Ho uno strano amore per i fogli di calcolo e voglio condividere il modello di bilancio che ho fatto su Google Sheets che ho usato e costruito per oltre cinque anni.
Puoi fare la tua copia cliccando il link qui sotto:
Fai una copia: My Google Sheets Budget Template
Il modello è basato sui principi e i concetti del libro di finanza personale di Ramit Sethi, “I Will Teach You to Be Rich”. Coprirò tutto quello che devi sapere in questo post, ma se vuoi saperne di più, puoi leggere il mio riassunto del libro qui sotto.
Cosa rende questo modello di bilancio su Google Sheets migliore degli altri
Tutta la configurazione è su una pagina
In una sola scheda di configurazione, compilerai tutte le tue informazioni: reddito, nomi dei conti, budget, ecc. Tutte le altre schede estraggono i dati da questa scheda di configurazione in modo da non dover mai inserire le informazioni due volte.
Configurazione guidata integrata
Aprire un nuovo modello di bilancio di Google Sheets con tutti questi numeri e schede può essere scoraggiante.
Ecco perché ho voluto creare una configurazione guidata per rendere super semplice per chiunque iniziare. Quando aprite il modello, sarete accolti da indicazioni facili da seguire, in modo da sapere esattamente cosa dovete fare dopo.
Lista di controllo per la configurazione
Dopo aver completato le impostazioni di configurazione, la lista di controllo mostra dove andare dopo nel modello per inserire le spese e i saldi dei conti.
Un cruscotto per dominarli tutti
Il mio modello di bilancio di Google Sheets ha quattro schede:
- Cruscotto – la scheda principale dove è possibile vedere le spese rispetto al budget per il mese corrente e analizzare le spese dei mesi precedenti. Tutti i dati sono estratti dalle altre schede.
- Spese – dove si inseriscono tutte le spese.
- Bilancio – per registrare il conto bancario, il conto pensione, i saldi delle carte di credito e dei prestiti, ecc. Questi dati sono utilizzati per aiutare a misurare se il vostro patrimonio netto sta aumentando o diminuendo.
- Config – come spiegato sopra, questo è dove si compila il vostro reddito, il nome dei vostri conti, e impostare il vostro budget, che viene utilizzato in tutte le altre schede.
Si passerà la maggior parte del tempo nel Dashboard:
Sai sempre quanto ti rimane del tuo budget mensile
Come compili le tue spese, c’è un “modulo” dove puoi vedere esattamente quanto di una categoria di budget hai usato finora nel mese corrente e sapere esattamente quanto ti rimane.
Se hai speso troppo in una categoria di budget, il modello ti permetterà di prendere il budget rimanente da un’altra categoria per coprirlo.
Budget e tieni traccia delle spese annuali e irregolari
Il modello è anche costruito per accogliere le spese irregolari per le quali potresti spendere soldi o che devi pagare solo poche volte all’anno. Una volta che inserisci una lista delle cose per cui vuoi creare un budget annuale, il modello calcolerà quanto hai bisogno di risparmiare al mese per coprirle. E quell’importo viene dedotto prima di impostare il budget mensile.
Spendi i tuoi soldi senza sentirti in colpa
Chiamo il budget mensile il “budget senza sensi di colpa”, che è un concetto preso dal libro “Ti insegnerò ad essere ricco”. Dal momento che il modello di bilancio è costruito per aiutarti a mettere da parte i soldi per il risparmio prima di creare il tuo bilancio mensile, significa che non dovrai mai sentirti in colpa per spendere i soldi che ti rimangono.
Questo è stato un cambiamento fondamentale nella mia prospettiva sulla finanza personale che Ramit chiama pagare te stesso per primo.
Costruito per guidare il cambiamento comportamentale
La maggior parte dei miei amici usa un’applicazione di bilancio come Mint e anch’io le ho provate. Ma queste app non mi aiutano davvero a spendere meno soldi – mi dicono solo dove spendo i miei soldi e cercano di indovinare (male) la categoria.
Ecco perché amo i budget costruiti su fogli di calcolo. Posso personalizzarlo esattamente nel modo che mi serve per aiutarmi effettivamente a spendere i miei soldi in modo più ponderato. Su meno cose di cui mi importa poco, e più sulle cose di cui mi importa molto.
