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La funzione IVR (risposta vocale interattiva) di CloudTalk migliora la qualità dei servizi forniti dal vostro software di call center. Automatizza i flussi di lavoro, permettendovi di gestire il supporto clienti del vostro call center in modo più efficiente. Grazie alla funzione Call Flow Designer, creare IVR personalizzati è più facile che mai.

IVR è un sistema automatico di risposta vocale interattiva che interagisce con il chiamante. Il chiamante ascolta il menu del sistema IVR, risponde premendo un tasto sul suo smartphone, e poi il sistema reagisce di conseguenza. In base alle risposte del chiamante, il sistema fornisce al chiamante le informazioni richieste (ad esempio il saldo del conto, lo stato dell’ordine, ecc.) o indirizza la chiamata all’agente giusto.

IVR è usato per gestire le chiamate in entrata, ma anche per le notifiche in uscita, ad esempio per ricordare al cliente di effettuare un pagamento. Imposta il tuo IVR in base alle tue specifiche esigenze aziendali, rendi il tuo team di lavoro più efficiente e crea un’esperienza cliente più professionale. Se è necessario impostare un flusso di chiamate più complesso, la funzione Call Flow Designer ti aiuterà in questo.

Call Flow Designer

Call Flow Designer è una funzione che ti aiuta a costruire un flusso di chiamate personalizzato per la tua azienda. Grazie a questa funzione, è possibile creare flussi di chiamata più complessi, IVR multilivello, ecc. Puoi creare diversi flussi di chiamata per ogni numero di telefono che hai in CloudTalk. Scopri come impostare Call Flow Designer.

IVR multilivello

L’IVR multilivello ti permette di creare diversi livelli (rami) nel menu. Per esempio, se il chiamante preme 1, perché ha bisogno di assistenza, sarà trasferito a un altro menu IVR dove il messaggio preregistrato gli dice che premendo 2, otterrà l’acquisto assistito. Poi la chiamata viene indirizzata a un agente dal vivo pronto ad aiutare il cliente con il suo acquisto.

Instradamento automatico

Imposta messaggi vocali e risposte specifiche nel tuo menu IVR e dai ai tuoi clienti informazioni rilevanti senza dover aspettare un agente disponibile. Con l’IVR, i chiamanti ricevono le informazioni di cui hanno bisogno senza dover parlare con i tuoi agenti. Per esempio, quando il chiamante preme il suo numero d’ordine sulla tastiera, l’IVR può informarlo sullo stato dell’ordine.

Quando il chiamante desidera parlare con un agente dal vivo, l’IVR di CloudTalk utilizza i dati rilevanti del chiamante per instradare la chiamata all’agente o al reparto più appropriato, migliorando così la gestione dell’assistenza clienti.

Inoltra al telefono dall’IVR

La funzione di CloudTalk è ideale per i vostri agenti che lavorano fuori ufficio. L’IVR inoltra la chiamata del cliente direttamente al numero di telefono dell’agente. Questo permette agli agenti di rispondere alle richieste dei clienti anche quando non sono in ufficio, per esempio quando lavorano da casa.

Invia le chiamate alla casella vocale

Instrada i tuoi chiamanti direttamente alla casella vocale una volta che hanno selezionato una specifica risposta IVR. Con CloudTalk, è possibile modificare e monitorare le singole risposte preregistrate. Riducendo il numero di chiamate in entrata, il vostro team può risparmiare fino all’80% del suo tempo.

Gestione efficiente dell’assistenza clienti con l’IVR

Non è necessario instradare tutte le chiamate a un agente dal vivo quando non è necessario. Ad esempio, è possibile utilizzare l’IVR per registrare le informazioni che i chiamanti cercano frequentemente, come l’orario di lavoro della vostra azienda, l’indirizzo o i dettagli di contatto, in modo che i vostri agenti possano concentrarsi sulla risoluzione di esigenze più complesse dei clienti.

La funzione di autoindirizzamento IVR di CloudTalk crea vantaggi per tutte le parti coinvolte. I clienti che non desiderano parlare con un agente dal vivo possono trovare informazioni attraverso il menu IVR e i clienti che desiderano parlare con un agente dal vivo vengono indirizzati a quello più appropriato attraverso l’IVR, il che li rende più soddisfatti. Questo significa che gli agenti non hanno a che fare con domande di routine ripetute.

Rapporti e-mail

Il chiamante inserisce importanti informazioni aziendali nel tuo IVR. Per esempio, dopo aver ascoltato lo stato del suo ordine, il cliente è invitato a valutare la sua soddisfazione per il servizio. Può scegliere l’opzione sono stato soddisfatto premendo 1 o non sono stato soddisfatto premendo 2.

Riceverai dei report via email in formato Excel a intervalli regolari come meglio credi – giornaliero, settimanale o mensile – e migliorerai i flussi di lavoro automatizzati e la produttività del team.

“IVR riduce la durata media delle chiamate del 40%.”

Queste caratteristiche potrebbero essere interessanti per te

• Registrazione delle chiamate – Quando usi CloudTalk, sei in grado di registrare le tue chiamate. Una volta che la chiamata termina, puoi ascoltarla direttamente dal tuo browser internet ovunque e in qualsiasi momento.
• Callback – Grazie alla funzione callback, non ci saranno telefonate senza risposta nel tuo call center, perché CloudTalk richiamerà automaticamente i tuoi clienti.
• Predictive Dialer – Predictive dialer assicura che vengano effettuate più chiamate ai clienti in un tempo più breve. È uno strumento ideale per entrare in contatto con i tuoi clienti.
• Call flow designer – Crea scenari di chiamata predefiniti in base alle tue esigenze e preferenze aziendali.
• SMS/Messaggi di testo – Questa funzione ti permette di inviare messaggi personali o notifiche generali ai tuoi clienti e rendere il tuo lavoro di contact center molto più efficace.
• Combinatore telefonico intelligente – CloudTalk compilerà una lista di numeri da qualsiasi sito web o sistema e creerà una coda di chiamata direttamente alla tua applicazione telefonica CloudTalk.

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