste deja la empresa. Por lo tanto, un saldo muy alto podría significar más dinero en efectivo para la empresa. Por lo tanto, por lo general, hay una política de reinversión. Esto determina cuántas horas de PTO puede trasladar el empleado de un año al siguiente.
- Rollover cero: El empleado pierde todo el saldo de PTO al final del año y comienza desde cero en el siguiente año.
- Límite de Rollover: Podemos establecer un límite de horas a traspasar.
- Rollover Ilimitado: Aquí el empleado no pierde ningún PTO, y lo traspasará todo al año siguiente. Esta es una política poco habitual en una empresa.
COMPONENTES DE LA POLÍTICA DE PTO
Aunque la plantilla es muy sencilla de utilizar, hay bastantes términos que entender y varios cálculos que suceden entre bastidores. Empecemos por el principio. Comencemos con los términos simples primero.
Nombre del empleado
Esto no necesita ninguna explicación. Ingrese el nombre del empleado para el cual estaremos rastreando y calculando el balance de PTO.
Fecha de contratación
Muchos de los cálculos para el balance de PTO del empleado dependen de la fecha de contratación del empleado. Simplemente introduzca la fecha de contratación. Incluso si usted ha estado rastreando el PTO usando alguna otra herramienta y ahora quiere usar esta plantilla, introduzca la fecha real de contratación del empleado. La permanencia (el tiempo que un empleado ha estado en la organización) se calcula a partir de la fecha de contratación y las empresas pueden tener un aumento de PTO basado en la permanencia.
UNIDAD DE PTO
Podemos elegir el seguimiento del PTO del empleado en unidades de días u horas. Si elegimos Horas, tenemos que introducir el PTO tomado por el empleado en Horas. Si elegimos Días, sólo podemos introducir las fechas de PTO (de las que hablaremos más adelante) e ignorar las horas tomadas.
Tasa de Acumulación Anual de PTO
La Tasa de Acumulación Anual es el PTO que un empleado acumula en un año. Por ejemplo, una empresa puede ofrecer 120 horas de PTO al año.
POR EL PERÍODO ANUAL
Esto es para informar de cómo acumulamos la tasa anual de PTO. Siguiendo con el ejemplo anterior de 120 horas al año, cómo recibirá el empleado esas 120 horas. Aquí tenemos 6 opciones: Semanal, Cada 2 Semanas, Dos Veces al Mes, Mensual, Trimestral y Anual.
Veamos cómo funcionaría un escenario Mensual.
Se le darán 120 horas al empleado a razón de 10 horas cada mes durante 12 meses.
Primer DÍA DE INICIO DEL PERÍODO ACCRUAL y TIEMPO DE ACUMULACIÓN
Para hablar de los dos siguientes términos, tenemos que poner un ejemplo. Permítame usar un ejemplo de acumulación semanal para demostrarlo.
En este ejemplo, la fecha de contratación del empleado es el 1 de enero de 2020. La tasa de acumulación de PTO anual del empleado es de 120 horas y se acumula semanalmente. Cuando pensamos en periodos de acumulación, tenemos que pensar en una ventana con una fecha de inicio y una fecha de finalización.
Introduzcamos la fecha de inicio del primer periodo de acumulación como el 1 de enero de 2020 (esto es una entrada del usuario). Entonces, la ventana del primer período de acumulación será del 1 de enero al 7 de enero.
¿Cuándo recibe el empleado el PTO acumulado? ¿Es el 1 o el 7 de enero? Esto se puede controlar fácilmente. En el ejemplo anterior, hemos elegido «Fin del periodo de acumulación». Por lo tanto, el empleado recibe el PTO acumulado el 7 de enero.
No tenemos que recordar todos estos cálculos porque para eso utilizamos una herramienta de cálculo de PTO como esta 🙂 Revisemos la política calculada por la plantilla.
