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FMLA Os erros podem ser dispendiosos

Desde 1993, os empresários e os profissionais de recursos humanos têm concedido licenças protegidas ao abrigo da Lei de Licença Médica da Família (FMLA).

No entanto, embora a FMLA exista há mais de 20 anos, muitos profissionais e gestores continuam a cometer erros que põem as suas empresas em risco por violações e multas através do Departamento do Trabalho.

Recentemente, um empregador foi multado numa pena de 200.000 por despedimento indevido de um empregado durante a licença FMLA.

Felizmente, os casos de violações do FMLA estão a aumentar, e não a diminuir. Este artigo irá cobrir alguns dos erros mais comuns para que os empregadores possam evitá-los.

Não Formar uma Política FMLA

FMLA permite aos empregadores decidir orientações específicas em torno da licença FMLA. Uma dessas definições que os empregadores podem definir é a licença FMLA de 12 meses.

Os empregadores podem tirar até 12 semanas de licença FMLA num período de 12 meses. No entanto, os empregadores podem definir se esse período se situa num ano civil, um retrocesso de 12 meses em relação aos dias actuais.

Por exemplo, se um empregado solicitar férias FMLA hoje, então a quantidade disponível seria baseada no tempo que utilizou nos 12 meses anteriores.

Finalmente, os empregadores podem utilizar um período rolante de 12 meses a partir do primeiro dia de licença FMLA que é reiniciado em 12 meses ou num ano fiscal. Isto é importante porque, a menos que um empregador defina o método de cálculo de 12 meses para o FMLA, os empregados escolherão normalmente um método de calendário.

Isto significa que tecnicamente um empregado pode tirar as últimas 12 semanas do ano civil e as primeiras 12 semanas do novo ano civil. A menos que o empregador já tenha definido e notificado os empregados sobre os métodos do período de 12 meses do FMLA, os empregados podem optar por tirar férias desta forma.

Outro exemplo da política do FMLA deve incluir se os empregados devem ou não utilizar férias pagas para férias FMLA. O FMLA permite que os empregadores exijam férias pagas como parte das férias FMLA. No entanto, os empregadores devem aplicar esta política uniformemente e devem informar os empregados sobre ela.

Não notificar os empregados dos direitos FMLA

Felizmente, muitos empregadores assumem que os empregados já compreendem ou conhecem os seus direitos ao abrigo do FMLA.

No entanto, os empregadores são obrigados a notificar os empregados dos seus direitos de licença FMLA de duas formas distintas. Em primeiro lugar, os empregadores devem colocar os direitos FMLA para os empregados. Isto pode acontecer electronicamente num portal de auto-atendimento do empregado como o SwipeClock’s ou pode ser afixado fisicamente no local da empresa do empregador.

Segundamente, os empregadores devem notificar os novos empregados dos direitos FMLA no acto da contratação. O aviso pode ser incluído num manual do empregado, num formulário, ou também pode ser fornecido em formato electrónico. Os empregados não saberão automaticamente se um empregador é um empregador coberto pelo FMLA ou o que o empregado deve fazer para se qualificar.

É por isso que é vital que os empregadores forneçam essa informação aos empregados.

Não Utilizar Formulários FMLA

Além de notificar os empregados, os empregadores devem utilizar o formulário FMLA para as licenças dos empregados.

Isso ajuda a assegurar que os empregadores estão a seguir as regras FMLA e se o empregador exigir qualquer tipo de verificação médica das férias dos empregados, a utilização dos formulários oficiais assegurará que o empregador não pede informações proibidas pelo FMLA.

Failing to Confirm when Employees will Become Eligible for FMLA

Employees are eligible for FMLA leave when they have worked for the employer a total of 12 months over the previous 7 years and 1,250 hours over the previous 12 months.

Isto significa que os empregados recontratados podem ser elegíveis para a FMLA pouco tempo depois de serem recontratados. Essencialmente um empregado recontratado a tempo inteiro (que não tenha trabalhado nos últimos 12 meses para o mesmo empregador) tornar-se-ia elegível durante a 32ª semana.

Se o empregado tiver trabalhado para o mesmo empregador nos últimos 12 meses, então essas horas contariam para as 1.250 horas exigidas para a elegibilidade. As entidades patronais podem rastrear primeiro o número mínimo de meses exigidos com o empregador, altura em que as entidades patronais devem verificar as horas trabalhadas durante esse período de tempo e, se necessário, rastrear o resto das horas exigidas para as férias FMLA.

Gerentes Silenciosos que não informam o RH das férias dos funcionários

Muitas vezes os gestores de uma organização não informam o RH quando um funcionário solicita uma folga que poderia ser utilizada para férias FMLA.

