VIDEO DEMO
Come usare il modello Excel del calcolatore PTO
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Inserisci gli input nel foglio PTO del dipendente
Calcolatore PTO mensile – Input nel modello -
Rivedere la politica PTO e i dettagli della prima finestra di maturazione
Calcolatore PTO a maturazione mensile – Rivedere la politica PTO -
Correggere se ci sono errori di convalida dei dati
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Quando il dipendente prende PTO, inserire le informazioni sulle PTO
Inserire i tassi di vacanza nel calcolatore PTO -
Visualizzare il saldo PTO e l’andamento del saldo
Visualizza il saldo PTO calcolato dal template
COMPONENTI DELLA POLITICA PTO
Anche se il template è molto semplice da usare, ci sono alcuni termini da capire e diversi calcoli che avvengono dietro le quinte. Cominciamo dall’inizio. Cominciamo prima con i termini semplici.
NOME DEL DIPENDENTE
Questo non ha bisogno di alcuna spiegazione. Inserisci il nome del dipendente per il quale monitoreremo e calcoleremo il saldo PTO.
DATA DI ASSUNZIONE
Molti dei calcoli per il saldo PTO del dipendente dipendono dalla data di assunzione del dipendente. Basta inserire la data di assunzione. Anche se hai monitorato le PTO usando qualche altro strumento e ora vuoi usare questo modello, inserisci la data di assunzione effettiva del dipendente. La durata (quanto tempo un dipendente è stato con l’organizzazione) è calcolata dalla data di assunzione e le aziende possono avere un aumento di PTO basato sulla durata.
UNITÀ PTO
Possiamo scegliere di tracciare la PTO del dipendente in unità di giorni o ore. Se scegliamo ore, dobbiamo inserire la PTO presa dal dipendente in ore. Se scegliamo Giorni, possiamo solo inserire le date di PTO (di cui parleremo più avanti) e ignorare le ore prese.
QUOTA ANNUALE DI PTO
La quota di accumulo annuale è la PTO che un dipendente accumula in un anno. Per esempio, un’azienda può offrire 120 ore di PTO all’anno.
PTO PERIODO ANNUALE
Questo è per informare come maturiamo il tasso annuale di PTO. Continuando con l’esempio precedente di 120 ore all’anno, come il dipendente riceverà queste 120 ore. Qui abbiamo 6 opzioni: Settimanale, Ogni 2 settimane, Due volte al mese, Mensile, Trimestrale e Annuale.
Vediamo come funziona uno scenario mensile.
120 ore saranno date al dipendente a 10 ore ogni mese per 12 mesi.
Per discutere i prossimi due termini, dobbiamo fare un esempio. Permettetemi di usare un esempio di maturazione settimanale per dimostrarlo.
In questo esempio, la data di assunzione del dipendente è il 1 gennaio 2020. Il tasso di maturazione annuale di PTO del dipendente è di 120 ore e viene maturato settimanalmente. Quando pensiamo ai periodi di maturazione, dobbiamo pensare a una finestra con una data di inizio e una data di fine.
Inseriamo la data di inizio del primo periodo di maturazione come 1 gennaio 2020 (questo è un input dell’utente). Quindi, la finestra del primo periodo di maturazione sarà dal 1° gennaio al 7 gennaio.
Quando il dipendente riceve il PTO maturato? È il 1° o il 7°? Questo può essere controllato facilmente. Nell’esempio precedente, abbiamo scelto “Fine del periodo di maturazione”. Quindi, il dipendente riceve il PTO maturato il 7 gennaio.
Non dobbiamo ricordare tutti questi calcoli perché è per questo che usiamo un tale strumento di calcolo PTO. 🙂 Rivediamo la politica come calcolata dal modello.
La politica mostra che il dipendente maturerà 2,308 ore a settimana. La prima finestra di maturazione è dal 1 gennaio al 7 gennaio. Il primo giorno di maturazione in cui la PTO sarà assegnata al dipendente è il 7 gennaio. L’importo in quel giorno sarà di 2,308 ore. Questo importo è lo stesso della tariffa settimanale, perché il dipendente inizia il 1° gennaio e anche la finestra settimanale inizia il 7.
Sappiamo tutti che i dipendenti possono iniziare un nuovo lavoro in qualsiasi giorno. Quindi, prendiamo lo stesso esempio ma per un dipendente che ha iniziato il 3 gennaio.
