Hai mai sentito parlare dei termini ‘fattura proforma’ e ‘bozza di fattura’ ma non sei sicuro di cosa significhino? Non preoccuparti, questi due tipi di fattura possono certamente causare un po’ di confusione. In questo articolo, ti spiegherò cosa sono le fatture proforma e le bozze di fattura, come si usano, come differiscono l’una dall’altra e come crearle.
Cos’è una fattura proforma?
Una fattura proforma è un documento inviato a un cliente prima che tutti i dettagli della vendita siano stati completati. Il documento riporta la dicitura “fattura proforma” per differenziarlo da una fattura completa, ma di solito ha lo stesso formato di una fattura completa.
Una fattura proforma sarà inviata ad un cliente al posto di una fattura completa nel caso in cui il cliente mostri un impegno all’acquisto ma i dettagli finali non siano ancora stati confermati.
E’ diversa da un’offerta in quanto un’offerta viene emessa quando il cliente ha presentato una richiesta di informazioni ma non si è ancora impegnato per un acquisto.
Cos’è una bozza di fattura?
Una bozza di fattura è esattamente come sembra, una bozza. Si tratta di un modello di fattura che viene salvato per poter apportare modifiche future o convertire in una fattura proforma o completa da inviare al cliente.
Una bozza di fattura non è un documento ufficiale che può essere inviato al cliente. Per esempio, verrebbe creata se un cliente si è impegnato in una vendita, tuttavia, dovrà risponderti con specifiche, come il numero di prodotti acquistati.
Come differiscono una fattura proforma e una bozza di fattura?
Una fattura proforma è un documento che viene emesso ad un cliente, mentre una bozza di fattura non può essere inviata ad un cliente. Una fattura proforma è un documento vero e proprio, mentre una bozza di fattura è uno schema preliminare della vendita solo per i tuoi archivi.
Puoi pensare a una bozza di fattura come a una vendita “in corso”, mentre una fattura proforma è una vendita “in attesa di essere finalizzata”. Essenzialmente, vengono create in fasi diverse del processo di vendita.
Esempi di quando inviare fatture proforma o bozze
Vi fornirò alcuni esempi concreti di quando emettere una fattura proforma e quando creare una bozza di fattura.
Esempio 1 – fattura proforma
Sally chiama una pasticceria per acquistare una torta di compleanno per suo figlio. Dice al pasticciere che dovrebbe avere un’immagine di Spider-Man in cima, ma lei dovrà trovare l’immagine giusta e mandarla al pasticciere.
Il pasticciere emette una fattura proforma per la torta, ma afferma che il costo può essere leggermente diverso a seconda dell’immagine che deve andare sulla torta.
Esempio 2 – bozza di fattura
Tom gestisce una società di costruzioni. Uno dei suoi clienti abituali, Andy, lo chiama per assicurarsi che sia disponibile la prossima settimana per fare dei lavori. Tom conferma di essere disponibile e Andy lo richiamerà per i dettagli.
Siccome Andy è un cliente abituale, Tom conosce già il tipo di lavoro che verrà fatto, quindi inizia a creare una bozza di fattura in modo da poterla inviare immediatamente a Sam quando richiama per confermare i dettagli.
Creare fatture proforma e bozze di fattura con un software di fatturazione
L’utilizzo di un software di fatturazione può aiutarti in tutte le tue esigenze di fatturazione. Con Debitoor, puoi creare fatture proforma, bozze di fatture, fatture completate, preventivi e rapporti contabili.
In pochi clic, puoi creare un documento professionale personalizzato, inviarlo al tuo cliente e farlo pagare con vari metodi di pagamento.
Le fatture complete e le fatture proforma richiedono informazioni specifiche come i dati della tua azienda, i dati del tuo cliente, la data della fattura, i prodotti o i servizi venduti, la quantità e il prezzo, l’eventuale IVA, la data di scadenza, i termini di pagamento (se applicabile) e i totali.
Con Debitoor, puoi salvare le informazioni sul prodotto e sul cliente in modo da poterle selezionare rapidamente quando crei un documento. Puoi anche inserire i dettagli della tua azienda e personalizzare i tuoi documenti per renderli unici per la tua attività. Debitoor si assicurerà che tutte le informazioni richieste siano presenti nel documento.
Ecco un esempio di fattura proforma creata con il software di fatturazione Debitoor:
Con Debitoor, puoi inviare la fattura proforma al cliente e, dopo che questi ha confermato la vendita, emettere una fattura completa da pagare.
Puoi anche creare facilmente una bozza di fattura per i tuoi archivi da completare in un secondo momento. Tutto quello che devi fare è creare una nuova fattura, inserire le informazioni che hai attualmente, e poi cliccare su ‘Salva’. Questo la salverà nel tuo account, ma non la invierà al cliente.
Puoi in seguito modificare le informazioni e convertirle in una fattura proforma o completa da inviare al tuo cliente.
Se vuoi creare una fattura proforma o una bozza di fattura, sentiti libero di provarla con la nostra prova gratuita di 7 giorni.