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Registros de Propiedad Real & Registros Públicos Oficiales

Desde el comienzo del gobierno del condado, la oficina del secretario del condado ha tenido la importante responsabilidad de mantener los registros de propiedad de sus ciudadanos. El número y los tipos de registros de propiedad se han ampliado a lo largo de los años para abarcar más de 34 tipos de documentos diferentes: escrituras, escrituras de fideicomiso, escrituras de garantía, arrendamientos de petróleo / gas, facturas de venta, restricciones de escrituras, designación de bienes raíces, poder notarial, liberaciones, y muchos más.

Hasta la fecha hay más de 4 millones de imágenes de documentos que requieren aproximadamente 4 terabytes de base de datos informática. En 2016, la oficina del secretario registró más de 29.000 documentos.

HISTORIA

En el condado de Taylor los primeros registros de «propiedad real» se registraron en la oficina del secretario del condado en la década de 1870. También hay muchos volúmenes que contienen información de interés histórico como marcas de ganado, registros de la Corte de Comisionados, Fianzas para negocios, Certificados de Nombre Asumido, Planos de pueblos y vecindarios, Contratos, Juramentos Oficiales, Certificados de Médicos, altas militares (DD-214’s) y otros.

Desde la década de 1980 los secretarios del condado han combinado muchos de los registros con los registros de propiedad real para crear lo que ahora se llama, el Registro Público Oficial del Condado de Taylor. Los tipos de documentos añadidos son resúmenes de sentencias, certificados de nombres asumidos, gravámenes de impuestos estatales y federales, parcelas, bonos ocupacionales, gravámenes mecánicos, marcas de ganado, permisos estatales de agua, y la lista continúa.

Al año de asumir el cargo, el actual Secretario del Condado, Larry G. Bevill, comenzó un ambicioso programa para digitalizar e indexar todos los registros en los Registros Públicos Oficiales. Hasta la fecha, todos los registros de la oficina se han digitalizado, creando una copia de seguridad permanente de todos los registros importantes de la oficina y haciendo que esos registros estén disponibles en los terminales de búsqueda pública de la oficina. Una vez digitalizados los registros, comenzó la indexación. A partir de 2017, se han indexado todos los registros de propiedad desde 1972 hasta la fecha actual. Todos los demás registros del Registro Público Oficial han sido indexados desde la creación del Condado en 1878. Diariamente, el personal de la Secretaría está indexando los registros de propiedad registrados antes de 1972, según el tiempo lo permita.

Todos los proyectos iniciados en 2005, cuando Larry G. Bevill asumió el cargo, se han financiado con las tasas de registro y no con los impuestos a la propiedad.

En 2007 la división OPR de la oficina del secretario del condado de Taylor pasó a ser «sin papel». Los documentos que se reciben durante el día se indexan y se introducen digitalmente en la base de datos informática. Una vez que la imagen y los datos del índice se comprueban y se verifican dos veces, el original se envía por correo al destinatario correspondiente. Hay tres respaldos redundantes para garantizar la seguridad y la viabilidad a largo plazo de sus registros.

La oficina del secretario del condado de Taylor también comenzó a aceptar registros para la grabación en el OPR por la grabación electrónica en 2007. Los clientes utilizan software de terceros como ERX, Simplifile y otros para presentar los documentos para la grabación. Comúnmente llamado e-recording, (ningún papel es manejado por los sub secretarios) el proceso es todo «dentro» de los sistemas informáticos. Hoy en día entre el 35-50% de todos los registros de propiedad registrados en la oficina del Secretario del Condado de Taylor son e-registrados.

BUSCAR

Con sólo unas pocas excepciones, todos los Registros Públicos Oficiales en la oficina del Secretario del Condado están disponibles para la búsqueda pública. Los índices de la Secretaría, tanto en papel como en formato digital, le ayudarán a encontrar la información que está buscando.

Puede utilizar uno de los dos sitios de búsqueda en línea para acceder a la información que ha sido indexada en los sistemas de software. En cualquiera de los dos sitios puede imprimir los documentos por 1 dólar por página.

https://taylorcountytx-web.tylerhost.net/web/ llamado Super Search, es el mejor sitio si está investigando documentos que han sido indexados. Se trata de nuestra más reciente base de datos en línea a la que iremos añadiendo más documentos diariamente. Además de los registros de bienes raíces, hay facturas de venta, contratos, marcas de ganado, gravámenes de impuestos federales y estatales que se remontan a los inicios del condado de Taylor en 1878. El sitio tiene herramientas para ayudarle a reducir rápidamente los resultados de la búsqueda utilizando opciones de filtrado para una experiencia más rápida y mejor.

