Real Property Records & Official Public Records
Dall’inizio del governo della contea, l’ufficio della contea ha avuto l’importante responsabilità di mantenere i registri di proprietà dei suoi cittadini. Il numero e i tipi di registri di proprietà si sono ampliati nel corso degli anni fino a coprire più di 34 diversi tipi di documenti: atti, atti fiduciari, atti di garanzia, contratti di locazione di petrolio/gas, atti di vendita, restrizioni dell’atto, designazione di casa, procura, liberatorie e molti altri.
Ad oggi ci sono oltre 4 milioni di immagini di documenti che richiedono circa 4 terabyte di database informatico. Nel 2016, la cancelleria ha registrato oltre 29.000 documenti.
STORIA
Nella contea di Taylor i primi documenti di “proprietà reale” sono stati registrati nella cancelleria della contea negli anni 1870. Ci sono anche molti volumi che contengono informazioni storicamente interessanti come i marchi del bestiame, i registri della Corte dei Commissari, le obbligazioni per gli affari, i certificati di nome assunto, i piani delle città e dei quartieri, i contratti, i giuramenti ufficiali, i certificati dei medici, i congedi militari (DD-214) e altri.
Dagli anni ’80 gli impiegati della contea hanno combinato molti dei documenti con i registri delle proprietà reali per creare quello che ora è chiamato il registro pubblico ufficiale della contea di Taylor. I tipi di documenti aggiunti sono gli estratti delle sentenze, i certificati di nome assunto, i pegni fiscali statali e federali, le mappe, le obbligazioni professionali, i pegni meccanici, i marchi del bestiame, i permessi statali per l’acqua e l’elenco continua.
In un anno dall’entrata in carica, l’attuale impiegato della contea Larry G. Bevill ha iniziato un programma ambizioso per digitalizzare e indicizzare tutti i documenti del Registro Pubblico Ufficiale. Ad oggi tutti i documenti dell’ufficio sono stati digitalizzati creando un back up permanente di tutti i documenti importanti dell’ufficio e rendendo questi documenti disponibili sui terminali di ricerca pubblici dell’ufficio. Una volta che i documenti sono stati digitalizzati, è iniziata l’indicizzazione. A partire dal 2017, tutti i documenti di proprietà dal 1972 fino alla data attuale sono stati indicizzati. Tutti gli altri documenti del registro pubblico ufficiale sono stati indicizzati fino alla nascita della contea nel 1878! Ogni giorno il personale della cancelleria indicizza i registri di proprietà registrati prima del 1972, se il tempo lo permette.
Tutti i progetti iniziati nel 2005, quando Larry G. Bevill è entrato in carica, sono stati finanziati dalle tasse di registrazione e non dalle tasse di proprietà.
Nel 2007 la divisione OPR dell’ufficio di Taylor County Clerk’s è diventata “senza carta”. I documenti ricevuti durante il giorno sono indicizzati e digitalizzati nel database del computer. Una volta che l’immagine e i dati dell’indice vengono controllati e ricontrollati, l’originale viene rispedito al destinatario appropriato. Ci sono tre dorsi ridondanti per assicurare la sicurezza e la vitalità a lungo termine dei vostri documenti.
L’ufficio del cancelliere della contea di Taylor ha anche iniziato ad accettare documenti da registrare nell’OPR tramite registrazione elettronica nel 2007. I clienti utilizzano software di terze parti come ERX, Simplifile e altri per presentare i documenti per la registrazione. Comunemente chiamato e-recording, (nessuna carta è gestita dai vice-commessi) il processo è tutto “dentro” i sistemi informatici. Oggi il 35-50% di tutti i registri di proprietà registrati nell’ufficio del cancelliere della contea di Taylor sono registrati elettronicamente.
CERCA
Con poche eccezioni, tutti i registri pubblici ufficiali dell’ufficio del cancelliere della contea sono disponibili per la ricerca pubblica. Gli indici nell’ufficio del Cancelliere, sia cartacei che digitali, vi aiutano a trovare le informazioni che state cercando.
Potete usare uno dei due siti di ricerca on-line per accedere alle informazioni che sono state indicizzate nei sistemi software. In entrambi i siti è possibile stampare documenti per $1.00 a pagina.
https://taylorcountytx-web.tylerhost.net/web/ chiamato Super Search, è il sito migliore se stai cercando documenti che sono stati indicizzati. Questo è il nostro più recente database on-line al quale aggiungeremo altri documenti ogni giorno. Oltre ai registri delle proprietà immobiliari, ci sono atti di vendita, contratti, marchi di bestiame, vincoli fiscali federali e statali che risalgono all’inizio della Contea di Taylor nel 1878! Il sito ha degli strumenti che ti aiutano a restringere rapidamente i risultati della ricerca usando le opzioni di filtraggio per un’esperienza migliore e più veloce.
