ビジネス文書を扱う仕事をしていれば、時折、あるいは定期的に依頼状を書くことがあるでしょう。 仕事の依頼、昇進やミーティングの依頼、情報や紹介の依頼、好意の手紙や人物紹介などです。
お金の要請、あらゆる種類のスポンサーシップ、寄付、ファンドレイジングの要請などについては、奇跡的に返事をもらえることが多いということに同意していただけるでしょう。)
Time-saving tip! 電子メールでコミュニケーションをとっているのであれば、これらのビジネスレターのサンプルをすべてOutlookに直接追加することで、さらに時間を節約することができます。 そして、マウスをクリックするだけで、作成中または返信中のメッセージにサンプルを挿入することができます！
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さて、ビジネスレターの書き方に戻りますが、この記事のさらに先には次のようなものがあります：
- ビジネスレターのフォーマット
- 説得力のある依頼状を書くためのヒント
- 依頼状のサンプル
ビジネスレターのフォーマット
ビジネスレターは正式なコミュニケーション手段ですから、特別なフォーマットが必要になります。 電子メールであれば、手紙の形式はあまり気にしないかもしれませんが、伝統的な紙のビジネスレターを書く場合は、以下の推奨事項が役に立つでしょう。 ビジネスレターは、標準的な8.5インチ×11インチ（215.9ミリ×279.4ミリ）の白い紙に印刷するのがよいとされています。
- 送信者の住所。 通常、自分の住所を入力することから始めます。 イギリス英語では、差出人の住所は通常、手紙の右上に書かれています。
差出人の名前や肩書きは、手紙の締めくくりに含まれているので書く必要はありません。
レターヘッド付きの便箋に書く場合は、ここは省略します。
- 日付。 レターヘッドやリターンアドレスの数行下に日付を入力します。 標準的には2〜3行（1〜4行でも可）です。
- Reference Line（オプション）。 手紙が仕事のリファレンスや請求書番号など、何らかの特定の情報に関連している場合は、日付の下に追加します。 手紙への返信の場合は、その手紙を参照します。 例えば、
- Re: 請求書番号 000987
- Re: Your letter dated 4/1/2014
- On-Arrival Notices（オプション）。 個人的な手紙や機密性の高い手紙に表記を入れたい場合は、必要に応じて参照行の下に大文字で入力してください。 例えば、「PERSONAL」や「CONFIDENTIAL」などです。
- Inside Address。 これは、ビジネスレターの受取人である個人や会社の住所です。
- Attention Line（オプション）。 あなたが連絡を取ろうとしている相手の名前を入力します。 内側の住所に相手の名前を書いた場合は、Attention Lineを省略します。
- Salutation. タイトルを含め、Inside Addressと同じ名前を使います。 手紙を書く相手を知っていて、普段からファーストネームで宛名を書いている場合は、例えばSalutationにファーストネームを入力します。 Dear Jane. それ以外の場合は、肩書きと名字の後にコンマやコロンをつけて書くのが一般的です：
- Mr:
- Dear Ms. Smith,
相手の名前がわからない場合や、スペルがわからない場合は、以下の敬語のいずれかを使用してください。
- Ladies
- Gentlemen
- Dear Sir
- Dear Sir or Madam
- To Whom it May Concern
- Subject Line（オプション）。 敬称の後に2～3行の空行を残し、手紙の要点を大文字で、左寄せか中央寄せで入力します。 Reference Line(3)を追加した場合、Subject lineは冗長になることがあります。 以下にいくつかの例を示します。
- LETTER OF REFERENCE
- COVER LETTER
- REQUEST FOR PRODUCT REPLACEMENT
- JOB INQUIRY
