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Se siete un facility manager, probabilmente avete sentito qualche variazione della frase “Se non è rotto, non aggiustarlo”. Questa mentalità può funzionare a breve termine, ma la costante manutenzione reattiva può effettivamente sprecare migliaia di dollari ogni anno a causa della mancanza di riparazioni coerenti e proattive. I guasti non pianificati delle risorse sono stressanti e richiedono molto tempo per essere risolti dal team delle strutture.

Se il vostro team opera ancora con un approccio reattivo alla manutenzione, è il momento di cambiare. Un solido piano di manutenzione preventiva è la chiave per mantenere le vostre attrezzature in condizioni sicure e operative. Usate questa guida alla manutenzione preventiva come unico punto di riferimento per capire e implementare un programma di successo per quest’anno.

Temi trattati in questa guida

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• Che cos’è la manutenzione preventiva?

• Le quattro azioni della manutenzione preventiva

• Benefici chiave della manutenzione preventiva

• Manutenzione reattiva vs. manutenzione preventiva

• Tipi di manutenzione preventiva

• Utilizzare la manutenzione preventiva per ridurre i rischi

• Come creare un programma di manutenzione preventiva

• Altre risorse sulla manutenzione preventiva

Cos’è la manutenzione preventiva?

La manutenzione preventiva (chiamata anche manutenzione “preventiva”) è un approccio sistematico alle operazioni edilizie che mira a prevedere e prevenire guasti catastrofici alle attrezzature prima che si verifichino. Per raggiungere questo obiettivo, il personale delle strutture conduce ispezioni di routine, manutenzione e riparazioni sui beni per garantire che funzionino come previsto dal produttore. Le attrezzature funzionali permettono al personale delle strutture di concentrarsi meno sulla manutenzione reattiva e più sulle attività di manutenzione imminenti o sugli ordini di lavoro sensibili al tempo.

Come regola generale, è meglio prevenire i problemi che reagire ad essi. La manutenzione preventiva riduce la probabilità di problemi imprevisti promuovendo una prestazione ottimale delle attrezzature. La seguente lista presenta alcuni modi in cui i team delle strutture possono stare al passo con la manutenzione preventiva nei loro dipartimenti:

• Programmare ed eseguire ispezioni regolari delle attrezzature

• Condurre una pulizia regolare degli edifici, terreni e beni

• Lubrificare le parti mobili per ridurre l’usura

• Regolare i controlli per prestazioni ottimali ed efficienza energetica

• Riparare e sostituire qualsiasi parte difettosa delle apparecchiature

Quali sono le quattro azioni chiave della manutenzione preventiva?

La manutenzione preventiva ha un approccio proattivo verso la manutenzione e comporta quattro azioni chiave: ispezione, rilevamento, correzione e prevenzione. Diamo un’occhiata più da vicino a come ogni concetto sia fondamentale per un programma di manutenzione preventiva di successo.

1. Ispezione: Le ispezioni sono una parte necessaria della manutenzione preventiva e aiutano le organizzazioni in due modi. In primo luogo, le ispezioni delle strutture assicurano che le attrezzature siano sicure da usare. Le ispezioni regolari aiutano a prevenire gli infortuni sul posto di lavoro e forniscono all’azienda una maggiore protezione dalla responsabilità. In secondo luogo, le ispezioni regolari proteggono la proprietà. Le ispezioni assicurano che l’attrezzatura funzioni come previsto dal produttore.

2. Rilevamento: Operare con un approccio “run-to-failure” può finire per costare molto denaro al dipartimento di facility, ed è per questo che molti facility manager scelgono di utilizzare un approccio preventivo alla manutenzione. La manutenzione preventiva aiuta i facility manager a individuare i problemi in anticipo, quando sono ancora relativamente facili e poco costosi da risolvere.

3. Correzione: La manutenzione preventiva incoraggia i facility manager ad adottare un approccio proattivo verso la cura delle attrezzature e a correggere i problemi prima che si verifichino. Se viene rilevato un problema (o un potenziale problema), i facility manager adottano misure per affrontare prontamente il problema prima che peggiori o interrompa le operazioni.

4. Prevenzione: I facility manager possono combinare le registrazioni delle ispezioni e le note di manutenzione per imparare dagli errori del passato e correggere i problemi ripetuti delle attrezzature. La prevenzione dei guasti agli asset riduce lo stress e aumenta la produttività dei team delle strutture. Quando le attrezzature funzionano come da ispezione, il personale può concentrarsi su attività di manutenzione proattive (piuttosto che reattive).