Isto é um problema porque as licenças FMLA não podem ser retroactivas. Isso significa que os funcionários terão mais de 12 semanas de licença FMLA. Os funcionários que tirem férias FMLA devem apresentar um aviso de elegibilidade dos direitos FMLA no prazo de 5 dias após o primeiro dia do FMLA. Ao mesmo tempo, devem também fornecer um aviso de direitos e responsabilidade.

Adicionalmente, é também necessária uma notificação de designação no prazo de 5 dias a contar da licença. A não notificação adequada dos empregados sobre a utilização do FMLA resultou em multas e penalizações maciças para os empregadores.

Gerentes sem formação que não compreendem os direitos FMLA ou não reconhecem as licenças FMLA

Muitas vezes os gestores não são suficientemente bem treinados sobre o FMLA para reconhecerem uma licença FMLA ou para compreenderem a protecção que os empregados ganham com a lei. Lembre-se que um empregado não tem de invocar especificamente uma licença FMLA para se qualificar para uma licença.

Os tribunais decidiram que se um empregado fornece informação suficiente ao empregador para que este saiba que a licença deveria ter sido abrangida pelo FMLA, que o empregador deve cumprir a lei FMLA.

Isto significa que se um empregado mencionar um estado de saúde grave e um gestor não reconhecer a licença como qualificada FMLA, o empregador poderá ser considerado não cumpridor. Isto pode ser tão simples como um empregado a tirar uma licença para cuidar de um progenitor que teve uma pernoita no hospital.

Outro aspecto dos gestores sem formação é que aos empregados podem ser dadas repercussões da licença FMLA porque os supervisores ou directores não percebem que o tempo FMLA está protegido ou não percebem que certas ausências estão cobertas pelo FMLA.

Os empregadores que retaliarem contra um empregado por ausências que devem ser contabilizadas como ausências FMLA serão considerados não conformes e serão responsáveis por todas as penalidades e multas.

Denegar licença e depois tomar medidas adversas

Embora os empregadores possam negar licença FMLA para eventos não qualificados ou para empregados que não estejam cobertos, pode ser um grande erro negar licença e depois tomar imediatamente medidas adversas contra esse empregado.

Embora a acção adversa já tenha estado em obra e possa ser completamente justificada, o empregado pode ver o pedido de licença FMLA como o motivo da acção adversa.

Esta situação poderia levar o empregador a aumentar a responsabilidade nos termos da lei FMLA. Os tribunais têm sido muito sensíveis aos casos de retaliação ultimamente.

Too Little FMLA Coverage

Alguns empregadores acreditam erradamente que a licença FMLA está relacionada apenas com condições relacionadas com o trabalho. Isto é um enorme mal-entendido. Os empregados podem tirar férias não só para si próprios, mas também para membros qualificados da família, pais, filhos e cônjuges.

Além disso, os empregados podem tirar férias por um problema de saúde grave relacionado com o emprego, mas também por algo não relacionado com o seu trabalho. Isto pode incluir uma doença física ou mental que se qualifica.

Em alguns casos, os empregadores devem mesmo conceder licenças FMLA em situações decorrentes de catástrofes naturais. Um estado de saúde grave é qualquer condição que exija cuidados ao paciente num hospital, num hospício, ou um tratamento médico contínuo.

Demasiada cobertura FMLA

Os empregadores cometem por vezes o erro de conceder uma cobertura FMLA demasiado ampla. Isto pode acontecer especialmente em estados como o Colorado, ou a Califórnia com leis FMLA individuais que se sobrepõem à FMLA Federal.

Outras estatísticas com leis FMLA individuais incluem Connecticut, Maryland, Minnesota, New Jersey, New York, Rhode Island, Tennessee, Washington D.C., Wisconsin, e Vermont.

Por exemplo, muitos estados expandem a cobertura FMLA para incluir sogros, parceiros domésticos, irmãos, ou avós. Embora a sua empresa possa providenciar licenças para estas situações, ou possa ser obrigada de acordo com a lei estadual, não conta como licença FMLA federal.

Employers who count leave for these relationships or for expanded reasons and then deny true FMLA leave will be non-compliant with FMLA and in a dispute will be found liable. Na melhor das hipóteses, os empregadores terão de conceder mais licenças do que as que possam ter sido destinadas aos empregados que procuram licenças FMLA legítimas depois de lhes terem sido concedidas licenças FMLA “expandidas”.

Não manter registos exactos de licenças FMLA

Felizmente FMLA, tal como muitas leis laborais exigem que o empregador mantenha registos detalhados ou repercussões de risco por não conformidade.

Os empregadores que não mantêm registos exactos das licenças de emprego podem proporcionar mais licenças aos empregados do que o previsto.