- Body. これは手紙の主な部分で、通常は2～5段落で構成され、各段落の間には空行を入れます。 最初の段落では、フレンドリーなオープニングを書いてから、あなたの主旨を述べます。 次のいくつかの段落では、背景情報や裏付けとなる詳細を述べます。 最後に締めくくりの段落を書き、手紙の目的を再確認し、必要に応じて何らかの行動を要請しましょう。 詳しくはTips on Writing Persuasive Business Lettersをご覧ください。
- Closing. ご存知のように、一般的に認められている補完的なクロージングがいくつかあります。 どれを選ぶかは、あなたの手紙のトーンによります。 例えば、
- Respectfully yours（非常にフォーマルな表現）
- Sincerely or Kind regards or Yours truly（ビジネスレターで最も有用な締めくくり）
- Best regards, Cordially yours（やや個人的で親しみやすい表現）
締めくくりは、通常、日付と同じ縦位置にタイプし、本文の最後の段落の1行後に書きます。 最初の単語だけを大文字にして、クロージングと署名欄の間に3～4行空けます。 敬称の後にコロンがある場合は、クロージングの後にコンマを追加し、そうでない場合はクロージングの後に句読点は必要ありません。 原則として、署名はComplimentary Closeの後に4行空けます。 署名の下に自分の名前を入力し、必要に応じてタイトルを追加します。
- Enclosures. この行では、履歴書などの他の書類が手紙に同封されていることを受取人に伝えます。 一般的なスタイルは以下の通りです：
- Encl.
- Attach.
- Enclosures: 2
- Enclosures (2)
- タイピストのイニシャル（オプション）。 このコンポーネントは、あなたのために手紙をタイプした人を示すために使用されます。 自分で手紙をタイプした場合は、これを省略します。 通常、識別用のイニシャルには、あなたのイニシャルを3つ大文字で表記し、次にタイピストのイニシャルを2つまたは3つ小文字で表記します。 例えば、JAM/dmc、JAM:cmなどです。 しかし、この要素は、最近では非常にフォーマルなビジネスレターではほとんど使われません。
以下に、適切にフォーマットされたドネーションレターのサンプルをご覧ください。 例を見て理解するのはいつでも簡単ですよね？
説得力のある依頼状を書くための10のヒント
以下に、読み手に返事や行動を促すような依頼状を書くための10の戦略をご紹介します。
- 宛先を知る。 依頼状を書き始める前に、次のような質問を自分に投げかけてみてください。 私の読者は誰で、彼らは具体的にどのように私を助けてくれるのか？ その人たちは意思決定者なのか、それとも私の依頼を上役に伝えるだけなのか。 読み手の立場によって、リクエストレターのスタイルや内容も変わってきます。
- 冗長にならないように。 明確に、簡潔に、要点だけを伝えましょう。 経験則から言うと、1つの言葉で十分なのに2つの言葉を使わないことです。 マーク・トウェインの有名な言葉「短い手紙を書く時間がなかったので、代わりに長い手紙を書いた」を思い出してください。 彼のような立場の人は、そのような余裕があったのでしょう、そして…彼は何も要求していなかったのです。 リクエストレターを書くときには、話が脱線したり、要点がずれて読み手を混乱させたりしないようにしましょう。 長くて詰め込み式の文章や段落は、威圧感があって消化しにくいので避けましょう。 また、長い文章はカンマ、コロン、セミコロンで区切りましょう。
以下は、カバーレターの非常に悪い例です。
「すべての点で、私の資格は貴社の広告で表現された希望と一致しているように思われますし、貴社のブログの声を聞くと、私は本当に貴社にいるべきだったと思います」そして、これは良い例です。
「私は良いスキルと経験を持っていますので、適切なポジションに私を考慮していただければ、大変ありがたく思います」。覚えておいてほしいのは、あなたのリクエストレターが読みやすければ、読まれる可能性が高くなるということです！
- コールトゥアクションを加える。 可能な限り、リクエストレターにアクションを入れましょう。 最も簡単な方法は、動作動詞と受動的ではなく能動的な声を使うことです。 相手が何かを借りているかのように扱わないようにしましょう。 代わりに、共通の話題に触れて読み手の注意を引き、行動することの利点を強調します。
