Che si tratti di una società, un’associazione o una partnership, lo statuto è il documento legale più importante di qualsiasi organizzazione,
Cosa sono gli statuti?
Lo statuto delinea per iscritto le regole quotidiane della vostra organizzazione e fornisce linee guida complete per far funzionare le cose senza problemi.
Se qualcuno volesse vedere come siete organizzati o i compiti esatti che la vostra organizzazione si aspetta dal suo consiglio di amministrazione, la cosa migliore sarebbe guardare una copia del vostro statuto.
Perché delineano la struttura di un’organizzazione, lo statuto dovrebbe essere personalizzato per ogni situazione.
Statuto contro Statuto
Molti uomini d’affari confondono lo statuto di un’organizzazione con il suo Statuto.
A differenza dello statuto, che copre argomenti come le modalità di elezione del consiglio di amministrazione e/o degli ufficiali, le modalità di svolgimento delle riunioni, i tipi e i doveri degli ufficiali, lo Statuto stabilisce lo schema di base della società.
Gli articoli di incorporazione generalmente forniscono informazioni come il nome della persona che organizza la società; il numero di azioni che la società può emettere, se applicabile; i nomi del consiglio di amministrazione della società; e la posizione della società. Come lo statuto, gli articoli di incorporazione variano tra le società, ma non entrano nel dettaglio delle operazioni o della struttura della società, che è gestita dallo statuto della società.
Gli articoli di incorporazione sono depositati presso lo stato e costano soldi per modificare; lo statuto può essere modificato senza costi con un voto del consiglio di amministrazione.
Cosa c’è nello statuto?
Ogni set di statuto sarà specifico per ogni organizzazione, ma i componenti di base dello statuto sono i seguenti:
- Nome dell’organizzazione, scopo e sede degli uffici
- Membri
- Consiglio di amministrazione
- Comitati
- Funzionari
- Riunioni
- Conflitto di interessi
- Modifica dello statuto
Nome, Scopo e Sede
Qual è il nome della vostra organizzazione? Questo dovrebbe essere dichiarato nello statuto, così come lo scopo della vostra organizzazione. Chiedetevi: “Qual è la ragione dell’esistenza della vostra organizzazione?” Infine, dovreste dichiarare specificamente dove si trovano i vostri uffici.
Soci
Questa sezione dovrebbe dettagliare i vari aspetti dell’appartenenza, compresi i diversi tipi di membri, il processo di selezione dei membri, i diritti di voto dei membri, e le procedure per disciplinare e/o rimuovere i membri. Se non ci sono membri, dichiaratelo in questa sezione.
Consiglio di amministrazione
Il consiglio di amministrazione è il principale organo di governo di un’organizzazione. Questa sezione dovrebbe discutere la composizione del consiglio, che può essere un numero specifico di amministratori o un numero massimo o minimo di amministratori. Inoltre, discutere come i posti vacanti sono riempiti, se sono riempiti dal consiglio stesso o dai membri. Infine, lo statuto dovrebbe specificare le qualifiche per servire come direttore, i doveri dei direttori, la durata del mandato di un direttore e le possibili classi in cui sono eletti.
Comitati
Dettagliate qualsiasi comitato speciale in questa sezione, compresa la loro formazione, come sono nominati e i loro compiti specifici. Dovrebbero essere discussi anche i ruoli e le responsabilità del “Comitato Esecutivo”, che di solito fa raccomandazioni al Consiglio. Alcuni comitati comuni in un’organizzazione sono il Comitato di Revisione, il Comitato di Affiliazione e il Comitato di Nomina.
Funzionari
I funzionari sono membri del Consiglio che svolgono funzioni specifiche nel Consiglio (ad esempio, il Presidente, il Vice Presidente, il Segretario e il Tesoriere). Questa sezione dovrebbe discutere come gli ufficiali sono selezionati, così come i doveri, i poteri e le responsabilità di ogni ufficiale. Nello statuto sono anche specificate le procedure per la rimozione di un dirigente e la copertura di posizioni vacanti. Di solito, in questa sezione viene delineato un comitato di nomina, che raccomanda le nomine al consiglio. Anche la durata dei mandati dei dirigenti è specificata in questa parte dello statuto.
Riunioni
Ogni riunione annuale, regolare o speciale deve essere discussa nello statuto. Questo include l’ora e il luogo delle riunioni, i requisiti per notificare il consiglio, i comitati e/o i membri, le clausole di partecipazione e, soprattutto, quanti membri del consiglio sono necessari per un quorum (il numero di amministratori necessari per votare sulle questioni in questione).
Conflitti di interesse
È importante che un’organizzazione abbia una disposizione sui conflitti di interesse nel suo statuto. Questo li protegge dalle sanzioni dell’IRS che possono verificarsi se l’IRS scopre che l’organizzazione sta fornendo benefici ingiusti ai direttori, ai membri o ad altri. Per esempio, un direttore non dovrebbe essere autorizzato a votare su una questione in cui potrebbe avere un interesse finanziario diretto. Se si verifica un conflitto, il direttore dovrebbe rivelare questo conflitto immediatamente al fine di essere rimosso dal voto.
Modificare lo statuto
Lo statuto dovrebbe contenere regole specifiche su come può essere modificato. Dovrebbe anche dichiarare chi può raccomandare emendamenti e come questi emendamenti saranno votati. È importante che il regolamento sia aggiornato e rappresenti accuratamente l’organizzazione e i suoi membri. Pertanto, lo statuto dovrebbe essere rivisto ogni cinque anni, al fine di rimanere al passo con le norme e i regolamenti più aggiornati.
Ogni membro, direttore e funzionario dovrebbe avere una copia dello statuto e dovrebbe essere incoraggiato a leggerlo e capirlo. Per ulteriori informazioni su come strutturare lo statuto individuale della vostra organizzazione, consultate il vostro avvocato.