C’è anche un modello di piano di comunicazione che puoi usare per creare il tuo piano di comunicazione di progetto.
Benefici dei piani di comunicazione di progetto
I piani di comunicazione di progetto facilitano una comunicazione efficace. Faranno sì che i vostri progetti vadano più lisci e vi aiuteranno ad evitare il fallimento del progetto. Alcuni altri benefici principali includono la definizione e la gestione delle aspettative, una migliore gestione degli stakeholder e l’assistenza nel processo di pianificazione del progetto.
Impostare e gestire le aspettative
Le comunicazioni di progetto sono una strada a doppio senso. Proprio come la pianificazione del progetto, le aspettative devono essere impostate e sia il team di progetto che gli stakeholder del cliente devono assumersi le loro responsabilità affinché la comunicazione vada liscia.
Mentre un progetto non inizierebbe senza un piano di progetto in atto, i piani di comunicazione del progetto non sono così facilmente discussi – ma dovrebbero esserlo.
Facendo sapere al cliente all’inizio del processo di progetto cosa si può aspettare, si stabilisce il tono per l’intero progetto. E’ anche utile per loro sapere in anticipo di cosa avrete bisogno, in modo da essere preparati quando arriverà il momento.
Gestione degli stakeholder e dei clienti
Durante un progetto, una comunicazione di successo sull’allineamento degli obiettivi e delle pietre miliari, e il successivo riallineamento su questi quando i progetti cambiano, sono cruciali per il buy-in degli stakeholder e la trasparenza sullo stato del progetto.
La comunicazione è fondamentale per mantenere un buon rapporto con il cliente, e un piano di comunicazione del progetto può aiutarti a mantenere la comprensione condivisa di ciò che sta accadendo e di ciò che dovrebbe accadere nel corso del progetto.
Pianificazione del progetto
Un piano di comunicazione del project management definisce come le informazioni critiche saranno fornite nel corso del progetto, da chi e con quale frequenza. Mentre completate la pianificazione del progetto, dovreste anche completare la pianificazione delle comunicazioni.
Non tutti i progetti sono creati uguali, e per questo motivo, un piano di comunicazione del progetto è unico per il vostro progetto – motivo per cui è importante pensarci mentre create il vostro piano di progetto dopo il kickoff.
I grandi progetti hanno esigenze di comunicazione diverse dai piccoli progetti, e lo stesso vale per i progetti con team di stakeholder rispetto al singolo contatto del progetto.
Progetti con diversi obiettivi, budget, tempistiche e anche deliverable richiedono tutti una comunicazione su misura per queste esigenze e questo è qualcosa da tenere a mente quando si crea un piano di comunicazione del progetto.
Cosa includere nei piani di comunicazione
Sebbene le specifiche del tuo piano di comunicazione varieranno a seconda del tipo di progetto e della portata, ci sono alcuni elementi chiave che dovrebbero essere inclusi in ogni piano di comunicazione del progetto che crei:
Stakeholder chiave: Annotate tutti i principali stakeholder, compreso il vostro contatto principale con il cliente. Includi informazioni di contatto come numeri di telefono ed e-mail, in modo che chiunque acceda al piano di comunicazione sia in grado di trovare queste informazioni.
Membri del team: Includi i membri principali del tuo team di progetto con i loro ruoli. Questo è utile per chiunque sia nuovo o non abbia familiarità con il progetto. Elenca chi nella tua squadra è coinvolto nella comunicazione dei deliverable, nel condurre discussioni strategiche, o come gestirai le conversazioni tecniche tra gli stakeholder e la tua squadra.
Metodi di comunicazione: Delineate i principali metodi di comunicazione e i diversi canali che userete per contattare gli stakeholder, come email, telefonate, incontri di persona, video incontri, Slack, social media o altri. Includere note sui canali preferiti dagli stakeholder.
Tipo di comunicazione: Includere i tipi di comunicazione, come la comunicazione sarà condivisa, cosa sarà incluso e con chi sarà la comunicazione. Per esempio, potreste fornire rapporti settimanali sullo stato al cliente. Pensate a come lo fornirete, a chi sarà fornito, e quali informazioni devono essere contenute nel report.
Stile di comunicazione: Questo può essere suddiviso per stakeholder e metodo di comunicazione. Un certo stakeholder preferisce una comunicazione solo formale, o potete essere un po’ più disinvolti nel vostro tono?
Il programma degli incontri: Mentre puoi aggiustare questo come necessario durante il progetto, avere un’idea iniziale di quanto spesso incontrerai gli stakeholder è utile. A seconda della portata del progetto, potresti anche voler delineare quanto spesso invierai email al cliente. Includi anche le riunioni del team interno nel tuo programma di incontri.
Messaggi chiave: Per ogni stakeholder, determina il messaggio chiave o le informazioni che dovranno essere comunicate loro durante il progetto. Questo include anche qualsiasi informazione o feedback di cui avrete bisogno.
Obiettivi di comunicazione: Un piano di comunicazione che include gli obiettivi di comunicazione può aiutare a garantire che tu prenda decisioni basate su ciò che stai cercando di ottenere.