Un cattivo sistema di budget ti mostra solo dove stanno andando i tuoi soldi. Un buon sistema di budget creerà un cambiamento nel tuo comportamento.
Se vuoi provare il mio modello di budget su Google Sheets, fanne una copia e provalo.
Ci sono istruzioni semplici e chiare con note extra sulle celle che hanno un asterisco (*) – basta passare il mouse su quelle celle per vedere le note.
Se sei bloccato e hai bisogno di più informazioni per andare avanti, continua a leggere per avere i dettagli.
Come usare il mio modello di bilancio di Google Sheets
Inizia dalla scheda Config.
Ricorda, le celle con un asterisco (*) significano che c’è una nota su quella cella con più informazioni. Passaci sopra il mouse per vedere cosa dice.
I. Inserisci il tuo reddito
Nella casella in alto a sinistra della scheda Config, inserisci il tuo reddito. Segui le celle colorate in arancione per capire quale parte compilare dopo. Se non contribuisci a un 401k o non ricevi tipicamente alcun reddito extra mensile, inserisci $0.
Questo modello di bilancio è fatto solo per due fonti di reddito. Se hai più di una fonte di reddito aggiuntiva, puoi contarle insieme e inserire il totale come un unico numero per il tuo reddito mensile extra.
Tutto il reddito inserito qui sarà disponibile per il tuo budget. Prima di lasciare la scheda Config, sarete in grado di scegliere quanto di esso andrà in risparmi, conti pensionistici aggiuntivi, prestiti, ecc, ma prima dovete nominare i vostri conti.
II. Dai un nome ai tuoi conti
Dovrai dare un soprannome ad ogni tipo di conto bancario, attività e passività che hai. Il tipo è molto importante per le formule nelle schede Dashboard e Bilancio e non può essere cambiato. Se non avete un conto con il tipo elencato, lasciatelo vuoto e saltatelo.
Se hai più conti di quelli che i tipi hanno puoi contarli insieme come uno. Per esempio, se hai quattro carte di credito, puoi contarne due insieme e dare alla carta di credito #3 il soprannome Amex & carte Citi.
III. Crea il tuo budget annuale
La ragione per cui crei il tuo budget per le spese annuali prima di quelle mensili è che ti incoraggia a mettere da parte i soldi per essere meglio preparato per le spese irregolari.
Inizia ad aggiungere le cose che paghi una volta all’anno o irregolarmente nella casella Budget annuale. Puoi trovare esempi e suggerimenti passando il mouse sulla cella della categoria di budget*.
Dopo aver inserito tutte le spese annuali e irregolari che ti vengono in mente, il modello di bilancio dividerà il totale in un importo mensile all’interno della casella Costi fissi mensili.
IV. Inserisci i tuoi costi fissi mensili
I costi fissi mensili sono spese mensili ricorrenti che non ti aspetti che cambino di mese in mese.
In cima alla lista c’è l’importo mensile da mettere da parte per il tuo budget annuale e la seconda voce è il tuo conto pensione al netto delle tasse. Se ne avete uno e gli avete dato un soprannome nella casella Asset Names, il soprannome sarà usato per questa voce.
Se non ne avete uno o non pensate di contribuire a quello che avete, inserite $0 per esso.
C’è spazio per altri otto costi fissi mensili. Ci sono dei suggerimenti nella nota sulla cella della categoria di budget*. Insieme al budget per le spese annuali e la pensione, raccomando vivamente di mettere da parte più soldi per risparmi extra.
Questo è il concetto di pagarsi prima descritto in “Ti insegnerò ad essere ricco.”
“L’obiettivo è assicurarsi che un reddito sufficiente sia prima risparmiato o investito prima di fare spese mensili o acquisti discrezionali.”
Investopedia
Ora ti rimane il totale del tuo budget senza sensi di colpa, che è quanto ti rimane per le spese discrezionali.
IV. Crea il tuo budget mensile senza sensi di colpa
Come spiegato prima, è chiamato il tuo budget senza sensi di colpa perché è quello che rimane dopo aver messo da parte i soldi per i risparmi, la pensione e le spese annuali future. Questi sono i tuoi soldi da spendere come vuoi.
Nella casella del bilancio senza sensi di colpa, inserisci le categorie di spesa e un importo assegnato. Anche in questo caso, ci sono dei suggerimenti nella nota sulla cella della categoria di budget*.
