Si votre travail implique une correspondance commerciale, alors vous rédigez certainement des lettres de demande, occasionnellement ou régulièrement. Il peut s’agir d’une demande d’emploi, de promotion ou de réunion, d’une demande d’information ou de référence, d’une lettre de faveur ou d’une référence de caractère. Ces lettres sont difficiles à écrire et encore plus difficiles à écrire de manière à encourager les destinataires à répondre volontiers et avec enthousiasme.
En ce qui concerne les lettres de demande d’argent, toutes sortes de demandes de parrainage, de dons ou de collecte de fonds, vous conviendrez qu’il faut souvent un miracle pour obtenir une réponse : ). Bien sûr, je ne peux pas vous garantir que nos conseils et nos exemples de lettres vous feront faire le miracle, mais ils vous feront certainement gagner du temps et rendront votre travail de rédaction moins pénible.
Conseil pour gagner du temps ! Si vous communiquez par email, alors vous pouvez gagner encore plus de temps en ajoutant tous ces modèles de lettres commerciales directement dans votre Outlook. Et vous pourrez alors insérer n’importe quel échantillon dans le message que vous composez ou auquel vous répondez d’un simple clic de souris !
Il suffit d’installer le plug-in Outlook Template Phrases que vous pouvez voir dans la capture d’écran à droite. Une fois que vous l’aurez installé, vous n’aurez plus à taper les mêmes phrases encore et encore.
Il suffit de double-cliquer sur le modèle dans le volet du plug-in et de retrouver le texte inséré dans le corps du message en un instant. Tout votre formatage, vos liens hypertextes, vos images et vos signatures seront en place !
N’hésitez pas à le tester dès maintenant ; une version d’évaluation de 15 jours entièrement fonctionnelle est disponible au téléchargement.
Bien, pour en revenir à la rédaction de lettres commerciales, plus loin dans l’article, vous trouverez :
- Format de la lettre commerciale
- Conseils pour rédiger des lettres de demande persuasives
- Exemples de lettres de demande
Format de la lettre commerciale
Une lettre commerciale est un moyen de communication formel et c’est pourquoi elle nécessite un format spécial. Vous ne vous souciez peut-être pas trop du format de la lettre si vous envoyez un e-mail, mais si vous écrivez une lettre commerciale traditionnelle sur papier, les recommandations ci-dessous peuvent s’avérer utiles. Il est considéré comme une bonne pratique d’imprimer une lettre d’affaires sur du papier blanc standard 8,5″ x 11″ (215,9 mm x 279,4 mm).
- Adresse de l’expéditeur. En général, vous commencez par taper votre propre adresse. En anglais britannique, l’adresse de l’expéditeur est généralement écrite dans le coin supérieur droit de la lettre. En anglais américain, l’adresse de l’expéditeur est placée dans le coin supérieur gauche.
Vous n’avez pas besoin d’écrire le nom ou le titre de l’expéditeur, car il est inclus dans la fermeture de la lettre. Tapez uniquement l’adresse postale, la ville et le code postal et, en option, le numéro de téléphone et l’adresse électronique.
Si vous écrivez sur du papier à en-tête, passez cette étape.
- Date. Tapez une date quelques lignes en dessous de l’en-tête ou de l’adresse de retour. La norme est de 2 à 3 lignes (une à quatre lignes sont acceptables).
- La ligne de référence (facultative). Si votre lettre est liée à une information spécifique, telle qu’une référence d’emploi ou un numéro de facture, ajoutez-la sous la date. Si vous répondez à une lettre, faites-y référence. Par exemple,
- Re : Facture n° 000987
- Re : Votre lettre datée du 4/1/2014
- Avis à l’arrivée (facultatif). Si vous souhaitez inclure une mention sur la correspondance privée ou confidentielle, tapez-la sous la ligne de référence en majuscules, le cas échéant. Par exemple, PERSONAL ou CONFIDENTIEL.
- Adresse intérieure. Il s’agit de l’adresse du destinataire de votre lettre commerciale, un particulier ou une entreprise. Il est toujours préférable d’écrire à une personne précise de l’entreprise à laquelle vous écrivez.
La norme est de 2 lignes en dessous de l’élément précédent que vous avez tapé, une à six lignes sont acceptables.
- Ligne d’attention (facultative). Tapez le nom de la personne que vous essayez de joindre. Si vous avez écrit le nom de la personne dans l’adresse intérieure, sautez la ligne d’attention.
