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Se o seu trabalho envolve correspondência de negócios, então certamente escreve cartas de solicitação, ocasionalmente ou regularmente. Pode ser um pedido de emprego, de promoção ou de reunião, um pedido de informação ou de encaminhamento, carta de favor ou referência de carácter. Tais cartas são difíceis de escrever e ainda mais difíceis de escrever de tal forma que encoraja os destinatários a responder de boa vontade e com entusiasmo.

As cartas de pedido de dinheiro, todo o tipo de patrocínio, doação, ou pedidos de angariação de fundos, concordará que muitas vezes é necessário um milagre para obter uma resposta : ) Claro que não posso garantir que as nossas dicas e amostras de cartas lhe farão o milagre, mas certamente lhe pouparão algum tempo e tornarão o seu trabalho de escrita menos doloroso.

Time-saving tip! Se estiver a comunicar por e-mail, então pode poupar ainda mais tempo adicionando todas estas amostras de cartas comerciais directamente ao seu Outlook. E então poderá inserir qualquer amostra na mensagem que está a compor ou a responder com um clique do rato!

Tudo o que é preciso é o plug-in Frases de Modelos do Outlook que pode ver na imagem de ecrã à direita. Uma vez instalado, não terá de escrever as mesmas frases vezes sem conta.

Apenas faça duplo clique no modelo no painel do plug-in e encontre o texto inserido no corpo da mensagem num instante. Toda a sua formatação, hiperligações, imagens e assinaturas estarão no lugar!

Não hesite em verificar agora mesmo; está disponível para download uma versão de avaliação de 15 dias totalmente funcional.

P>Bem, de volta à escrita de cartas comerciais, mais adiante no artigo que encontrará:

• Formato de carta comercial
• Dicas para escrever cartas de pedido persuasivas
• Cartas de pedido de amostras

Formato de carta comercial

Uma carta comercial é uma forma formal de comunicação e é por isso que requer um formato especial. Pode não se preocupar muito com o formato da carta se estiver a enviar um e-mail, mas se estiver a escrever uma carta comercial tradicional em papel, as recomendações abaixo podem revelar-se úteis. É considerada uma boa prática imprimir uma carta comercial em papel branco padrão 8,5″ x 11″ (215,9 mm x 279,4 mm).

1. Endereço do remetente. Normalmente, começa por escrever a sua própria morada. Em inglês britânico, o endereço do remetente é normalmente escrito no canto superior direito da carta. Em inglês americano, o endereço do remetente é colocado no canto superior esquerdo.

   Não é necessário escrever o nome ou título do remetente, uma vez que está incluído no fecho da carta. Escreva apenas o endereço, cidade, e código postal e, opcionalmente, número de telefone e endereço electrónico.

   Se estiver a escrever em papel timbrado, então salte isto.

2. Data. Escreva uma data algumas linhas abaixo do papel timbrado ou endereço de retorno. O padrão é 2-3 linhas (uma a quatro linhas são aceitáveis).
3. Linha de referência (opcional). Se a sua carta estiver relacionada com alguma informação específica, tal como uma referência de trabalho ou número de factura, adicione-a abaixo da data. Se estiver a responder a uma carta, referencie-a. Por exemplo,
   • Re: Factura # 000987
   • Re: A sua carta datada de 4/1/2014
4. Avisos de Chegada (opcional). Se desejar incluir uma notação em correspondência privada ou confidencial, escreva-a abaixo da linha de referência em maiúsculas, se apropriado. Por exemplo, PERSONAL ou CONFIDENTIAL.
5. Endereço interno. Este é o endereço do destinatário da sua carta comercial, de um indivíduo ou de uma empresa. É sempre melhor escrever a uma pessoa específica na empresa para a qual está a escrever.

   O padrão é 2 linhas abaixo do item anterior que digitou, uma a seis linhas são aceitáveis.

