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La formattazione condizionale è un modo fantastico per visualizzare rapidamente i dati in un foglio elettronico. Con la formattazione condizionale, puoi fare cose come evidenziare le date nei prossimi 30 giorni, segnalare problemi di inserimento dati, evidenziare le righe che contengono i clienti più importanti, mostrare i duplicati, e altro ancora.

Excel viene fornito con un gran numero di “preset” che rendono facile creare nuove regole senza formule. Tuttavia, potete anche creare regole con le vostre formule personalizzate. Usando la vostra formula, prendete in mano la condizione che innesca una regola e potete applicare esattamente la logica di cui avete bisogno. Le formule ti danno la massima potenza e flessibilità.

Per esempio, usando il preset “Uguale a”, è facile evidenziare le celle uguali a “mela”.

Ma se vuoi evidenziare le celle uguali a “mela” o “kiwi” o “lime”? Certo, puoi creare una regola per ogni valore, ma questo è un sacco di problemi. Invece, potete semplicemente usare una regola basata su una formula con la funzione OR:

Ecco il risultato della regola applicata all’intervallo B4:F8 in questo foglio elettronico:

Ecco la formula esatta utilizzata:

=OR(B4="apple",B4="kiwi",B4="lime")

Presto
È possibile creare una regola di formattazione condizionale basata su formula in quattro semplici passi:
1. Seleziona le celle che vuoi formattare.

2. Crea una regola di formattazione condizionale e seleziona l’opzione Formula

3. Inserisci una formula che restituisce VERO o FALSO.

4. Imposta le opzioni di formattazione e salva la regola.

La funzione ISODD restituisce VERO solo per i numeri dispari, attivando la regola:

Video: Come applicare la formattazione condizionale con una formula
Offriamo anche un video training su questo argomento.
Logica della formula
Le formule che applicano la formattazione condizionale devono restituire VERO o FALSO, o equivalenti numerici. Ecco alcuni esempi:
=ISODD(A1)=ISNUMBER(A1)=A1>100=AND(A1>100,B1<50)=OR(F1="MN",F1="WI")

Le formule di cui sopra restituiscono tutte VERO o FALSO, quindi funzionano perfettamente come trigger per la formattazione condizionale.
Quando la formattazione condizionale viene applicata a un intervallo di celle, inserire i riferimenti di cella rispetto alla prima riga e colonna nella selezione (cioè la cella in alto a sinistra). Il trucco per capire come funzionano le formule di formattazione condizionale è visualizzare la stessa formula applicata ad ogni cella della selezione, con i riferimenti di cella aggiornati come al solito. Immaginate di aver inserito la formula nella cella in alto a sinistra della selezione, e poi copiate la formula in tutta la selezione. Se hai difficoltà con questo, vedi la sezione sulle formule fittizie qui sotto.

Esempi di formule
Di seguito ci sono esempi di formule personalizzate che puoi usare per applicare la formattazione condizionale. Alcuni di questi esempi possono essere creati usando le preimpostazioni integrate di Excel per evidenziare le celle, ma le formule personalizzate possono andare ben oltre le preimpostazioni, come puoi vedere qui sotto.
Vedi anche: Più di 30 formule di formattazione condizionale 
Evidenzia gli ordini dal Texas
Per evidenziare le righe che rappresentano gli ordini dal Texas (abbreviato TX), usa una formula che blocca il riferimento alla colonna F:
=$F5="TX"


Per maggiori dettagli, vedi questo articolo: Evidenziare le righe con la formattazione condizionale.
Video: Come evidenziare le righe con la formattazione condizionale
Evidenzia le date nei prossimi 30 giorni 
Per evidenziare le date che si verificano nei prossimi 30 giorni, abbiamo bisogno di una formula che (1) si assicuri che le date siano nel futuro e (2) che le date siano a 30 giorni o meno da oggi. Un modo per farlo è usare la funzione AND insieme alla funzione NOW come questo:
=AND(B4>NOW(),B4<=(NOW()+30))

Con una data attuale del 18 agosto 2016, la formattazione condizionale evidenzia le date come segue:

La funzione NOW restituisce la data e l’ora correnti. Per i dettagli su come funziona questa formula, vedi questo articolo: Evidenzia le date nei prossimi N giorni.
Evidenzia le differenze di colonna 
Date due colonne che contengono informazioni simili, potete usare la formattazione condizionale per individuare sottili differenze. La formula usata per attivare la formattazione qui sotto è:
=$B4<>$C4


Vedi anche: una versione di questa formula che usa la funzione EXACT per fare un confronto sensibile alle maiuscole.
Evidenzia i valori mancanti
Per evidenziare i valori di un elenco che mancano in un altro, potete usare una formula basata sulla funzione COUNTIF:
=COUNTIF(list,B5)=0