Se hai messo a bilancio più di quanto hai a disposizione nel tuo totale per il bilancio senza sensi di colpa dalla casella Costi fissi mensili, questo numero totale diventa rosso e. Il numero sotto il numero totale è quanto ti è rimasto dal tuo budget senza sensi di colpa
Il tuo budget mensile e annuale è ora impostato! Il prossimo passo è l’impostazione del bilancio.
V. Impostare il bilancio
Prima di andare in profondità nel Bilancio, devi solo inserire la tua data di inizio nella cella arancione.
La data di inizio è il primo di un mese, corrente o passato, scritto come “1/1/2020”. Una volta inserita la data di inizio, si riformatterà in “Jan ’20” e riempirà il resto dell’intervallo per voi.
C’è altro da fare qui, ma ha senso registrare prima le spese.
V. Come registrare le spese
Nella scheda Spese registrerai le tue spese mensili e annuali – una riga per ogni spesa.
Uno dei più grandi presunti lati negativi del fare il tuo bilancio in Google Sheets è che devi inserire le tue spese manualmente, ma questa è una benedizione sotto mentite spoglie. Inserire le spese manualmente ha un grande e positivo effetto psicologico sul vostro comportamento di spesa. Vi fa “sentire il dolore” di ogni dollaro speso.
Registrare manualmente le spese ogni settimana vi costringerà a rivedere ogni transazione, a sentire il dolore di ogni dollaro speso, e vi farà pensare “era davvero necessario?”
Un altro vantaggio è che si può facilmente dividere una spesa in due diverse categorie di bilancio, cosa che ho trovato utile molte volte.
Dietro l’intestazione, vedrai il tuo budget senza sensi di colpa e le categorie di budget annuali dalla scheda Config. Quando inserisci una spesa, inizia con la data nella colonna a, il nome del posto in cui spendi i soldi nella colonna b, e poi passa alla colonna con la categoria di bilancio giusta per quella spesa.
Vai avanti e inserisci tutte le tue spese a partire dalla data di inizio che hai inserito nel Bilancio. Non inserire spese o trasferimenti che hai già contabilizzato nella casella Costi fissi mensili nella scheda Config.
VI. Compilare il bilancio
Una volta all’inizio di ogni mese compilerai la scheda Bilancio del mese precedente. Questo è il punto in cui aggiungerai tutti i soldi che hai e devi nei tuoi conti, così potrai vedere se il tuo patrimonio e il tuo valore netto stanno aumentando o diminuendo.
Prima di andare avanti, assicurati che i primi tre punti siano segnati come completi nella lista di controllo Setup nella scheda Config.
Nella barra laterale del Bilancio, vedrai i conti che hai nominato nella scheda Config. All’inizio del mese, quando lo compili, inserisci i saldi di ogni conto nella colonna del mese precedente. Per esempio, se lo stessi compilando oggi 7 febbraio, inserirei i saldi nella colonna Gennaio ’20. Quindi se la tua data di inizio è il primo di questo mese, non dovrai compilare nulla fino alla fine del mese.
Hai solo bisogno di inserire i saldi nelle righe bianche. Puoi saltare le colonne in grigio (non cancellarle) e non sovrascrivere nulla con un – nella cella. I trattini indicano un segnaposto per una formula e verranno inseriti se e quando avrà senso.
Nella sezione Passività, farete la stessa cosa che fate con i vostri conti bancari ma per il vostro affitto/mutuo, prestiti e carte di credito. Se non avete un mutuo, inserite $0 per l’affitto. L’affitto viene pagato il primo del mese, quindi alla fine del mese, che questi totali rappresentano, non dovete più l’affitto. Quindi, in realtà, l’affitto dovrebbe essere $0 per ogni mese nello Stato Patrimoniale.
Se si paga un mutuo, allora si può inserire l’importo del pagamento del mutuo nella riga del mutuo. Io faccio lo stesso con il mio prestito auto. Quando si compila il saldo della carta di credito, assicurarsi che qualsiasi pagamento in sospeso della carta di credito si rifletta già nel saldo del conto bancario.
Le sezioni Spese mensili e Spese annuali sommano automaticamente le tue spese per quel mese per ogni categoria di bilancio. Puoi analizzare questo più facilmente nella scheda Dashboard.