6. Linha de Atenção (opcional). Escreva o nome da pessoa a quem está a tentar chegar. Se escreveu o nome da pessoa no endereço interno, salte a Linha de Atenção.
7. Saudação. Use o mesmo nome que o endereço interno, incluindo o título. Se conhecer a pessoa a quem está a escrever e normalmente dirigir-se a ela pelo primeiro nome, pode escrever o primeiro nome na saudação, por exemplo: Cara Jane. Em todos os outros casos, é uma prática comum dirigir-se a uma pessoa com o título pessoal e apelido seguido por uma vírgula ou dois pontos, por exemplo:
   • Sr. Brown:
   • Dear Dr. Brown:
   • Dear Ms. Smith,

   Se não souber o nome do destinatário ou não tiver a certeza de como o soletrar, use uma das seguintes saudações:

   • Ladies
   • Cavalheiros
   • Dear Senhor
   • Dear Senhor ou Senhora
   • A quem possa interessar

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8. Linha de assunto (opcional): Deixe duas ou três linhas em branco após a saudação e escreva o essencial da sua carta em maiúsculas, ou acesa à esquerda ou centrada. Se tiver acrescentado a Linha de Referência (3), a linha Assunto pode ser redundante. Eis alguns exemplos:
   • LETTER OF REFERENCE
   • COVER LETTER
   • PEDIDO DE REPOSIÇÃO DE PRODUTOS
   • PEDIDO DE REFERÊNCIA

Corpo. Esta é a parte principal da sua carta, geralmente constituída por 2 – 5 parágrafos, com uma linha em branco entre cada parágrafo. No primeiro parágrafo, escreva uma abertura amigável e depois indique o seu ponto principal. Nos parágrafos seguintes, forneça informação de fundo e detalhes de apoio. Por fim, escreva o parágrafo final onde reafirma o objectivo da carta e solicite alguma acção, se aplicável. Ver dicas para escrever cartas comerciais persuasivas para mais detalhes.

9. Encerramento. Como sabe, existem alguns encerramentos complementares geralmente aceites. Qual deles escolher depende do tom da sua carta. Por exemplo,
   • Respectfully yours (very formal)
   • Sincerely or Kind regards or Yours truly (most useful closings in business letters)
   • Best regards, Cordialmente yours (ligeiramente mais pessoal e amigável)

   O fecho é tipificado tipicamente no mesmo ponto vertical da data e uma linha após o último parágrafo do corpo. Capitalizar apenas a primeira palavra e deixar três ou quatro linhas entre o fecho e o bloco de assinatura. Se a saudação for seguida de dois pontos, adicionar uma vírgula após o fecho; caso contrário, não é necessária qualquer pontuação após o fecho.

10. Assinatura. Como regra, uma assinatura vem quatro linhas em branco após o Fecho Complementar. Escreva o seu nome abaixo de uma assinatura e adicione um título, se necessário.
11. Encerramentos. Esta linha diz ao destinatário que outros documentos, tais como um currículo, são anexados com a sua carta. Os estilos comuns seguem abaixo:
    • Encl.
    • Attach.
    • Fechamentos: 2
    • Acabamentos (2)
12. Iniciais datilografadas (opcional). Este componente é utilizado para indicar a pessoa que digitou a letra por si. Se foi o próprio a dactilografar a carta, omitir esta. Normalmente, as iniciais de identificação incluem três das suas iniciais em maiúsculas, depois duas ou três das iniciais do dactilógrafo em minúsculas. Por exemplo, JAM/dmc, JAM:cm. Mas este componente é muito raramente utilizado hoje em dia, em cartas comerciais muito formais.

    Below pode ver uma carta de doação de amostra devidamente formatada. É sempre mais fácil de compreender a partir de exemplos, não é?

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10 dicas para escrever cartas de solicitação persuasivas

Below encontrará 10 estratégias para escrever as suas cartas de solicitação de modo a convencer o seu leitor a responder ou a agir.