La política muestra que el empleado acumulará 2,308 horas por semana. La primera ventana de devengo es del 1 de enero al 7 de enero. El primer día de devengo en el que se concederá el PTO al empleado es el 7 de enero. La cantidad de ese día será de 2,308 horas. Esta cantidad es la misma que la tasa semanal, porque el empleado comienza el 1 de enero y la ventana semanal también comienza el 7.
Todos sabemos que los empleados pueden comenzar en un nuevo trabajo en cualquier día. Entonces, tomemos el mismo ejemplo pero para un empleado que comenzó el 3 de enero.
Podemos ver que la primera ventana de devengo válida sigue siendo del 1 de enero al 7 de enero, y el devengo ocurre en el 7 de enero (final de la ventana). Sin embargo, el importe es de sólo 1,648 horas porque el empleado sólo devenga 5 días (del 3 de enero al 7 de enero). Por lo tanto, la plantilla puede prorratear fácilmente el PTO otorgado cuando un empleado se incorpora en medio de una ventana de acumulación.
El enfoque es el mismo para las frecuencias de acumulación Semanal, Cada 2 Semanas, Trimestral y Anual. Dos veces al mes y mensual son ligeramente diferentes.
DOS VECES AL MES
Para dos veces al mes, no necesitamos proporcionar la fecha de inicio del primer período de acumulación. Introduciremos 2 días.
La plantilla tomará esos dos días como días de acumulación cada mes. Puede elegir ‘Último día’ para el segundo día y la plantilla puede asignar automáticamente el último día de cada mes, ya sea el 28 (febrero) o el 29 (febrero – año bisiesto) o el 30 o el 31.
MENSUAL
Para mensual, no necesitamos proporcionar la primera fecha de inicio del periodo de devengo. En su lugar elegiremos un día del Mes. Las opciones son del 1 al 28 y el último día.
Se contabilizará el ‘Último día’, correctamente si es el 28 (febrero) o el 29 (febrero – año bisiesto) o el 30 o el 31.
Ahora, veamos algunas opciones más que tenemos con la configuración de la política de PTO/Vacaciones.
POLÍTICA DE ROLLOVER DE PTO ANUAL
Como un empleado continúa acumulando PTO cada período, el saldo sigue creciendo, asumiendo que no hay vacaciones tomadas. Normalmente, las empresas no quieren que los empleados acumulen un saldo muy grande. Dos razones:
La plantilla permite tres posibilidades.
Para ver esto en acción, he elegido un límite de traspaso de 40 horas.
Al final del año, el saldo de PTO del empleado pasa de 120 a 50. Es 50 porque se arrastran 40 y el empleado acumula 10 horas para enero del año siguiente.
Ahora bien, con esta política de rollover, hay otra variación. Las empresas pueden aplicar el rollover en el cambio de año natural o en las fechas de aniversario de trabajo. Usted puede cambiar fácilmente esa configuración.
La siguiente sección cubre las opciones restantes en la política de PTO.
Período de prueba
En algunos roles, los empleados pueden no recibir ningún PTO durante el primer número X de días. Por ejemplo, el empleado no gana ningún PTO durante los primeros 30 días de empleo. Puede establecer esto fácilmente en esta plantilla.
SALDO MÁXIMO DE PTO PERMITIDO
El límite de reinversión sólo se aplica al saldo de fin de año. Algunas empresas pueden establecer un límite de saldo máximo en cualquier momento. Podemos establecer la cantidad en el Saldo Máximo Permitido de PTO.
Las tasas de acumulación varían según la antigüedad
Las empresas aumentan la tasa de acumulación anual para los empleados que permanecen en la empresa durante más años. Podemos manejar estos escenarios también. Elegiríamos primero el SÍ a esto y luego rellenaríamos la tabla de abajo.
Podemos establecer la tasa de acumulación anual de PTO y el saldo máximo de PTO. En el ejemplo anterior, el empleado recibirá a razón de 56 horas en el primer año, luego a razón de 106 horas en el segundo y tercer año, 144 horas en los años 4 a 10.
Importante: Por favor, asegúrese de que la primera entrada aquí es para 0 años completados.
