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Modi più facili per pagare

Il cliché sul fatto che il mondo non batte un sentiero alla tua porta sembra essere doppiamente vero quando si tratta di persone che ti devono dei soldi. La realtà è che se non riesci a rintracciare il pagamento per un servizio o un prodotto, allora i tuoi clienti molto probabilmente non si affretteranno a sborsare i soldi per conto loro. Questo è particolarmente vero per i proprietari di piccole imprese o gli operatori freelance. Fortunatamente, le grandi soluzioni di fatturazione possono rimuovere gran parte del dolore nel processo di fatturazione, dandovi più opzioni per ricevere i pagamenti e accelerare i vostri compiti. Questo tipo di software vi aiuta ad aggiungere più canali di pagamento elettronico e reti di pagamento mobile che possono rendere il pagamento più facile e veloce per i vostri clienti. Altri prodotti si specializzano nell’aiutarvi a tenere il passo con i compiti di fatturazione.

Il tipo di business che gestite e i clienti che avete saranno tutti fattori nella vostra scelta della soluzione di fatturazione. Le operazioni di vendita al dettaglio vivono di pagamenti in contanti e a credito, mentre le imprese basate sui servizi e i liberi professionisti hanno esigenze particolari e possono lavorare con soluzioni di pagamento online. Per le piccole e medie imprese (SMB), la capacità di articolare i servizi resi così come le opzioni di pagamento e i tempi in modo professionale è fondamentale per essere pagati più velocemente. Essere in grado di destreggiarsi tra le informazioni fiscali, creare ricevute, conti spese, così come automatizzare gli avvisi di follow-up, sono caratteristiche preziose per le PMI.

È qui che entra in gioco il software di fatturazione. Questo software vi dà i mezzi per tracciare le vostre vendite o i servizi resi, chi è stato fatturato, le tasse o le spese applicate, e quando il pagamento è stato ricevuto (o quando avrebbe dovuto essere ricevuto ma non lo è stato). Vi dà anche un percorso di dati per registrare tutti quei dati negli altri sistemi di contabilità e di tenuta dei libri. In termini di contabilità, questo flusso di lavoro fa parte dei crediti contabili. E mentre molte piccole imprese mantengono ancora questo tipo di registrazioni e preparano le fatture usando un foglio di calcolo o un’applicazione di elaborazione testi, ci sono molte applicazioni software specializzate che ti permettono di eseguire il compito più velocemente, più facilmente e con molto meno sforzo. La cosa migliore è che molte di esse sono poco costose o addirittura gratuite da usare.

Nelle nostre recensioni, abbiamo esaminato i sistemi di fatturazione standalone. Abbiamo anche dato uno sguardo più profondo alle capacità di fatturazione di alcuni sistemi di contabilità più completi in cui il processo di fatturazione è solo una parte. Questi sistemi includono anche i dati per gli acquisti aziendali, la gestione dell’inventario e la contabilità generale. Tutti i sistemi di fatturazione e contabilità che abbiamo esaminato sono forniti come applicazioni Software-as-a-Service (SaaS) che si trovano nel cloud piuttosto che installati localmente. Pertanto, tutto ciò di cui avete bisogno è un browser web e siete in affari.

Più di un semplice invio di una fattura

Molti dei sistemi di fatturazione che abbiamo esaminato consentono di inserire e registrare la transazione di vendita iniziale, che è un buon punto per iniziare il processo di fatturazione. In termini contabili, questo è chiamato “Sales Order Entry” o semplicemente Order Entry. Anche se state solo cercando di inviare una fattura e ricevere il pagamento, avete ancora bisogno di guardare la parte del sistema relativa all’inserimento dell’ordine e determinare come funzionerà con il tipo di business che state operando.

La maggior parte dei sistemi di contabilità completi e un certo numero di sistemi di fatturazione hanno un front-end “Inserimento ordine di vendita” dove è possibile inserire gli articoli o i servizi per i quali si desidera fatturare. Per la maggior parte, questi articoli o servizi devono essere definiti prima di poter usare il front end delle vendite. Con la maggior parte dei sistemi di contabilità, le vendite si integrano con l’inventario in modo che sia il punto in cui vengono definiti gli articoli e i prezzi. Con un sistema di fatturazione più semplice, dovrai creare questi articoli, descrizioni e prezzi come un processo separato. Le tasse, come l’imposta sulle vendite o l’imposta sul valore aggiunto (IVA), è un altro punto in cui i sistemi orientati alla fatturazione differiscono da quelli più robusti di contabilità. Molti sistemi di contabilità forniscono tabelle fiscali che calcolano automaticamente l’imposta sulle vendite richiesta, o si integrano con un’applicazione di servizi fiscali come AvaTax di Avalara. Tuttavia, molti sistemi di fatturazione saltano questi accorgimenti e richiedono di inserire l’aliquota dell’imposta sulle vendite su ogni singola transazione di vendita.