Possiamo vedere che la prima finestra di maturazione valida è ancora dal 1 gennaio al 7 gennaio, e la maturazione avviene il 7 gennaio (fine della finestra). Tuttavia, l’importo è solo 1,648 ore perché il dipendente matura solo per 5 giorni (dal 3 gennaio al 7 gennaio). Perciò il modello può facilmente ripartire la PTO assegnata quando un dipendente entra nel mezzo di una finestra di maturazione.
L’approccio è lo stesso per le frequenze di maturazione settimanali, ogni 2 settimane, trimestrali e annuali. Due volte al mese e mensile sono leggermente diversi.
DUE VOLTE AL MESE
Per Due volte al mese, non abbiamo bisogno di fornire la prima data di inizio del periodo di maturazione. Inseriamo 2 giorni.
Il modello prenderà quei due giorni come giorni di maturazione ogni mese. Potete scegliere ‘Last day’ per il secondo giorno e il modello può assegnare automaticamente l’ultimo giorno di ogni mese, che sia il 28 (Feb) o il 29 (Feb – anno bisestile) o il 30 o il 31.
MONTHLY
Per Monthly, non abbiamo bisogno di fornire First Accrual Period Begin Date. Invece sceglieremo un giorno del mese. Le opzioni sono da 1 a 28 e l’ultimo giorno.
L'”Ultimo giorno” sarà contabilizzato, correttamente se è 28 (Feb) o 29 (Feb – Leap year) o 30 o 31.
Ora, diamo un’occhiata ad alcune altre opzioni che abbiamo con l’impostazione della PTO/Vacation policy.
POLITICA ANNUALE DI ROLLOVER PTO
Come un dipendente continua ad accumulare PTO ogni periodo, il saldo continua a crescere, assumendo che non ci siano vacanze prese. Di solito, le aziende non vogliono che i dipendenti accumulino un saldo molto grande. Due ragioni:
- I dipendenti sono incoraggiati a prendere regolarmente del tempo libero per mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.
- Le aziende possono considerare il saldo PTO residuo come denaro che deve essere pagato al dipendente se questi lascia l’azienda. Quindi, un saldo molto alto potrebbe significare più denaro fuori dalla porta per l’azienda. Così di solito, c’è una politica di rollover. Questo determina quante ore di PTO il dipendente può riportare da un anno all’anno successivo.
Il modello permette tre possibilità.
- Zero Rollover: Il dipendente perde tutto il saldo PTO alla fine dell’anno e riparte da zero nell’anno successivo.
- Rollover Limit: Possiamo impostare un limite su quante ore vengono riportate.
- Rollover illimitato: Qui il dipendente non perde nessun PTO, e riporterà tutto all’anno successivo. Questa è una politica insolita per un’azienda.
Per vedere questo in azione, ho scelto un limite di 40 ore di riporto.
Alla fine dell’anno, il saldo PTO del dipendente passa da 120 a 50. È 50 perché 40 è riportato e il dipendente matura 10 ore per gennaio dell’anno successivo.
Ora con questa politica di rollover, c’è un’altra variazione. Le aziende possono applicare il rollover al cambio dell’anno solare o alle date di anniversario del lavoro. Puoi facilmente cambiare questa impostazione.
La prossima sezione copre le opzioni rimanenti nella politica PTO.
periodo di prova
In alcuni ruoli, i dipendenti potrebbero non ricevere alcuna PTO per il primo numero X di giorni. Per esempio, il dipendente non guadagna alcun PTO durante i primi 30 giorni di lavoro. Puoi impostarlo facilmente in questo modello.
MASSIMO SALDO PTO CONSENTITO
Il limite di rollover si applica solo al saldo di fine anno. Alcune aziende possono impostare un limite sul saldo massimo in qualsiasi momento. Possiamo impostare l’importo nel Saldo PTO massimo consentito.
I TASSI DI ACCUMULO VARIABILI IN BASE ALLA TENUTA
Le aziende aumentano il tasso di accumulo annuale per i dipendenti che rimangono con l’azienda per più anni. Possiamo gestire anche questi scenari. Sceglieremo prima di tutto SI e poi compileremo la tabella qui sotto.