1. Conhecer o seu destinatário. Antes de começar a escrever a sua carta de pedido, faça a si próprio estas perguntas. Quem é o meu leitor e como é que me podem ajudar exactamente? São eles os responsáveis pela tomada de decisões ou irão simplesmente transmitir o meu pedido a um oficial superior? Tanto o estilo como o conteúdo da sua carta de pedido dependerá da posição do leitor.
2. Não seja verboso. Seja claro, breve e directo ao assunto. A regra de um polegar é esta – não use duas palavras quando uma seria suficiente. Basta lembrar a famosa citação de Mark Twain – “Não tive tempo de escrever uma carta curta, por isso, em vez disso, escrevi uma longa”. Uma pessoa na sua posição podia dar-se a esse luxo, e… ele não estava a pedir nada : )
3. Torne a sua carta fácil de ler. Ao escrever uma carta de pedido, não divague e não confunda o seu leitor, desviando-se do seu ponto principal. Evite frases e parágrafos longos e apertados, porque são intimidantes e difíceis de digerir. Utilize frases simples e declarativas e quebre as frases longas com vírgulas, dois pontos e ponto e vírgula. Comece um novo parágrafo quando mudar um pensamento ou ideia.

   Aqui está um péssimo exemplo de uma carta de apresentação:
   “Em todos os aspectos, as minhas qualificações parecem ser consistentes com os desejos expressos pelo seu anúncio e, com base na voz dos blogues da sua empresa, penso realmente que estava destinado a ser um na sua empresa”

   E este é um bom exemplo:
   “Tenho boas competências e experiência e ficaria muito grato se me considerasse para qualquer posição adequada”.

   Lembra-te, se a tua carta de pedido parecer fácil de ler, tem mais hipóteses de ser lida!

4. Adicionar chamada à acção. Ponha acção nas suas cartas de pedido sempre que possível. A maneira mais fácil é usar verbos de acção e a voz activa em vez de passiva.
5. convencer mas não exigir. Não trate os seus destinatários como se eles lhe devessem alguma coisa. Em vez disso, capte a atenção do leitor mencionando os pontos em comum e enfatize os benefícios de agir.
6. Não seja oneroso. Dê aos leitores toda a informação necessária e diga exactamente o que quer que eles façam. Simplifique o trabalho para a pessoa responder – inclua informações de contacto, números de telefone directos, dê ligações ou anexe ficheiros, o que for apropriado
7. Escreva de uma forma amigável e apelativa aos sentimentos do leitor. Embora esteja a escrever uma carta comercial, não seja supérfluo em termos comerciais. As cartas amigáveis fazem amigos, por isso escreva as suas cartas de pedido de uma forma amigável como se estivesse a falar com o seu verdadeiro amigo ou um velho conhecido. Somos todos humanos, e pode ser uma boa ideia apelar à humanidade, generosidade, ou simpatia do seu correspondente.
8. Permaneça educado e profissional. Mesmo que esteja a escrever um pedido de cancelamento de encomenda ou uma carta de reclamação, permaneça educado e cortês, simplesmente declare o(s) assunto(s), forneça todas as informações relevantes e certifique-se de evitar ameaças e calúnias.
9. Cuidado com a sua gramática! Reprimindo um ditado bem conhecido – “a gramática conta para as primeiras impressões”. Uma gramática pobre como uma má educação pode estragar tudo, por isso não se esqueça de rever todas as cartas comerciais que enviar.
10. Rever antes de enviar. Quando tiver terminado de compor a carta, leia-a em voz alta. Se o seu ponto-chave não estiver cristalino, escreva-o por cima. É melhor investir algum tempo na reescrita e obter uma resposta, do que fazê-la rapidamente e mandar a sua carta para o lixo imediatamente.

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E finalmente, se tiver uma resposta à sua carta de pedido ou se for tomada a acção desejada, não se esqueça de agradecer à pessoa. Aqui pode encontrar exemplos de cartas de agradecimento para todas as ocasiões.

Exemplos de cartas de pedido

Below encontrará alguns exemplos de cartas de pedido para diferentes ocasiões.

Exemplos de cartas de pedido de recomendação

Caro Sr. Brown:

Espero que esteja a ir bem. Tenho boas recordações da sua notável liderança e apoio aos professores durante o meu emprego na XYZ High School.

presentemente, estou a candidatar-me ao distrito escolar XYZ e sou obrigado a apresentar três cartas de recomendação. Estou a escrever para lhe perguntar se gostaria de escrever uma carta de recomendação em meu nome.

Gostaria de lhe fornecer alguma informação de fundo que o possa ajudar, caso decida escrever esta carta <sua informação de fundo>.