- Salutation. Utilisez le même nom que l’adresse intérieure, y compris le titre. Si vous connaissez la personne à qui vous écrivez et que vous vous adressez habituellement à elle par son prénom, vous pouvez taper le prénom dans la salutation, par exemple : Chère Jane. Dans tous les autres cas, il est d’usage de s’adresser à une personne en indiquant son titre personnel et son nom de famille suivis d’une virgule ou de deux points, par exemple :
- Monsieur Brown:
- Chère Dr Brown :
- Dear Ms. Smith :
Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire ou si vous n’êtes pas sûr de son orthographe, utilisez l’une des salutations suivantes :
- Dames
- Gentlemen
- Dear Sir
- Dear Sir or Madam
- To Whom it May Concern
- Ligne d’objet (facultatif) : Laissez deux ou trois lignes vierges après la salutation et tapez l’essentiel de votre lettre en majuscules, alignée à gauche ou centrée. Si vous avez ajouté la ligne de référence (3), la ligne Objet peut être redondante. Voici quelques exemples:
- Lettre de référence
- Lettre de couverture
- Demande de remplacement de produit
- Demande d’emploi
- Corps. Il s’agit de la partie principale de votre lettre, généralement composée de 2 à 5 paragraphes, avec une ligne blanche entre chaque paragraphe. Dans le premier paragraphe, écrivez une ouverture amicale, puis énoncez votre point principal. Dans les paragraphes suivants, fournissez des informations générales et des détails à l’appui. Enfin, rédigez le paragraphe de clôture dans lequel vous réaffirmez l’objectif de la lettre et demandez une action, le cas échéant. Voir les conseils sur la rédaction de lettres d’affaires persuasives pour plus de détails.
- Clôture. Comme vous le savez, il existe quelques fermetures complémentaires généralement acceptées. Celle que vous choisissez dépend du ton de votre lettre. Par exemple,
- Respectueusement vôtre (très formel)
- Sincerely ou Kind regards ou Yours truly (les clôtures les plus utiles dans les lettres d’affaires)
- Best regards, Cordially yours (légèrement plus personnel et amical)
La clôture est généralement tapée au même point vertical que la date et une ligne après le dernier paragraphe du corps. Ne mettez la majuscule qu’au premier mot et laissez trois ou quatre lignes entre la clôture et le bloc-signature. Si la salutation est suivie d’un deux-points, ajoutez une virgule après la fermeture ; sinon, aucune ponctuation après la fermeture n’est requise.
- Signature. En règle générale, une signature vient quatre lignes vierges après la fermeture complémentaire. Tapez votre nom sous une signature et ajoutez un titre, si nécessaire.
- Joints. Cette ligne indique au destinataire quels autres documents, comme un CV, sont joints à votre lettre. Les styles courants suivent ci-dessous :
- Encl.
- Joindre.
- Joints : 2
- Enclosures (2)
- Initiales du dactylo (facultatif). Ce composant est utilisé pour indiquer la personne qui a tapé la lettre pour vous. Si vous avez tapé la lettre vous-même, omettez cet élément. Habituellement, les initiales d’identification comprennent trois de vos initiales en majuscules, puis deux ou trois de celles de la dactylo en minuscules. Par exemple, JAM/dmc, JAM:cm. Mais cette composante est assez rarement utilisée de nos jours, dans les lettres commerciales très formelles.
Vous pouvez voir ci-dessous un exemple de lettre de don correctement formaté. Il est toujours plus facile de comprendre à partir d’exemples, n’est-ce pas ?
10 conseils pour rédiger des lettres de demande persuasives
Vous trouverez ci-dessous 10 stratégies pour rédiger vos lettres de demande de manière à convaincre votre lecteur de répondre ou d’agir.
- Connaissez votre destinataire. Avant de commencer à composer votre lettre de demande, posez-vous ces questions. Qui est mon lecteur et comment peut-il m’aider exactement ? Sont-ils des décideurs ou se contenteront-ils de transmettre ma demande à un officier supérieur ? Tant le style que le contenu de votre lettre de demande dépendront de la position du lecteur.