- 負担をかけないこと。 読み手に必要な情報をすべて与え、具体的に何をしてほしいのかを伝えます。 連絡先を書いたり、電話番号を直接書いたり、リンクを貼ったり、ファイルを添付したりと、適切な方法で、相手の仕事を単純化しましょう。 ビジネスレターを書いているとはいえ、余計なビジネスライクにならないようにしましょう。 フレンドリーな手紙は友達を作るので、リクエストレターも本当の友達や昔の知り合いに話すようにフレンドリーに書きましょう。
- 礼儀正しく、プロフェッショナルであること。
- 文法に気をつけましょう。 文法は第一印象を左右する」という有名な言葉がありますが、その通りです。 文法の乱れは、マナーの乱れと同様、すべてを台無しにしてしまうので、ビジネスレターを送る際には、必ず校正をしましょう。 手紙を書き終えたら、声に出して読んでみましょう。 要点がはっきりしない場合は、書き直します。
最後に、依頼状に反応があった場合、または希望する行動がとられた場合、相手に感謝することを忘れないでください。
Samples of request letters
以下に、さまざまな場面での依頼状の例をいくつかご紹介します。
Sample letter of recommendation request
Dear Mr.Brown:
お元気でお過ごしのことと思います。 現在、私はXYZ学区に応募しており、3通の推薦状を提出しなければなりません。
この推薦状を書くことになった場合、あなたの助けになるような背景情報を提供したいと思います。<>.
添付のものは、私の最新の履歴書のコピーです。 また、追加情報が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。
Request for information
弊社が募集した<>に対して、履歴書を提出していただきありがとうございました。
私たちは、この仕事に最も適した人材を選ぶために、各候補者の経歴を徹底的に調査する方針です。
ご協力ありがとうございました。 ご連絡をお待ちしております。
人物照会のお願い
<><>のポジションに応募してきました。 彼/彼女は、人物紹介としてあなたの名前を挙げています。
お寄せいただいたご意見は機密扱いとさせていただきますので、ご安心ください。
寄付のお願い
これは、私たちのコミュニティの仲間としてお送りしているものです。
ご存じのように、自分のコミュニティを静かで平和に保つためには、時には行動を起こさなければなりません。 ご存知かもしれませんが、私たちの地域のコミュニティ委員会は、この2ヶ月間、この地域の空き巣率を減らす方法を見つけるために会議を開いてきました。
主な提言は、地域の自警団プログラムを補完するために、警察と警備員のパトロールを増やすことです。
そのため、私は地域社会の一員として、この地域での募金1ドルにつき1ドルを、追加のセキュリティ費用に充てるために寄付することにしました。
本日の寄付は、2つの店舗のどちらかにご来店いただき、正面のレジ付近に設置されたボックスに寄付金をお入れください。
ご協力ありがとうございました。
お願いがあります
私は、あなたにお願いしたいことがあります。
あと3ヶ月もしないうちに、<Examination>を受験します。
この学校は、私が興味を持っているコースに最適な大学院プログラムを持っている<大学や専門学校に入学することを希望しています。
この学校では、学生が試験に合格することを非常に重視しており、そのため、私は大学院進学試験で平均以上のスコアを得ることに非常にプレッシャーを感じています。
あなたは最近、<><>について、何かアドバイスやいくつかのレッスンをしていただけるとありがたいです。 ありがとうございました。
返品・交換のお願い
<><><><>
お届けした商品が満足できる品質ではないため<><><>を回収するように手配するのか、あるいは返却するための費用を私に払い戻すのかを確認していただきたいと思います。
この手紙の日付から7日以内に、私の主張を解決するための満足のいく提案を受け取ることを楽しみにしています。
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そして、今日はこれで終わりです。 この情報が、一般的なビジネスレター、特に説得力のある依頼状を適切な書式で作成し、常に望ましい反応を得るために役立つことを願っています。
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