Possiamo impostare il tasso di maturazione annuale di PTO e il saldo massimo di PTO. Nell’esempio sopra, il dipendente riceverà al tasso di 56 ore nel primo anno, poi al tasso di 106 ore nel secondo e terzo anno, 144 ore negli anni dal 4 al 10.
Importante: Assicuratevi che la prima voce qui sia per 0 anni completati.
Potete inserire più righe secondo necessità. Leggi come inserire e cancellare i dati nelle tabelle Excel
Ora abbiamo esaminato le varie opzioni di inserimento nel calcolatore PTO. Queste impostazioni devono essere inserite solo una volta per un dipendente. Dopo averle finalizzate, inseriremo le date di PTO ogni volta che un dipendente prende le ferie.
DATE DI FERIE O VACANZE
Se teniamo traccia delle PTO in ore, dobbiamo inserire la colonna delle ore PTO. Possiamo ignorarla se la nostra unità PTO è a giorni. Possiamo inserire intervalli di date per inserire vacanze di più giorni. Tuttavia, se si tratta di una vacanza di un solo giorno, inserite sia l’inizio che la data come la stessa data.
Nell’esempio precedente, 3 ore di PTO per ciascuno dei 3 giorni (2 giugno, 3 giugno e 4 giugno) – in totale 9 ore – saranno sottratte dal saldo PTO. 2 ore saranno sottratte il 5 luglio.
È possibile inserire più vacanze semplicemente digitando una nuova riga di dati nella tabella.
Bilancio PTO
Come inseriamo le date PTO, i saldi vengono aggiornati.
Per default, il saldo PTO di oggi è mostrato in alto. È possibile modificare la data e visualizzare il saldo PTO in qualsiasi data. Per riportarlo ad oggi, basta digitare =TODAY().
Similmente, il grafico di tendenza del saldo mostra i dati per default dalla data di assunzione del dipendente. Puoi editare e modificare anche questo.
Inserisci il numero di giorni per controllare la durata visualizzata nel grafico
DISPOSIZIONE PTO
Se vuoi aggiungere o rimuovere PTO, al di fuori delle impostazioni della politica PTO che hai inserito, allora puoi usare la tabella di regolazione. Questo ti permette di aggiungere al saldo PTO (inserire un valore positivo) o ridurre il saldo PTO (inserire un valore negativo).
Un esempio potrebbe essere un dipendente che è stato in azienda per alcuni anni. Stavate usando qualche sistema per tracciare il saldo PTO e ora volete migrare a questo modello. Non è necessario inserire tutte le date di vacanza del passato. Puoi solo inserire l’importo di aggiustamento per portare il saldo corrente all’importo corretto. Se il dipendente ha già preso 60 ore di PTO, allora inserisci -60 come aggiustamento.
PRORATIVI QUANDO IL TASSO DI ACCRESCITA CAMBIA
Come abbiamo discusso prima, il tasso di maturazione può variare in base alla durata del dipendente. Se l’anniversario di lavoro si trova nel mezzo di una finestra di maturazione, allora dobbiamo prorogare il PTO maturato.
Prendiamo un esempio in cui la data di assunzione di un dipendente è il 16 gennaio 2019. Matura 10 ore al mese nel 1° anno e poi 20 ore al mese nel 2° anno. Quindi, per il 1° gennaio 2020, guadagnerà 15,16 ore. 15 giorni al tasso di 10 ore al mese e 16 giorni al tasso di 20 ore al mese.
Il modello fa questo calcolo di prorata per default.
VALUTAZIONI DEI DATI
Quando si inserisce la First Accrual Period Begin Date, se è precedente o successiva alla prima finestra di maturazione valida, apparirà un errore. Vediamo un esempio.
Anche se il dipendente inizia il 1° gennaio 2020, abbiamo inserito il 1° dicembre 2019 come First Accrual Period Begin date.
Il dipendente ha diritto a maturare dal 1 gennaio 2016, ma la prima finestra di maturazione è dal 1 dicembre 2019 al 7 dicembre 2019. Se il dipendente non maturerà alcun saldo dal 1 gennaio al 1 dicembre, non è corretto. Ciò è dovuto all’errore di inserimento dei dati. Una volta che aggiorniamo correttamente la data di inizio del primo periodo di maturazione, l’errore sparirà.