Puede introducir más filas según sea necesario. Lea cómo introducir y borrar datos en las tablas de Excel
Ahora hemos repasado las distintas opciones de entrada en la calculadora de PTO. Estas opciones tienen que ser introducidas sólo una vez para un empleado. Una vez finalizadas, introduciremos las fechas de PTO cada vez que un empleado tome vacaciones.
Fechas de PTO O VACACIONES
Si llevamos el control del PTO en horas, tenemos que introducir la columna de horas de PTO. Podemos ignorarla si nuestra unidad de PTO es de días. Podemos introducir rangos de fechas para introducir vacaciones de varios días. Sin embargo, si se trata de vacaciones de un solo día, introduzca la fecha de inicio y la fecha de inicio como la misma fecha.
En el ejemplo anterior, se restarán del saldo de PTO 3 horas de PTO por cada uno de los 3 días (2, 3 y 4 de junio), en total 9 horas. El día 5 de julio se restarán 2 horas.
Se pueden introducir más vacaciones con sólo escribir una nueva fila de datos en la tabla.
SALDO DE PTO
A medida que vamos introduciendo fechas de PTO, los saldos se van actualizando.
Por defecto, el saldo de PTO de hoy se muestra en la parte superior. Puede modificar la fecha y puede ver el saldo de PTO cualquier fecha. Para volver a ponerlo en el día de hoy, sólo tiene que escribir =TODAY().
De forma similar, el gráfico de tendencia de saldos muestra los datos por defecto desde la Fecha de Contratación del Empleado. Puede editar y modificar esto también.
Introduzca el número de días para controlar la duración mostrada en el gráfico
Ajuste de PTO
Si desea añadir o eliminar PTO, fuera de la configuración de la política de PTO que ha introducido, entonces puede utilizar la tabla de ajuste. Esto le permite añadir al saldo de PTO (introduzca un valor positivo) o reducir del saldo de PTO (introduzca un valor negativo).
Un ejemplo sería un empleado que ha estado en la empresa durante unos años. Estaba utilizando algún sistema para el seguimiento del saldo de PTO y ahora quiere migrar a esta plantilla. No tiene que introducir todas las fechas de vacaciones del pasado. Sólo tiene que introducir el importe de ajuste para que el saldo actual sea el correcto. Si el empleado ya ha tomado 60 horas de PTO, entonces ingrese -60 como ajuste.
PRORROGAR CUANDO LA TASA DE ACUMULACIÓN CAMBIA
Como habíamos discutido anteriormente, la tasa de acumulación puede variar según la permanencia del empleado. Si el aniversario de trabajo resulta estar en medio de una ventana de acumulación, entonces tenemos que prorratear el PTO acumulado.
Tomemos un ejemplo donde la fecha de contratación de un empleado es el 16 de enero de 2019. Acumula 10 horas al mes en 1 año y luego 20 horas al mes en el segundo año. Así, para el 1 de enero de 2020, ganará 15,16 hrs. 15 días a razón de 10 hrs al mes y 16 días a razón de 20 hrs al mes.
La plantilla realiza este cálculo de prorrateo por defecto.
VALIDACIONES DE DATOS
Cuando se introduce la Fecha de Inicio del Primer Periodo de Devengo, si es anterior o posterior a la primera ventana de devengo válida, aparecerá un error. Veamos un ejemplo.
Aunque el empleado comienza el 1 de enero de 2020, hemos introducido el 1 de diciembre de 2019 como fecha de Inicio del Primer Periodo de Devengo.
El empleado tiene derecho a devengar desde el 1 de enero de 2016, pero la primera ventana de devengo es del 1 de diciembre de 2019 al 7 de diciembre de 2019. Si el empleado no va a acumular ningún saldo desde el 1 de enero hasta el 1 de diciembre, es incorrecto. Esto se debe al error de entrada de datos. Una vez que actualicemos correctamente la fecha de inicio del primer periodo de devengo, el error desaparecerá.