- Ne soyez pas verbeux. Soyez clair, bref et précis. Une règle de base est la suivante : n’utilisez pas deux mots quand un seul suffirait. Rappelez-vous la célèbre citation de Mark Twain : « Je n’avais pas le temps d’écrire une lettre courte, alors j’ai écrit une longue lettre ». Une personne dans sa position pouvait se permettre cela, et… il ne demandait rien : )
- Faites en sorte que votre lettre soit facile à lire. Lorsque vous écrivez une lettre de demande, ne faites pas de digressions et n’embrouillez pas votre lecteur en vous éloignant de votre point principal. Évitez les phrases et les paragraphes longs et entassés, car ils sont intimidants et difficiles à digérer. Utilisez plutôt des phrases simples et déclaratives et séparez les phrases longues par des virgules, des deux points et des points-virgules. Commencez un nouveau paragraphe lorsque vous changez une pensée ou une idée.
Voici un très mauvais exemple de lettre de motivation :
« A tous égards, mes qualifications semblent correspondre aux désirs exprimés par votre annonce et sur la base de la voix des blogs de votre entreprise, je pense vraiment que j’étais destiné à être un dans votre entreprise. »Et en voici un bon :
« J’ai de bonnes compétences et une bonne expérience dans et je vous serais très reconnaissant de me considérer pour tout poste approprié. »N’oubliez pas que si votre lettre de demande semble facile à lire, elle a plus de chances d’être lue !
- Ajouter un appel à l’action. Mettez de l’action dans vos lettres de demande partout où cela est possible. Le plus simple est d’utiliser des verbes d’action et la voix active plutôt que passive.
- Convaincre mais ne pas exiger. Ne traitez pas vos destinataires comme s’ils vous devaient quelque chose. Au lieu de cela, attirez l’attention du lecteur en mentionnant un terrain d’entente et en soulignant les avantages d’agir.
- Ne soyez pas pesant. Donnez aux lecteurs toutes les informations nécessaires et dites ce que vous voulez exactement qu’ils fassent. Simplifiez la tâche de la personne qui doit répondre – incluez les informations de contact, les numéros de téléphone directs, donnez des liens ou joignez des fichiers, tout ce qui est approprié
- Écrivez de manière amicale et faites appel aux sentiments du lecteur. Bien que vous écriviez une lettre d’affaires, ne soyez pas inutilement professionnel. Les lettres amicales font des amis, alors écrivez vos lettres de demande de manière amicale comme si vous parliez à votre véritable ami ou à une vieille connaissance. Nous sommes tous des humains, et il peut être judicieux de faire appel à l’humanité, à la générosité ou à la sympathie de votre correspondant.
- Restez poli et professionnel. Même si vous écrivez une demande d’annulation de commande ou une lettre de plainte, restez poli et courtois, énoncez simplement le ou les problèmes, fournissez toutes les informations pertinentes et veillez à éviter les menaces et les calomnies.
- Surveillez votre grammaire ! Reformulation d’un dicton bien connu – « la grammaire compte pour la première impression ». Une mauvaise grammaire comme de mauvaises manières peuvent tout gâcher, alors assurez-vous de relire toutes les lettres d’affaires que vous envoyez.
- Réviser avant d’envoyer. Lorsque vous avez fini de composer la lettre, lisez-la à haute voix. Si votre point clé n’est pas limpide, écrivez-le à nouveau. Il est préférable d’investir un peu de temps dans la réécriture et d’obtenir une réponse, que de faire vite et de voir votre lettre jetée à la poubelle tout de suite.
Et enfin, si vous avez obtenu une réponse à votre lettre de demande ou que l’action souhaitée est prise, n’oubliez pas de remercier la personne. Vous trouverez ici des modèles de lettres de remerciement pour toutes les occasions.
Modèles de lettres de demande
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de lettres de demande pour différentes occasions.
Modèle de lettre de demande de recommandation
Cher M. Brown:
J’espère que vous vous portez bien. Je garde un souvenir chaleureux de votre leadership remarquable et du soutien que vous avez apporté aux enseignants pendant mon emploi au lycée XYZ.
En ce moment, je pose ma candidature au district scolaire XYZ et je dois soumettre trois lettres de recommandation. Je vous écris pour vous demander si vous pourriez rédiger une lettre de recommandation en mon nom.
J’aimerais vous fournir quelques informations de base qui pourraient vous aider, si vous décidez de rédiger cette lettre <vos informations de base>.
Vous trouverez ci-joint une copie de mon plus récent curriculum vitae. N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d’informations supplémentaires. Dans l’attente de votre réponse, je vous remercie par avance du temps que vous m’accorderez.