Quali sono i vantaggi della manutenzione preventiva?

La manutenzione preventiva ha due obiettivi principali: aumentare la longevità e la produttività delle risorse e mantenere le persone e le risorse al sicuro dai danni. I facility manager e i loro team possono utilizzare i principi della manutenzione preventiva per ottenere vari benefici, tra cui i seguenti:

• Diminuire il deprezzamento in eccesso delle attrezzature

• Prevenire guasti intempestivi di attrezzature critiche

• Eliminare le ispezioni e le attività di manutenzione non necessarie

• . attività di manutenzione

• Risparmiare denaro estendendo la vita utile dei beni

• Prepararsi e prevenire il verificarsi di problemi futuri

Manutenzione “reattiva” vs. Manutenzione “preventiva”: Qual è la differenza?

Nel facility management, le reazioni ai problemi sono inevitabili. Le cose possono andare male e lo faranno. Tuttavia, i facility manager possono prendere provvedimenti per promuovere la sicurezza e ridurre la manutenzione reattiva adottando un approccio proattivo verso le riparazioni. I facility manager dovrebbero iniziare a capire i vantaggi della manutenzione proattiva rispetto a una risposta reattiva.

• La manutenzione reattiva si concentra sulla diagnosi e sulla risoluzione di un problema una volta che un bene si è già rotto o ha funzionato male. Un tecnico della manutenzione identifica il problema che si è verificato e prende provvedimenti per ripristinare il bene alla condizione operativa.

• La manutenzione preventiva enfatizza le attività di manutenzione regolarmente programmate. L’obiettivo della manutenzione preventiva è di dare a un bene la cura di cui ha bisogno mentre è ancora in funzione. Questo approccio minimizza attivamente la possibilità di guasti, riparazioni costose e tempi di fermo non programmati.

Un malinteso comune è che la manutenzione reattiva sia un male. La verità è che la maggior parte dei dipartimenti delle strutture sperimenta un sano equilibrio tra manutenzione reattiva e manutenzione preventiva durante l’anno. Questo perché è quasi impossibile prevedere e prevenire tutti i guasti delle risorse.

Le attività di manutenzione reattiva dovrebbero essere ridotte al minimo quando possibile. Né agli occupanti né al personale di manutenzione piace avere a che fare con un condizionatore d’aria rotto o un tubo che perde.

Quali sono i diversi tipi di manutenzione preventiva?

La manutenzione preventiva può seguire un approccio basato sul tempo, un approccio basato sull’uso o una combinazione dei due. Diamo un’occhiata agli esempi di ciascuno.

Manutenzione preventiva basata sul tempo

La manutenzione preventiva basata sul tempo ha una varietà di nomi, uno dei principali è la manutenzione “basata sul calendario”. Indipendentemente dal termine usato dal vostro dipartimento, questo approccio implica la creazione di un programma di manutenzione preventiva per eseguire ispezioni regolari su pezzi di attrezzature, specialmente quelle che avrebbero un grave impatto sulla produzione in caso di guasto.

La manutenzione preventiva basata sul tempo è usata al meglio per gli asset delimitati (come le attrezzature antincendio/sicurezza) e gli asset critici (come i sistemi HVAC e le pompe), anche se i facility manager possono usare questo approccio per qualsiasi asset che richiede una manutenzione preventiva. Ecco alcuni esempi per illustrare.

1. “Ispezionare il parcheggio per verificare la presenza di crepe una volta al mese”

2. “Cambiare i filtri dell’unità di trattamento dell’aria ogni tre mesi”

3. “Ispezionare gli scaldabagni semestralmente”

Manutenzione preventiva basata sull’utilizzo

La manutenzione basata sull’utilizzo, chiamata anche “runtime maintenance”, è un approccio che fa scattare la manutenzione dopo una certa quantità di tempo di funzionamento del bene (come ogni “X” quantità di chilometri, miglia, ore o cicli di produzione).

La manutenzione preventiva basata sull’utilizzo assicura che le attrezzature continuino a funzionare come previsto dal produttore. A differenza della manutenzione a tempo, che avviene secondo un programma più rigido, la manutenzione basata sull’uso si verifica ogni volta che un bene ne ha bisogno, che sia ogni mese o ogni sei mesi – quello che viene prima. Guardate questi esempi di manutenzione preventiva basata sull’uso.

1. “Ispezionare le cinghie ogni 100 ore di produzione”

2. “Eseguire la manutenzione dei veicoli a motore ogni 5.000 miglia”

3. “Lubrificare le pompe ogni 10.000 ore di funzionamento”

Come può la manutenzione preventiva ridurre il rischio nella mia struttura?

