Cómo implantar un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)
Implantar un Sistema de Gestión de la Calidad en cualquier organización, ya sea grande o pequeña, no es una tarea rápida ni sencilla. Requerirá una inversión de tiempo y recursos para implantar con éxito un SGC eficaz. Se deberán desarrollar y aplicar numerosas tareas y procesos importantes. A continuación se presenta una lista de algunas áreas clave a considerar cuando se implanta un SGC.
Asegurar el apoyo de la alta dirección
El apoyo de la alta dirección es vital para el éxito de cualquier implantación de un SGC. El equipo directivo de una organización debe estar comprometido con el éxito del SGC. La dirección debe estar convencida del impacto positivo en la eficiencia del negocio y en el resultado final. Además, la dirección debe participar directamente en ciertos elementos del proceso de implantación del SGC. A continuación, un par de ejemplos:
- Análisis del negocio: El equipo directivo debe revisar su estructura empresarial y determinar las áreas clave para la implantación de un SGC. Las áreas clave deben determinarse en función de los requisitos críticos del cliente. Considere las necesidades actuales de la organización y la alineación con los objetivos estratégicos a largo plazo.
- Planificación inicial: La dirección debe participar activamente en las etapas de planificación determinando los recursos necesarios, reuniendo los equipos y formulando un plan de implantación. Además, las discusiones deben identificar qué procesos existentes se mejorarán primero y confirmar los objetivos estratégicos o SMART.
- Políticas
- Procedimientos
- Manual de Calidad
- Materiales de Formación
- Instrucciones de Trabajo
- Formularios de Auditoría
- Mapas de Proceso Mapas
- Planes de control
- 5S +1
- Kaizen
- Los diagramas de flujo de los procesos
- Análisis modal de fallos y efectos de los procesos (PFMEA)
- Mapeo del flujo de valor
- Identificar las insuficiencias en su proceso de gestión de la calidad
- Descubrir posibles problemas que podrían dar lugar a sanciones por incumplimiento
- Mantener la adhesión a los procesos y controles de calidad establecidos
Aumentar la concienciación
Difunda la palabra; programe reuniones informativas en toda la organización para informar a todos los asociados sobre el Sistema de Gestión de la Calidad pendiente. Incluya información sobre cómo el sistema beneficiará a los clientes y a los empleados. Explique cómo funciona el SGC. Además, incluya las funciones y responsabilidades de los asociados en cada nivel y en cada departamento.
Provea una formación experta
La formación adecuada es esencial para el éxito de la introducción de cualquier nuevo producto/proceso o sistema de gestión. La cantidad y el tipo de formación del SGC se determina durante la fase de planificación inicial del equipo de gestión. Los materiales de formación deben incluir una revisión de los conceptos básicos y las herramientas utilizadas, junto con información sobre el impacto positivo que el SGC proporcionará a los asociados y a la organización.
Documentos y control de documentos
La documentación adecuada es el núcleo de un Sistema de Gestión de Calidad que funciona bien. Debe haber una documentación desarrollada para apoyar las funciones de implementación, educación, despliegue y control del sistema. Algunos de los documentos comunes pueden incluir:
La documentación adecuada es vital para el éxito de un SGC y mantener el control de esos documentos es igualmente importante. Un sistema de control de documentos gestiona la creación, aprobación, distribución, revisión, almacenamiento y eliminación de toda la documentación de calidad. El sistema funciona para asegurar que todo el mundo realiza las tareas de la misma manera utilizando la revisión correcta del documento.
Despliegue
El despliegue del SGC debe seguir el plan de implementación desarrollado durante la fase de planificación. Documentar cada proceso y definir el estado actual. Involucrar a los asociados en la documentación del proceso, la utilización de diversas herramientas de calidad y el desarrollo de métricas. Una vez completado esto, los equipos pueden centrarse en los esfuerzos de mejora. Seleccione un área o proceso con la mayor oportunidad de mejora. Las victorias rápidas promueven la aceptación por parte de los equipos y los empleados al ilustrar las mejoras del proceso y el beneficio para los empleados y la empresa en su conjunto. Hay múltiples herramientas de calidad y mejora disponibles para utilizar en la mejora de un proceso. Pueden incluir:
El momento de la implantación suele depender del tamaño de las organizaciones y del número de instalaciones que se incluirán en la implantación del SGC. A lo largo de la implantación, la intranet de la empresa es una herramienta eficaz para comunicar el progreso hacia los objetivos planificados y para compartir las mejores prácticas con los asociados de toda la organización.
Medición y control
Una vez que se ha producido la implantación, los distintos procesos dentro de la organización deben ser controlados y las características clave del proceso y del producto deben ser medidas y supervisadas para garantizar la producción continua de productos de calidad. Los procesos de fabricación suelen incorporar la metodología SPC. Otros métodos podrían incluir inspecciones aleatorias o auditorías rutinarias. Los métodos específicos variarán en función del tamaño de la organización, la estructura, el proceso y el riesgo potencial.
Auditar y mantener
Las auditorías rutinarias de producto/proceso supervisan el cumplimiento de las políticas, los procedimientos y cualquier requisito de certificación. Se debe desarrollar y mantener un programa para asegurar que cada departamento, área y proceso sea auditado regularmente. El calendario de las auditorías variará en función de la organización, el proceso, el riesgo potencial y cualquier requisito normativo o de certificación. Las auditorías revelarán si realmente se está haciendo lo que se dijo que se iba a hacer para gestionar la calidad y garantizar la conformidad con los requisitos de seguridad/reglamentarios. Las auditorías rutinarias son herramientas eficaces para:
Cuando un proceso de auditoría interna está bien planificado, implementado y mantenido, las auditorías internas añaden un valor considerable al proceso de gestión de la calidad.
Lecciones aprendidas y mejora continua
Una ventaja muy importante de la implantación de un SGC es la capacidad de utilizar las lecciones aprendidas de un departamento o proceso para realizar mejoras en procesos similares en toda la organización. Además, para que las organizaciones sigan siendo competitivas y prosperen en el mercado mundial actual, deben buscar formas de mejorar continuamente sus procesos y la calidad de sus productos o servicios. Hay que animar a los empleados de todos los niveles de la organización a buscar oportunidades de cambio y mejora cada día. Incluso aplicando pequeñas mejoras continuas en los procesos y normas de trabajo, la organización conseguirá aumentos considerables en la calidad, la seguridad, la eficiencia y la productividad. Esto, en última instancia, se traduce en un impacto positivo en la cuenta de resultados. Algunas organizaciones ven la mejora continua como una actividad, mientras que otras la adoptan como una mentalidad.