- QuickBooks offre versioni del suo software per liberi professionisti, piccole imprese e aziende di livello enterprise. Puoi anche scegliere tra le versioni online e desktop del software.
- QuickBooks Online è meno costoso in anticipo rispetto alle edizioni desktop. Non c’è un contratto, e il prezzo dell’abbonamento include gli aggiornamenti del software che vengono distribuiti automaticamente. Funziona anche su dispositivi mobili, quindi è accessibile da qualsiasi luogo.
- Di solito è meglio acquistare un livello inferiore di QuickBooks con un basso prezzo iniziale e poi aggiornare in seguito, se necessario.
Quando abbiamo chiesto ai proprietari di piccole imprese che tipo di software di contabilità si affidano, ci aspettavamo una varietà di risposte. Invece, nelle centinaia di risposte che abbiamo ricevuto, QuickBooks è stato l’unico software di contabilità menzionato. Detto questo, diversi imprenditori avevano forti opinioni su quale versione di QuickBooks sia la migliore.
Lo shopping comparativo tra diverse versioni di QuickBooks può essere scoraggiante, soprattutto se non hai mai usato un software di contabilità prima. Così, abbiamo scavato nei dettagli di ogni versione di QuickBooks e creato questa guida.
Dovrei avere QuickBooks Online o QuickBooks Pro?
QuickBooks è disponibile in una versione online e una desktop. Non abbiamo incluso una panoramica del software QuickBooks desktop in questa guida, perché è più costoso e non ha alcuna funzionalità aggiuntiva. Anche Intuit sta spingendo i suoi clienti business lontano dai prodotti desktop e verso le versioni online, affermando sul sito web di QuickBooks che “3 clienti su 4 lavorano di più con QuickBooks Online vs. QuickBooks Pro.”
Nel confronto side-by-side sul sito, vedrete anche i costi aggiuntivi associati al software desktop QuickBooks. Questo riflette una grande tendenza nel software aziendale verso il software basato sul cloud e lontano dal software scaricato che vive sul tuo computer. A causa di questa tendenza e della differenza di costo, raccomandiamo le versioni online dei prodotti rispetto alle versioni desktop, a meno che non siate in un settore con requisiti di conformità o sicurezza rigorosi che vi precludono l’uso del software online.
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Piani software basati su cloud di QuickBooks
I piani di QuickBooks Online sono stati molto più popolari tra gli imprenditori con cui abbiamo parlato rispetto alle versioni desktop del prodotto. La popolarità di QuickBooks Online è probabilmente dovuta al fatto che è meno costoso della versione desktop, può essere utilizzato su dispositivi mobili, e non ha un contratto, dando agli imprenditori la libertà di aggiornare o ridurre a volontà. Un altro vantaggio del software basato sul cloud di QuickBooks è la sua bassa manutenzione: Quando si utilizza un software basato su cloud, l’azienda in genere distribuisce gli aggiornamenti automaticamente, il che significa che non è necessario eseguire gli aggiornamenti in-house.
Quale versione di QuickBooks Self-Employed dovrei avere?
Ci sono attualmente tre versioni di QuickBooks Self-Employed. Ecco una ripartizione di ogni prodotto.
QuickBooks Self-Employed
La versione meno costosa di QuickBooks Self-Employed parte da 7 dollari al mese e offre un bel po’ di funzionalità per il prezzo basso. È sempre possibile effettuare l’aggiornamento a una versione più costosa in futuro, quindi se sei completamente nuovo nell’uso di un programma come QuickBooks, non è un brutto posto per iniziare.
Self-Employed ti dà la possibilità di tenere traccia delle spese aziendali e personali separatamente, tenere traccia del chilometraggio automaticamente, inviare fatture da qualsiasi luogo, stimare le tue tasse su base trimestrale, e massimizzare le tue deduzioni Schedule C.
QuickBooks Self-Employed Tax Bundle
Come altri software cloud a più livelli, QuickBooks aggiunge più funzionalità ad ogni livello, pur includendo tutte le caratteristiche dei livelli inferiori. Nel pacchetto fiscale per i lavoratori autonomi, che parte da 12 dollari al mese, si ottiene tutto dal pacchetto per i lavoratori autonomi più un account per TurboTax Self-Employed, che consente di trasferire senza soluzione di continuità le informazioni fiscali da QuickBooks a TurboTax. L’add-on TurboTax include le tasse per una dichiarazione federale e una statale. Se avete intenzione di archiviare le vostre tasse con TurboTax comunque, si potrebbe anche primavera per questa versione midrange di QuickBooks.
QuickBooks Self-Employed Live Tax Bundle
Partendo da $17 al mese, QuickBooks Self-Employed Live Tax Bundle è il più costoso delle versioni di lavoratori autonomi di QuickBooks. Include l’accesso ai livelli inferiori e queste caratteristiche aggiuntive per l’aiuto nella compilazione delle tasse:
- Aiuto illimitato e consigli per tutto l’anno da un CPA qualificato
- Accesso a un CPA che farà una revisione finale della tua dichiarazione dei redditi prima di archiviare
Mentre queste possono essere caratteristiche preziose, non le abbiamo testate personalmente e non possiamo garantire l’efficacia dei professionisti fiscali a cui avrai accesso o la facilità di utilizzo dell’interfaccia.
Inoltre, molti proprietari di piccole imprese già esternalizzano la compilazione delle loro tasse a commercialisti di fiducia o a negozi di compilazione delle tasse. Se vuoi un commercialista dedicato, probabilmente è meglio assumere qualcuno con cui lavorare a lungo termine, piuttosto che affidarsi a un cast rotante di contabili remoti impiegati da una massiccia società di software.
