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Sia che tu sia una piccola impresa, una ditta individuale o un libero professionista, essere pagato in tempo è della massima importanza per mantenere il tuo flusso di cassa sano. Avere un sistema di fatturazione e un processo in atto mantiene i tuoi conti organizzati e ti aiuta ad essere pagato più velocemente.

Se sei nuovo alla fatturazione o stai cercando di rinnovare il tuo sistema di fatturazione, il primo posto dove iniziare è con la fattura stessa. Il documento della fattura è il documento più critico del processo. A seconda del tipo di business che gestisci, la fattura deve contenere dati chiave che ti aiutino a tenere traccia dei tuoi progetti, delle scadenze, delle entrate e delle uscite di cassa.

Per assicurarti che le tue fatture contengano le giuste informazioni e abbiano un aspetto professionale (e per risparmiare tempo), dovresti usare un modello di fattura gratuito o un software di fatturazione online come Square Invoices.

Abbiamo messo insieme esempi di fatture e consigli per la creazione di diversi tipi di fatture, in modo che tu possa personalizzare questi modelli in base al tuo business.

Esempio di fattura bianca di base

Questo primo esempio di fattura mostra come potrebbe essere una fattura di base. Puoi includere qualsiasi informazione che ti permetta di organizzarti, ma, come minimo, tutte le fatture dovrebbero avere:

• Un numero di fattura
• Il nome della tua azienda e le informazioni di contatto
• Le informazioni di fatturazione del tuo cliente
• Una descrizione dei beni o servizi resi
• Una data di scadenza (in modo da essere pagato in tempo)
• Tasse di vendita, se applicabile

Esempio di fattura per freelance

In aggiunta alle informazioni di cui sopra, i freelance dovrebbero rivelare specifiche sui progetti a cui stanno lavorando. Se sei un freelance, dovresti:

• Individuare il tuo lavoro per progetto o per ora (o entrambi)
• Individuare qualsiasi software o costo di licenza che hai sostenuto mentre lavoravi ai tuoi progetti (per un designer, questo potrebbe essere la licenza di font o immagini)
• Considera l’aggiunta di una linea di mancia se è consuetudine lasciare una mancia nel tuo settore
• Fai una chiara nota di quando il cliente riceverà il lavoro finale e quale data(e) il pagamento è dovuto

Esempio di fattura per lavoro contrattuale

Come le fatture freelance, una fattura per il lavoro a contratto ha bisogno di evidenziare le specifiche del contratto che avete concordato. Quindi assicuratevi di:

• Chiaramente elencare tutti i progetti e i compiti che hai concordato
• Anche il costo di tutti i beni, strumenti, o licenze che usi per completare i progetti
• Ricordati di aggiungere una riga di imposta sulle vendite alla tua fattura finale (il lavoro a contratto è solitamente tassato)

Esempio di fattura per servizi professionali

I settori dei servizi tendono ad avere un sacco di problemi con i chargeback poiché è difficile determinare quando un servizio è stato completato, o se è stato fatto in modo soddisfacente. Le fatture possono fare molto per combattere i chargeback:

• Presentando una tariffa oraria
• Editando chiaramente la data di scadenza in cui il servizio sarà consegnato (se in futuro) o la data in cui il servizio è stato reso (se in passato)
• Utilizzando la sezione note per elencare termini e condizioni

Esempio di fatturazione all’ingrosso

Se hai un business all’ingrosso – per es, se crei prodotti di bellezza che vendi ai negozi al dettaglio – una fattura adatta al tuo business è importante per tenere traccia delle tue grandi transazioni.

Le fatture all’ingrosso dovrebbero includere il prezzo regolare dei vostri prodotti, lo sconto all’ingrosso e, infine, il prezzo all’ingrosso che viene applicato al vostro cliente. Un recente sondaggio ha rilevato che gli sconti e le offerte sono stati citati come uno dei motivi principali per la fedeltà al marchio, quindi mostrare lo sconto nella tua fattura è effettivamente una tattica di marketing efficace.

Esempio di fattura forfettaria

Una fattura forfettaria viene utilizzata quando si offre una tariffa per un certo numero di prodotti o servizi. Le fatture forfettarie sono ideali per i pacchetti di lezioni in uno studio di yoga/fitness o per progetti a tariffa forfettaria.

Se stai offrendo pacchetti per una grande somma, assicurati di descrivere chiaramente il pacchetto o la somma forfettaria nella sezione dettagliata del tuo modulo di fattura. Inoltre, tieni presente che molte fatture a forfait hanno le tasse incluse, quindi non c’è bisogno di aggiungere ulteriori tasse (come illustrato qui).