NORMAS & NORMAS PARA LA INVESTIGACIÓN/COPIADO DE REGISTROS

• Debido a las limitaciones en el suministro eléctrico y la importancia de mantener tomas de corriente dedicadas, nadie puede conectar ningún equipo al suministro eléctrico en la oficina del secretario.
• Debido a las marcas registradas y otros derechos legales de cualquier sistema de hardware y/o software de propiedad, ningún ciudadano, agente, compañía u otro individuo o negocio puede conectar ningún dispositivo electrónico a los sistemas informáticos, ya sean propios o alquilados en la oficina del secretario.
• Debido a la cercanía o el hacinamiento en esta oficina, no hay espacio para equipos adicionales. Ningún individuo puede instalar o utilizar equipos privados como una copiadora, un escáner, un equipo de microfilmación, etc.
• Hay ocho puestos de búsqueda pública para los registros públicos oficiales y dos puestos de búsqueda pública para los registros judiciales. En cualquier momento en que se utilicen todos ellos, la persona que lleve más tiempo en los puestos debe permitir que una nueva persona utilice el ordenador. Si hay más de ocho o dos y los que utilizan los ordenadores no los ceden a otro, entonces se aplicará la norma de 15 minutos por ordenador y persona a la vez.

ELIGIBILIDAD

• Para ser elegible para ser registrado un documento debe tener los siguientes atributos:
• Debe ser un documento que esté autorizado legalmente para ser registrado.
• El documento debe ser el original o una copia certificada.
• Debe haber un título en la parte superior.
• Si es una escritura, debe figurar la dirección del cesionario.
• Si es una escritura de fideicomiso, debe figurar la dirección del fiduciario o beneficiario.
• Todos los demás documentos deben tener la dirección del remitente en la parte inferior o en el reverso.
• Las firmas deben ser originales.
• Su nombre debe estar impreso o mecanografiado debajo de su firma.
• Debe haber un reconocimiento notarial original completado con sello. El sello y la comisión notarial no deben tener fecha de vencimiento y deben ser legibles.
• La propiedad debe estar ubicada en el condado de Taylor e incluir la descripción legal completa que indique que la propiedad está en el condado de Taylor, Texas.
• Se requiere un margen de al menos una pulgada en la parte superior, inferior, izquierda y derecha en cada página de un documento.

Un documento que transmite un interés en la propiedad real a o de un individuo debe incluir un aviso de confidencialidad. El aviso debe aparecer en la parte superior de la primera página en letra negrita de 12 puntos o en mayúsculas, y debe decir sustancialmente lo siguiente:

Notificación de derechos de confidencialidad: si usted es una persona física, puede eliminar o tachar cualquiera o toda la información siguiente de este instrumento antes de que se presente para su registro en los registros públicos. Esta información incluye su número de seguro social o su número de licencia de conducir.

REGISTRO ELECTRÓNICO O REGISTRO ELECTRÓNICO

La Secretaría del Condado de Taylor acepta el registro electrónico de los registros de propiedad inmobiliaria de aquellos que están autorizados por el código del gobierno local 195.003. Xerox Government Records, Simplifile, y Corporate Service Company (CSC) son los proveedores que han sido autorizados para su uso. Puede ponerse en contacto con ellos e inscribirse en el registro electrónico en el sitio web Erxchange. Este tipo de transacción tiene muchas ventajas. La seguridad se ve reforzada en el sentido de que ningún original puede «perderse en el correo» por parte de un tercero, como el Servicio Postal de los Estados Unidos. El tiempo de entrega desde el momento en que un cliente comienza el proceso de registro electrónico hasta la devolución del documento procesado suele ser inferior a un día laborable.

RESENTACIÓN & TARIFAS

La tasa de presentación es de 26 dólares por la primera página y 4 dólares por cada página adicional. Es un delito presentar intencionalmente o a sabiendas un registro judicial fraudulento o un documento fraudulento con el secretario.
Para una lista completa de las tarifas de registro para todos los tipos de documentos comúnmente presentados en los Registros Públicos Oficiales seleccione este enlace: Hoja de Tasas de Presentación