Por exemplo, isto pode acontecer quando os empregados tiram férias por doença que podem ser contadas como férias FMLA. As licenças FMLA podem decorrer em simultâneo com outras ausências, licenças, e até mesmo estadias fornecidas.

Se os empregadores não contarem com precisão as férias FMLA, então poderia ocorrer uma distribuição desigual de férias entre os empregados.

Isso poderia deixar o empregador aberto a uma acção judicial discriminatória se alguns empregados forem inadvertidamente dispensados de mais licenças do que outros empregados. Poderia também significar que as ausências que deveriam ser licenças FMLA não são contadas como licenças FMLA e que o empregado é punido ou impedido de promoções por causa dessas ausências.

Esta situação constitui uma violação directa das protecções do FMLA.

Os empregadores devem reter os registos FMLA durante pelo menos 3 anos. Estes registos devem ser mantidos em separado dos registos de pessoal.

Devem incluir uma cópia do aviso fornecido aos empregados, prova de quaisquer pagamentos de prémios para benefícios dos empregados, documentação relativa a todas as disputas FMLA, certificações, recertificações e registos médicos, e todos os avisos aos empregadores sobre licenças FMLA

Certificações médicas inexactas e descrições de emprego em falta

Os empregadores devem anexar a descrição de emprego do empregado ao aviso de designação. Isto permite ao prestador de cuidados de saúde compreender quais são os deveres do empregado e libertá-lo com precisão para o trabalho.

Se a descrição de funções ou deveres do empregado não estiver anexada ao aviso de designação, então o prestador de cuidados de saúde pode confiar no empregado para descrever o seu trabalho e pode, erroneamente, libertá-lo para o trabalho quando não estiver pronto.

Além disso, alguns empregadores acreditam erroneamente que apenas um médico pode fornecer uma certificação de aptidão para o trabalho. De facto, qualquer prestador de cuidados de saúde pode liberar um empregado para o trabalho. Isto inclui psicólogos clínicos, enfermeiros, médicos assistentes, e mesmo quiropráticos em algumas situações.

Não Compreender o ADA ou Como o Trabalho Ligeiro se Adapta à Licença FMLA

A licença FMLA permite a licença FMLA intermitente. Isto pode incluir um horário de trabalho ajustado, trabalho a tempo parcial, ou deveres de trabalho ajustados.

No entanto, se um empregador estiver a permitir que um empregado tire uma licença intermitente com redução de deveres de trabalho, deve lembrar-se que uma licença intermitente é opcional. Os empregados ainda podem solicitar um tempo de férias efectivo como licença FMLA.

Adicionalmente, depois de um empregado ter esgotado todas as 12 semanas de licença FMLA, os empregados devem ainda estar a par das leis ADA.

A Lei Americana com Deficiência (ADA) aplica-se em quase todas as circunstâncias em que um empregado usaria o FMLA para um estado de saúde grave. Assim, mesmo após 12 semanas de licença, os empregados podem ser elegíveis para acomodações adicionais devido à sua deficiência e podem ser protegidos contra retaliações.

Não tratar os benefícios adequadamente enquanto os empregados estiverem em licença

Os empregadores devem manter a cobertura de saúde dos empregados enquanto estes estiverem em licença FMLA. No entanto, podem exigir contribuições dos trabalhadores.

Se os trabalhadores tiverem de fazer contribuições de cuidados de saúde, mas não o fizerem depois de regressarem ao trabalho, a cobertura deve ser fornecida sem quaisquer períodos de espera.

Outros, quaisquer benefícios que o trabalhador qualificou para férias anteriores, tais como antiguidade, assistência perfeita, ou outros benefícios, devem ser restituídos ao trabalhador quando este regressar ao trabalho.

Let SwipeClock Help

P>Por demasiadas vezes, os empregadores devem seguir não só as leis FMLA, mas também as licenças municipais e estaduais locais, o salário mínimo, e as leis de programação.

Adicionalmente, estas empresas têm também de cumprir as Leis Federais de Horas Extras, a Lei de Licença Médica de Família e quaisquer outras leis nacionais ou locais que sejam promulgadas. SwipeClock fornece uma gama abrangente de ferramentas de gestão de mão-de-obra e de controlo de tempo que podem ajudar as empresas a manterem-se mais facilmente em conformidade com as leis locais e nacionais.

As empresas podem mais facilmente notificar e acompanhar os registos dos funcionários, e os pedidos através do software de RH premiado da SwipeClock.

Os registos são mantidos sem esforço durante anos e a acumulação é automaticamente controlada e comunicada aos funcionários de acordo com as leis estaduais e municipais. Além disso, com os relógios de geo-tempo, as empresas podem acompanhar sem esforço o tempo trabalhado em cidades específicas para assegurar o cumprimento.

Escrito por Annemaria Duran. Actualizado pela última vez a 26 de Setembro, 2017