Tutte le strutture affrontano rischi potenziali che, se non controllati, possono mettere in pericolo i lavoratori, gli occupanti e gli obiettivi di un’azienda. I facility manager e i loro team sono responsabili della protezione di questi rischi e del mantenimento della sicurezza in una struttura. Un solido piano di manutenzione preventiva può ridurre efficacemente due tipi di rischio per i vostri edifici. Diamo un’occhiata a ciascun tipo.

La manutenzione preventiva riduce il rischio per le persone.

I facility manager hanno il potere di prevenire gli infortuni e ridurre i giorni di assenza dal lavoro dei dipendenti. La manutenzione preventiva può essere usata per sostenere la sicurezza delle attrezzature per tutti gli occupanti di una struttura.

Mantieni gli occupanti al sicuro conducendo una manutenzione e ispezioni ricorrenti sui macchinari pericolosi. Fate lo stesso con le telecamere di sicurezza, le serrature delle porte, gli estintori, i segnali delle uscite di emergenza e qualsiasi altra risorsa che protegga le persone dai danni.

La manutenzione preventiva riduce il rischio per la proprietà.

La manutenzione reattiva può essere costosa. I facility manager devono affrontare costi elevati quando una risorsa si rompe inaspettatamente, compresi i costi per diagnosticare il problema, sostituire le parti e infine risolvere il problema. La manutenzione preventiva può ridurre drasticamente la probabilità di questi rischi.

I gestori delle strutture dovrebbero implementare controlli di routine delle risorse e una manutenzione programmata per evitare costose riparazioni in futuro. Usate questa lista di controllo per la preparazione all’ispezione della struttura per determinare le risorse che dovreste ispezionare regolarmente.

Come posso creare un programma di manutenzione preventiva che funzioni davvero?

A molti facility manager piace l’idea della manutenzione preventiva, ma diventano rapidamente frustrati dal non sapere da dove iniziare. La buona notizia è che l’implementazione di un processo proattivo può essere indolore se i team di costruzione sviluppano una strategia solida e usano gli strumenti giusti.

Il modo più semplice e veloce per sostenere un programma vincente di manutenzione preventiva è usare un software di gestione della struttura (FMS). Un FMS all’avanguardia non solo può automatizzare le attività di manutenzione preventiva per voi, ma sostituirà anche ingombranti pile di carta e fogli di calcolo disordinati. Il software responsabilizza il vostro team e fornisce un accesso immediato alle informazioni sulle risorse e ai protocolli di manutenzione preventiva sul campo.

Questi sono solo alcuni altri modi degni di nota in cui il software di gestione delle strutture può aiutare il vostro team ad andare avanti e rimanere organizzato con la manutenzione preventiva durante l’anno. Assicuratevi di utilizzare il miglior software di manutenzione per il vostro team.

• Utilizzare la mappatura delle risorse basata sulla posizione per trovare e riparare le attrezzature.
  La mappatura degli asset basata sulla posizione permette agli utenti del software di filtrare gli asset tramite una mappa interattiva del piano in modo da vedere solo i pin degli asset di cui hanno bisogno. Questa funzione è particolarmente utile se un membro del team è incaricato di ispezionare o assistere tutti i beni di un certo tipo (ad esempio, ispezionare tutti i segnali di uscita di emergenza per le lampadine bruciate) come parte di un programma di manutenzione preventiva.

• Utilizzare un ordine di lavoro e un modulo di programmazione PM per creare attività ricorrenti di manutenzione preventiva.
  Il software rende facile la gestione degli ordini di lavoro e la programmazione della manutenzione preventiva. Avrai la possibilità di classificare le richieste di servizio in arrivo in base all’edificio o al piano, assegnare gli ordini di lavoro a membri specifici del team e ricevere promemoria automatici delle prossime attività di manutenzione preventiva.

• Carica la documentazione delle risorse, le ricevute e i manuali O&M adeguati per riferimento futuro.
  Il software include la gestione dei documenti della struttura, che protegge la documentazione più critica dell’edificio e garantisce l’accesso istantaneo sul campo dove è più importante. Sarete in grado di caricare e archiviare qualsiasi documento, compresi i manuali O&M, informazioni sulla garanzia, ricevute e as-built per i rapporti di messa in servizio.

• Stare informati sul successo della manutenzione preventiva con un dashboard di reporting dei dati.
  Molti facility manager sono guidati dai dati e vogliono vedere la prova del successo (o la necessità di miglioramento) attraverso i numeri. Alcune soluzioni software di facility management dispongono di un cruscotto per le statistiche, che funge da sportello unico per i dati di reparto. Questi dati tornano utili quando è il momento di redigere i rapporti annuali per gli amministratori della vostra organizzazione.