Demande d’informations
Merci d’avoir soumis votre CV en réponse au <poste> que nous avons annoncé. En plus de votre curriculum vitae, nous avons également besoin de trois références et d’une liste des anciens employeurs des trois dernières années, ainsi que de leurs numéros de téléphone.
Notre politique consiste à examiner en profondeur les antécédents de chaque candidat afin de sélectionner la personne la plus apte à occuper ce poste.
Merci de votre aide. Nous sommes impatients d’avoir de vos nouvelles.
Demande de référence de caractère
<Le candidat> a postulé auprès de notre société pour un poste dans notre <département>. Il / elle a donné votre nom comme référence de caractère. Auriez-vous l’amabilité de nous fournir votre évaluation écrite de cette personne.
Veuillez être assuré que votre réponse sera traitée en toute confidentialité. Merci d’avance.
Demande de don
Je vous envoie ceci en tant que membre de notre communauté. Je suis sûr que vous appréciez de vivre dans un quartier aussi calme et paisible, tout comme moi.
Vous savez, parfois, pour garder sa communauté calme et paisible, il faut agir. Comme vous le savez peut-être, notre comité communautaire local s’est réuni au cours des deux derniers mois pour essayer de trouver des moyens de réduire le taux d’effraction dans notre quartier. La semaine dernière, ils ont publié leurs recommandations sur la meilleure façon de combattre ce problème.
Leur recommandation principale demande une augmentation des patrouilles de police et de sécurité pour compléter le programme local de surveillance des quartiers. Malheureusement, le montant nécessaire n’est pas inclus dans l’allocation budgétaire municipale de cette année.
C’est pourquoi, en tant que membre concerné de cette communauté, j’ai décidé que mon entreprise fera un don de $ pour chaque $ collecté dans la communauté pour couvrir les coûts de sécurité supplémentaires. Je vous invite à vous joindre à moi aujourd’hui pour soutenir cette cause louable pour notre bien commun.
Pour faire votre don aujourd’hui, vous pouvez passer dans l’un de nos deux magasins et déposer votre don dans les boîtes prévues à cet effet près des caisses de devant. Si vous ne pouvez pas vous rendre au magasin, veuillez envoyer un chèque ou un mandat, libellé à l’ordre de » XYZ » et le poster à l’adresse indiquée ci-dessus.
Merci d’avance.
Demande de faveur
Je vous écris pour vous demander une faveur que vous pourriez, je l’espère, me rendre.
Dans moins de trois mois, je passerai le <Examen>, avec l’espoir d’entrer dans la <Université ou le Collège>, où ils ont le meilleur programme d’études supérieures pour le cours qui m’intéresse.
L’école accorde une importance extrême à la réussite de l’étudiant à l’examen, c’est pourquoi je me sens extrêmement poussé à obtenir un score supérieur à la moyenne au Graduate Record Examination.
Parce que vous avez récemment obtenu un diplôme en <science>, vous êtes naturellement la première personne à laquelle j’ai pensé lorsque j’ai envisagé qui je pouvais approcher pour m’aider. Je ne vous demande pas trop de temps, j’apprécierais vraiment toutes les indications que vous pourriez me donner et quelques leçons sur les <sections>, qui me semblent être mes points faibles.
J’espère que vous me donnerez une réponse positive. Je vous remercie d’avance.
Demande de retour / remplacement de produit
Le <date> j’ai passé une commande pour le <produit>, reçu le <date>. J’ai découvert que le produit acheté présente le problème suivant : <add details>
Puisque le produit que vous avez livré n’est pas de qualité satisfaisante < n’est pas adapté à l’usage>, J’ai le droit de le faire < réparer / remplacer> et je vous demande de confirmer que vous le ferez dans les sept prochains jours. Je vous demande également de confirmer si vous prendrez des dispositions pour que le <article> soit récupéré ou si vous me rembourserez les frais de renvoi.
J’attends de recevoir vos propositions satisfaisantes de règlement de ma demande dans les sept jours suivant la date de la présente lettre.
*****
Et c’est tout pour aujourd’hui. Nous espérons que ces informations vous aideront à composer une lettre d’affaires correctement formatée en général et des lettres de demande persuasives en particulier, et à toujours obtenir la réponse souhaitée. Merci de votre lecture !
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