La creazione effettiva della fattura è un’altra considerazione. Molte delle app e dei sottosistemi di fatturazione che abbiamo esaminato ti permettono di creare una fattura al volo usando un’app mobile. Questa è una grande caratteristica se si vuole essere in grado di creare una fattura al momento della vendita o immediatamente quando un servizio viene fornito mentre si è presso un cliente. La capacità di inviare la fattura via e-mail è un’altra caratteristica desiderabile per molti utenti, così come la creazione automatica di fatture per spese ricorrenti ogni mese o secondo qualche altro periodo di tempo regolare.

Molte delle applicazioni che abbiamo esaminato includono anche capacità più avanzate che potrebbero applicarsi alla vostra particolare operazione. Queste includono la capacità di gestire più valute per quelle aziende che operano in più di un paese, o timer pop-up se si fattura a ore. Tenete a mente, tuttavia, che abbiamo esaminato le applicazioni di fatturazione, non il software di monitoraggio del tempo o delle spese, ognuno dei quali ha un target diverso.

Un’altra cosa da tenere a mente è che, mentre i termini “fattura” e “dichiarazione” sono usati occasionalmente in modo intercambiabile, in realtà non sono la stessa cosa. Una fattura può avere più spese dettagliate e servizi elencati su di essa, ma si riferisce ad una singola vendita. Un estratto conto, d’altra parte, elenca gli addebiti in sospeso, attuali e storici delle fatture e le transazioni di pagamento. Un estratto conto fornisce lo stato del conto di un cliente alla fine di un periodo di fatturazione o, con alcune applicazioni di fatturazione e contabilità, su richiesta.

Tracking Cash Flow

Un’altra area che è importante considerare quando si sceglie un software di fatturazione è come si verrà pagati. Per molti anni, accettare contanti o assegni erano le uniche alternative, specialmente per le piccole imprese. Questo non è più vero al giorno d’oggi. Soprattutto le carte di credito sono considerate un’opzione di pagamento indispensabile anche per le piccole imprese. Fortunatamente, le piattaforme di fatturazione incorporano la capacità di accettare carte di credito. C’è sempre un costo per questo, che di solito è una percentuale della transazione così come una tassa per transazione o mensile. Avrai bisogno di leggere questa stampa fine con attenzione, poiché questo costo può essere in cima alla commissione percentuale addebitata dall’effettivo processore della carta di credito. Devi decidere se questo tipo di addebito vale la pena. In molti casi, avere accesso al pagamento più o meno immediatamente vale la spesa, che è deducibile dalle entrate come spesa aziendale in ogni caso. Alcuni fornitori di software possono anche fornire un portale clienti dove i vostri clienti possono pagare le loro fatture elettronicamente attraverso un bonifico bancario o una transazione ACH (Automated Clearing House). Di nuovo, c’è spesso una tassa per questo. Ma, come con una carta di credito, questa tassa è una spesa aziendale e può essere utile per ridurre o eliminare i crediti.

Infine, c’è il reporting. Le buone capacità di reporting sono sempre qualcosa che dovreste cercare e il software di fatturazione non fa eccezione. La maggior parte degli utenti, specialmente le piccole imprese, non avranno bisogno di decine di rapporti. Ma vorrete sapere quali fatture sono scadute e quanto tempo sono scadute. Si vorrà anche essere in grado di vedere il flusso delle entrate in qualsiasi momento. Si vorrà avere la capacità di inviare ai clienti avvisi e promemoria Past Due quando necessario. Gestire efficacemente il vostro flusso di cassa è una ragione primaria per utilizzare un’applicazione di fatturazione.

Infine, ma non meno importante, e correlata al reporting, è la capacità di integrare il vostro sistema di fatturazione con il vostro sistema di contabilità back-end. C’è un sacco di concorrenza a Intuit Quickbooks in questi giorni, quindi anche le piccole imprese hanno bisogno di assicurarsi che il loro sistema di fatturazione e il sistema di contabilità possano effettivamente parlare tra loro. Se non lo fanno, allora queste aziende potrebbero finire per fare un sacco di inutile inserimento manuale.

Le applicazioni che abbiamo testato possono fornire più opzioni per i modelli di fattura. La personalizzazione avviene tramite l’aggiunta del vostro logo aziendale, di un carattere specifico o di un’identità di marca, così come la definizione dei campi per soddisfare la vostra azienda e le esigenze dei vostri clienti.