• Accedere alle informazioni PM per gli asset sul campo tramite qualsiasi dispositivo elettronico.
  Il software di gestione delle strutture fa sì che il vostro team sia in piedi, si muova e porti a termine più lavoro nel corso della giornata. Non sarà più necessario essere legati al computer desktop e alla stampante, poiché un FMS può funzionare su qualsiasi dispositivo mobile ed elimina la necessità di stampare gli ordini di lavoro per le attività di manutenzione preventiva.

• Scansiona i codici QR per visualizzare gli ordini di lavoro di manutenzione preventiva per una risorsa.
  Un codice QR è un tipo di codice a barre che può essere posizionato su attrezzature e beni all’interno di una struttura. Usa un dispositivo mobile con una fotocamera per scansionare il codice QR di una risorsa. Con la scansione del codice a barre, il vostro team otterrà l’accesso istantaneo alla storia PM del bene, così come qualsiasi attività di manutenzione imminente da completare.

Clicca qui per vedere le capacità del software di facility management in azione e scoprire come possono aiutare il vostro dipartimento ad avere più successo.

Dove posso trovare altre risorse gratuite sulla manutenzione preventiva?

La manutenzione preventiva è un argomento vasto. I facility manager dovrebbero prendersi il tempo per cercare una varietà di risorse sulla manutenzione preventiva al fine di formare un piano che funzioni al meglio per la loro struttura. Non siete sicuri da dove cominciare? AkitaBox ti copre. Suggeriamo di esplorare le seguenti risorse gratuite per aiutarvi ad avviare il vostro nuovo o rivisto programma di manutenzione preventiva.

• Leggete la Guida definitiva alla manutenzione preventiva di AkitaBox
  Trasformare una struttura in un modello di manutenzione preventiva non deve essere una sfida. Rompi il ciclo della manutenzione reattiva con la Guida alla manutenzione preventiva di AkitaBox, una guida gratuita che ti dà le informazioni e gli strumenti necessari per elaborare una strategia per il tuo reparto. Scaricate la vostra copia qui.

• Scaricate la lista di controllo della manutenzione preventiva di AkitaBox.
  Mantieni l’attenzione sulla manutenzione preventiva rispetto alla manutenzione reattiva con la lista di controllo definitiva della manutenzione preventiva. Questa lista di controllo passo dopo passo copre l’identificazione delle risorse, le convenzioni di denominazione e l’accuratezza della raccolta dati.

• Guarda la Guida di AkitaBox per capire e implementare la manutenzione preventiva.
  Pensi di implementare un nuovo o migliore piano di manutenzione preventiva per le tue strutture? La Guida alla comprensione e all’implementazione della manutenzione preventiva copre le basi di una strategia proattiva, suggerimenti e trucchi per implementare un piano di PM, e una linea temporale per implementare e perfezionare completamente il vostro programma. Scaricate la guida qui.

• Parlare con un consulente del settore della gestione delle strutture.
  È una buona idea contattare un professionista della gestione delle strutture che possa guidarvi attraverso le migliori pratiche di manutenzione preventiva che meglio si adattano al vostro edificio e settore. Cominci a fissare un appuntamento per parlare con un consulente AkitaBox. Il nostro amichevole team è qui per aiutarla e lavorerà con lei per determinare una soluzione personalizzata creata apposta per lei.

Implementare la manutenzione preventiva nella sua struttura

Il facility manager che gestisce un programma basato sulla manutenzione reattiva può considerare la manutenzione preventiva come un costo generale che, all’inizio, è difficile da giustificare. Ma basta un incidente grave o un periodo significativo di inattività per dimostrare quanto sia importante intraprendere un programma di strategie di manutenzione proattiva.

Le strategie di manutenzione di maggior successo considerano la manutenzione preventiva come il loro obiettivo principale. Rimanendo in anticipo sulla manutenzione e sulla riparazione, il vostro reparto realizzerà importanti risparmi sui costi e una maggiore affidabilità degli asset. Rimanete informati sulle ultime strategie di manutenzione preventiva nella Guida alla manutenzione preventiva di AkitaBox. Questa risorsa completa spiega come raccogliere e aggiornare i dati degli asset, come documentare i controlli e le ispezioni delle strutture e come prevedere efficacemente il budget per il vostro nuovo programma di PM. Scarica il toolkit gratuito qui.