L’e-mail est un moyen extrêmement efficace de communiquer avec votre professeur, surtout si vous devez envoyer un message simple et rapide ou poser une question. Dans des circonstances idéales, vous devriez pouvoir vous connecter avec votre professeur presque immédiatement et, si nécessaire, recevoir une réponse rapide. À première vue, un courriel à un enseignant peut sembler similaire à un message texte que vous pourriez envoyer à un ami, mais ce n’est pas tout à fait la même chose. Voici donc une liste d’idées à garder en tête avant de commencer.
Vérifiez que le courriel est vraiment nécessaire. Comme vous pouvez l’imaginer, votre professeur a affaire à de nombreux élèves et reçoit probablement des centaines d’emails au cours d’une semaine. Ainsi, vous ne devriez pas encombrer votre professeur avec un courriel inutile concernant la date de remise d’un devoir ou une question sur une procédure courante. La plupart des informations générales sur le cours figurent sur le plan de cours, ou votre professeur peut avoir mis en place un forum de discussion en ligne intitulé « Ask the Professor », afin que vous puissiez consulter les réponses aux questions fréquemment posées. Assurez-vous de vérifier ces deux possibilités avant d’envoyer un courriel. Après tout, vous voulez que votre professeur sache que vous êtes quelque peu indépendant et débrouillard.
Utilisez l’adresse électronique appropriée. Lorsque vous envoyez un courriel à un enseignant, assurez-vous d’utiliser l’adresse électronique de l’école plutôt que votre adresse électronique personnelle. Oui, il se peut que vous préfériez utiliser votre adresse électronique personnelle et que vous trouviez qu’une deuxième adresse soit une source de tracas, mais en utilisant l’adresse de votre école, vous montrez à votre enseignant que vous pouvez suivre les instructions. Après tout, ton professeur peut être réticent à ouvrir un courriel provenant de « [email protected] ». En revanche, l’adresse électronique de ton école comprend probablement une variante de ton nom, ainsi que le nom de l’école et le suffixe éducatif (edu), de sorte que ton enseignant ouvrira probablement ton courriel rapidement et en toute confiance. Notez également que si vous ne connaissez pas l’adresse électronique de votre professeur, vous devriez pouvoir la trouver dans votre programme de cours ou sur le site Web de l’établissement.
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Vérifiez que votre objet est simple et direct. Vous pouvez être tenté de mettre votre question ou votre commentaire dans la ligne d’objet, mais essayez de résister à cette tentation. Utilisez plutôt la ligne d’objet pour indiquer, tout d’abord, le titre de votre cours et de votre section, puis le domaine général de votre préoccupation avant d’utiliser la zone de message pour relayer les détails. Par exemple, si vous devez manquer un cours pendant une période prolongée, vous pouvez écrire « Composition I, Section 205, Absence prolongée » dans l’objet du message, puis expliquer pourquoi dans le message lui-même. (« L’équipe de football de notre école participe à un tournoi national ce week-end, donc je manquerai le cours à la fois vendredi de cette semaine et lundi de la semaine prochaine. »)
Adressez-vous à votre lecteur avec respect. Croyez-le ou non, « Yo, prof » n’est pas la salutation correcte pour un courriel à votre professeur. Cette salutation peut bien fonctionner avec un de vos amis, mais elle montrera automatiquement un manque de respect de votre part. D’une manière générale, vous devez utiliser une formule courante telle que « M., Mme, Mlle ou Professeur ». Si votre professeur a indiqué que vous pouviez utiliser un prénom ou une autre forme de salutation, n’hésitez pas à le faire, mais ne partez pas du principe qu’une salutation décontractée ou informelle est appropriée à l’avance. De plus, vous devez faire suivre cette salutation de deux points ( » Professeur Twain : « ).
Simplifiez le message autant que possible. Comme mentionné ci-dessus, la correspondance par courriel doit être rapide et efficace. Par conséquent, vous devez, si possible, vous limiter à un ou, au maximum, deux sujets. En reprenant l’exemple de l' »Absence prolongée » ci-dessus, vous pourriez d’abord expliquer votre absence, puis poser une question connexe. (« Dois-je vous envoyer mon devoir par courriel aujourd’hui, ou dois-je l’apporter avec moi lorsque je reviendrai en classe la semaine prochaine ? »). Lorsque vous communiquez clairement ou posez une question directe, vous avez plus de chances de recevoir une réponse rapide. Notez également que si vous avez besoin d’une discussion prolongée avec votre instructeur, vous devriez vraiment prendre rendez-vous pour le rencontrer en personne plutôt que de discuter de la question par courriel.
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Si nécessaire, explique les pièces jointes. Si votre professeur souhaite effectivement que vous envoyiez votre devoir le plus rapidement possible, ne vous contentez pas de joindre le fichier sans explication. Assurez-vous de fournir des détails spécifiques sur le devoir que vous envoyez et sur la raison pour laquelle vous l’envoyez. (« Comme vous l’avez demandé, j’ai joint mon essai autobiographique parce que je ne serai pas en classe lundi »). L’explication peut vous sembler inutile, mais elle servira de rappel à votre professeur qui, comme mentionné précédemment, doit faire face à de nombreux étudiants et courriels chaque semaine.
Fermettez avec courtoisie. Certaines personnes pourraient soutenir que vous n’avez pas vraiment besoin d’une conclusion à votre courriel, car votre nom est déjà évident dans votre adresse électronique. Cependant, une fin courtoise à votre message ajoute la touche personnelle ainsi que l’air de respect et de formalité que la plupart des enseignants apprécient. Par exemple, vous pouvez terminer en écrivant « Merci pour votre temps » ou « J’attends votre réponse avec impatience », avant d’ajouter « Sincèrement » et votre nom complet. N’oubliez pas non plus que si vous avez besoin d’une réponse, vous devrez peut-être attendre jusqu’à 24 heures ou plus, car la plupart des enseignants ne regardent leurs courriels qu’à un certain moment (ou à certaines heures) de la journée.
Lisez attentivement. Enfin, avant d’appuyer sur le bouton « Envoyer », vous devez relire attentivement votre courriel et corriger toute erreur d’orthographe, de grammaire, de ponctuation et de majuscule. Étant donné qu’un message à votre professeur est beaucoup plus formel qu’un message à un ami, vous devriez également éviter les abréviations, les contractions, les expressions argotiques et les émoticônes.
La relecture attentive de votre message est essentielle.