REGOLE & REGOLAMENTO PER LA RICERCA/COPIAGGIO DEI DOCUMENTI
- A causa di limitazioni nella fornitura di energia elettrica e l’importanza di mantenere prese elettriche dedicate, nessuno può collegare qualsiasi apparecchiatura alla rete elettrica dell’ufficio della cancelleria.
- A causa del marchio di fabbrica e di altri diritti legali su qualsiasi sistema hardware e/o software proprietario, nessun cittadino, agente, società o altro individuo o azienda può collegare qualsiasi dispositivo elettronico ai sistemi informatici, sia di proprietà che in affitto nell’ufficio della cancelleria.
- A causa degli spazi ristretti o dell’affollamento in questo ufficio, non c’è spazio per ulteriori attrezzature. Nessun individuo può installare o usare attrezzature private come fotocopiatrici, scanner, microfilm, ecc.
- Ci sono otto stazioni di ricerca pubbliche per i documenti pubblici ufficiali e due stazioni di ricerca pubbliche per i documenti del tribunale. In qualsiasi momento queste sono tutte utilizzate, la persona che è stata più a lungo nelle stazioni deve permettere a una nuova persona di usare il computer. Se ci sono più di otto o due persone e quelle che usano i computer non li cedono a un’altra, allora verrà applicata la regola dei 15 minuti per computer per persona in qualsiasi momento.
ELIGIBILITÀ
- Per poter essere registrato un documento deve avere i seguenti attributi:
- Deve essere un documento che è statutariamente autorizzato ad essere registrato.
- Il documento deve essere l’originale o una copia certificata.
- Ci deve essere un titolo in cima.
- Se è un atto, l’indirizzo del beneficiario deve essere elencato.
- Se è un atto di fiducia, l’indirizzo del trustee o del beneficiario deve essere elencato.
- Tutti gli altri documenti devono avere un indirizzo di ritorno elencato sul fondo o sul retro.
- Le firme devono essere originali.
- Il vostro nome deve essere stampato o digitato sotto la vostra firma.
- Ci deve essere un riconoscimento notarile originale completato con sigillo. Il sigillo e la commissione notarile non devono avere data scaduta e devono essere leggibili.
- La proprietà deve essere situata nella Contea di Taylor e includere la descrizione legale completa che indichi che la proprietà si trova nella Contea di Taylor, Texas.
- Un margine di almeno un pollice è richiesto in alto, in basso, a sinistra e a destra su ogni pagina di un documento.
Un documento che trasferisce un interesse in una proprietà reale a o da un individuo deve includere un avviso di riservatezza. L’avviso deve apparire all’inizio della prima pagina in grassetto a 12 punti o in lettere maiuscole, e leggere sostanzialmente come segue:
Avviso sui diritti di riservatezza – se lei è una persona fisica, può rimuovere o cancellare una o tutte le seguenti informazioni da questo strumento prima che sia archiviato nei registri pubblici. Queste informazioni includono il vostro numero di previdenza sociale o il numero della vostra patente di guida.
Registrazione elettronica o E-RECORDING
L’ufficio del Clerk della contea di Taylor accetta la registrazione elettronica dei registri di proprietà reale da coloro che sono autorizzati dal codice del governo locale 195.003. Xerox Government Records, Simplifile, e Corporate Service Company (CSC) sono i fornitori che sono stati autorizzati all’uso. Potete contattarli e iscrivervi all’e-recording sul sito web di Erxchange. Ci sono molti vantaggi in questo tipo di transazione. La sicurezza è maggiore in quanto nessun originale può essere “perso nella posta” da una terza parte come il servizio postale degli Stati Uniti. Il tempo di consegna dal momento in cui un cliente inizia il processo di registrazione elettronica fino alla restituzione del documento elaborato è di solito meno di un giorno lavorativo.
FILAMENTO & TASSE
La tassa di deposito è di $26 per la prima pagina e $4 per ogni pagina supplementare. È un crimine depositare intenzionalmente o consapevolmente un documento fraudolento o un documento fraudolento con il cancelliere.
Per un elenco completo delle tasse di registrazione per tutti i tipi di documenti comunemente depositati negli Official Public Records selezionare questo link: Foglio delle tasse di registrazione