Attached, encontrará uma cópia do meu currículo mais recente. Sinta-se à vontade para me contactar se necessitar de qualquer informação adicional. Aguardo com expectativa a sua resposta, e agradeço-lhe antecipadamente pelo seu tempo.

Pedido de informação

P>Pbrido-lhe por enviar o seu currículo em resposta ao <position> que anunciámos. Para além do seu currículo, precisamos também de três referências e de uma lista de anteriores empregadores nos últimos três anos, juntamente com os seus números de telefone.

A nossa política é rever minuciosamente os antecedentes de cada candidato a fim de seleccionar a pessoa mais adequada para este trabalho.

Agradecemos a sua assistência. Aguardamos com expectativa a sua resposta.

Requerimento de referência de carácter

<Candidato> candidatou-se com a nossa empresa a um lugar no nosso <departamento>. Ele/ela deu o seu nome como uma referência de carácter. Teria a amabilidade de nos fornecer a sua avaliação escrita desta pessoa.

p>Por favor, tenha a certeza de que a sua resposta será tratada com confidencialidade. Agradecemos antecipadamente.

Pedido de doação

Mandar-lhe-ei isto como membro da nossa comunidade. Estou certo de que valoriza viver num bairro tão calmo e pacífico, tal como eu.

Sabe, por vezes, para manter a sua comunidade calmo e pacífico, é preciso agir. Como deve saber, o nosso Comité Comunitário local tem-se reunido nos últimos dois meses para tentar encontrar formas de reduzir a taxa de arrombamento na nossa área. Na semana passada divulgaram as suas recomendações sobre a melhor forma de combater esse problema.

A sua recomendação principal apela ao aumento das patrulhas policiais e de segurança para complementar o programa local de Vigilância do Bairro. Infelizmente, o montante necessário não está incluído na dotação orçamental municipal deste ano.

Por isso, como membro preocupado desta comunidade, decidi que o meu negócio irá doar $ por cada $ angariado na comunidade para cobrir os custos adicionais de segurança. Exorto-o a juntar-se a mim hoje no apoio a esta causa digna para o nosso bem comum.

Para fazer a sua doação hoje, pode ir a qualquer uma das nossas duas lojas e depositar a sua doação nas caixas fornecidas perto das caixas da frente. Se não puder ir à loja, por favor envie um cheque ou uma ordem de pagamento, emitido para “XYZ” e envie-o para o endereço indicado acima.

OBRIGADO com antecedência.

Pedir um favor

Escrevo-o para lhe pedir um favor que espero que possa fazer por mim.

Em menos de três meses estarei a tomar o <Exame>, com a esperança de entrar no <Universidade ou Colégio>, onde têm o melhor programa de pós-graduação para o curso em que estou interessado.

A escola coloca uma ênfase extremamente elevada no sucesso de um aluno no exame, razão pela qual me sinto extremamente pressionado a obter uma nota acima da média no Graduate Record Examination.

Porque se formou recentemente com um diploma em <science>, é naturalmente a primeira pessoa em quem pensei ao considerar quem poderia abordar para me ajudar. Não estou a pedir muito tempo, gostaria muito que me desse algumas indicações e algumas lições sobre o <sections>, que considero serem os meus pontos mais fracos.

espero que me dê uma resposta positiva. Obrigado desde já.

Requerimento de devolução / substituição

On <date> Fiz uma encomenda para o <produto>, recebeu-o em <date>. Descobri que o produto adquirido tem o seguinte problema: <add details>

P>Desde que o produto entregue não é de qualidade satisfatória < não é adequado para a finalidade>, Tenho direito a tê-lo <reparado / substituído> e peço-lhe que confirme que o fará dentro dos próximos sete dias. Também solicito que confirme se irá providenciar a recolha do <item> ou que me reembolse o custo da sua devolução.

Aguardo com expectativa a recepção das suas propostas satisfatórias de resolução da minha reclamação no prazo de sete dias a contar da data desta carta.

*****

E isto é tudo por hoje. Esperemos que esta informação o ajude a compor uma carta comercial devidamente formatada em geral e cartas de pedido persuasivas em particular, e a obter sempre a resposta desejada. Obrigado por ler!

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