Quale versione di QuickBooks Online dovrei avere?
Come molti giganti del software, Intuit offre molti pacchetti di software molto simili con nomi diversi e termini e caratteristiche leggermente diverse. Oltre a tutti i livelli di QuickBooks Self-Employed, ci sono i livelli di QuickBooks Online, che sono anche offerti in un formato SaaS e disponibili online. QuickBooks Online è inteso principalmente per le piccole imprese, comprese le imprese con una sola persona e le organizzazioni con più persone.
Simple Start
La versione Simple Start di QuickBooks è adatta solo per un singolo utente, quindi se hai dipendenti, puoi passare al livello successivo. Il prezzo di Simple Start parte da 12 dollari al mese, che è più di QuickBooks Self-Employed (7 dollari) e la stessa tariffa di QuickBooks Self-Employed Tax Bundle (12 dollari).
Questo abbonamento base per le piccole imprese offre la possibilità di tenere traccia delle vendite e delle imposte sulle vendite, tenere traccia del reddito e delle spese, fatturare e accettare pagamenti, archiviare e organizzare le ricevute, e massimizzare le detrazioni fiscali. Non include un abbonamento a TurboTax, però, e se si finisce per assumere più dipendenti che hanno anche bisogno di accesso, si dovrà passare a Essentials, se non superiore.
Essentials
A partire da 20 dollari al mese, Essentials dà a tre utenti l’accesso a QuickBooks Online. Con più rapporti e capacità aggiuntive per la gestione delle fatture, come il monitoraggio dello stato dei pagamenti e il pagamento di più fornitori allo stesso tempo, è una piccola spinta dal pacchetto Simple Start.
Plus
Secondo Intuit, Plus è la versione online più popolare di QuickBooks. Questa versione del software di contabilità supporta fino a cinque utenti e include le stesse caratteristiche di Essentials e Simple Start, oltre alla possibilità di tenere traccia dell’inventario e della redditività del progetto. Un abbonamento Plus parte da $35 al mese.
Advanced
A partire da $75 al mese, l’abbonamento Advanced accounting offre accesso fino a 25 utenti e si appoggia più al livello aziendale che alle piccole imprese. Per il prezzo maggiorato, potrai godere di un account manager dedicato, analisi di business, e la possibilità di importare e inviare fatture in batch, che è un vero bonus per le aziende più grandi.
Consigli per l’acquisto di versioni online di QuickBooks
Sei troppo occupato per leggere attraverso un mucchio di descrizioni di software e capire quale versione di QuickBooks ha senso per te – abbiamo capito! Questi consigli non sono applicabili a tutti, ma sono accurati per la maggior parte delle piccole imprese con esigenze standard di software di contabilità.
Inizia con un livello di abbonamento di base.
Ricorda, le aziende di software come Intuit ti permetteranno sempre di aggiornare i tuoi servizi in futuro. I rappresentanti del software potrebbero spingervi a comprare di più prima, ma non c’è assolutamente alcun motivo per sottoscrivere un livello di abbonamento più alto di quello di cui pensate di aver bisogno.
È quasi sempre preferibile iniziare in piccolo e aumentare l’abbonamento secondo le necessità piuttosto che iniziare con un livello di abbonamento alto, scoprire che non usate la maggior parte delle funzioni, e poi declassare il vostro account.
Se il tuo business è a livello aziendale, i prodotti SMB probabilmente non sono adatti.
Se gestisci un business aziendale, non comprare prodotti destinati alle piccole imprese. A meno che il vostro business non sia in transizione e stia ancora crescendo verso il livello aziendale, la maggior parte dei prodotti per le piccole imprese non sarà adatta ai vostri scopi. Intuit e altre società di software di contabilità fanno un sacco di prodotti solo per gli utenti aziendali che meglio si adattano alle vostre esigenze. Puoi informarti su QuickBooks Enterprise qui.
Scegli un livello che supporti il numero di persone che useranno il software.
Non cercare di risparmiare denaro condividendo un account tra molti dipendenti. Le versioni entry-level di QuickBooks, come Simple Start ($12) e QuickBooks Self-Employed ($7), supportano solo un utente. Si è tentati di rimanere a quel livello e condividere semplicemente un account tra più membri del team, ma questo è un precedente di cui ci si pentirà. I dati di QuickBooks hanno valore solo se sono accurati; permettere a più persone di usare un account elimina la responsabilità o la trasparenza e genera errori.
Pensate ancora di assumere un CPA o un altro esperto finanziario per aiutarvi a capire i rapporti.
I rapporti avanzati dovrebbero sempre essere interpretati da qualcuno con un background in analisi dei dati. I dati di QuickBooks possono diventare complicati molto rapidamente, e mentre gli strumenti di reporting sono certamente utili, non sono un valido sostituto per un analista di dati istruito ed esperto. I numeri non mentono, ma guardare solo a certi numeri e valorizzare alcuni tipi di numeri (come le medie) più di altri può essere selvaggiamente fuorviante. Se non hai un background in matematica, analisi statistica, dati o business intelligence, le conclusioni che ti sembrano ovvie dai tuoi rapporti QuickBooks potrebbero non essere corrette o matematicamente valide.
Scegli un software di contabilità che funzioni con gli altri programmi che usi.
Intuit, la società che possiede QuickBooks, vende molti software e applicazioni. È saggio guardare l’intero ecosistema di prodotti di una società di software prima di adottare una soluzione da essa. Spesso è vantaggioso usare più prodotti di una stessa azienda, perché lavorano tutti insieme, quindi sii strategico sul sistema da adottare.