L’ultima sezione è quella dei Totali, che riunisce tutto per calcolare il tuo saldo netto del conto corrente (denaro nel conto corrente meno i saldi correnti delle carte di credito) e il tuo patrimonio netto.
Nell’ultima riga puoi lasciare delle note per te stesso se è successo qualcosa degno di nota su cui potresti voler tornare. La parola “Note” si inserisce automaticamente in ogni mese, ma per lasciare una nota vera e propria, cliccate con il tasto destro del mouse sulla cella Note e selezionate “Inserisci nota”
E questo è tutto quello che dovete fare sulla scheda Bilancio. Man mano che usi questo modello di bilancio di Google Sheets ogni mese, altri dati sulla scheda Dashboard inizieranno a popolarsi e saranno più utili.
VII. Usare il cruscotto
Per arrivare alla parte migliore: il cruscotto. Qui è dove puoi vedere le intuizioni più utili per il tuo budget. Tranne una piccola parte che ti spiegherò più avanti, tutto nel Dashboard è automatizzato e non dovresti cambiare nulla.
In cima c’è un riquadro riassuntivo con poche informazioni per ottenere la tua salute finanziaria personale complessiva. Viene aggiornato ogni volta che un mese viene compilato sul Bilancio, quindi se la tua data di inizio è il primo del mese corrente, non vedrai ancora nulla qui.
A destra del riquadro di riepilogo c’è un grafico della crescita del tuo patrimonio netto. Questo è ricavato dai dati degli ultimi sette mesi del Bilancio.
La prossima è la mia parte preferita del Dashboard, il riquadro del budget speso finora* in questo mese. Questo mostra come stanno andando le vostre spese per il mese corrente rispetto al vostro budget per ogni categoria. Dato che aggiorno la mia scheda Spese ogni mattina, posso vedere il mio budget aggiornato qui ogni giorno così so esattamente quanto del mio budget mi è rimasto per ogni categoria.
Se hai speso troppo in una categoria, puoi sottrarre il budget rimanente da un’altra categoria di budget sottraendo un importo da essa nella colonna Taglia rimanente*.
C’è anche lo stesso modulo per le spese annuali sotto quello mensile.
Sia il riquadro mensile che quello annuale del budget speso finora si aggiornano automaticamente ogni mese e anno rispettivamente.
Successivamente c’è il riquadro Speso vs budget precedenti 7 mesi*. Questo è un grafico dinamico che confronta la tua spesa con il tuo budget per ogni categoria. Usa il selettore a discesa in alto a destra del riquadro per guardare una specifica categoria di budget o per guardare il totale.
Anche questo grafico guarda solo i sette mesi precedenti. Non prende in considerazione le spese del mese in corso perché non è ancora finito.
L’ultimo della scheda Dashboard è il riquadro Tabella delle spese dei 7 mesi precedenti*. Questo fornisce gli stessi dati del grafico precedente, ma in formato tabella. Gli importi diventeranno rossi se hai superato il tuo budget in quella categoria in quel mese. Questo è un ottimo modo per vedere rapidamente come stai facendo rimanendo sotto il budget a colpo d’occhio.
Suggerimenti per il budget
Un budget è buono solo se lo aggiorni costantemente, se lo mantieni accurato e se passi del tempo ad analizzare le tue spese. Ecco perché ho fatto in modo che questo modello di budget in Google Sheets fosse bello, facile da usare e gratificante da usare.
Ma a volte questo non è ancora abbastanza. Ci sono state sicuramente delle volte in cui non l’ho fatto per qualche settimana e più aspetti, più lavoro dovrai fare, e più non avrai voglia di farlo. Ho preso l’abitudine di inserire le mie spese ogni mattina invece che una volta alla settimana o al mese.
Se credi che un budget ti aiuterà a controllare le tue spese, leggi questa guida su come attenersi a nuove abitudini:
Un altro consiglio è quello di usare una carta di credito per tutte le transazioni quando possibile. Usare una carta di credito rende molto più facile tenere traccia delle tue spese e allo stesso tempo protegge il tuo conto bancario dalle frodi, costruisce il tuo credito, e puoi guadagnare punti e premi.
Fammi sapere cosa pensi del foglio di calcolo. Se avete trovato dei punti in cui ho sbagliato o avete idee per nuove funzionalità, fatemelo sapere su Twitter.