Questa formula controlla semplicemente ogni valore nella lista A rispetto ai valori nell’intervallo denominato “lista” (D5:D10). Quando il conteggio è zero, la formula restituisce TRUE e attiva la regola, che evidenzia i valori nella lista A che mancano nella lista B.
Video: Come trovare i valori mancanti con COUNTIF
Evidenzia le proprietà con 3+ camere da letto sotto $350k
Per trovare le proprietà in questa lista che hanno almeno 3 camere da letto ma sono inferiori a $300.000, puoi usare una formula basata sulla funzione AND:
=AND($C5<350000,$D5>=3)

I segni del dollaro ($) bloccano il riferimento alle colonne C e D, e la funzione AND è usata per assicurarsi che entrambe le condizioni siano VERE. Nelle righe in cui la funzione AND restituisce VERO, viene applicata la formattazione condizionale:


Evidenzia i valori principali (esempio dinamico)
Anche se Excel ha delle impostazioni predefinite per i “valori principali”, questo esempio mostra come fare la stessa cosa con una formula e come le formule possano essere più flessibili. Usando una formula, possiamo rendere il foglio di lavoro interattivo – quando il valore in F2 viene aggiornato, la regola risponde istantaneamente ed evidenzia i nuovi valori.

La formula usata per questa regola è:
=B4>=LARGE(data,input)

dove “dati” è l’intervallo denominato B4:G11, e “input” è l’intervallo denominato F2. Questa pagina ha dettagli e una spiegazione completa.
Carte di Gantt
Che ci crediate o no, potete anche usare formule per creare semplici carte di Gantt con formattazione condizionale come questa:

Questo foglio di lavoro usa due regole, una per le barre e una per le ombreggiature del fine settimana:
=AND(D$4>=$B5,D$4<=$C5) // bars=WEEKDAY(D$4,2)>5 // weekends

Questo articolo spiega la formula per le barre, e questo articolo spiega la formula per l’ombreggiatura del fine settimana.
Semplice casella di ricerca
Un bel trucco che puoi fare con la formattazione condizionale è costruire una semplice casella di ricerca. In questo esempio, una regola evidenzia le celle della colonna B che contengono il testo digitato nella cella F2:

La formula usata è:
=ISNUMBER(SEARCH($F$2,B2))

Per maggiori dettagli e una spiegazione completa, vedere:

Articolo: Come evidenziare le celle che contengono testo specifico 
Articolo: Come evidenziare le righe che contengono testo specifico 
Video: Come costruire una casella di ricerca per evidenziare i dati 

Risoluzione dei problemi
Se non riesci a far funzionare correttamente le tue regole di formattazione condizionale, molto probabilmente c’è un problema con la tua formula. Per prima cosa, assicuratevi di aver iniziato la formula con un segno di uguale (=). Se dimenticate questo passaggio, Excel convertirà silenziosamente l’intera formula in testo, rendendola inutile. Per rimediare, basta rimuovere le doppie virgolette che Excel ha aggiunto ad entrambi i lati e assicurarsi che la formula inizi con il segno di uguale (=).
Se la vostra formula è inserita correttamente, ma non sta attivando la regola, potreste dover scavare un po’ più a fondo. Normalmente, puoi usare il tasto F9 per controllare i risultati in una formula, o usare la funzione Valuta per passare attraverso una formula. Sfortunatamente, non puoi usare questi strumenti con le formule di formattazione condizionale, ma puoi usare una tecnica chiamata “formule fittizie”.
Formule fittizie
Le formule fittizie sono un modo per testare le formule di formattazione condizionale direttamente sul foglio di lavoro, così puoi vedere cosa stanno effettivamente facendo. Questo può essere un grande risparmio di tempo quando stai lottando per far funzionare correttamente i riferimenti alle celle.
In poche parole, inserisci la stessa formula in un intervallo di celle che corrisponde alla forma dei tuoi dati. Questo ti permette di vedere i valori restituiti da ogni formula, ed è un ottimo modo per visualizzare e capire come funziona la formattazione condizionale basata sulla formula. Per una spiegazione dettagliata, vedi questo articolo.

Video: Testare la formattazione condizionale con formule fittizie
Limitazioni
Ci sono alcune limitazioni nella formattazione condizionale basata su formule:

Non è possibile applicare icone, scale di colore o barre di dati con una formula personalizzata. Sei limitato alla formattazione standard delle celle, inclusi i formati numerici, il carattere, il colore di riempimento e le opzioni di bordo.
Non puoi usare certi costrutti di formula come unioni, intersezioni o costanti di array per i criteri di formattazione condizionale.
Non puoi fare riferimento ad altre cartelle di lavoro in una formula di formattazione condizionale.

A volte puoi lavorare intorno a #2 e #3. Potresti essere in grado di spostare la logica della formula in una cella del foglio di lavoro, quindi fare riferimento a quella cella nella formula. Se state cercando di usare una costante di matrice, provate invece a creare un intervallo con nome.